Cosa sono le riconciliazioni di bilancio?

Se stai cercando modi per salvaguardare il patrimonio della tua azienda, assicurati che i tuoi rendiconti finanziari siano accurati e ottieni la posizione esatta della tua attività in qualsiasi momento, allora dovresti fare riconciliazioni di bilancio. Condotto mensilmente, una riconciliazione del bilancio fornisce un modo conveniente per migliorare i processi di controllo interno della tua azienda e ridurre i rischi.

Che cos'è un bilancio?

Prima che tu possa pensare alle riconciliazioni, devi capire cos'è un bilancio, e questa è una dichiarazione di un'azienda risorse, passività e capitale in un momento specifico. È uno dei documenti chiave nella suite di contabilità di un'azienda.

gestori, finanziatori e investitori si affidano al bilancio per valutare la situazione finanziaria di un'azienda, il che significa che è di fondamentale importanza rimuovere eventuali errori. Se il bilancio non è corretto, potrebbe portare la direzione a prendere decisioni sull'attività sulla base di informazioni errate o obsolete, che può comportare una perdita finanziaria per l'azienda.

Cosa sono le riconciliazioni di bilancio?

Un modo per garantire l'accuratezza del bilancio è quello di condurre una riconciliazione del bilancio al fine di ogni mese o trimestre . Una riconciliazione è il processo di confronto di tutte le voci che compaiono nel bilancio con le transazioni che compongono tali saldi. Lo scopo è assicurarti di aver contabilizzato ogni transazione nella tua attività e di averle registrate nel posto giusto.

Cosa c'è in un bilancio?

Quando guardi un bilancio, vedrai che è suddiviso in tre sezioni principali seguite da un numero di voci o classificazioni come segue:

• Risorse compresi contanti, inventario, crediti, risconti attivi e immobilizzazioni.
• Passività quali somme dovute a fornitori e creditori, buste paga e tasse.
• Patrimonio netto che rappresenta l'investimento degli azionisti nell'attività più il reddito netto realizzato dall'inizio dell'attività. Se la società ha venduto tutte le sue attività al valore contabile e ha pagato i suoi debiti, il patrimonio netto sarebbe la quantità di denaro rimasto. Si calcola utilizzando la seguente formula: patrimonio netto =totale attività − totale passività .

Dovrebbe essere abbastanza ovvio che le aziende devono classificare le loro transazioni nella sezione giusta o il bilancio non sarà accurato. Eppure l'allocazione errata o la codifica errata delle transazioni è un errore contabile comune, soprattutto per le piccole imprese che si affidano a software di contabilità per gestire le proprie finanze. Quando riconciliate il bilancio, cerchi di individuare questi errori e correggerli prima che qualcuno si affidi alla discrepanza per il processo decisionale.

Perché riconciliare il bilancio?

Abbastanza semplice, un'azienda ha bisogno di mantenere un bilancio accurato per riflettere adeguatamente il efficienza (o inefficienza) delle sue prestazioni. Immagina lo scenario in cui hai emesso un assegno addebitando il tuo conto in contanti, ma il destinatario non presenta l'assegno per diversi mesi. Per questo periodo, la tua entrata in contanti sarà maggiore di quanto dovrebbe essere, quindi sembra che tu abbia più denaro a disposizione di quanto non ne abbia effettivamente.

Estrapola questo esempio su centinaia di transazioni simili che avvengono ogni mese, e puoi vedere come le tue stime di cassa possono andare terribilmente storte se non riconciliate i conti su base regolare. Prendersi del tempo per riconciliare il bilancio può:

• Garantire l'accuratezza della posizione di cassa , verificando che l'importo di cassa sui libri corrisponda al saldo di chiusura dei conti bancari della società. Né tu né i consulenti esterni come banche e fornitori di prestiti saranno in grado di vedere quanto sia solvibile l'attività se la posizione di cassa è fuori controllo.

