Che cos'è la contabilità fornitori (AP)?

I debiti di una società rappresentano le sue passività a breve termine:fatture dovute a fornitori, Per esempio. I dipartimenti AP sono responsabili dell'elaborazione delle note spese e delle fatture e dell'esecuzione dei pagamenti. AP è una voce chiave nella sezione delle passività del bilancio di un'organizzazione.

In ambito contabile, debiti è la contropartita diretta dei crediti (AR).

Alcuni punti chiave:

• I debiti rappresentano le passività a breve termine di un'organizzazione.
• I team AP sono responsabili dell'elaborazione delle fatture e degli ordini di acquisto in conformità con le politiche e i flussi di lavoro stabiliti.
• I debiti totali a breve termine sono una voce chiave nei bilanci e all'interno di una contabilità generale.

Video:AP contro AR

Spiegazione dei conti da pagare

Vediamo alcune cose fondamentali da capire.

Conti da pagare e conti da pagare

Laddove AP rappresenta l'importo che un'impresa deve sotto forma di obbligazioni a breve termine a creditori e fornitori, AR sono i fondi che deve ricevere dai creditori, come clienti, distributori e partner.

Tipi di debiti

Spese, pagamenti e rimborsi di prestiti a breve termine sono tutti elencati in un bilancio come conti da pagare. Una responsabilità chiave che non è considerata AP è il libro paga, che è elencato separatamente.

Debiti vs debiti commerciali

Alcuni descrivono conti e debiti commerciali come la stessa cosa. tecnicamente, anche se, i debiti commerciali sono un sottoinsieme di PA in quanto descrivono gli importi in sospeso dovuti per l'inventario consegnato a un'azienda.

Perché è importante la contabilità fornitori?

Essenzialmente, AP rappresenta una parte significativa delle passività di un'azienda. Il mancato rispetto delle migliori pratiche durante la gestione dei debiti può essere costoso. Alcuni accordi con i fornitori includono tariffe crescenti per il pagamento ritardato delle fatture. Il ritardo può comportare ritardi nella ricezione di beni e servizi dai fornitori. Anche il pagamento abituale delle fatture in ritardo segnala spesso problemi di flusso di cassa.

Flusso di lavoro della contabilità fornitori

Il processo di approvazione mediante il quale le organizzazioni ricevono le fatture e la documentazione di supporto è denominato "flusso di lavoro della contabilità fornitori". Storicamente, il processo AP era manuale, e molte piccole imprese e ditte individuali usano ancora questo approccio. Ma qualsiasi organizzazione che ha elevati volumi di fatture da elaborare ha probabilmente implementato un sistema di automazione della contabilità fornitori che semplifica il processo formale del flusso di lavoro, garantisce l'applicazione delle policy e facilita i controlli.

Come registrare i debiti

Quando un team finanziario riceve, dire, una nota spese di un dipendente o una fattura originale o un ordine di acquisto per beni e servizi, viene iscritto in contabilità generale come spesa. Una volta che un funzionario autorizzato ha approvato la spesa e il pagamento è stato emesso secondo i termini di pagamento del contratto (come 30 giorni netti o 60 giorni netti), il team di contabilità lo registra come pagato.

Esempi di conti fornitori

Praticamente tutte le aziende hanno delle spese. I ristoranti devono ordinare le scorte di cibo da qualsiasi numero di fornitori. I costi operativi tipici includono l'affitto, utenze e assicurazioni. Uno studio medico può pagare un'impresa di pulizie specializzata e spendere fondi per attrezzature noleggiate e consulenza legale. Essenzialmente, al di fuori del libro paga, se la tua azienda riceve e paga una fattura, questo è AP.

Qual è il ruolo dei debiti?

I team AP registrano le note spese, fatture originali ed evadere gli ordini di acquisto in modo tempestivo, secondo le condizioni contrattuali di assunzione. Il dipartimento è responsabile della conferma che le note spese e gli ordini di acquisto includano la documentazione di supporto, e garantiscono la conformità con le politiche dell'organizzazione, nonché con quelle locali, normative di settore e nazionali. Una volta emessi i pagamenti, la squadra li registra. I team di contabilità fornitori svolgono un ruolo fondamentale nella segnalazione delle passività complessive di un'azienda e nella gestione del flusso di cassa.

Qual è il processo di contabilità fornitori?

Dopo aver ricevuto una fattura originale o un ordine di acquisto, qualcuno nel dipartimento AP lo esamina per assicurarsi che tutti i dettagli siano accurati e conformi alle politiche. Oltre a eventuali imprecisioni, il processo di revisione include la ricerca di segni di frode, assicurandosi che la fattura non sia un duplicato e controllando i termini del fornitore per assicurarsi che la fattura venga elaborata in tempo.

I debiti sono una spesa?

Sì. Le spese tipiche includono l'affitto, pubblicità, forniture, utenze e rimborsi trasferte dipendenti.

Qual è il rapporto di fatturato dei conti da pagare?

Un rapporto di fatturato dei conti da pagare è la misura della liquidità nella contabilità che descrive quanto velocemente, o lentamente, un'organizzazione paga i suoi conti. Un elevato rapporto di turnover AP suggerisce che un'organizzazione sta pagando rapidamente fatture e note spese, mentre un rapporto fatturato pagabile inferiore significa che è più lento nell'effettuare i pagamenti.

Team Contabilità fornitori (AP)

A seconda delle dimensioni di un'organizzazione, un team AP potrebbe comprendere una o più persone. Nei casi in cui una squadra è composta da più dipendenti, un manager è solitamente responsabile del buon funzionamento del dipartimento.

Competenze contabilità fornitori: I membri del team AP devono avere una forte organizzazione, capacità analitiche e comunicative; essere orientato ai dettagli; e lavorare bene con i computer, compreso il software di automazione della contabilità fornitori.

Scelta di un software di contabilità fornitori (o fornitore)

La scelta di un sistema di automazione della contabilità fornitori è una decisione strategica. Le valutazioni dovrebbero includere tutte le parti interessate, compresi quelli che lavorano nel dipartimento AP e il CFO di un'organizzazione. Le considerazioni includono quanto bene il software di automazione a pagamento può elaborare e scambiare dati da altri sistemi all'interno dell'organizzazione, nonché da altri all'interno del settore e della catena di fornitura dell'organizzazione. I CFO dovrebbero valutare quanto bene le soluzioni di automazione AP si integrano con i loro sistemi ERP. Idealmente, il fornitore di soluzioni di automazione AP ha stretto una partnership con il fornitore ERP o ha subito una qualche forma di certificazione o convalida per garantire la compatibilità e la capacità di raggiungere il livello di automazione desiderato.