Perché una comunicazione aziendale efficiente porta alla produttività mentre si lavora in remoto

Comunicazione efficiente per WFH

Una nuova era sta nascendo tra le persone! Chiamatela l'era della "nuova normalità". Il lavoro a distanza sta diventando sempre più popolare tra i leader aziendali e i loro dipendenti. Mentre le aziende cercano nuovi modi per crescere e aumentare la produttività, l'effetto a catena del "cambiamento" è diventato inevitabile.

Secondo una ricerca che ha incluso 317 intervistati (tutti Chief Financial Officer), ben il 74% di questi CFO prevede che il 5% dei propri dipendenti inizi a lavorare da casa in modo permanente. Non è tutto. Il 4% di loro si aspetta che fino al 50% della propria forza lavoro lavori da qualsiasi luogo in modo permanente. Nel frattempo, il 17% prevede che il 20% del proprio team diventi un lavoratore a distanza permanente.

Questi risultati sono impressionanti, soprattutto perché indicano una nuova pratica commerciale globale. Si stima che entro l'anno 2035, il numero di nomadi digitali in tutto il mondo raggiungerà un livello sbalorditivo di 1 miliardo. Questo è eccitante considerando che solo due decenni fa, avere una forza lavoro remota era considerato un mito. Nel 2019, solo il 3,4% degli adulti occupati lavorava da casa, una cifra che da allora è aumentata a oltre il 51% solo negli Stati Uniti.

Tuttavia, per quanto impressionanti siano queste cifre, un team remoto non è nulla se la forza lavoro non è produttiva. Ogni azienda ha l'intenzione di crescere, ma questo può essere raggiunto solo attraverso un utile lavoro di squadra e una gestione efficace. Per realizzare tutto questo, la comunicazione è importante. Non una comunicazione qualsiasi, ma produttiva ed efficace.

La comunicazione produttiva è una parte essenziale dello strumento di crescita di un'organizzazione. Svolge un ruolo cruciale nella creazione di un rapporto di lavoro duraturo a tutti i livelli di gestione. Ancora di più ora che sempre più aziende gestiscono team di lavoro a distanza. La comunicazione produttiva è diventata necessaria ora più che mai.

Dynamicsignal ha condotto un sondaggio, dal quale è emerso che uno sbalorditivo 86% di educatori, dipendenti e dirigenti aziendali concorda su una cosa:una comunicazione inefficace può favorire il fallimento sul posto di lavoro.

Questo articolo esamina come la tua forza lavoro remota può generare risultati con successo attraverso una comunicazione efficiente con i propri compagni di squadra.

Fai:mantenere linee di comunicazione aperte

Mantenere linee di comunicazione aperte è un ottimo modo per migliorare la comunicazione e creare fiducia tra i manager e i loro dipendenti remoti. Aumentando il legame tra i lavoratori ei loro datori di lavoro, i dipendenti diventano più coinvolti nel loro lavoro. Sapere che possono facilmente raggiungere il loro capo, porre domande e presentare reclami li farà sentire parte dell'azienda e che i loro contributi contano.

I dipendenti impegnati sono più produttivi e hanno meno probabilità di cercare nuovi lavori altrove. Questo è il motivo per cui aziende come Adobe hanno adottato il processo di check-in, invece di utilizzare il processo di revisione formale comune nella maggior parte delle aziende. Il metodo Check-in prevede una tecnica di comunicazione informale in cui la comunicazione è regolare e continua. I manager stabiliscono aspettative/obiettivi con i propri dipendenti, ricevono e forniscono feedback e discutono su come crescere, il tutto in base alle esigenze di ciascun dipendente.

Ciò significa che i dipendenti non devono affrontare la sensazione di imbarazzo che accompagna le discussioni mensili sulle prestazioni. I lavoratori iniziano a vedere i loro datori di lavoro/dirigenti come allenatori invece di figure intimidatorie che devono evitare.

