Abbracciare i requisiti del GDPR

Poiché l'invasione delle e-mail relative alle norme aggiornate sulla privacy si è insediata nelle nostre caselle di posta e la maggior parte di noi si è lasciata alle spalle la mania dei meme GDPR del 2018, il GDPR è diventato parte della vita di tutti i giorni.

Nonostante ciò, molte organizzazioni continuano a elencare la conformità al GDPR come una delle principali preoccupazioni, con due terzi delle piccole imprese nell'UE che non soddisfano ancora tutti i requisiti del GDPR. E nonostante molte grandi aziende abbiano coinvolto consulenti esperti e responsabili della sicurezza dei dati, molte di loro non sono ancora completamente conformi al GDPR.

Allora, cosa sta succedendo?

Sembra che molte organizzazioni abbiano trascurato l'importanza della formazione del personale durante l'implementazione del GDPR. Garantire che il personale regolare, che si occupa quotidianamente dei dati dei clienti, riceva gli strumenti e la guida adeguati durante l'elaborazione dei dati dei clienti è fondamentale per garantire che la tua azienda soddisfi i requisiti del GDPR.

La formazione del personale ridurrà al minimo il rischio che le normative GDPR vengano violate accidentalmente nell'organizzazione.

Di seguito ho elencato quattro delle principali modifiche all'elaborazione dei dati dei clienti imposte dal GDPR. Tuttavia, è importante che la tua azienda comprenda e applichi tutti i nuovi requisiti GDPR per assicurarti di essere pienamente conforme alle attuali leggi sulla protezione dei dati.

I dati dei tuoi clienti devono essere archiviati in modo sicuro nell'UE

I nuovi requisiti del GDPR stabiliscono che tutti i dati sui cittadini dell'UE devono essere archiviati in modo sicuro all'interno dell'UE. Prima che la tua organizzazione inizi ad acquisire e archiviare i dati dei clienti, è importante assicurarsi di essere a conoscenza di dove vengono archiviati i dati e che i dati siano archiviati su un sistema sicuro. Ciò riduce al minimo il rischio che i dati personali di un cliente vengano persi o rubati.

Annotare informazioni sensibili su un pezzo di carta o archiviare informazioni localmente su un computer aumenta il rischio che i dati vengano condivisi con altre persone esterne all'organizzazione. Se la tua organizzazione si trova al di fuori dell'UE, i dati su supporto cartaceo o archiviati localmente non soddisferebbero i requisiti del GDPR. L'utilizzo di un sistema CRM con sede in Europa che crittografa le informazioni sui tuoi clienti ti aiuterà a proteggere i dati personali dei tuoi clienti. Se al momento non utilizzi un CRM o il tuo sistema CRM non è conforme al GDPR, puoi registrarti per un CRM di Really Simple Systems gratuito qui.

I nuovi requisiti del GDPR stabiliscono che tutti i dati sui cittadini dell'UE devono essere archiviati in modo sicuro all'interno dell'UE. Prima che la tua organizzazione inizi ad acquisire e archiviare i dati dei clienti, è importante assicurarsi di essere a conoscenza di dove vengono archiviati i dati e che i dati siano archiviati su un sistema sicuro. Ciò riduce al minimo il rischio che i dati personali di un cliente vengano persi o rubati.

Annotare informazioni sensibili su un pezzo di carta o archiviare informazioni localmente su un computer aumenta il rischio che i dati vengano condivisi con altre persone esterne all'organizzazione. Se la tua organizzazione si trova al di fuori dell'UE, i dati su supporto cartaceo o archiviati localmente non soddisferanno i requisiti del GDPR.

L'utilizzo di un sistema CRM con sede in Europa che crittografa le informazioni sui tuoi clienti ti aiuterà a proteggere i dati personali dei tuoi clienti. Se al momento non utilizzi un CRM o il tuo sistema CRM non è conforme al GDPR, puoi iscriverti a un CRM di Really Simple Systems gratuito qui.

Dovresti raccogliere solo i dati personali necessari

Una volta che hai un sistema sicuro su cui archiviare i dati dei tuoi clienti, il passaggio successivo è decidere quali dati raccogliere. Gli attuali requisiti del GDPR affermano che le aziende possono raccogliere solo le informazioni necessarie dai propri clienti e che è necessario impegnarsi per ridurre al minimo la quantità di dati personali elaborati.

