Una guida per principianti alle spese operative per le piccole imprese

Le spese operative sono spese sostenute dalla tua azienda che non fanno parte della produzione di prodotti o servizi. Queste spese sostenute indipendentemente dalla fase in cui si trova la tua attività.

Le spese operative sono le spese che la tua azienda sostiene quotidianamente. Le spese operative tipiche includono affitto, buste paga, utenze, stampa, affrancatura e tasse sulla proprietà. Molte, se non tutte, queste categorie di spesa hanno un conto spese separato nella contabilità generale.

Le spese operative non sono direttamente correlate alla produzione di prodotti o servizi, ma riflettono invece quanto costa veramente aprire le porte ogni giorno.

Panoramica:quali sono le spese operative?

Le spese operative riflettono il costo per mantenere in funzione la tua attività. Ad esempio, Jessica possiede una piccola panetteria che impiega 11 dipendenti a tempo pieno e part-time, inclusi quattro fornai e sette addetti alle vendite e agli sportelli.

Escludendo i fornai, che sono considerati parte del processo di produzione, tutte le spese per il personale degli altri dipendenti, inclusi salari, imposte sui salari e benefici, sono considerate spese operative e fanno parte del costo di fare affari.

Ricordiamo intanto che i fornai hanno bisogno di gas ed elettricità per poter utilizzare i forni per produrre i prodotti da forno. Inoltre, il forno deve accendere le luci per visualizzare correttamente i prodotti da forno, l'Apri sign in la finestra deve essere collegata e il computer deve essere in esecuzione per poter utilizzare il sistema del punto vendita.

La proprietaria della panetteria deve anche assicurarsi che i suoi dipendenti e i loro clienti si sentano a proprio agio, quindi si assicura che la panetteria sia riscaldata in inverno e refrigerata in estate. Jessica deve anche pagare l'affitto al suo padrone di casa per un importo di $ 1.000 ogni mese. Tutte queste cose sono considerate spese operative.

Esempio di spese operative

Le spese operative sono in genere suddivise in diverse categorie come le spese relative al personale, le spese amministrative o generali e le spese di vendita e marketing. Esempi di spese operative includono:

• Retribuzioni per i dipendenti non addetti alla produzione
• Tasse sui salari
• Vantaggi per i dipendenti
• Affitto
• Riparazioni
• Utilità
• Affrancatura
• Stampa
• Costi pubblicitari
• Costi di marketing
• Spese di viaggio

Spese operative a conto economico

Sebbene le spese operative si riflettano in genere sul conto economico aziendale, svolgono anche un ruolo sia nel conto profitti e perdite che nel rendiconto finanziario, poiché ogni rendiconto è progettato per riflettere le spese al fine di ottenere profitti o perdite correnti o attuali livelli di flusso di cassa.

Tuttavia, nel conto economico, le spese operative giocano un ruolo più importante, con il dettaglio delle entrate totali e delle spese totali. L'utile netto prima delle imposte, o reddito ante imposte, viene quindi calcolato sottraendo le spese operative dalle entrate.

Questo totale offre a te e a qualsiasi potenziale investitore o istituto finanziario una buona visione della salute finanziaria della tua attività, oltre a informazioni dettagliate su come vengono spesi i tuoi soldi. Ecco un esempio di come potrebbe essere un conto economico:

CONTO ECONOMICO

Per l'anno terminato il 31 dicembre 2020

Entrate
Ricavi di vendita	$ 150.000
Altre entrate	$ 75.000
Ricavi totali	$ 225.000
Costo della merce venduta	$ 105.000
UTILE LORDO	$ 120.000
Spese operative
Commissioni contabili	$ 1.500
Spese pubblicitarie	$ 750
Ammortamento	$ 1.250
libro paga dei dipendenti	$ 40.000
Tasse sui salari dei dipendenti	$ 5.500
Assicurazione	$ 3.000
Affitto	$ 10.000
Utilità	$ 4.100
Spese del veicolo	$ 750
SPESE TOTALI	$ 66.850
UTILE NETTO PRIMA DELLE IMPOSTE	$ 53.150
Spese fiscali	$ 17.540
UTILE NETTO	$ 35.610

Cosa ti dicono le spese operative della tua attività?