Da fare:discutere gli obiettivi a breve e lungo termine

Rimanere aggiornato su come ogni lavoratore remoto sta svolgendo le proprie attività quotidiane o settimanali, ti consente di capire meglio quando i tuoi dipendenti devono affrontare sfide. Ciò consente ai dipendenti di essere in grado di discutere come stanno andando i loro compiti, far sapere ai loro supervisori se stanno affrontando sfide e quindi ricevere feedback su come raggiungere gli obiettivi prefissati. Forse potrebbe essere che il dipendente si senta sopraffatto. Ciò significa che è sufficiente riadattare l'obiettivo prefissato per alleviare la pressione e aumentare la loro creatività e input.

Consentire una comunicazione bidirezionale sulle attività dà spazio alla flessibilità e aiuta i dipendenti a spingersi avanti verso la conquista di ciò che li attende. Questo perché si sentono supportati. Qualcosa di semplice come discutere un compito e riadattare i vecchi obiettivi a quelli più realistici con tempistiche migliori può fare la differenza.

Da fare:mantenere i dipendenti aggiornati sulle questioni aziendali

Un altro errore commesso dai manager in termini di comunicazione è dimenticare di tenere i dipendenti al passo con i problemi e i progressi dell'azienda. Questo fa sentire i dipendenti estranei o robot negli ingranaggi dell'azienda in cui lavorano.

I lavoratori si sentiranno umani e disposti a impegnarsi di più se credono di essere considerati parte del business. Questo da solo dà la sensazione che li consideri cruciali per la crescita dell'azienda. Non dare alla tua forza lavoro da remoto l'impressione di non essere importante tenendo lontani da loro importanti sviluppi aziendali.

% delle aziende globali che utilizzano politiche di spazi di lavoro flessibili per attrarre e trattenere i migliori talenti

Fai conoscere al tuo team remoto gli obiettivi, la missione e la direzione dell'azienda. Lascia che comprendano come i loro contributi si inseriscono in questa missione. Se l'azienda sta attraversando un brutto anno o un anno fantastico, raggiunge i suoi obiettivi o sta scendendo sotto la media, tieni informati i tuoi dipendenti.

Questa forma di comunicazione alimenta la fedeltà dei dipendenti. Improvvisamente non sono solo lavoratori insignificanti che percepiscono uno stipendio; ora fanno parte del business dando il massimo per garantirne la crescita. Ciò significa che hanno un maggiore senso di appartenenza e scopo. Rende meno propensi a sentire il bisogno di cercare un nuovo lavoro altrove, dare il meglio di sé per raggiungere gli obiettivi e persino dare suggerimenti su come raggiungere la missione dell'azienda.

Fai:utilizza la migliore tecnologia per lavorare in remoto

Lavorare in remoto sarà un disastro se non utilizzi gli strumenti di lavoro in remoto. Questi strumenti ti aiutano a mantenere una comunicazione produttiva attraverso il coinvolgimento virtuale.

Strumenti per videoconferenze 

Le videochiamate ti consentono di impegnarti in interazioni faccia a faccia in un ambiente virtuale. Il 98% degli intervistati in un sondaggio concorda sul fatto che vedersi i sorrisi e sentire le voci reciproche rende la squadra più felice e aumenta la produttività. Dà la sensazione di essere nella stessa stanza dei membri del tuo team. Questi strumenti colmano la distanza tra i lavoratori remoti.

Strumenti di gestione del tempo

Strumenti di gestione del tempo come Traqq, sono un ottimo modo per aumentare la produttività e monitorare i dipendenti. Queste app aiutano i dipendenti che lavorano da casa a gestire correttamente il proprio tempo, fare pause adeguate e ricevere un pagamento accurato per il proprio lavoro. Consente inoltre ai responsabili del team di conoscere le ore di lavoro che ogni dipendente sta dedicando ogni giorno, riconoscere i lavoratori che hanno difficoltà con le loro attività e persino automatizzare la fatturazione del foglio presenze.

