Che cos'è il restringimento dell'inventario?

Il restringimento dell'inventario si verifica quando il numero di prodotti in magazzino è inferiore a quello registrato nell'elenco di inventario. La discrepanza può verificarsi a causa di errori materiali, merce danneggiata o smarrita, o furto dal punto vendita da un fornitore al punto vendita.

Quando un'azienda scopre una contrazione del proprio inventario, eventuali discrepanze devono essere contabilizzate per riconciliare le registrazioni con il conteggio dell'inventario fisico. Il principio di corrispondenza richiede che la riduzione dell'inventario sia registrata come spesa nel periodo finanziario Anno fiscale (FY)Un anno fiscale (FY) è un periodo di 12 mesi o 52 settimane utilizzato dai governi e dalle imprese a fini contabili per formulare in cui si è provveduto a confrontarlo con i ricavi di quell'anno. Un conto spese per differenze inventariali verrà registrato sotto il Costo dei beni venduti (COGS) Costo dei beni venduti (COGS) Il costo dei beni venduti (COGS) misura il "costo diretto" sostenuto nella produzione di qualsiasi bene o servizio. Include il costo del materiale, conto diretto.

Come calcolare il restringimento dell'inventario?

Un'impresa può determinare il valore della contrazione contando fisicamente lo stock e determinandone il valore, e poi sottraendo il valore della giacenza dal costo di magazzino riportato nelle scritture contabili. Dividere la differenza per la quantità di scorte registrata nei libri contabili per ottenere la percentuale di contrazione delle scorte.

Per esempio, supponiamo che la società ABC possieda $ 100, 000 di inventario registrato nei suoi libri contabili per un periodo contabile specifico. Se la società effettua l'inventario delle scorte e trova che le scorte disponibili sono $ 95, 000, l'importo del restringimento delle scorte è di $ 5, 000 ($ 100, 000 – $95, 000). La percentuale di restringimento è del 5% [ ($5, 000/100, 000) x 100].

Cause di restringimento dell'inventario

Il National Retail Security Survey delinea i seguenti cinque fattori come le principali cause di contrazione delle scorte:

1. Taccheggio

Il taccheggio si verifica quando un cliente esce da un negozio con più di quanto ha pagato alla cassa. Il taccheggio rappresenta il 38% della riduzione dell'inventario, e ha superato il furto dei dipendenti come principale causa di differenze inventariali nel National Retail Security Survey del 2016. Anche se i negozi aumentano la sicurezza attraverso l'uso di telecamere a circuito chiuso, tag digitali, e altri mezzi, alcuni clienti riescono ancora a rubare l'inventario.

2. Furto di dipendenti

Sebbene i dipendenti debbano essere in prima linea nella prevenzione del restringimento delle scorte, alcuni dipendenti disonesti possono derubare i loro datori di lavoro. I dipendenti possono prendere parte delle azioni aziendali per compensare un importo che ritengono di essere sottopagati, sottovalutato, o sottovalutato. Essendo addetti ai lavori dell'azienda, possono coprire rapidamente il furto di inventario.

Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro potrebbe non notare quando un prodotto scompare da un enorme stock di oltre mille articoli. Anziché, il datore di lavoro/contabile presumerà che il prodotto sia andato perduto a causa di errori di trascrizione durante l'imballaggio o durante il caricamento della merce su un camion.

3. Errori amministrativi

Sebbene la maggior parte delle aziende sia passata dalle pratiche burocratiche ai metodi digitali di tenuta dei registri, gli errori amministrativi e burocratici sono ancora tra le principali cause di differenze inventariali. Gli errori amministrativi possono includere errori di prezzo, riordini accidentali, zeri mancanti o aggiuntivi, o punti decimali omessi. Per ridurre tali errori, l'inventario deve essere fisicamente contato e riconteggiato anche quando l'azienda si affida a sistemi automatizzati.

