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15 vantaggi della contabilità cloud

Se la tua azienda utilizza ancora software desktop o fogli di calcolo per la contabilità, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione l'aggiornamento a un sistema di contabilità basato su cloud. Il software basato su cloud offre molti vantaggi rispetto alle soluzioni on-premise, incluso consentire agli utenti di lavorare da qualsiasi luogo, in ogni momento, automazione di processi manuali dispendiosi in termini di tempo, migliora la precisione e la conformità e la capacità di accelerare i processi di chiusura finanziaria con meno sforzo.

A seconda del software, le aziende possono ottenere ulteriori vantaggi, come costi software più prevedibili, meno spese per l'hardware, ridurre le spese generali IT, migliore ripristino di emergenza, sofisticate minacce e monitoraggio della sicurezza, maggiori livelli di disponibilità, maggiori prestazioni e scalabilità.

15 vantaggi della contabilità cloud da conoscere

Con un sistema cloud, il lavoro di hosting e aggiornamento del software di contabilità è a carico del provider. Sposta i tuoi libri online e poi accedi al software su Internet da un browser, pagando il servizio in abbonamento. Non è necessario acquistare o installare alcun software sui computer del tuo ufficio, e il software cloud è meno costoso da implementare e distribuire in più posizioni.

Qualsiasi sistema basato su cloud offre una serie di vantaggi, come garantire che gli utenti autorizzati possano accedere ad aggiornamenti, informazioni finanziarie accurate da casa o in viaggio. Alcuni sistemi forniscono anche funzionalità più avanzate, come una sofisticata automazione dei processi contabili.

  1. Meno amministrazione: Con il software di contabilità cloud, gli imprenditori eliminano la necessità di fare i conti con l'installazione di software che richiede tempo, backup e altre attività amministrative, perché stai accedendo al software tramite Internet. Non è necessario acquistare o gestire server o altre infrastrutture IT per eseguire il software di contabilità. Non è necessario eseguire backup regolari di dati finanziari importanti, perché il tuo fornitore di contabilità lo fa automaticamente per te. Meno tempo dedicato all'amministrazione consente al personale di dedicare più tempo alle attività produttive che fanno crescere la tua attività.

  2. Il software è sempre aggiornato: Poiché il software è nel cloud, hai sempre la versione più aggiornata. Il provider cloud aggiorna automaticamente il software di contabilità per includere le modifiche alle aliquote fiscali e alle regole contabili e aggiunge nuove funzionalità. Non devi preoccuparti di aggiornare il tuo software per rimanere aggiornato; ogni volta che accedi, avrai immediatamente accesso all'ultima versione.

  3. Automazione: Le piattaforme di contabilità basate su cloud automatizzano molte attività contabili e bancarie, riducendo il lavoro manuale. Per esempio, il software può importare automaticamente transazioni bancarie e carte di credito, produrre fatture ricorrenti, rapporti di pianificazione, pagare le sottoscrizioni e registrare le transazioni nel registro corretto. Può calcolare automaticamente sconti e tasse e segnalare le eccezioni in cui le fatture non corrispondono agli ordini di acquisto. Alcuni programmi software di contabilità cloud sono particolarmente utili per le vendite internazionali, gestire automaticamente i calcoli delle tasse per molti paesi diversi.

  4. Facilità di conformità: Le piattaforme di contabilità cloud aiutano le aziende private e pubbliche con la conformità fiscale producendo rendiconti finanziari accurati, stime fiscali trimestrali e dichiarazioni fiscali annuali. Questo aiuta gli imprenditori a evitare la sottostima della responsabilità fiscale, che potrebbe richiedere controlli o multe, o sovrastimare e pagare troppo. Automatizzando i calcoli fiscali nazionali e internazionali, le piattaforme cloud aiutano anche a garantire la conformità a tutti i regimi fiscali applicabili. Alcune delle principali soluzioni di contabilità cloud automatizzano persino il riconoscimento delle entrate per conformarsi agli standard contabili accettati.