• Rendi più facile individuare gli errori, articoli duplicati e frodi che sarebbe potenzialmente nascosto per mesi se non riconciliassi il bilancio. La riconciliazione è essenzialmente un doppio controllo sulla posizione finanziaria della società, che riduce il rischio di frode.

• Monitorare le attività dell'azienda , Per esempio, quante vendite e acquisti sta effettuando e il consumo di materie prime.

• Garantire l'accuratezza di tutte le teste del bilancio , assicurando che addebiti e accrediti siano compensati da un corrispondente accredito o addebito in un altro conto. Questo è essenziale in un sistema di contabilità in partita doppia.

Tutorial sulla riconciliazione dello stato patrimoniale

Non esiste un processo standardizzato per la riconciliazione dei bilanci poiché ogni libro mastro deve essere rivisto e controllato per l'accuratezza della classificazione, e ogni registro ha bisogno di un approccio diverso. Ad esempio, riconciliare l'inventario significa controllare le voci dell'inventario rispetto ai fogli di controllo delle scorte. Per soldi, guarderesti gli estratti conto della società.

Contanti, crediti, inventario, è possibile pagare per questi account, le passività del libro paga e il debito sono solo alcuni dei libri mastri che guarderesti quando riconciliare il bilancio. Di seguito è riportato un elenco di controllo per la riconciliazione del bilancio per guidare i processi.

Riconciliazione di contanti

Il saldo bancario deve corrispondere alla posizione di cassa nel bilancio, con la differenza di assegni e depositi non liquidati che sono in viaggio verso la banca. Gli assegni non convalidati che risalgono a più di poche settimane fa necessitano di indagini per scoprire perché l'assegno non è stato presentato.

Riconciliazione dei debiti

Questo importante conto mostra la somma di denaro che i tuoi clienti devono sulle fatture che hai inviato. La riconciliazione di questo conto mostra quali fatture sono scadute e se eventuali conti devono essere cancellati come crediti inesigibili o intensificati per inseguimenti e riscossioni.

Riconciliazione dell'inventario

Per riconciliare l'inventario, potresti guardare i fogli delle scorte della società o potresti fare un conteggio dell'inventario fisico. In entrambi i casi, l'inventario a disposizione deve corrispondere al numero del bilancio. Le discrepanze potrebbero essere il risultato di furto o frode, oppure potrebbero essere il risultato di un rifacimento ben intenzionato fatto per compiacere un cliente. In entrambi i casi, ha bisogno di essere indagato.

Riconciliazione delle immobilizzazioni

La riconciliazione di questo account ti dice se l'azienda ha ancora i computer, veicoli, macchinario e così via che pensa di fare. Se non riesci a individuare le attività elencate nel bilancio, potrebbero esserci problemi con il furto o la cattiva segnalazione e potresti pagare le tasse in eccesso.

Riconciliazione dei debiti

I debiti rappresentano gli importi che l'azienda deve ai suoi fornitori per i prodotti e i servizi che hai ordinato. La riconciliazione di questo account è essenziale per assicurarsi di pagare i fornitori in tempo e non mettere a repentaglio i rapporti con i fornitori a causa di frequenti ritardi di pagamento. Questo account cambia rapidamente, quindi potresti voler eseguire una riconciliazione settimanale.

Riconciliazione del libro paga

Le passività sui salari possono diventare piuttosto complicate, soprattutto quando l'azienda paga alcuni dipendenti ogni ora e paga uno stipendio ad altri. Il processo di riconciliazione del bilancio per questo conto consiste nell'assicurarsi che le spese del personale (compresi gli straordinari, bonus e commissioni) sono registrati per il periodo corretto.

Riconciliazione prestiti

Se note pagabili, debiti e prestiti non sono registrati correttamente, poi la situazione finanziaria della società, come riportato in bilancio, non sarà corretto. La riconciliazione di queste transazioni richiede l'abbinamento dei documenti di prestito alla voce indicata nello stato patrimoniale.