I 15 migliori consigli per la contabilità di piccole imprese e startup

Una corretta gestione delle finanze di un'azienda, e avere qualcuno dedicato a quel processo, è una componente cruciale del successo sia per le piccole imprese che per le startup.

Secondo il Bureau of Labor Statistics, Il 20% delle aziende non supera il primo anno, e solo il 30% delle piccole imprese rimarrà in attività 10 anni dopo il loro lancio. Adesione alle migliori pratiche contabili e assunzione o esternalizzazione di una persona dedicata a questa funzione, può aiutare a prevenire i problemi di flusso di cassa responsabili di molti fallimenti aziendali. Ulteriore, queste best practice possono anche indicare la strada per approfondimenti che possono portare alla crescita delle piccole imprese.

I 15 migliori consigli per la contabilità di piccole imprese e startup

Ogni piccola impresa deve seguire i processi contabili di base per garantire solide pratiche di gestione finanziaria. Questi includono:

1. Separare le spese aziendali e personali. Uno dei primi passi che una piccola impresa dovrebbe compiere è aprire un conto bancario aziendale, che può fare dopo aver ottenuto il suo numero di identificazione del datore di lavoro, o EIN (i proprietari individuali possono utilizzare i numeri di previdenza sociale). I conti bancari aziendali offrono diversi vantaggi rispetto a quelli personali, Compreso:

   • Semplificare il monitoraggio e la convalida delle spese aziendali per usufruire delle detrazioni fiscali.
   • Offrire protezione della responsabilità personale mantenendo i fondi aziendali separati dai fondi personali.
   • Fornire l'opzione di una linea di credito che l'azienda può utilizzare per coprire le lacune di cassa.

   Le aziende dovrebbero aprire un conto corrente, conto di risparmio, conto della carta di credito e conto dei servizi commerciali, che consente all'azienda di accettare transazioni con carta di credito e di debito dai clienti.

2. Ottieni un software di contabilità (e un contabile). La contabilità è il processo organizzato di monitoraggio di tutte le entrate e le spese. È una componente fondamentale della gestione finanziaria che garantisce agli imprenditori le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni aziendali valide. Per molti piccoli imprenditori, la contabilità non è tra le loro abilità. Assumere una persona dedicata al compito o, per le piccole imprese, l'esternalizzazione della funzione è spesso un saggio investimento.

   Il software di contabilità automatizza i processi di contabilità che richiedono tempo e sono soggetti a errori se completati manualmente, e rende più facile trovare tutte quelle informazioni per completare i rendiconti finanziari. Le piccole imprese stanno riscontrando molto successo con il software di contabilità basato su cloud, in particolare, con più della metà degli intervistati statunitensi intervistati da Robert Half che riferiscono che le loro aziende utilizzano alcune o solo soluzioni basate su cloud per la contabilità e la finanza. Sebbene la maggior parte delle aziende inizi con un software di contabilità di base, man mano che crescono e diventano più complessi, potrebbero dover investire in un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Una volta che un'azienda ha un sistema ERP, può aggiungere moduli per altre funzioni aziendali, con tutto legato ad un unico database.

3. Sviluppa un budget. Uno dei primi passi nella creazione di un business plan è fornire proiezioni di entrate e un elenco di spese anticipate, e quindi confrontare quel budget con le spese e le entrate effettive. Uno studio della Federal Reserve Banks di Chicago e San Francisco ha riportato che oltre il 60% delle imprese con un'eccellente salute finanziaria ha sempre costruito un budget e, successivamente ha aperto un conto bancario separato per il libro paga. Meno del 5% delle aziende con problemi di salute finanziaria è impegnato in queste due pratiche di pianificazione e gestione finanziaria.

4. Tieni registri aziendali accurati. La tenuta dei registri è una delle responsabilità più importanti per un piccolo imprenditore. Il software di contabilità può automatizzare gran parte del processo di registrazione e archiviare digitalmente i documenti finanziari. Ciò semplifica la documentazione dell'importo, tempo, luogo e scopo commerciale di una transazione quando si richiedono le spese come detrazioni fiscali. I requisiti dell'IRS impongono di conservare i registri, generalmente, per almeno tre anni:i contabili consigliano di conservarli per sette anni. I record che un'azienda deve mantenere sono elencati in dettaglio nella pubblicazione IRS 583. Ma alcuni vale la pena menzionare per le piccole imprese e le startup includono:

   1. Incassi lordi sono le entrate che ricevi dalla tua attività, e le registrazioni includono:nastri del registratore di cassa, informazioni sui depositi (vendita di contanti e crediti), libretti delle ricevute, fatture e moduli 1099-MISC.

   2. Spese sono i costi che devi sostenere per gestire la tua attività, e le registrazioni includono:assegni annullati o altri documenti che riflettono la prova del pagamento/fondi elettronici trasferiti, ricevute del nastro del registratore di cassa, estratti conto, ricevute, estratti conto e fatture di carte di credito.

      Gli scanner per ricevute semplificano la digitalizzazione di ricevute e fatture per un facile monitoraggio mappando automaticamente i contenuti in campi definiti nel software di contabilità. Il software di contabilità può offrire la propria app mobile o supportare un'app di terze parti che consente a un dipendente o a un imprenditore di scansionare le ricevute con la fotocamera del proprio smartphone. Queste app utilizzano la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per tradurre il testo in codice leggibile dalla macchina.

   3. Immobilizzazioni devono essere registrati per calcolare l'ammortamento annuale e il loro guadagno o perdita quando li vendi. I documenti patrimoniali includono fatture di acquisto e vendita; dichiarazioni di chiusura di immobili; assegni annullati o altri documenti che identificano il beneficiario, importo e prova di pagamento/fondi elettronici trasferiti; ricevute, estratti conto e fatture di carte di credito. I costi relativi all'acquisto di immobilizzazioni immateriali a vita limitata sono ammortizzati. Altre categorie di beni, come beni immateriali correnti o a vita indefinita, non sono né ammortizzate né ammortizzate.

5. Scegli un metodo di contabilità. Ogni piccola impresa e startup deve scegliere una serie di regole per determinare quando riportare entrate e spese. Ciò fornisce un metodo contabile coerente ai fini fiscali. Generalmente, in base alle modifiche introdotte dal Tax Cuts and Jobs Act, le piccole imprese con 25 milioni di dollari o meno di entrate lorde annue per i tre anni fiscali precedenti possono scegliere tra contabilità per competenza e contabilità di cassa. Però, poiché i Principi contabili generalmente accettati (GAAP) richiedono la contabilità per competenza, molte aziende preferiscono questo metodo.

   La contabilità di cassa può essere più semplice e più facile da gestire per le piccole imprese perché le entrate vengono registrate quando viene ricevuto il pagamento. Allo stesso modo, le spese vengono detratte quando il denaro viene effettivamente prelevato dal conto della società. La contabilità per competenza registra le vendite quando un prodotto viene spedito o un servizio viene consegnato. In un contesto di vendita al dettaglio, una vendita è riconosciuta al momento dell'acquisto, e in altri settori i ricavi potrebbero non essere registrati per diverse settimane o addirittura mesi dopo la vendita. Richiede la contabilità in partita doppia. Poiché la contabilità per competenza ha una visione a lungo termine dell'attività, generalmente fornisce un quadro migliore della salute finanziaria di un'azienda.

6. Tieni aggiornati i libri. Senza tenere aggiornati i libri, proprietari e dipendenti non hanno un quadro chiaro dello stato finanziario dell'azienda. L'automazione dell'acquisizione di ricevute e fatture è un modo per garantire che i libri siano sempre aggiornati. Un altro passaggio importante è collegare i conti bancari al software di contabilità. Le aziende possono scaricare estratti conto e carte di credito e importarli manualmente come CSV (Excel), ma alcuni sistemi di contabilità offrono un plug-in che estrarrà le informazioni dal tuo conto bancario e recupererà automaticamente le transazioni bancarie giornaliere e i file di estratto conto. L'azienda può definire le regole di corrispondenza nel proprio sistema per riconciliare le dichiarazioni, che rende il processo di riconciliazione molto più facile. Alcuni software di contabilità offrono un'integrazione diretta alle banche, in modo che l'imprenditore possa gestire e completare tutte le attività bancarie nel sistema contabile senza accedere anche al portale del proprio conto bancario.