Software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti ti consente di gestire progetti complessi con scadenze complesse. Tieni traccia delle scadenze, assegna le attività, ricevi aggiornamenti regolari sul completamento delle attività e tieni i clienti informati sull'avanzamento del progetto. Se ti sei mai chiesto come garantire una comunicazione fluida tra i diversi dipartimenti di un'organizzazione, strumenti come ProjectManager e Asana ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo.

Software CRM

Il software CRM o Customer Relationship Management, come Really Simple Systems, è ottimo per la collaborazione in team con i lavoratori remoti. Il software ti aiuta a gestire i tuoi contatti e clienti monitorando le tue chiamate, e-mail e altre interazioni, quindi imposta le attività da seguire. Puoi vedere in un istante chi ha contattato per ultimo chi e di cosa si è discusso. Ciò elimina le congetture dalle tue comunicazioni, creando efficienza e organizzazione snella.

Non:ignorare feedback e riconoscimenti regolari

Uno dei più grandi errori commessi dai team leader nella comunicazione è ignorare il feedback e non riconoscere gli sforzi della propria forza lavoro. Per aiutarti a capire quanto sia importante questo fattore apparentemente piccolo, considera che i dipendenti che non si sentono apprezzati hanno il doppio delle probabilità di licenziarsi e cercare un nuovo lavoro l'anno successivo.

Quando un dipendente fa un buon lavoro, riconoscerlo con un piccolo elogio farà molto per alzare il morale. Li rende desiderosi di fare di più. In effetti, molti dipendenti apprezzano il riconoscimento dei loro sforzi rispetto ai regali in denaro. Ciò significa che non devi spendere una fortuna per comunicare e far sentire apprezzati i tuoi dipendenti. Può essere sotto forma di riconoscimento/premio pubblico o privato, encomio, promozione o bonus.

Allo stesso modo, dare ai tuoi dipendenti un feedback di qualità è un ottimo modo per mantenerli coinvolti, motivati ​​e disposti a fare meglio. Un dipendente che non sa cosa sta facendo di sbagliato ha meno probabilità di sapere cosa cambiare o in quali aree migliorare. Ciò significa meno produttività e maggiori possibilità di fallimento.

Feedback e riconoscimento tempestivi sono un ottimo strumento di comunicazione che fa crescere il business e aumenta la produttività della sua forza lavoro.

Non:evita la socializzazione

È stato dimostrato che fare pause adeguate e socializzare con i colleghi migliora e aumenta la produttività. Era più facile quando tutti i lavoratori condividevano un ufficio e potevano interagire fisicamente tra loro ogni giorno. Con un team remoto, i lavoratori sono isolati e corrono il rischio di incontrare la solitudine. Dopotutto, siamo creature sociali. Comunicare con altri esseri umani è importante per noi anche se non ce ne rendiamo conto consapevolmente.

È importante mettere in atto misure per incoraggiare la socializzazione tra i membri del team remoti. Questo aumenterà il morale e li aiuterà a sviluppare un senso di appartenenza. Impiegando tecniche semplici come una videoconferenza una volta al giorno a mezzogiorno o al mattino presto, puoi creare fiducia tra i colleghi e migliorare la collaborazione tra i dipartimenti. Inutile dire che quando i colleghi condividono una sana amicizia, la concorrenza malsana viene eliminata, la produttività aumenta e i dipendenti diventano più coinvolti.

Conclusione

Una comunicazione efficace è uno degli strumenti più efficaci per gestire con successo un'impresa da remoto. Utilizzando le linee guida di cui sopra, sei sulla buona strada per aumentare notevolmente la produttività e garantire la crescita della tua attività.

Informazioni sull'autore

Ikechukwu Nnabeze è un esperto di tecnologia e uno scrittore per Traqq.com. Il suo interesse nel fornire soluzioni pratiche ai problemi tecnologici della vita reale lo ha portato a una carriera di successo nella creazione di contenuti per siti Web moderni. La sua passione è aiutare individui e organizzazioni di tutto il mondo ad abbracciare la bellezza che cambia la vita della tecnologia moderna. Ama la poesia nel tempo libero.