ETFFIN Finance >> Finanza personale corso >  >> Gestione finanziaria >> Contabilità

Processo Quote-to-Cash:che cos'è,

Benefici, &Esempi

Il processo preventivo-to-cash comprende tutto ciò che la tua azienda deve fare da quando un potenziale cliente riceve un preventivo per il tuo prodotto o servizio fino a quando non viene effettuato un acquisto, il prodotto o il servizio viene consegnato e il pagamento viene riscosso. Sebbene il rapporto preventivo a contante possa avere un aspetto diverso a seconda dei settori e dei tipi di attività, molti passaggi comuni del processo preventivo-to-cash possono essere migliorati o automatizzati per aiutare le aziende ad aumentare i ricavi riducendo i costi.

Cosa significa Quote-to-Cash (QTC o Q2C)?

Preventivo in contanti, talvolta abbreviato come QTC o Q2C, è un termine per una parte del processo di vendita e pagamento. Altri aspetti della tua attività che precedono il preventivo includono il branding e il marketing. Ma l'inizio concreto del processo QTC è generalmente considerato come la preparazione di un preventivo. A quel punto, hai un potenziale cliente nel tuo funnel di vendita, e misurare il successo nel convertire i potenziali in clienti e nel riscuotere i pagamenti è un indicatore chiave di prestazione (KPI) intuitivo. non solo dei tuoi processi di vendita, ma anche altri aspetti, compreso l'evasione degli ordini, fatturazione e crediti.

Che cos'è il processo Quote-to-Cash?

Quote-to-cash è un processo con diverse parti mobili che possono trarre vantaggio dall'automazione delle vendite e dei pagamenti. È comune per le piccole imprese e le startup utilizzare inizialmente soluzioni software autonome per gestire diverse parti delle loro attività. Per esempio, possono avere un fornitore per il software di contabilità, un altro per la catena di fornitura e un terzo per la gestione delle relazioni con i clienti. Il problema con questo approccio è che non sei in grado di visualizzare i tuoi processi in modo olistico. Il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) integra i dati provenienti da diverse aree in un unico, ambiente digitale particolarmente utile per il processo dal preventivo al contante perché collega tutti i passaggi dalla vendita all'evasione degli ordini e al pagamento.

A seconda delle dimensioni della tua azienda, industria e altri fattori, il tuo processo di quotazione in contanti varierà. Di seguito sono riportati alcuni passaggi comuni inclusi di frequente.

  • Configurazione del prodotto o del servizio
  • Prezzi
  • citando
  • Gestione contratti e ordini
  • Fatturazione
  • Processo di pagamento

Flusso di lavoro da preventivo a contanti in 8 passaggi

  1. Preparazione del preventivo: Questo è un modo per presentare formalmente prezzi e dettagli per un prodotto, lavoro o ordine. Questo darà al tuo cliente un'idea chiara sui prezzi. È normale che i potenziali clienti richiedano preventivi da diverse aziende e valutino i pro e i contro, insieme al prezzo prima di prendere una decisione. Ma un preventivo di solito significa che stanno pensando di fare affari con te e che i tuoi sforzi di marketing hanno avuto successo. Ciò comporta sempre un prezzo, ma non richiede necessariamente la configurazione. È ora che le vendite prendano il sopravvento.

  2. Configura, prezzo, citazione (CPQ): CPQ è una serie di passaggi che generano proposte di vendita ottimizzate per vendite high-touch (o prodotti che di solito richiedono più interazione con i clienti rispetto alla media). I venditori online possono utilizzare CPQ per creare sconti personalizzati, personalizzazioni di prodotti o pacchetti di vendita. CPQ può essere eseguito manualmente o con determinazione del prezzo completamente automatizzata, che crea preventivi in ​​modo rapido e preciso. Il concetto CPQ è nato nella produzione, specificamente make-to-order e engineer-to-order. A meno che tu non venda un prodotto complesso con molte opzioni diverse tra cui un cliente può scegliere, probabilmente non hai bisogno di un configuratore.

