Contratti di tempo e materiali (T&M):come funzionano e modello gratuito

La stima accurata di qualsiasi lavoro di costruzione è una sfida. Se la stima è troppo grande, l'appaltatore perde il progetto a favore di un offerente più basso. Troppo piccolo, e il progetto finisce in rosso. Aggiungendo alla difficoltà, i costi dell'appaltatore possono variare tra il preventivo e il completamento dei lavori. I costi dei materiali potrebbero aumentare, i lavoratori potrebbero abbandonare la forza lavoro, potrebbero essere imposte nuove regole. Ecco perché alcuni appaltatori propongono un contratto di tempi e materiali.

Che cos'è un contratto di tempo e materiali (T&M)?

Con un contratto di tempo e materiali, invece di quotare un prezzo fisso per l'intero progetto, un contratto descriverà l'ambito approssimativo del lavoro insieme a un preventivo per una paga oraria fissa più il costo dei materiali. L'appaltatore potrebbe anche includere un prezzo massimo per il progetto - comunemente chiamato clausola "non superare" - come garanzia per proteggere il cliente dai costi incontrollati.

Prezzo fisso rispetto a tempo e materiali:

Ci sono alcune differenze importanti tra il prezzo fisso e i contratti di tempo e materiali. Contratti a prezzo fisso, in cui il prezzo finale è determinato prima dell'inizio dei lavori, sono più comuni dei contratti di tempo e materiali. I contratti a prezzo fisso sono più adatti a progetti che sono ben compresi sia dal cliente che dall'appaltatore e, perciò, il tempo ed i costi richiesti sono prevedibili.

Nei contratti a prezzo fisso, se le specifiche del lavoro cambiano dopo l'inizio del lavoro, il cliente e l'appaltatore devono negoziare una modifica al loro accordo. Ma un contratto di tempo e materiali di solito specifica solo lo scopo del lavoro insieme alle tariffe orarie del lavoro e ai costi dei materiali. Sono adatti a situazioni con meno prevedibilità perché se le specifiche del lavoro cambiano non è necessaria alcuna rinegoziazione; costa solo di più in termini di tempo e materiali.

Come funzionano i contratti di tempo e materiali?

L'appaltatore e il cliente concordano l'obiettivo del progetto e specificano il prodotto finito. Potrebbe non essere possibile definire tutti i passaggi lungo il percorso. All'interno di tale quadro, concordano la retribuzione oraria per i dipendenti dell'appaltatore, anche per i subappaltatori. L'appaltatore specifica anche i materiali da utilizzare, insieme a un tasso di ricarico per i prezzi dei materiali.

Quando utilizzare i contratti di tempo e materiali?

I contratti di tempo e materiali sono migliori quando l'ambito del lavoro o la sua durata non possono essere determinati prima dell'inizio del lavoro, come a volte accade nei progetti di costruzione. Quando si ristruttura un vecchio edificio, Per esempio, la rimozione delle pareti può rivelare marciume o altri danni non visibili prima dell'inizio del lavoro. Un'altra situazione matura per un contratto di tempo e materiali è quando è probabile che i prezzi dei materiali cambino. Forse si prevede che i costi del legname o del gas aumenteranno in modo significativo durante la durata del lavoro.

Cosa dovrebbe essere incluso in un contratto di tempo e materiali?

Oltre a specificare gli obiettivi del progetto, un contratto di tempo e materiali dovrebbe includere un prezzo fisso per il lavoro che includa il salario, in alto, costi generali e amministrativi e un margine di profitto. Il costo dei materiali dovrebbe includere il trasporto, tasse e un ricarico standard, di solito tra il 15% e il 35%. Ove opportuno, il contratto dovrebbe inoltre specificare un prezzo massimo mediante una clausola di non superamento.

Parti di un contratto di tempo e materiali

L'obiettivo di qualsiasi contratto è soddisfare i requisiti del progetto, coprire i costi e le spese generali dell'appaltatore e fornire un profitto all'appaltatore. A quello scopo, questi elementi sono generalmente inclusi in un contratto di tempo e materiali.