  5. Senza carta/ecologico: La contabilità tradizionale spesso comporta scartoffie, molte. Nel mondo digitalizzato di oggi, è sia inefficiente che inutile archiviare fisicamente i documenti cartacei archiviati o distribuire manualmente i rapporti cartacei agli investitori, finanziatori e altri soggetti. Chiedi ai fornitori di inviare le fatture in formato elettronico in modo che possano essere importate direttamente nel sistema di contabilità cloud. Puoi riordinare l'ufficio scansionando fatture e ricevute cartacee per l'elaborazione. L'invio delle fatture via e-mail ai clienti elimina i costi di stampa e affrancatura e velocizza i tempi di pagamento. Ridurre la carta riduce anche l'impatto ambientale:l'ufficio medio genera 350 libbre di carta straccia per dipendente ogni anno, e 375 milioni di cartucce per stampanti vengono incenerite o inviate alle discariche ogni anno e ridurre il consumo di energia riducendo l'utilizzo di server e hardware ha un impatto ancora maggiore.

  6. La sicurezza dei dati: Potresti avere dubbi sull'archiviazione di informazioni sensibili nel cloud. Ma i servizi di contabilità cloud in realtà migliorano la sicurezza per la maggior parte delle aziende in diversi modi. Primo, i fornitori di servizi cloud applicano più livelli di sicurezza, compresa la crittografia avanzata e il controllo degli accessi, per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai tuoi dati. Inoltre, eseguono automaticamente il backup dei tuoi dati in modo da non correre il rischio di perdere record finanziari vitali. Se un dipendente perde un laptop o un ufficio viene danneggiato da un incendio o allagamento, i tuoi dati sono ancora al sicuro poiché sono archiviati online. Il tuo team IT può quindi concentrarsi sulla protezione degli endpoint e assicurarsi che i dipendenti dispongano dei diritti di accesso appropriati per i loro ruoli.

  7. Scalabilità: Una delle funzionalità più interessanti del cloud è la scalabilità. La gestione delle finanze con i fogli di calcolo diventa rapidamente ingestibile man mano che un'azienda si espande, e i sistemi di contabilità basati su desktop in genere offrono funzionalità limitate, che possono ostacolare un business in crescita. Se sei una startup con piani di espansione, Per esempio, non vuoi essere bloccato con un sistema che diventerai troppo grande in un anno. Un completo software di contabilità basato su cloud può essere scalato e flessibile per soddisfare le tue esigenze aziendali; puoi iniziare con le funzioni di contabilità di base e aggiungere funzionalità e utenti man mano che la tua attività cresce.

  8. Precisione: Il software di contabilità basato su cloud migliora la precisione eliminando molti dei passaggi manuali soggetti a errori richiesti quando si utilizzano i fogli di calcolo. Oltre a classificare automaticamente le transazioni e calcolare le tasse, il software cloud può abbinare le fatture ricevute ai pagamenti e alle spedizioni e persino automatizzare i processi di riconciliazione, corrispondenza delle transazioni interne ai record bancari e segnalazione degli errori.

  9. Unica fonte di verità: I sistemi di contabilità cloud archiviano tutte le informazioni finanziarie in un unico database, quindi tutti nell'organizzazione lavorano esattamente con le stesse informazioni. Non c'è più tempo perso mentre i team cercano di capire quale versione di un foglio di calcolo è corretta. Una sola, centrale, set di dati autorevoli garantisce la coerenza tra tutti i processi contabili e i report finanziari.

  10. Personalizzazione: Ogni attività è diversa, ecco perché ha senso scegliere un software di contabilità cloud che può essere personalizzato in base alle esigenze individuali della tua organizzazione. Alcune soluzioni di contabilità cloud ti consentono di personalizzare processi e flussi di lavoro per adattarli meglio al modo in cui opera la tua azienda. Puoi creare dashboard personalizzati che forniscono a ciascun utente una panoramica delle metriche più importanti e di altre informazioni. È inoltre possibile aggiungere il marchio aziendale e la terminologia specifica dell'azienda.

