Contabilità fornitori vs Contabilità clienti:qual è la differenza?

I crediti e i debiti sono lo yin e lo yang del business:quando entrate e spese rimangono in un sano equilibrio, l'azienda può cogliere opportunità di crescita, e le relazioni con clienti e fornitori rimangono su basi positive.

Il libro mastro dei conti da pagare (AP) di una società elenca il suo breve termine passività — obblighi per articoli acquistati da fornitori, Per esempio, e denaro dovuto ai creditori. I crediti commerciali (AR) sono fondi che l'azienda si aspetta di ricevere da clienti e partner. AR è elencato come corrente risorsa sul bilancio.

Istituti di credito e potenziali investitori guardano ad AP e AR per valutare la salute finanziaria di un'azienda. Il reddito è importante, e così è la spesa prudente per far crescere il business e fidelizzare i clienti. La cattiva gestione di entrambi i lati dell'equazione può influire negativamente sul tuo credito e, infine, la stabilità della tua attività.

Che cos'è la contabilità fornitori (AP)?

I debiti di una società comprendono gli importi dovuti a fornitori e altri creditori - articoli o servizi acquistati e fatturati. AP non include, Per esempio, libro paga o debito a lungo termine come un mutuo, sebbene includa pagamenti a debito a lungo termine.

I debiti sono in genere registrati al ricevimento di una fattura in base ai termini di pagamento concordati da entrambe le parti al momento dell'avvio della transazione. Quando un team finanziario riceve una fattura valida per beni e servizi, viene registrato come registrazione prima nota e registrato nella contabilità generale come spesa. Lo stato patrimoniale mostra l'importo totale dei debiti, ma non elenca le singole transazioni.

Una volta che un approvatore autorizzato ha firmato la spesa e il pagamento è stato emesso secondo i termini del contratto, come net-30 o net-60 giorni, il team contabile registra la spesa come pagata.

I dipartimenti AP sono responsabili dell'elaborazione delle note spese e delle fatture e dell'esecuzione dei pagamenti. Un team AP esperto mantiene positive le relazioni con i fornitori assicurandosi che le informazioni sui fornitori siano accurate e aggiornate e che le fatture vengano pagate in tempo. Il team può far risparmiare denaro all'azienda sfruttando appieno le condizioni di pagamento favorevoli e gli sconti disponibili. Una solida pratica AP contribuisce al successo aziendale garantendo che le previsioni di cassa rimangano accurate, riducendo al minimo gli errori e le frodi e generando report per dirigenti aziendali e terze parti.

Esempio AP

Supponiamo che il produttore di occhiali di tendenza StyleVision ordini nuovi telai per un valore di $ 500 dal suo fornitore all'ingrosso, Cornici Inc., che invia la fattura il 15 agosto con termini netti-30 e nessuno sconto per pagamento anticipato. Il contabile di StyleVision crea una registrazione nel diario dei conti da pagare e accredita $ 500 sul conto di Frames Inc. entro il 15 settembre, quindi addebita $ 500 dal conto delle risorse di inventario di StyleVision.

Come registrare i conti da pagare

Le società possono utilizzare il metodo di contabilità per competenza o per cassa per la registrazione degli AP.

Nella contabilità per competenza, quando i team finanziari registrano tutte le spese non pagate, fungono da segnaposto per eventi cash. Ad esempio, diciamo che il nostro produttore di occhiali decide di avviare un nuovo $ 1, 000 acquisto da Frames Inc. e si impegna a pagare il 50% del costo in anticipo e il resto alla consegna. Nel caso di articoli di magazzino, come cornici, la spesa è rilevata quando gli articoli sono venduti al cliente, quando il ricavo è realizzato. In genere, l'intero importo sarà registrato come spesa al ricevimento della fattura (ammesso che i beni oi servizi siano stati forniti).

Con il metodo della contabilità di cassa, un'azienda registra le spese quando effettivamente paga i fornitori. StyleVision registra l'acconto di $ 500 sui telai quando effettua e paga l'ordine, e quindi registra il saldo di $ 500 quando riceve i frame ed emette il pagamento finale.

Una metrica chiave da monitorare per i team finanziari sono i giorni di pagamento in sospeso (DPO). Questo mostra il numero medio di giorni necessari alla tua azienda per effettuare pagamenti a creditori e fornitori e indica quanto bene stai gestendo sia il flusso di cassa che le relazioni con i fornitori.

Per calcolare il DPO, iniziare con i debiti medi per un determinato periodo, spesso un mese o un trimestre.

Media debiti = Saldo dei conti da pagare all'inizio del periodo - Saldo dei conti da pagare alla fine/2

DPO = media debiti/costo del venduto x numero di giorni nel periodo contabile

Che cos'è Contabilità clienti (AR)?

I crediti sono i fondi che i clienti devono alla tua azienda per prodotti o servizi che sono stati fatturati. Il valore totale di tutti i crediti è elencato nello stato patrimoniale come attività correnti e include le fatture che i clienti devono per gli articoli o il lavoro svolto per loro a credito.

In genere, i fornitori fatturano ai loro clienti dopo aver fornito servizi o prodotti secondo i termini concordati reciprocamente al momento della firma del contratto o dell'emissione di un ordine di acquisto. I termini in genere vanno da 30 netti, ovvero i clienti accettano di pagare le fatture entro 30 giorni - a 60 netti o addirittura a 90 netti, che una società può scegliere di accettare per assicurarsi un contratto. Però, per grandi ordini, una società può chiedere un deposito in anticipo, soprattutto se il prodotto è fatto su ordinazione. Anche le società di servizi fatturano spesso una parte delle loro commissioni in anticipo.

Una volta che un'azienda fornisce beni o servizi al cliente, il team AR fattura al cliente e registra l'importo fatturato come credito, annotando i termini.

Se il cliente paga come concordato, la squadra registra il pagamento come caparra; a quel punto, il conto non è più esigibile. Se il cliente non paga in tempo, l'AR o il team di riscossione probabilmente invierà una lettera di sollecito, che può includere una copia della fattura originale ed elencare eventuali penali per il ritardo.

Con software di contabilità e finanza, le aziende possono migliorare le metriche relative ai giorni di pagamento inviando automaticamente un'e-mail ai clienti sulle fatture scadute e richiedendo il pagamento immediato. I leader aziendali possono approfondire ogni account, o tutti i conti scaduti, per report più dettagliati sul cliente, fattura, scadenza, importo dovuto e condizioni di credito. Cerca la possibilità di escludere determinati clienti, come quelli con termini estesi, dalle e-mail di raccolta.

Esempio

Frames Inc. vede StyleVision come un cliente promettente ed è interessata a far crescere la relazione. Per vincere più affari, Frames Inc. offre StyleVision net-60 con un pagamento anticipato del 50% sui nuovi ordini di acquisto di $ 1, 000 o più. Quando StyleVision invia un ordine per $ 1, 000, Cornici Inc., che utilizza la contabilità per competenza, registra l'intero $1, 000 come attività nei crediti quando l'ordine viene spedito, aspettandosi che l'intera fattura venga pagata come concordato entro 60 giorni dal ricevimento delle cornici.

Come registrare la contabilità clienti

Nella contabilità per competenza, il saldo dei tuoi crediti è elencato nella contabilità generale tra le attività correnti. Quando le fatture vengono pagate, la finanza accredita il conto passivo appropriato e addebita i crediti per contabilizzare il pagamento. Anche le tasse di ritardo applicabili sarebbero contabilizzate come parte dei crediti.

Diversi rapporti importanti si basano su crediti, Compreso:

Rapporto fatturato crediti: Conosciuto anche come rapporto "fatturato crediti" o "fatturato debitori", il rapporto di rotazione dei crediti misura l'efficienza e la rapidità con cui un'azienda converte i propri crediti in contanti entro un determinato periodo contabile. La formula per calcolare il tasso di turnover AR per un periodo di un anno si presenta così:

Vendite di crediti annui netti/crediti medi =Fatturato dei crediti commerciali

Rapporto attuale: Chiamato anche capitale circolante, questa è una misura della liquidità:se la tua azienda è in grado di pagare gli obblighi a breve termine con liquidità disponibile o altre attività liquide che possono essere convertite in contanti entro un anno.

Rapporto capitale circolante = attività correnti/passività correnti

Giorni di vendita in sospeso (DSO): Mostra quanto tempo, in media, ci vogliono i clienti per pagare la tua azienda per beni e servizi.

Giorni di vendita in sospeso = crediti per un determinato periodo/vendite di credito totali X numero di giorni nel periodo

Cosa hanno in comune Contabilità fornitori e Contabilità clienti?