7. Ottimizza i termini e la fatturazione degli AP. Per trattenere più a lungo i contanti, usufruire di condizioni di credito da fornitori chiave. Paga le bollette secondo un programma che massimizza il tuo flusso di cassa, e quando possibile, paga in anticipo con i fornitori che offrono uno sconto per farlo. Per garantire un flusso di cassa costante, fare tutto il possibile per incoraggiare il pagamento puntuale da parte dei clienti. Ciò potrebbe includere l'offerta di sconti per il pagamento anticipato, eseguire controlli del credito sui potenziali clienti prima di fare affari con loro e, quando necessario, revoca dei termini di credito. Un software di contabilità in grado di automatizzare i processi di fatturazione inviando automaticamente fatture e promemoria di follow-up potrebbe anche aiutare a prevenire l'accumulo di fatture in sospeso.

8. Funzioni contabili separate. Le aziende pubbliche devono seguire regolamenti che richiedono controlli per garantire la separazione dei compiti. È più probabile che le piccole imprese abbiano una sola persona che gestisce molte funzioni contabili, ma questo crea un ambiente che introduce il rischio di frode contabile. Però, i proprietari possono ridurre al minimo questo rischio mettendo in atto alcuni semplici controlli. Un controllo efficace è garantire che la stessa persona che taglia gli assegni non firmi gli assegni e riconcili gli estratti conto.

9. Tieni d'occhio alcune spese ad alto costo. Il costo del lavoro è la spesa maggiore per la maggior parte delle piccole imprese, e l'inventario è spesso un altro. Per ridurre le spese di manodopera, molte piccole imprese esternalizzano il lavoro ad appaltatori che fatturano a una tariffa oraria. Questo può essere più economico perché gli appaltatori potrebbero non aver bisogno di 40 ore settimanali per completare il tuo lavoro e non richiedono benefici. Il software di monitoraggio del tempo può aiutare i leader a capire quanto costano determinate attività all'azienda, consentendo all'azienda di pianificare meglio e trovare modi per controllare queste spese. Le aziende possono ridurre i costi di inventario monitorando i costi di trasporto dell'inventario, rapporto di rotazione delle scorte, importo perso per inventario obsoleto e altre metriche chiave.

10. Piano per grandi investimenti. Monitorando costantemente le spese e le entrate, l'azienda può identificare il momento migliore per grandi investimenti e stabilire il credito di cui potrebbe aver bisogno per coprire il costo. Le carte di credito aziendali possono aiutare un'organizzazione a stabilire una storia creditizia in modo che abbia maggiori possibilità di qualificarsi per il finanziamento (e condizioni di finanziamento ottimali), comprese linee di credito e prestiti, quando ha bisogno di più capitale. Garantire queste fonti di finanziamento è importante per la salute finanziaria complessiva di un'azienda:il 45% delle aziende con un'eccellente salute finanziaria ha ricevuto prestiti o carte di credito da una banca, rispetto a solo il 3% delle aziende con una salute finanziaria scadente o inferiore alla media, secondo lo studio della Federal Reserve. Inoltre, le carte di credito offrono vantaggi per l'azienda come premi aziendali o premi di viaggio.

11. Monitorare attentamente la preparazione fiscale. L'IRS generalmente richiede che i proprietari individuali, i partner e gli azionisti della società S effettuano pagamenti fiscali stimati se si aspettano di dover imposte di $ 1, 000 o più al momento della presentazione della dichiarazione. Esistono registri fiscali specifici per l'occupazione che è necessario conservare (dettagliati nelle risorse dell'IRS su Recordkeeping for Employers e Employer's Tax Guide). L'IRS fornisce fogli di lavoro nel modulo 1040-ES, Imposta stimata per le persone fisiche, o Modulo 1120-W, Imposta stimata per le società che aiutano a calcolare l'imposta stimata. Le aziende dovrebbero anche controllare il calendario fiscale dell'IRS. Il calendario fiscale include le scadenze e le azioni per ogni mese. Un'azienda può registrarsi per ricevere promemoria via e-mail, o anche importare promemoria in Outlook.