Immagina di provare a creare un budget o proiezioni finanziarie senza sapere quali sono le tue spese operative. Il dettaglio delle tue spese operative può fornirti una vasta gamma di informazioni sulla tua attività, come i costi delle utenze, i dettagli sui salari e i costi pubblicitari e di marketing.

Inoltre, la revisione delle tue spese operative può fornirti le seguenti informazioni.

La vera redditività della tua attività

Sebbene la tua attività possa inizialmente sembrare redditizia sottraendo il costo delle merci vendute dalle entrate, il vero test della redditività aziendale arriva quando si considerano le spese operative.

Dopotutto, nel caso di Jessica, se i suoi prodotti da forno sono redditizi solo prima che vengano prese in considerazione le spese operative, finirà per perdere denaro e alla fine chiudere l'attività se le sue spese operative sono troppo elevate.

Se è necessario ridurre le spese

Questo è uno dei fattori che gli imprenditori prendono in considerazione quando considerano i tagli al personale. Se i prodotti e i servizi non sono sufficientemente redditizi, gli imprenditori potrebbero dover esaminare le aree in cui possono ridurre le spese.

Sfortunatamente, in molti casi, i primi tagli vengono solitamente effettuati nel totale del personale, soprattutto perché i costi fissi come l'affitto non sono negoziabili nella maggior parte dei casi.

Se stai spendendo troppo

Nel caso di Jessica, è dubbio che le spese di viaggio svolgano un ruolo importante nelle sue spese operative. Tuttavia, ci sono probabilmente altre aree che Jessica può rivedere per determinare se sta spendendo troppo. Ad esempio, Jessica attualmente paga due impiegati contabili e una società di CPA per supervisionare le sue finanze aziendali.

È probabile che potrebbe eliminare uno degli impiegati di contabilità se le spese operative diventassero un problema. Jessica ha anche stabilito che la maggior parte dei suoi nuovi clienti l'ha trovata attraverso i social media, quindi potrebbe prendere in considerazione l'idea di tagliare la pubblicità stampata, poiché non è uno strumento pubblicitario efficace per la sua attività.

Domande frequenti

• Le spese operative sono il costo dell'attività commerciale, come salari dei dipendenti, servizi pubblici, assicurazioni e affitto, mentre il costo delle merci vendute è direttamente correlato ai prodotti venduti.

  Ad esempio, se vendi gioielli, il costo dei beni venduti includerà gli articoli acquistati da un produttore per rivenderli o le gemme e i metalli preziosi acquistati per produrre i gioielli.

• Sebbene le spese operative abbiano un impatto indiretto sulla maggior parte dei rendiconti finanziari, i dettagli delle spese operative si trovano in genere in un conto economico.

• Sì. I costi pubblicitari e di pubbliche relazioni, come volantini, opuscoli, annunci stampati, radiofonici e televisivi, sono tutti considerati costi operativi.

• Sì. L'analisi delle spese operative è una parte importante per determinare quanto sia redditizia la tua attività. È anche uno dei modi migliori per individuare le tendenze e affrontare potenziali problemi prima che abbiano un impatto sulla tua attività.

Conosci le tue spese operative, conosci la tua attività

Che tu stia acquistando un'auto, una casa o un nuovo paio di scarpe, determini sempre il costo di quell'articolo prima dell'acquisto. Quel costo, o spesa, spesso determina se acquisti quell'oggetto o te ne vai. Lo stesso principio vale quando si considerano i costi operativi di un'azienda.

Non c'è modo di gestire con successo un'attività in modo sostenibile senza conoscere e capire quali sono le tue spese operative. Uno dei modi migliori per determinare il successo aziendale attuale e futuro è esaminare regolarmente le spese operative e apportare modifiche quando necessario.

Puoi gestire facilmente le tue spese operative utilizzando un software di contabilità. Se sei pronto per passare da diari e libri mastri scritti a mano o stai cercando un software più adatto alle tue esigenze aziendali, assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent.