Quali sono le differenze tra il software di contabilità cloud e il software di contabilità on-premise?

Dall'abaco al sistema del nodo quipu inca, ai registri scritti, calcolatrici e calcolatrici, le persone usano strumenti di contabilità da secoli.

Oggi, la maggior parte dei professionisti della contabilità si affida a una sorta di software per gestire le fatture, ordini, crediti e debiti. Quel software può variare notevolmente in termini di sofisticazione a seconda della complessità dell'attività e delle esigenze del cliente. Per esempio, molte piccole imprese possono gestire i propri libri su fogli di calcolo Excel. Molti continuano a utilizzare Excel per la contabilità anche se la loro attività cresce, che alla fine si traduce in dati disparati sparsi su più fogli di calcolo che sono obsoleti o addirittura presentano numeri in conflitto. Questo fa perdere tempo alle aziende a concordare i numeri corretti e a giustificare i loro dati. Infine, le aziende devono investire in un pacchetto software di contabilità e, in definitiva, a seconda della loro crescita, pianificazione delle risorse aziendali a tutti gli effetti.

Quando si tratta del modo in cui le aziende gestiscono la contabilità, ci sono una serie di opzioni. Alcuni semplicemente affidano la contabilità a un'agenzia, ma questo lascia i dati aziendali critici e la capacità di sfruttarli efficacemente per approfondimenti sul business nelle mani di qualcun altro. Per coloro che distribuiscono software di contabilità, possono distribuire software di contabilità on-premise o software di contabilità basato su cloud.

Che cos'è il software di contabilità cloud?

Il software di contabilità automatizza alcuni o tutti i processi associati alla misurazione e alla comunicazione delle informazioni finanziarie di un'azienda. Questo include i debiti, crediti, reddito, spese e altro. Il software di contabilità consente al dipartimento finanziario di assemblare più facilmente i dati finanziari e di diffonderli alle parti interessate, sia interni che esterni come revisori dei conti, investitori e fornitori.

Che cos'è il software di contabilità locale (tradizionale)?

Storicamente, il software di contabilità è stato eseguito in sede, il che significa che il software e il database sono archiviati su un server locale a cui le persone all'interno dell'organizzazione possono accedere e manipolare. L'emergere del cloud computing è iniziato con funzioni più semplici come e-mail, ma da allora è cresciuto fino a includere quasi tutte le applicazioni software.

Quali sono i diversi tipi di software di contabilità cloud?

Sebbene ci siano stati decenni di una miriade di fornitori che hanno fatto del loro meglio per seminare confusione e creare clamore intorno al cloud computing, è nella sua forma più elementare un'idea semplice:usare il computer di qualcun altro su Internet. Ci sono, però, una serie di approcci diversi. C'è la fornitura di infrastrutture, dove il fornitore cloud fornisce i server, rete e data center e il cliente accede semplicemente alla potenza di calcolo tramite Internet, comunemente indicato come Infrastructure as a Service o IaaS. In alternativa, il fornitore può fornire sia l'infrastruttura che gli strumenti e un ambiente di sviluppo su cui il cliente scrive e gestisce un'applicazione, comunemente indicato come Platform as a Service o PaaS. Finalmente, la forma di cloud più antica e familiare è quella in cui il fornitore fornisce l'infrastruttura, la piattaforma e l'applicazione software, cui il cliente accede tramite Internet, tramite browser o dispositivo mobile, chiamato Software as a Service o SaaS.

Quando si tratta di software di contabilità cloud, la maggior parte rientra sotto la bandiera del Software as a Service, anche se non tutti. La maggior parte degli osservatori del settore considera un'applicazione software come SaaS solo se viene eseguita in un ambiente multi-tenant. Ciò significa che esiste un unico codice sorgente per l'applicazione condiviso da tutti i clienti, mentre i loro dati sono tenuti separati. Alcuni fornitori di software o i loro partner ospiteranno una singola applicazione nel proprio data center, gestirlo e consentire al cliente di accedervi tramite Internet, ma poiché ogni cliente ha la propria versione del software, non offre le stesse economie di scala di SaaS. Questo approccio è comunemente indicato come hosting o modello ASP (Application Service Provider) e chiamato da alcuni fornitori SaaS Fake Cloud.

