Che cos'è il ciclo di vendita e raccolta?

Il ciclo di vendita e raccolta, noto anche come Agenzia delle Entrate, crediti, e Ciclo Scontrini (RRR), è composto da diverse classi di operazioni. La classe di vendita e la classe di entrate delle transazioni sono le tipiche voci del diario che i conti debitori dei conti attiviConti attiviConti attivi (AR) rappresentano le vendite a credito di un'azienda, che non sono ancora stati raccolti dai suoi clienti. Le aziende consentono e accreditano i ricavi delle vendite, e addebitare contanti e crediti esigibili, rispettivamente. Queste sono la registrazione delle vendite e l'incasso della vendita.

Inoltre, esistono altre classi di operazioni nel ciclo di vendita e incasso che includono resi e abbuoni su vendita (restituzioni su vendita a debito, crediti verso clienti), cancellazioni di crediti inesigibili (svalutazione crediti per svalutazione crediti, crediti verso clienti), e spese per crediti inesigibili (addebito spese per crediti inesigibili e svalutazione crediti per crediti dubbi). Ci concentriamo qui sulle voci di diario più comuni.

Funzioni aziendali importanti e documenti correlati

Sebbene molte aziende seguano processi interni diversi e utilizzino metodi più basati sull'elettronica, il seguente diagramma di flusso è un tipico processo aziendale nel ciclo di vendita e riscossione.

Il processo di solito inizia quando un cliente si avvicina all'azienda e invia un ordine di acquisto del cliente. Il reparto vendite riceve il documento e prepara un ordine di vendita che viene quindi inviato al reparto crediti per una verifica del credito. Ricorda che i venditori non effettueranno controlli del credito perché la loro posizione di venditori può influenzare il loro pregiudizio quando prendono decisioni di credito sui clienti. Questa separazione è chiamata segregazione dei compiti.

Una volta che l'ufficio crediti ha approvato il cliente e l'ordine, l'ordine di vendita viene inviato al reparto spedizioni, che genererà un documento di spedizione, indicato anche come polizza di carico o lettera di vettura. L'ordine di vendita approvato e il documento di spedizione vengono quindi inviati all'addetto alla contabilità clienti, che quindi genera una fattura di vendita e fa la necessaria registrazione a giornale Guida alle registrazioni a giornale Le registrazioni a giornale sono gli elementi costitutivi della contabilità, dalla rendicontazione alle voci del diario di controllo (che consistono in debiti e crediti).

Finalmente, una volta ricevuto il denaro dal cliente, la contabilità o la tesoreria registra l'accredito in cassa e addebita il saldo nei crediti.

Controlli interni per la classe di transazioni di vendita

Ricorda che per le classi di operazioni, ci sono cinque asserzioni applicabili:cut-off, classificazione, completezza, occorrenza, e precisione . Un controllo interno relativo all'asserzione dell'evento è che ogni transazione di vendita sia supportata dai documenti necessari, come l'ordine di vendita approvato, documenti di spedizione, e fatturaModello di fattura (Word)Questo modello di fattura (word) fungerà da linea guida per l'utente durante la creazione di fatture di vendita per tenere traccia delle transazioni..

Altri controlli interni all'azienda includono la richiesta di approvazione per la vendita di beni a nuovi clienti, invio di estratti conto mensili ai clienti, i reclami ricevuti siano seguiti in modo indipendente, e rivedere i report di eccezione che includono transazioni di vendita di grandi dimensioni o insolite.

Per quanto riguarda l'asserzione di completezza, i documenti di spedizione sono in genere pre-numerati in sequenza in modo che qualsiasi transazione duplicata o una transazione mancante possa essere adeguatamente contabilizzata. Se la transazione di vendita si è effettivamente verificata di solito implica un test all'indietro. Ciò significa che il revisore esaminerà prima il bilancio/il libro mastro e ricondurrà la vendita ai suoi documenti di origine per vedere se sono autentici.

Test di completezza, però, è il contrario. Il revisore partirà dai documenti di origine e confermerà se tutte le transazioni sono state interamente registrate nel libro mastro.

Controlli interni per incassi

Alcuni controlli interni per la classe degli incassi includono la separazione dei compiti tra il gestore del contante e il custode del registro, e riconciliazioni bancarie mensili. Questi due controlli riguardano principalmente l'asserzione dell'occorrenza. Per quanto riguarda l'asserzione di completezza, le dichiarazioni mensili dei clienti sono un forte controllo, nonché l'uso di fatture di rimessa o di pre-elencazione di contanti, e la riconciliazione dei documenti con le distinte di versamento.

Conferme come prove di dettagli di saldi

Si ricorda che i test di convalida comprendono procedure analitiche di validità e test di dettaglio dei saldi. Le procedure analitiche includono analisi di trend e rapporti e, per i crediti, in genere include l'analisi dei numeri di fatturato dei crediti o il numero di giorni di vendita nei crediti e le loro tendenze e relazione con i numeri del settore.

I test dei dettagli dei saldi per i crediti sono più comunemente conferme. Includono lettere di conferma inviate ai clienti per verificare se il saldo del libro mastro è corretto. Ci sono due tipi di conferme:positive e negative.

Positivo Negativo Tipo ATipo BRrichiede che il cliente risponda se il saldo è corretto o menoChiede al cliente di indicare l'importo dovuto ad una certa data (ovvero compilare lo spazio vuoto)Richiede che il cliente risponda solo se il cliente non è d'accordo con l'importo indicato nella letteraRichiede che il cliente risponde indipendentemente dal fatto che il saldo sia corretto
Approccio più comune, di solito ha un tasso di risposta migliore Evidenza di qualità superiore ma di solito ha un tasso di risposta inferiore Evidenza di qualità inferiore rispetto alle conferme positive

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