Contabilità in contanti

Che cos'è la contabilità in contanti?

La contabilità di cassa è un metodo contabile in cui le ricevute di pagamento vengono registrate durante il periodo in cui vengono ricevute, e le spese sono contabilizzate nel periodo in cui vengono effettivamente pagate. In altre parole, le entrate e le spese sono registrate quando il denaro viene ricevuto e pagato, rispettivamente.

La contabilità di cassa è anche chiamata contabilità di base; e può essere contrastato con la contabilità per competenza, che rileva il reddito nel momento in cui il ricavo è realizzato e rileva le spese quando le passività sono sostenute indipendentemente dal momento in cui il denaro è effettivamente ricevuto o pagato.

Punti chiave

• La contabilità di cassa è semplice e immediata. Le transazioni vengono registrate solo quando il denaro entra o esce da un conto.
• La contabilità di cassa non funziona altrettanto bene per le aziende più grandi o con un ampio inventario perché può oscurare la vera posizione finanziaria.
• L'alternativa alla contabilità di cassa è la contabilità per competenza, in cui le transazioni sono registrate come ricavi e spese sostenute, indipendentemente dallo scambio di denaro.

Capire la Contabilità in Contanti

La contabilità di cassa è una delle due forme di contabilità. L'altro è la contabilità per competenza, dove le entrate e le spese sono registrate quando sono sostenute. Le piccole imprese utilizzano spesso la contabilità di cassa perché è più semplice e diretta e fornisce un quadro chiaro di quanti soldi l'azienda ha effettivamente a disposizione. corporazioni, però, sono tenuti a utilizzare la contabilità per competenza secondo i Principi contabili generalmente accettati (GAAP).

Quando le transazioni sono registrate su base di cassa, interessano i libri di una società con un ritardo da quando una transazione è consumata. Di conseguenza, la contabilità di cassa è spesso meno accurata della contabilità per competenza a breve termine.

La maggior parte delle piccole imprese può scegliere tra il metodo di contabilità per cassa e per competenza, ma l'IRS richiede alle aziende con oltre 25 milioni di dollari di entrate lorde annue di utilizzare il metodo dell'accantonamento. Inoltre, il Tax Reform Act del 1986 vieta l'utilizzo del metodo di contabilità in contanti per le società C, paradisi fiscali, alcuni tipi di trust, e le società di persone che hanno partner C Corporation. Si noti che le società devono utilizzare lo stesso metodo di contabilità per la dichiarazione fiscale come fanno per la propria contabilità interna.

Esempio di Contabilità in Contanti

Con il metodo della contabilità di cassa, diciamo che l'azienda A riceve $ 10, 000 dalla vendita di 10 computer venduti alla società B il 2 novembre, e registra la vendita come avvenuta il 2 novembre. Il fatto che la società B abbia effettivamente ordinato i computer il 5 ottobre è ritenuto irrilevante, perché non li ha pagati fino a quando non sono stati consegnati fisicamente il 2 novembre.

Sotto la contabilità per competenza, al contrario, La società A avrebbe registrato i $ 10, 000 vendita il 5 ottobre, anche se nessun contante era ancora passato di mano.

Allo stesso modo, sotto la contabilità di cassa le società registrano le spese quando effettivamente le pagano, non quando li incorrono. Se la società C assume la società D per il controllo dei parassiti il ​​15 gennaio, ma non paga la fattura per il servizio completato fino al 15 febbraio, la spesa non sarebbe stata rilevata fino al 15 febbraio in contabilità di cassa. Sotto la contabilità per competenza, però, la spesa sarebbe stata registrata nei libri il 15 gennaio quando è stata avviata.

Limitazioni della Contabilità in Contanti

Uno dei principali svantaggi della contabilità di cassa è che potrebbe non fornire un quadro accurato delle passività che sono state sostenute (cioè maturate) ma non ancora pagate, in modo che l'attività possa sembrare migliore di quanto non sia in realtà. D'altra parte, contabilità di cassa significa anche che un'azienda che ha appena completato un grosso lavoro per il quale è in attesa di pagamento può sembrare meno riuscita di quanto non sia in realtà perché ha speso i materiali e il lavoro per il lavoro ma non ha ancora riscosso il pagamento. Perciò, la contabilità di cassa può sia sopravvalutare o sottostimare le condizioni dell'attività se gli incassi oi pagamenti risultano particolarmente alti o bassi in un periodo rispetto a un altro.

Ci sono anche alcune conseguenze fiscali potenzialmente negative per le imprese che adottano il metodo della contabilità di cassa. Generalmente, le imprese possono detrarre solo le spese che vengono riconosciute entro l'anno fiscale in corso. Se una società sostiene spese nel dicembre 2019, ma non effettua pagamenti a fronte delle spese fino a gennaio 2020, non sarebbe in grado di richiedere una detrazione per l'anno fiscale conclusosi il 2019, che potrebbe incidere in modo significativo sui profitti dell'azienda. Allo stesso modo, una società che riceve un pagamento da un cliente nel 2020 per i servizi resi nel 2019 potrà includere solo i ricavi nel proprio bilancio per il 2020.