  3. Proposta: Le proposte sono documenti dettagliati presentati ai potenziali clienti nel tentativo di ottenere la loro attività. Questo termine è comunemente usato per incarichi di servizio in cui i risultati offerti devono essere spiegati in modo più dettagliato rispetto a un semplice preventivo. Spesso include più preventivi che stimano i costi delle forniture o della manodopera e può anche includere informazioni sulla cronologia. Le proposte possono essere richieste da un potenziale cliente o da un cliente in aggiunta a un preventivo per capire meglio come si sommano i costi, e questi sono in genere controfirmati per indicare un'intesa o un accordo sul documento.

  4. Contraente: Conosciuto anche come revisione legale, la fase contrattuale è il punto in cui tu e il cliente negoziate i termini della vendita, fino a quando non si raggiunge un accordo e si firma un contratto. Questo può essere semplice come il cliente che accetta un preventivo, o complicate come molte comunicazioni e trattative avanti e indietro per vendite più complesse.

  5. L'evasione degli ordini: Quando un cliente firma un contratto o una proposta, la fase successiva è l'evasione dell'ordine. È importante completare l'ordine nel modo più accurato possibile e secondo il programma concordato per la migliore esperienza del cliente. Alcune aziende che forniscono prodotti più complessi, e le aziende SaaS (software as a service) possono automatizzare completamente l'elaborazione degli ordini, mentre altri potrebbero aver bisogno di processi aggiuntivi per la spedizione degli ordini o la creazione di un prodotto o servizio personalizzato.

  6. Fatturazione: Alcune fatture possono essere completamente automatizzate e contenere istruzioni self-service per i pagamenti dei clienti con software di gestione finanziaria. A seconda delle tue esigenze, è possibile includere i numeri dell'ordine di acquisto (PO), ripartizione delle tasse e delle commissioni, e qualsiasi altra cosa il tuo cliente richiede per ricevere il pagamento. Indipendentemente da come vengono inviati, è fondamentale tenere registri di pagamento meticolosi in modo che ogni ordine venga pagato. Questa è anche un'area in cui i miglioramenti dell'efficienza possono aiutare ad aumentare il flusso di cassa. Inviando le fatture in tempo e rendendo il processo di contabilità clienti il ​​più semplice possibile, puoi aiutare a portare contanti alla porta più velocemente e migliorare il tuo flusso di cassa. Gli strumenti di riconoscimento delle entrate nei software di gestione finanziaria possono aiutarti a garantire un riconoscimento accurato delle entrate e a destreggiarti tra diversi obblighi di prestazione in modo da poter dedicare meno tempo alla gestione delle entrate, rispettare meglio le linee guida del settore e visualizzare facilmente le entrate future previste.

  7. Processo di pagamento: È importante rendere il processo di pagamento il più semplice possibile per il cliente, anche se ciò significa una spesa aggiuntiva per il venditore. A seconda della tua attività, dovresti essere pronto ad accettare pagamenti tramite carta di credito, ACH, bonifico bancario o assegno. Ancora, questo può essere completamente automatizzato in molti casi. E quando i clienti non pagano le fatture in tempo, dovresti avere un processo di raccolta in atto.

  8. Rapporti e analisi: Esaminando le operazioni tradizionalmente isolate (ad es. saldi, gestione ordini e contabilità clienti) e visualizzare l'intero processo dal preventivo alla cassa come un unico viaggio, sei in grado di comprendere meglio i processi interni nelle operazioni e nella contabilità. È anche un modo per cercare di trovare inefficienze o aree di possibile miglioramento in modo da poter convertire più potenziali clienti e accelerare i pagamenti per aumentare il flusso di cassa. I dashboard visualizzati nel software ERP possono aiutarti a vedere a colpo d'occhio i KPI e altre metriche per darti un'idea dei processi QTC. Puoi vedere in immagini semplici da capire cose come il tasso di abbandono, fatturato e giorni di vendita in sospeso. Uno dei principali vantaggi del software ERP è che i dati provenienti da tutte queste aree disparate possono essere aggregati in un unico spazio digitale in modo da poter monitorare più facilmente ogni fase del processo dal preventivo al contante.