A livello di transazione individuale, ogni fattura è da pagare a una festa e credito ad un altro partito. Sia AP che AR sono registrati nella contabilità generale di un'azienda, uno come conto passivo e uno come conto attivo, ed è necessaria una panoramica di entrambi per ottenere un quadro completo della salute finanziaria di un'azienda.

I CFO devono prestare uguale attenzione sia ai debiti che ai crediti. Resisti a vedere AP semplicemente come un centro di costo. Aree da tenere d'occhio:entrambe le squadre hanno gli strumenti giusti, competenze e capacità di scalare con il business? L'azienda si sta estendendo, e ricevere, la giusta quantità di credito? I benchmark come i giorni di vendita in sospeso (DSO) stanno andando nella giusta direzione? Se il denaro è stretto, ai fornitori viene assegnata la priorità in base all'importanza per il business, termini concordati e incentivi per il pagamento anticipato?

Per i leader finanziari, eccellenza nelle pratiche contabili, gestione del flusso di cassa, produrre report migliori e massimizzare il capitale circolante sono al primo posto, e sia AR che AP sono fondamentali per tutto ciò.

Contabilità fornitori vs Contabilità clienti:differenze chiave

Per ogni vendita o acquisto, la tua azienda emetterà o riceverà una fattura. Se hai fornito il bene o il servizio, il team finanziario annoterà l'importo che si prevede di pagare nei crediti. Se stai pagando la fattura, annoterai l'importo nei conti da pagare.

AR è considerato un risorsa perché conti di ricevere quel denaro entro la tempistica definita quando è stata avviata la vendita. AP è considerato a responsabilità perché dovrai pagare tale importo entro un determinato periodo di tempo.

Dal punto di vista della leadership, queste due funzioni devono rimanere rigorosamente separate, nelle mani di diversi reparti o personale. Infatti, l'American Institute of CPAs considera la segregazione dei compiti un principio contabile fondamentale e un controllo interno essenziale per ogni azienda, principalmente per ridurre il rischio di frode.

In termini di debiti e crediti, I CFO devono garantire che la persona responsabile del pagamento delle fatture non possa inserire anche le fatture. Infatti, alcune aziende scelgono di avere un membro del team AR che annota la ricevuta dei pagamenti dei clienti e un altro registra tali pagamenti nella contabilità generale, e dal lato AP, un membro del team può approvare le fatture e un altro trigger di pagamento.

I revisori utilizzano metodi diversi per valutare l'efficacia delle garanzie di debiti e crediti. Quando gli auditor testano AP, in genere cercano istanze di errori di quantità o, in alcuni casi, comportamento non etico da parte del venditore. Per esempio, il fornitore potrebbe aver erroneamente o di proposito, fatturati per più prodotti di quelli consegnati.

Per i crediti, i revisori esaminano i conti scaduti da oltre 120 giorni. A quel punto, le aziende potrebbero dover adeguare le aspettative. Se i leader stabiliscono che il cliente non può o non vuole pagare, la finanza deve rimuovere l'importo dall'AR e addebitarlo come spesa.

Crediti È possibile pagare per questi account Denaro da ricevere Denaro da erogare Registrato come attività corrente in bilancio Registrato come passività corrente in bilancio Registro del venditore Registro del cliente Rilevato come reddito a meno che non sia stato cancellato Rilevato come una passività fino al pagamento

Qual è la relazione tra contabilità fornitori e contabilità clienti?

La contabilità fornitori e la contabilità clienti sono due facce della stessa medaglia. Quanto devi, e quanto ti è dovuto? Queste informazioni ti aiutano a comprendere la solidità finanziaria della tua attività e a mettere in atto pratiche per generare un flusso di cassa più sano.

Una soluzione finanziaria e contabile aiuta le aziende a risparmiare tempo, migliorare il controllo e aumentare la produttività automatizzando sia l'elaborazione delle fatture che i pagamenti. Per esempio, il software può ridurre al minimo il tempo e lo sforzo necessari per elaborare le fatture eliminando l'inserimento manuale e calcolando automaticamente gli sconti. Gestisce automaticamente l'elaborazione delle eccezioni in caso di discrepanze tra fatture e ordini di acquisto e fornisce informazioni in tempo reale sull'intero processo di contabilità fornitori per ridurre il rischio di fatture perse o pagamenti fraudolenti di fatture.