Quali sono i 5 vantaggi del software di contabilità cloud rispetto al software di contabilità on-premise?

Il software di contabilità SaaS o basato su cloud presenta una serie di vantaggi rispetto al software on-premise.

Scalabilità

In primis, il software di contabilità cloud può scalare meglio con la crescita di un'azienda. Poiché tutto ciò che serve per aggiungere capacità aggiuntiva è una licenza utente e un browser, le aziende possono aggiungere rapidamente e facilmente personale finanziario. Se una società aggiunge un nuovo, ufficio, sede o filiale, anche la gestione della funzione contabile e finanziaria è semplice. È solo questione di accedere a un computer e accedere all'applicazione.

Accessibilità

Questo vantaggio si estende anche alla forza lavoro. I membri del team in viaggio, bloccato da qualche parte a causa del tempo o di una catastrofe o anche di coloro che vogliono solo lavorare da casa, può farlo facilmente senza la necessità di una VPN.

Efficacia dei costi

Poiché il software di contabilità cloud non richiede un investimento iniziale in server, banche dati, data center e il personale per gestirlo, i costi iniziali per il cloud sono di gran lunga inferiori rispetto ai sistemi di contabilità on-premise. Questi risparmi sui costi si estendono per tutto il ciclo di vita della proprietà del software di contabilità cloud perché le aziende possono evitare i cicli di aggiornamento costosi e dirompenti richiesti dal software on-premise, ma anche perché il fornitore continua a trasferire tali economie di scala.

Il processo di revisione

Quando si tratta di audit finanziari, il software di contabilità cloud aggiunge un ulteriore livello di praticità. Alcune aziende sono state semplicemente in grado di fornire a revisori esterni l'accesso al loro sistema contabile SaaS e, invece di occupare una sala conferenze con una piccola squadra e una stanza piena di scatole, i revisori possono svolgere il loro lavoro fuori sede.

Aggiornamenti automatici

Ma probabilmente il più grande vantaggio del software di contabilità cloud rispetto al software on-premise è che è sempre aggiornato. Le società di software di contabilità cloud in genere effettuano più aggiornamenti al loro software ogni anno e, poiché ogni cliente utilizza la stessa versione del software, ogni cliente riceve questi aggiornamenti quando il fornitore li pubblica. È diverso dal software di contabilità on-premise, che richiede aggiornamenti manuali, patch e aggiornamenti a eventuali integrazioni con altri software che potrebbero essere richiesti. Significa anche che qualsiasi modifica ai regolamenti sulle regole contabili o alla legge statale o federale può essere contabilizzata, integrato nel sistema e inviato ai clienti con la semplice pressione di un pulsante. Per esempio, con le recenti modifiche alle regole sul riconoscimento dei ricavi, in particolare ASC 606 ricavi da contratti con clienti emessi da FASB e IASB, Il software di contabilità SaaS potrebbe tenere conto di tali modifiche, incorporarlo nel sistema e diffonderlo ai clienti quando le regole sono entrate in vigore.

Quale sistema è una scelta migliore per te?

Non ci sono davvero vantaggi nell'avere il tuo software di contabilità eseguito in sede rispetto al cloud. Alcuni fornitori on-premise potrebbero suggerire che ci sono vantaggi in termini di sicurezza nell'accogliere i dati contabili nel luogo, ma le precauzioni di sicurezza adottate dai fornitori di software di contabilità cloud, sia fisico che cibernetico, è quasi sempre molto più sofisticato e avanzato di un'attività individuale. Alcuni luoghi hanno requisiti legali per conservare i dati all'interno di una particolare area geografica, ma la maggior parte dei fornitori di software di contabilità cloud sta costruendo o ha già costruito data center in quei luoghi per tenere conto di tali leggi. Oggi, la scelta predefinita è il cloud.