Vantaggi del preventivo in contanti

L'analisi attenta del processo di quotazione in contanti può portare a diversi vantaggi, compreso un aumento delle entrate, migliore flusso di cassa e una maggiore efficienza complessiva.

Pensa a ogni passaggio che viene avviato dopo che è stato fornito un preventivo a un cliente. Dai processi di vendita, per l'evasione degli ordini, gestione delle scorte, fatturazione, crediti e altro ancora. Ci sono molte opportunità per perfezionare i processi e automatizzare le attività ripetitive che possono avvantaggiare la tua azienda, compreso tutto, da team di vendita più produttivi a meno errori di quotazione e proposta e ad una più rapida evasione degli ordini e fatturazione. E alla fine, un processo QTC migliorato aiuta a migliorare l'esperienza del cliente portando a ripetere l'attività e a maggiori entrate. Migliorare le inefficienze dovrebbe anche aiutare a ridurre i costi. Trascorrere del tempo in ogni fase del ciclo di vita del cliente può aiutarti a identificare le aree in cui puoi automatizzare meglio per ridurre i costi e migliorare l'esperienza del cliente.

Automazione dal preventivo al contante

Poiché la tecnologia si sviluppa alla velocità della luce, crescono anche le aree di possibile automazione. Alcune delle principali possibilità di automazione includono attività ridondanti o ricorrenti che richiedono molto sforzo manuale. Dall'inserimento dei dati, alla fatturazione ci sono probabilmente molte aree delle funzioni aziendali all'interno del processo QTC che potrebbero trarre vantaggio dall'automazione. A seconda delle dimensioni, settore e tipo di attività, l'automazione può avere un aspetto molto diverso. Inoltre, avrai bisogno della tecnologia e degli strumenti per renderlo possibile. Il software ERP è l'ideale per automatizzare i processi QTC perché tutti i dati aziendali sono aggregati in un unico ecosistema digitale, piuttosto che vivere in silos separati. Ecco alcuni dei luoghi in cui la tua azienda potrebbe prendere in considerazione l'automazione.

Citazione: La raccolta di varie informazioni e dati da diversi fogli di calcolo per compilare preventivi è un processo lungo e macchinoso. Il software ERP può semplificare questo processo per il tuo team di vendita automatizzando i preventivi e inviandoli ai potenziali clienti che li hanno richiesti.

Configura, prezzo, citazione (CPQ): Questo processo è ideale per un approccio personalizzato alle vendite. Personalizza sconti e promozioni e persino prodotti con prezzi accurati e informazioni sui prodotti raccolte dai dati all'interno del tuo ERP.

Contraente: Dopo aver effettuato un ordine o effettuato un acquisto, Il software ERP può avviare un processo di ordinazione automatizzato. Questo può integrarsi con il tuo portale di shopping online, quindi dopo aver effettuato l'acquisto, raccolta, i processi di imballaggio e spedizione iniziano automaticamente. Preconfigurare gli approcci all'inventario (come last in, prima fuori) e si integrano con le compagnie di spedizione in modo che le etichette di stampa vengano create man mano che gli ordini vengono evasi.

Fatturazione: L'invio tempestivo di fatture accurate aiuta a incoraggiare pagamenti più puntuali. Dopo aver effettuato gli ordini, le fatture possono essere inviate o programmate automaticamente con il software di gestione delle finanze. Può anche tenere traccia dei pagamenti e inviare promemoria per fatture scadute. E con il pagamento delle bollette online, ricevi il pagamento più velocemente e allo stesso tempo lo rendi più facile e veloce per i clienti.