12. Cerca una guida professionale per la preparazione delle tasse. La NSBA afferma che una piccola impresa su tre dichiara di spendere più di 40 ore all'anno in tasse federali. Non sorprende quindi che circa i due terzi delle piccole imprese paghino un commercialista/contabile esterno per gestire le proprie tasse. Ci sono ancora più vantaggi qui per un unico proprietario, poiché il costo dell'assunzione di qualcuno per preparare la dichiarazione dei redditi della tua azienda è deducibile.

13. Assicurati che i dati di inventario siano accurati. Per preparare i rendiconti finanziari, l'azienda necessita di dati di inventario accurati. Deve calcolare il costo del venduto (COGS) per il conto economico, e il valore delle scorte a disposizione per il bilancio. L'inventario fisico viene monitorato contando manualmente gli articoli su base regolare o associando i conteggi a un sistema di gestione dell'inventario che può regolare automaticamente i numeri man mano che si verificano le vendite se è integrato con il sistema del punto vendita e il software di contabilità. Il software di gestione dell'inventario non solo rende molto più facile tenere traccia dell'inventario, ma le informazioni saranno più accurate.

14. Utilizza i rendiconti finanziari per valutare le prestazioni aziendali. Le spese di registrazione e le entrate sono la base per la generazione di questi tre rendiconti finanziari chiave. I conti economici aiutano l'azienda a determinare il suo profitto (o la sua mancanza), un bilancio mostra le attività, passività e patrimonio netto per un'istantanea della sua posizione finanziaria in un determinato momento, e il rendiconto finanziario mostra se l'azienda ha flusso di denaro sufficiente in entrata e in uscita da un'attività in un determinato periodo e quanta liquidità rimane. Quando combinato con il bilancio, però, il rendiconto finanziario può mostrare se un'impresa dispone di liquidità sufficiente per adempiere alle proprie obbligazioni attuali. Tutte e tre le dichiarazioni sono richieste da banche e investitori per garantire finanziamenti o finanziamenti.

15. Genera proiezioni finanziarie. Le proiezioni finanziarie aiutano le aziende a stimare le entrate e le spese future per anticipare se hanno bisogno di finanziamenti o se devono effettuare spese in conto capitale. Le previsioni finanziarie aiutano i leader aziendali a stimare il flusso di cassa e a determinare quando modificare i prezzi oi piani di produzione.

    Le previsioni forniscono importanti informazioni finanziarie alle parti interessate esterne quando l'azienda cerca un prestito o un finanziamento, o se l'attività è oggetto di un'acquisizione. Una società può anche utilizzare queste previsioni per creare rendiconti finanziari pro-forma, quali sono le previsioni di conto economico, bilanci e rendiconti finanziari. Le proiezioni si basano su tecniche di modellazione finanziaria e forniscono le risposte alle domande che possono provenire da istituti di credito, investitori o altri stakeholder aziendali. Al loro livello di base, forniscono la risposta a una domanda del tipo:se ti prestiamo questi soldi, cosa ne farai e come lo ripagherai?

Adottando misure per stabilire solidi processi contabili fin dall'inizio, le piccole imprese e le startup aumentano le loro probabilità di successo. Gli studi dimostrano che più spesso una piccola impresa rivede i propri dati finanziari, migliore è la sua salute finanziaria, che alla fine dovrebbe guidare il successo a lungo termine. Sebbene la contabilità non sia la passione della maggior parte dei proprietari di piccole imprese, devono rivedere frequentemente queste metriche finanziarie critiche per sfruttare le opportunità di crescita e garantire che la loro azienda non sia sulla strada dell'insolvenza.