  11. Accessibilità/disponibilità: A differenza del software di contabilità desktop della vecchia scuola, i sistemi basati su cloud ti liberano dai confini del tuo ufficio. Con il software di contabilità online, gli utenti autorizzati possono accedere da qualsiasi luogo, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite un browser Web o un'app mobile. Possono approvare pagamenti o inviare fatture senza dover attendere il ritorno in ufficio. I membri del team di contabilità sono sempre collegati alle informazioni finanziarie più aggiornate e all'analisi in tempo reale. Poiché tutti i dati sono archiviati nello stesso sistema basato su cloud, è più facile condividere documenti elettronici tra il personale che lavora a casa o in viaggio. Inoltre, non è necessario acquistare software aggiuntivo, come Citrix o VPN, per accedere al vero software cloud.

  12. Reportistica e visualizzazione dei dati in tempo reale: Quando l'azienda gestisce la contabilità utilizzando fogli di calcolo o processi cartacei, è difficile ottenere un veloce, accurato, visione aggiornata delle performance aziendali. Di conseguenza, i leader potrebbero non individuare i problemi abbastanza presto da impedire che si sviluppino in problemi più grandi. I sistemi di contabilità cloud possono risolvere questo problema fornendo accesso in tempo reale ai dati finanziari centralizzati. Invece di attendere rapporti storici obsoleti di settimane o mesi, gli utenti hanno sempre una visione aggiornata della situazione finanziaria attuale dell'azienda. I dashboard e altri strumenti di analisi integrati traducono dati complessi in grafici di facile comprensione e indicatori chiave di prestazione. La visualizzazione dei dati consente al team di acquisire nuove informazioni e identificare rapidamente le tendenze che incidono sul business, e costa molto meno con il software cloud.

  13. Possibilità di integrazione: Alcuni fornitori di soluzioni di contabilità cloud offrono ampie suite di applicazioni aziendali integrate che condividono lo stesso database centrale. Man mano che la tua azienda cresce, puoi aggiungere moduli che gestiscono quasi ogni aspetto del business, dalle buste paga alla gestione del magazzino, marketing ed e-commerce. Poiché tutti questi sistemi funzionano dallo stesso database, avrai un preciso, visualizzazione in tempo reale dei dati finanziari dell'intera azienda. Le principali soluzioni cloud hanno anche creato ecosistemi che includono centinaia di fornitori che forniscono prodotti complementari per aggiungere funzioni contabili specializzate o fornire ulteriore automazione. Puoi anche collegarti a piattaforme di fatturazione e pagamento online.

  14. Collaborazione: Poiché tutti i dati finanziari sono archiviati online in un unico database, i membri del team possono collaborare più facilmente. Non è necessario gestire più versioni dello stesso file o copiare dati su chiavette USB per condividerli con altri. I dipendenti possono lavorare insieme da qualsiasi luogo, purché abbiano accesso a Internet. Ciò può accelerare il processo di chiusura finanziaria e semplificare altre attività, come la previsione.

  15. Efficienza: Processi contabili automatizzati, l'accesso in tempo reale a informazioni accurate e un'amministrazione ridotta contribuiscono a una funzione contabile più efficiente nel complesso, che aiuta ad aumentare l'efficienza dell'intera azienda. Il tuo personale perderà molto meno tempo inserendo e controllando manualmente i dati, e una maggiore precisione e controlli integrati significano che dedicano meno sforzo a rintracciare i problemi, come fatture non corrispondenti. Dati e automazione più accurati significano che i membri del personale non devono affannarsi per consolidare i dati da sistemi disparati per rispettare le scadenze. E poiché preciso, i dati finanziari aggiornati sono disponibili in tutta l'organizzazione, tutti all'interno dell'azienda possono utilizzarlo per prendere decisioni che migliorano le prestazioni aziendali.

