SOP per il controllo dell'inventario:semplificare le operazioni e ridurre le perdite

Credito immagine:Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

Stabilire procedure operative standard - o SOP - per il controllo dell'inventario è essenziale se si desidera gestire un'attività redditizia. La riduzione dell'inventario, ovvero l'entità della perdita di inventario dovuta a furto o smarrimento, può colpirti duramente se non stai attento. Elaborando le procedure il prima possibile, puoi garantire che i tuoi dipendenti sappiano cosa fare in ogni fase del processo di gestione dell'inventario. A tal fine, diamo un'occhiata ai vari anelli di questa catena.

Ricezione di beni e forniture

Il controllo dell'inventario inizia nel momento in cui il prodotto arriva presso la tua struttura. Il tuo reparto ricevente avvia una traccia cartacea che ti consentirà di tenere traccia di ogni oggetto che entra in tuo possesso. A tal fine, il team ricevente deve ispezionare visivamente ogni articolo non appena entra nella tua struttura. I membri del team devono rifiutare qualsiasi articolo danneggiato e documentarlo per i tuoi archivi. Inoltre, la spedizione dovrebbe corrispondere esattamente al tuo ordine. Rifiuta eventuali articoli imprevisti poiché probabilmente ti verranno addebitati dei costi se li accetti.

Probabilmente, questo è l'aspetto più importante del controllo dell'inventario, quindi potresti voler dedicare più tempo a questo passaggio quando definisci la procedura operativa standard per il controllo dell'inventario. Ricorda che la documentazione è assolutamente essenziale qui. Se non documenti eventuali articoli danneggiati o mancanti, non sarai in grado di ritenere responsabili i fornitori.

Archiviazione e controllo dell'inventario

Un sistema di stoccaggio inefficiente o carente può portare a sprechi. Ad esempio, in un sistema inefficiente, gli articoli possono scadere o andare perduti. Dovresti organizzare il tuo magazzino in modo logico per consentire ai lavoratori di raggiungere gli articoli il più rapidamente possibile. Ad esempio, se possedevi un asilo nido, potresti organizzare le tue forniture in questo modo:

• Forniture. Si tratta di materiali di consumo che vengono utilizzati ogni giorno, come carta, gesso, materiali artistici e strumenti per scrivere.
• Attrezzatura. Si tratta di articoli riutilizzabili che aiutano gli insegnanti o gli assistenti a svolgere il proprio lavoro. Ciò include computer, tablet, videocamere, televisori, registratori e strumenti musicali.
• Libri di testo e altri libri. Questi articoli dovrebbero essere mantenuti in buone condizioni in modo che non debbano essere sostituiti spesso. Pertanto, ha senso conservarli separatamente.
• Software. L'uso del software concesso in licenza per l'istruzione dovrebbe essere inventariato in un registro separato. Il registro elencherà su quale computer viene eseguito il software poiché alcuni fornitori consentono l'attivazione del software solo su una macchina.

Tieni presente che ogni articolo nella tua struttura ha i propri requisiti di stoccaggio. Anche gli elementi che non hanno usa entro potrebbe essere necessario memorizzare le date in un modo particolare. Ad esempio, potrebbe essere necessario mantenere alcuni articoli a una determinata temperatura o al di sotto di essa. Potrebbe essere necessario ruotare altri elementi, noto come FIFO, o "first in, first out" per garantire che gli elementi più vecchi vengano utilizzati per primi. Infine, alcuni articoli, come alcuni prodotti chimici, non possono essere conservati insieme ad altri articoli.

Il tuo sistema di monitoraggio dell'inventario dovrebbe essere in grado di tenere il passo con questi requisiti. Come parte della SOP finale per il controllo dell'inventario, potresti richiedere che il personale controlli regolarmente il sistema di inventario per assicurarsi che sia aggiornato.

Il magazzino e la sicurezza

Se conservi l'inventario in un magazzino, è importante dedicare del tempo extra a pensare alla sicurezza. La POS del tuo magazzino dovrebbe specificare sia le procedure di stoccaggio che le procedure di sicurezza. Dal punto di vista della sicurezza, dovresti specificare i protocolli del personale di sicurezza per il monitoraggio delle telecamere di sicurezza. Dovresti anche creare un programma per la manutenzione e i test delle apparecchiature di sicurezza.

Sarà inoltre necessario stabilire una procedura per il trasferimento degli articoli dal magazzino al reparto vendite. Come la ricezione dell'inventario, questo processo dovrebbe essere documentato in modo da avere una registrazione di dove si trova ogni articolo in ogni momento. Tieni presente che uno dei motivi principali della riduzione delle scorte è il furto da parte dei dipendenti.

Spedizione del prodotto

Quando un articolo viene venduto, si sposta dal piano di vendita o dal magazzino al consumatore. Naturalmente, vorrai documentare questo processo con il tuo sistema di controllo dell'inventario. La chiave qui è rimuovere un articolo venduto dall'inventario al momento della vendita. Se le tue procedure qui sono deboli, potresti avere dei problemi. I moderni sistemi di controllo dell'inventario se ne occuperanno per te, ma è comunque saggio disporre di una procedura che indichi la frequenza con cui il personale dovrebbe controllare il software per assicurarsi che funzioni correttamente.

Come puoi vedere, il controllo dell'inventario riguarda esclusivamente la documentazione. Elaborando in anticipo le procedure operative standard per il controllo dell'inventario, sei sulla buona strada per garantire che l'inventario si sposti senza intoppi dalla zona di carico al magazzino e, infine, al consumatore finale.