4. Frode del fornitore

Nelle aziende con catene di fornitura complesse Catena di fornitura La catena di fornitura è l'intero sistema di produzione e fornitura di un prodotto o servizio, dalla fase iniziale di approvvigionamento delle materie prime fino alla fase finale, l'inventario può a un certo punto essere gestito da terzi che non fanno parte dell'azienda. Il furto può verificarsi durante il transito dal magazzino del fornitore ai locali commerciali o durante il carico e lo scarico dei prodotti. Le consegne devono essere conteggiate ogni volta che entrano o escono dai locali commerciali e registrate in modo appropriato.

5. Cause sconosciute

Qualche volta, l'inventario può scomparire dagli scaffali e non può essere abbinato a nessuna delle altre cause di restringimento dell'inventario. Le cause sconosciute rappresentano circa il 6% della riduzione totale dell'inventario.

Come prevenire il restringimento dell'inventario?

1. Implementare un sistema di doppio controllo

L'azione iniziale che un'azienda dovrebbe intraprendere per prevenire il restringimento dell'inventario consiste nell'implementare un sistema di doppio controllo. Dovrebbe avere più di una persona assegnata a importanti fasi di gestione dell'inventario, come firmare fatture, magazzino di registrazione, e accettare azioni.

Ottenere una seconda persona per verificare i record aiuta a prevenire l'imprecisione e l'omissione di dettagli chiave. Un sistema di doppio controllo aiuta anche a identificare le scappatoie che possono contribuire alla riduzione delle scorte e ad attuare misure per arginare le frodi.

2. Controlla a fondo i potenziali dipendenti

Prima di assumere dipendenti, un'azienda dovrebbe esaminare i potenziali dipendenti e fare un controllo dei precedenti Controllo dei precedenti dei dipendenti Il controllo dei precedenti dei dipendenti si riferisce a una revisione dei precedenti di una persona per compilare il loro criminale, finanziario, e registri commerciali. I controlli in background servono a eliminare quelli con una storia di furto di inventario. L'azienda deve contattare i referenti e i precedenti datori di lavoro per conoscere il comportamento e la condotta generale di un potenziale dipendente.

Se un potenziale dipendente dimostra una lunga storia di condotta impropria, l'azienda probabilmente non dovrebbe assumerli. I dipendenti assunti devono seguire una formazione rigorosa su come gestire l'inventario in modo appropriato ed eseguire l'inventario.

3. Automatizza la gestione dell'inventario

L'automazione del processo di gestione dell'inventario può aiutare a prevenire errori e omissioni causati dall'uomo. Un programma software dedicato per la gestione dell'inventario contribuirà a ridurre la gestione manuale delle scorte e ridurre il restringimento dell'inventario.

Il software riterrà responsabili tutte le parti coinvolte nel processo di gestione dell'inventario. Traccia la posizione dell'inventario dal punto di origine al punto vendita, contare il numero di tasti premuti, e produrre log per tutti gli utenti che hanno effettuato l'accesso al sistema.

4. Tieni traccia del restringimento dell'inventario

Un'organizzazione dovrebbe tenere traccia della percentuale di restringimento dell'inventario nel tempo per valutare se vi è un aumento o una diminuzione del restringimento. Il conteggio dell'inventario deve essere confrontato con i conteggi dell'inventario precedenti.

Se la percentuale di ritiro è diminuita nel tempo, mostra che le tecniche di gestione dell'inventario dell'azienda hanno ridotto il restringimento delle scorte. Però, se la percentuale di contrazione delle scorte aumenta nel tempo, quindi l'azienda dovrebbe rivedere le misure che ha implementato per identificare e correggere eventuali problemi potenziali.

Dati del mondo reale

Secondo l'indagine sulla sicurezza nazionale del 2016, le aziende negli Stati Uniti hanno perso 45,2 miliardi di dollari a causa della riduzione delle scorte nel 2015. L'importo ha rappresentato un aumento significativo rispetto ai 35,3 miliardi di dollari registrati nel 2008 durante il National Retail Security Survey (2008).

Secondo il sondaggio del 2016, taccheggio e furto di dipendenti sono state le principali cause di perdita di inventario. Nel 2008, il furto dei dipendenti ha rappresentato il 42,7%, mentre il taccheggio ha rappresentato il 35,6% della contrazione totale dell'inventario.

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