Passa alla contabilità cloud

Che tu sia un'azienda in crescita o una società globale, il passaggio a un sistema software di contabilità basato su cloud può aumentare l'efficienza e fornire visibilità in tempo reale sulle prestazioni finanziarie. Il software di gestione finanziaria NetSuite automatizza le transazioni quotidiane, accelera il processo di chiusura finanziaria, e contribuisce a garantire il rispetto delle normative fiscali e degli standard contabili. Poiché il software è basato su cloud, non è necessario investire o gestire hardware e software in sede. I membri del personale possono accedere alle informazioni, approva le transazioni e collabora da qualsiasi luogo. Il software di gestione finanziaria NetSuite si integra con tutta la gestione degli ordini NetSuite, inventario, CRM e funzioni di e-commerce, fornendo una suite unificata di applicazioni ERP per eseguire l'intera azienda.

Le soluzioni di contabilità cloud offrono vantaggi significativi rispetto ai prodotti di contabilità basati su desktop e ai processi manuali basati su fogli di calcolo. Le principali soluzioni cloud automatizzano ogni attività di contabilità, riducendo lo sforzo manuale, migliorando la precisione e accelerando i processi di chiusura finanziaria. I dipendenti possono accedere alle informazioni finanziarie in tempo reale e collaborare da qualsiasi parte del mondo. Le soluzioni complete basate su cloud si integrano con un'ampia gamma di altre applicazioni aziendali e sono scalabili e personalizzabili per adattarsi alle esigenze delle aziende in crescita.

Domande frequenti sui vantaggi della contabilità cloud

D:Quali sono i vantaggi della contabilità cloud?

UN: La contabilità cloud offre un'ampia gamma di vantaggi. Non è necessario acquistare licenze software o mantenere l'hardware nei locali della tua azienda; Invece, il tuo provider esegue il software nel cloud, e ci accedi tramite internet, pagando il software in abbonamento come servizio. Gli utenti possono lavorare da qualsiasi luogo. Il provider aggiorna automaticamente il software per aggiungere nuove funzionalità e tenere il passo con le modifiche alle regole fiscali e contabili. Alcune soluzioni di finanza cloud automatizzano anche i processi contabili di routine e aiutano a garantire la precisione.

D:Perché la contabilità cloud è utile per le aziende?

UN: Le principali soluzioni di contabilità cloud sono estremamente scalabili, in modo che possano supportare le esigenze in espansione delle aziende in crescita. La contabilità cloud può anche aiutare un'azienda a operare in modo più efficiente. Gli utenti possono lavorare da qualsiasi luogo, con accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a informazioni aggiornate sulla tua attività. Le moderne soluzioni di contabilità cloud automatizzano i processi manuali che richiedono tempo e sono soggetti a errori e fanno risparmiare denaro alla tua azienda su licenze, server e tempo del personale IT.

D:Che cos'è il cloud e i suoi vantaggi?

UN: Il cloud rende i dati disponibili online in qualsiasi momento, ovunque, da qualsiasi dispositivo. I tuoi dati e programmi sono archiviati su una rete di server collegati che operano come un unico sistema scalabile. Se il tuo ufficio è colpito da una situazione di emergenza come un'inondazione o un incendio, non c'è rallentamento della produttività, perché puoi accedere al sistema tramite Internet.

D:Quali sono i vantaggi della contabilità?

UN: La contabilità è una disciplina ampia che si concentra sulle attività finanziarie correnti di un'azienda. I contabili aiutano gli imprenditori a creare budget e controllare le spese, gestire il flusso di cassa e prevedere i ricavi. Di conseguenza, i leader aziendali possono prendere decisioni più informate su grandi spese, valutare personale e buste paga, tenere traccia delle spese aziendali, tenere sotto controllo la salute finanziaria e la crescita aziendale e mantenere registri aziendali accurati.