Potrebbe essere difficile sapere quali informazioni è importante raccogliere; una buona idea è esaminare le informazioni attuali che la tua azienda sta raccogliendo e rivedere per cosa viene attualmente utilizzata. Tutti i dati client raccolti che non vengono utilizzati dovrebbero quindi essere rimossi dal sistema. È importante che i membri del personale siano informati su quali informazioni devono raccogliere e perché. Ciò riduce il rischio di "sovraccarico di dati" e aiuta a garantire che l'elaborazione dei dati della tua organizzazione soddisfi i requisiti GDPR.

Il GDPR afferma inoltre che le organizzazioni possono utilizzare i dati personali solo per ciò per cui è stata concessa l'autorizzazione originale. Ad esempio, se i dati personali di un cliente sono stati raccolti durante una vendita, tali informazioni non possono essere utilizzate in una campagna di marketing, a meno che il cliente non abbia dato esplicito consenso affinché le sue informazioni vengano utilizzate per scopi di marketing.

Assicurarsi che il personale comprenda l'intenzione per cui le informazioni vengono elaborate aiuterà a garantire che i dati non vengano utilizzati per scopi sbagliati. L'utilizzo di un sistema come un CRM consente di impostare i propri campi di dati nel sistema, il che aiuta a garantire che il personale raccolga solo i dati necessari del cliente. Really Simple Systems offre campi personalizzabili in modo che tu possa adattare il sistema ai requisiti della tua attività e includere solo i dati di cui hai bisogno, oltre alla possibilità di acquisire e registrare i consensi.

Concedi solo al personale pertinente l'accesso ai dati sensibili dei clienti

Se la tua azienda archivia informazioni sensibili sui clienti, è anche importante che l'accesso a queste informazioni sia limitato all'interno delle organizzazioni. I nuovi requisiti del GDPR non stabiliscono solo che i dati non dovrebbero essere condivisi con terze parti, ma anche che solo il personale competente dovrebbe avere accesso a dati più sensibili come dettagli bancari, documenti finanziari o informazioni mediche.

L'utilizzo di un sistema che consente di impostare autorizzazioni basate sui ruoli per diversi tipi di dati del cliente garantisce che solo il personale con l'autorizzazione corretta abbia accesso alle informazioni riservate del cliente. Dai un'occhiata alla nostra sezione sui livelli di autorizzazione degli utenti per saperne di più su come limitare l'accesso ai dati del personale quando utilizzi Really Simple Systems CRM.

Elimina i dati del cliente se richiesto

Una delle modifiche più radicali al nuovo regolamento sulla protezione dei dati è il diritto alla cancellazione dei dati, un'estensione del precedente diritto all'oblio. Uno dei pilastri centrali dei nuovi requisiti del GDPR afferma che le persone hanno il diritto di chiedere all'organizzazione di cancellare i propri dati in qualsiasi momento.

Il GDPR afferma inoltre che l'organizzazione dovrebbe assicurarsi che i dati personali di un individuo vengano eliminati quando i dati non sono più utilizzati o necessari per la conservazione. Assicurarsi che i dati dei clienti vengano archiviati in un sistema centralizzato come il CRM significa che tutti i dati dei clienti vengono archiviati in un'unica posizione. Ciò semplifica l'individuazione e l'eliminazione dei dati se il cliente ne richiede la rimozione. Consente inoltre al tuo personale di tenere facilmente traccia di quali dati sono utili e quali dati non sono aggiornati e devono essere rimossi.

Il GDPR è in pieno effetto

È importante che la tua azienda sia completamente informata sui requisiti GDPR esistenti. Ciò include non solo i gestori e i responsabili della protezione dei dati, ma anche i membri del personale e il personale che si occupano del trattamento dei dati dei clienti rivolti ai clienti. Assicurarsi che i dati siano archiviati in un sistema sicuro conforme al GDPR è il primo passo per garantire che la tua azienda soddisfi i requisiti GDPR necessari.

Really Simple Systems CRM è un sistema CRM sicuro che archivia tutti i dati nell'UE. Puoi iscriverti al CRM dei tuoi sistemi Really Simple qui.