Report approfonditi: Sono finiti i giorni in cui era necessario inviare una richiesta all'IT per consentire loro di raccogliere dati dall'azienda e creare report personalizzati. Anziché, immagini di facile comprensione che forniscono informazioni sulle diverse fasi del processo QTC possono essere disponibili tramite un ERP. Dashboard preconfigurate forniscono KPI per la gestione degli ordini, finanza e altro, pur offrendoti la possibilità di personalizzare i rapporti per soddisfare le esigenze specifiche della tua attività.

Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): Migliora le esperienze dei tuoi clienti con i sistemi CRM automatizzati. Questo tipo di software può aiutarti a tenere traccia di tutte le comunicazioni con i clienti, migliorare il servizio clienti, e aiutare con la generazione di piombo in una vasta gamma di settori.

Gestisci il processo Quote-to-Cash con ERP

Piuttosto che operare con diversi programmi software o utilizzare moduli di invio cartacei o e-mail, Il software ERP può connettere le diverse aree coinvolte nei processi QTC. Per di qua, puoi trovare i dettagli del cliente, statistiche di vendita, dettagli sulle vendite passate e potenziali e molto altro ancora dalle dashboard che mostrano informazioni immediate. Puoi anche approfondire le metriche e i KPI per eseguire ulteriori indagini sui dati.

I vantaggi del software ERP vanno oltre la semplice connessione dei dati in un unico ambiente digitale. I moduli software possono anche aiutare con singole parti dei processi. Per esempio, dopo aver ricevuto l'ordine di un cliente, che la cronologia degli acquisti e delle interazioni viene aggiornata automaticamente nel sistema CRM. Quindi avvia un processo di evasione degli ordini automatizzato. E sarai ben consapevole del tuo inventario, grazie al software di gestione del magazzino e della supply chain. È immagazzinato in modo efficiente in modo da rendere rapido il prelievo e l'imballaggio. Prossimo, il cliente riceve l'ordine e viene automaticamente inviata una fattura. E infine, sei in grado di tenere d'occhio l'intero processo per identificare i colli di bottiglia o le aree di possibile miglioramento in modo che i clienti abbiano interazioni più positive, ricevi i loro ordini in modo tempestivo e la tua attività viene pagata rapidamente.

Il processo di quotazione in contanti riunisce le vendite, gestione ed evasione ordini, fatturazione, crediti e altro ancora. Inizia quando un potenziale cliente fa un passo concreto:viene fornito un preventivo. E segue ogni fase del processo mentre il cliente effettua un acquisto, gli ordini sono evasi, fatture inviate e fatture pagate. E i processi QTC veramente efficienti terminano esaminando ogni fase del processo per identificare i colli di bottiglia in modo che la tua azienda possa convertire più clienti, evadere gli ordini prontamente e farsi pagare. Il software ERP è un componente chiave dell'analisi di ogni fase del processo QTC. Oltre a migliorare l'efficienza attraverso l'automazione e altri passaggi, può produrre report approfonditi sulle prestazioni dei processi OTC.

Domande frequenti

Qual è il processo di quotazione in contanti?

Il processo di quotazione in contanti è ogni fase del percorso del cliente dal momento in cui viene consegnato un preventivo o una proposta fino a quando viene effettuato un acquisto e ricevuto il pagamento.

Qual è il processo di preventivo su ordinazione?

Rappresenta le fasi del ciclo di vendita dal momento in cui viene offerto un preventivo al cliente fino all'accettazione e all'ordine del preventivo. Quote-to-order è una parte del processo di preventivo-to-cash.

Cosa significa CPQ?

CPQ è l'acronimo di configure, prezzo, Citazione. Rappresenta una fase del processo dal preventivo all'incasso in cui il preventivo viene personalizzato e generato per un cliente.

Qual è il processo dall'ordine al incasso?

Order-to-cash fa parte del processo di preventivo-to-cash. Rappresenta le fasi di vendita dal momento in cui viene effettuato l'ordine del cliente fino alla ricezione e all'elaborazione di un pagamento.