I vantaggi dell'integrazione del software di inventario con i processi di contabilità e back-office

La gestione dell'inventario consiste nel sapere cosa hai nel tuo magazzino e dove si trova il tuo magazzino. Però, a meno che non sia integrato con i tuoi sistemi di back-office, un sistema di gestione dell'inventario da solo non può ottimizzare efficacemente il tuo inventario, né garantire che il valore delle risorse di inventario sui rapporti finanziari corrisponda a ciò che è fisicamente in magazzino, almeno non senza intervento manuale e riconciliazione.

Per ottimizzare la gestione dell'inventario, aziende leader integrano il loro software di inventario direttamente con i sistemi di back-office e contabilità. Questa integrazione fornisce un vantaggio competitivo con capacità di pianificare in modo efficace, eseguire in modo prevedibile con i clienti e ridurre al minimo i costi di manodopera e gli errori associati alla riconciliazione manuale.

Determinare il giusto sistema di gestione dell'inventario per la tua azienda e una strategia per l'integrazione del back-office richiede la valutazione delle tue esigenze attuali e dei tuoi piani per la crescita futura.

Per ottenere i massimi benefici, la tua soluzione integrata deve essere in tempo reale, flessibile, trasparente per gli utenti, riconciliabile e scalabile.

Perché integrare il software di inventario con il tuo back office?

I tre vantaggi chiave dell'integrazione del software di gestione dell'inventario con i sistemi di contabilità e di back-office sono:

• Ottimizzazione dell'inventario per soddisfare la disponibilità del prodotto e gli obiettivi di ROI
• Fornire visibilità dell'inventario ai partner della catena di approvvigionamento
• Indicare accuratamente l'inventario nei rapporti finanziari

Sebbene ci siano altri vantaggi dell'integrazione tra inventario e sistemi di back-office, questi tre possono avere un impatto significativo sui profitti della tua azienda.

Ottimizzazione dell'inventario: Avere il giusto mix e la giusta quantità di inventario a portata di mano è fondamentale per la soddisfazione del cliente e dell'investitore. I clienti vogliono un prodotto "fresco" su richiesta, e gli investitori preferirebbero che il capitale circolante non fosse vincolato all'inventario. Bilanciare questi obiettivi contrastanti è difficile e trasportare scorte extra spreca denaro oltre l'investimento iniziale di materiale e manodopera.

Attività come la conservazione, il conteggio e la rielaborazione dell'inventario impegnano capitale circolante aggiuntivo, e potenzialmente ridurre la disponibilità dei prodotti desiderati dai clienti. Pianificare il giusto livello e la quantità di inventario richiede il tuo ordine di vendita, ordini di acquisto e sistemi di pianificazione per avere visibilità in tempo reale del tuo inventario.

Visibilità della catena di fornitura: Molte aziende utilizzano i partner della catena di approvvigionamento per gestire i livelli di inventario e le spedizioni dei clienti. Per farlo in modo efficace, il sistema di inventario deve essere integrato non solo con i sistemi di back office aziendale, ma anche con fornitore e 3PL, o logistica di terze parti, sistemi. Vedendo i livelli di inventario fluttuanti della tua azienda, i fornitori possono garantire che il loro prodotto sia disponibile presso il tuo magazzino o 3PL quando i tuoi clienti ne hanno bisogno.

Rapporti finanziari accurati: Garantire che i rapporti annuali e le dichiarazioni dei redditi siano accurati è fondamentale per i tuoi investitori e il governo. Il valore dell'inventario può essere una parte significativa delle tue attività dichiarate e il valore registrato nei tuoi libri deve corrispondere al valore fisico nel tuo magazzino. L'unico modo efficace per garantire l'integrità finanziaria nei rapporti della tua azienda è integrare le transazioni nel tuo sistema di inventario con il piano dei conti di back-office.

Cosa è importante nell'integrazione

L'integrazione dell'inventario e del sistema di back-office deve essere in tempo reale, flessibile, trasparente per gli utenti, riconciliabile e scalabile. Essere in tempo reale offre la migliore visibilità ai tuoi clienti e ai partner della catena di approvvigionamento, e garantisce che i tuoi rapporti finanziari siano sempre aggiornati e accurati.

Gli utenti desiderano che l'integrazione sia flessibile e trasparente, poiché i continui cambiamenti nei processi aziendali possono richiedere adeguamenti all'integrazione. Gli utenti non vogliono dover pensare a pensare all'integrazione, vogliono solo che funzioni! La scalabilità a volte viene dimenticata durante la progettazione dell'integrazione, ma se trascurato tornerà a perseguitarti quando il successo della tua azienda la sovraccaricherà con elevati volumi di transazioni.

Il percorso verso l'integrazione

Il modo più semplice per raggiungere gli obiettivi e i criteri di integrazione che abbiamo discusso è trovare un sistema ERP con un modulo di gestione dell'inventario che soddisfi le tue esigenze. Se questo non è fattibile, la prossima soluzione migliore è trovare un sistema di inventario e un sistema ERP che sono stati entrambi progettati da zero con API aperte e flessibili.

Se non sono disponibili sistemi con API aperte che soddisfano le tue esigenze, puoi ancora integrare i tuoi sistemi, ma l'integrazione potrebbe non essere in tempo reale e richiederà una manutenzione costante man mano che i fornitori di sistemi aggiornano le loro soluzioni. Anche l'aggiornamento manuale e la riconciliazione tra i sistemi può funzionare per mantenere sincronizzati i vari sistemi, ma nell'ambiente aziendale odierno in rapida evoluzione e a basso margine, probabilmente non funzionerà per molto tempo.