• Tariffe manodopera: Ciò dovrebbe includere la paga oraria non solo per i lavoratori e i subappaltatori, ma anche amministratori che gestiscono il progetto e la fatturazione.
• Ore massime di lavoro: Per proteggersi dai costi incontrollati e proteggere il cliente, è possibile specificare un numero massimo di ore di lavoro. Le ore eccedenti devono essere assorbite dall'appaltatore.
• Marcatura dei materiali: Al cliente verrà addebitato il costo effettivo dei materiali (compreso il trasporto), più un markup specificato, generalmente tra il 15% e il 35%.
• Clausola di non superamento dei tempi e dei materiali (T&M NTE): È possibile includere un preventivo non superiore all'intero progetto in modo che il cliente conosca il costo massimo del progetto prima dell'inizio dei lavori.
• Traguardi di pagamento: Per proteggere il flusso di lavoro del contraente, in alcuni casi è possibile includere traguardi concordati per i pagamenti progressivi.

Elementi aggiuntivi da considerare per un contratto di tempo e materiali

Un contratto di tempo e materiali dovrebbe stabilire quando l'appaltatore sarà pagato. Come incentivo a lavorare in modo efficiente, il pagamento può essere legato al raggiungimento di traguardi nel progetto. Altre opzioni sono la fatturazione periodica, magari settimanale o mensile, o una somma forfettaria al completamento del progetto.

Il cliente può anche specificare la qualità o il tipo di materiali da utilizzare, ad esempio il grado di legname su un progetto di costruzione.

Vantaggi e svantaggi dei contratti di tempo e materiali

Optare per un contratto di tempo e materiali piuttosto che un contratto a prezzo fisso ha i suoi vantaggi e svantaggi.

• Vantaggi: Con la certezza che tutti i costi saranno coperti, i contratti relativi a tempi e materiali sono semplici da implementare ea basso rischio per l'appaltatore. Il profitto è prevedibile. Le regolazioni sono facili quando le specifiche o le esigenze delle risorse cambiano.
• Svantaggi: I clienti spesso preferiscono un contratto a prezzo fisso perché il loro rischio è inferiore e il budget è più semplice. Quando si fa un'offerta contro un contratto a prezzo fisso, l'appaltatore con un contratto di tempo e materiali può perdere l'offerta. Il monitoraggio dei costi dei materiali e delle ore di lavoro è un lavoro extra per l'appaltatore. Con orario di lavoro a tempo indeterminato, i lavoratori dell'appaltatore potrebbero non essere motivati ​​a lavorare in modo efficiente. Includere una clausola di non superamento può aiutare a compensare questo problema.

Professionisti Contro Il semplice cliente potrebbe rimanere senza soldi prima che il progetto sia completo Assicura che l'appaltatore guadagnerà un profitto Senza una clausola di non superamento, i lavoratori non hanno alcun incentivo a lavorare in modo efficiente Facile adattarsi ai cambiamenti L'aumento dei prezzi del lavoro potrebbe incidere sul profitto Facile aggiungere o rimuovere risorse quando cambiano le esigenze Il monitoraggio dei costi è un lavoro extra

Contratti governativi di tempo e materiali

I contratti di tempo e materiali possono essere utilizzati per progetti governativi solo quando l'appaltatore può documentare che l'entità o la durata del lavoro non possono essere determinate o che i costi non possono essere stimati con precisione. L'appaltatore specifica tariffe orarie fisse separate per ciascuna classe di lavoratore. I materiali includono le forniture necessarie, insieme ai costi per il loro trasporto sul luogo di lavoro, oltre a servizi accessori, come lavori di pulizia.

I contratti dovrebbero includere un prezzo massimo (massimo). L'appaltatore deve coprire eventuali costi di manodopera in eccesso. Per garantire che gli appaltatori lavorino in modo efficiente, l'ente pubblico responsabile provvede alla supervisione del progetto.

Fatturazione con contratti di tempo e materiali

Con un contratto di tempo e materiali, è essenziale per un amministratore tenere traccia dei costi e mantenere la documentazione. Le ricevute dei materiali devono essere conservate e la manodopera deve essere documentata. I materiali non utilizzati che vengono restituiti devono essere sottratti dal totale.

Se il contratto prevede una clausola di non superamento, l'appaltatore deve informare il cliente quando il limite si avvicina.

Modello di contratto di tempo libero e materiali

Ogni progetto di costruzione è unico e richiede un contratto accuratamente redatto per soddisfare i suoi requisiti. Ma tutti i contratti hanno alcuni aspetti in comune, e ci sono alcuni elementi aggiuntivi che ogni contratto di tempo e materiale dovrebbe contenere.

Modello di contratto di tempo e materiali

Questo modello di contratto di tempo e materiali fornisce la struttura principale e i componenti principali che gli appaltatori possono personalizzare in base ai requisiti del loro progetto.

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Gestione dei contratti di tempo e materiali con NetSuite

Le aziende che utilizzano contratti di tempo e materiali devono tenere traccia di quante ore sono dedicate a un progetto, la tariffa fatturabile per le risorse assegnate e/o le attività da completare e la quantità e il costo dei materiali necessari per completare il progetto. Devono inoltre seguire specifiche regole di contabilità del progetto quando rilevano i ricavi dai contratti - ASC 606, se opera secondo i Principi Contabili Generalmente Accettati (GAAP) degli Stati Uniti, o IFRS 15 nei paesi in cui è richiesto l'International Financial Reporting Standard (IFRS). Senza il software giusto, questi sarebbero processi laboriosi e dispendiosi in termini di tempo per qualsiasi appaltatore.

Con il software di contabilità di NetSuite, i reparti di contabilità clienti possono fatturare ai clienti quando vengono utilizzati contratti di tempo e materiali. Automatizza inoltre il riconoscimento dei ricavi e aiuta le aziende a conformarsi agli standard appropriati. E la soluzione di servizi professionali di NetSuite fornisce funzionalità complete di contabilità dei progetti che semplificano il monitoraggio delle ore trascorse, materiali acquisiti e gli altri dettagli contabili richiesti per i contratti di tempo e materiali.

Conclusione

I contratti di tempo e materiali funzionano meglio quando l'ambito e la durata di un progetto sono imprevedibili prima dell'inizio del lavoro. La semplicità di un contratto di tempi e materiali garantisce all'appaltatore un profitto ma aggiunge un onere amministrativo in termini di tempi e costi di monitoraggio. Però, un buon software di contabilità può automatizzare gran parte o tutto questo onere aggiuntivo.

Domande frequenti su tempo e materiali

Come funzionano i contratti di tempo e materiali?

I contratti di tempo e materiali specificano l'ambito di un progetto ma sono a tempo indeterminato. Stabiliscono i prezzi per i materiali e le tariffe orarie per la manodopera, e il cliente viene fatturato a quelle tariffe per tante ore e tutto il materiale necessario per completare il progetto. Per proteggere i proprietari dei progetti, i contratti di tempo e materiali di solito includono un prezzo massimo sotto forma di una clausola di "non superamento".

Quando dovrebbe essere utilizzato un contratto di tempo e materiali?

Un contratto di tempo e materiali dovrebbe essere utilizzato quando l'ambito o la durata del progetto non possono essere stimati con precisione. Regole di acquisizione federali degli Stati Uniti, infatti, affermare che è l'unico caso in cui sono consentiti contratti di tempo e materiali.

Cosa si intende per contratto di tempo e materiali?

Invece di un prezzo fisso che copre l'intero progetto, un contratto di tempo e materiali cita le tariffe orarie della manodopera e i costi dei materiali. Il cliente paga per questa manodopera e il costo dei materiali utilizzati per completare il progetto.

Tempo e materiali sono un contratto di tipo costo?

Sì. Il cliente paga i costi del lavoro, piuttosto che un prezzo fisso predeterminato.

Qual è la differenza tra T&M e prezzo fisso?

Nei contratti a prezzo fisso, l'appaltatore indica un prezzo fisso per l'intero progetto e si assume il rischio di superamento. In un contratto di tempo e materiali, l'appaltatore addebita al cliente il costo dei materiali, più una tariffa oraria fissa per la manodopera. In un contratto T&M, il cliente si assume più rischi.