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Che cos'è la fatturazione dei progressi e perché è importante?

Il denaro è il re. Farlo in casa dai clienti può essere una sfida, anche se, soprattutto se stai lavorando con progetti a lungo termine e cicli di fatturazione estesi. Questa edizione, endemico nella costruzione, industrie aerospaziali e della difesa, è anche diffuso tra le piccole e medie imprese in molti settori in cui i problemi di flusso di cassa sono alla base del 90% dei fallimenti aziendali. Fatturazione di avanzamento, chiamato anche fatturazione di avanzamento, può avvantaggiare sia il fornitore che il cliente.

Che cos'è la fatturazione dei progressi?

La fatturazione progressiva è un approccio di fatturazione in cui i clienti vengono fatturati in modo incrementale durante la vita di un progetto. È un'alternativa alla fatturazione anticipata o alla fatturazione al termine del contratto. Quando si utilizza la fatturazione progressiva, l'importo totale dovuto su un contratto viene suddiviso in parti più piccole e fatturato periodicamente, dando ai clienti la possibilità di "pagare in base al consumo". Per la società fornitrice, è un modo per ricevere flussi di denaro per tutta la durata di un progetto. In molti modi, è una vittoria sia per l'acquirente che per il venditore. Ulteriore, è lo standard industriale per alcuni settori, come con gli standard dell'American Institute of Architects (AIA) per la fatturazione nel settore delle costruzioni.

Punti chiave

  • La fatturazione progressiva è un approccio di fatturazione in cui i clienti vengono fatturati periodicamente in base alla parte del progetto completata.
  • La fatturazione progressiva è un'alternativa agli schemi di fatturazione up-front e back-end ed è vantaggiosa per i suoi vantaggi in termini di flusso di cassa.
  • Le pratiche del settore e altri fattori possono rendere complicata e laboriosa la fatturazione di progressi.
  • Un software di fatturazione flessibile e integrato con la contabilità può evitare che gli svantaggi della fatturazione in avanzamento superino i pro.

Spiegazione della fatturazione di avanzamento

La fatturazione progressiva è un modo per fatturare ai clienti con l'intento di accelerare la raccolta di contanti nel corso di un progetto. È una tattica di gestione del flusso di cassa ed è separata dai metodi di rilevazione dei ricavi sui libri di una società; le pietre miliari del progetto e la percentuale di completamento guidano il riconoscimento dei ricavi, non pianificazione di fatturazione. La fatturazione dello stato di avanzamento può essere personalizzata e documentata nel contratto di progetto, purché il cliente e il fornitore siano d'accordo. Tipicamente, però, la tempistica di ciascuna fattura di avanzamento si basa sulla percentuale di avanzamento raggiunto sul progetto o sul completamento di uno specifico deliverable.

Come funziona la fatturazione dei progressi

Il prezzo totale di un progetto è stabilito nel contratto o preventivo e concordato sia dalla società fornitrice che dal cliente all'inizio del progetto. Mentre il progetto continua, le fatture vengono inviate periodicamente al cliente. L'importo di ciascuna fattura si basa su una percentuale stimata del progetto che è stato completato o su una pianificazione del valore (SOV) più dettagliata. SOV è un modulo AIA che dettaglia il lavoro in un contratto e viene utilizzato per tenere traccia della percentuale di completamento e di eventuali superamenti dei costi per ciascun articolo.

È comune per una percentuale predeterminata del contratto, come il 5% o il 10%, da trattenere fino alla fine del contratto per assicurarsi che tutto sia stato consegnato in modo soddisfacente. Quando tali disposizioni, chiamato conservazione, esistono nel settore edile, le fatture di avanzamento si basano sull'importo del contratto meno l'importo trattenuto.

Altri elementi che possono potenzialmente complicare l'avanzamento della fatturazione includono ordini di modifica, superamento dei costi, controversie sulla fatturazione, pagamenti parziali da parte del cliente, altre controversie e penali contrattuali.

Qual è lo scopo della fatturazione di avanzamento?

Lo scopo principale della fatturazione progressiva è ottenere denaro dal cliente per sostenere il progetto senza attendere il completamento dell'intero incarico. Riduce la pressione sul flusso di cassa del fornitore e riduce la necessità per loro di finanziare il progetto a lungo termine di un cliente. La fatturazione progressiva aiuta a coprire costi come manodopera, subappaltatori e materiali, e questo approccio progressivo alla fatturazione aiuta anche un'azienda a gestire i propri costi generali e altri obblighi.

Chi utilizza la fatturazione dei progressi?

La fatturazione progressiva può essere utilizzata in qualsiasi settore per un progetto di qualsiasi lunghezza se sia l'azienda fornitrice che il cliente sono d'accordo. Più spesso, è usato per il grande valore, progetti a lungo termine, ed è comunemente associato alle industrie delle costruzioni e aerospaziali. Altre applicazioni, come sviluppo web e progetti di design, in genere emette fatture di avanzamento man mano che il lavoro viene completato nel corso dei mesi. La manifattura, le industrie dell'ingegneria e della difesa governativa spesso utilizzano la fatturazione progressiva.

Vantaggi aziendali della fatturazione progressiva

La fatturazione dei progressi aiuta sia l'azienda che fornisce il servizio che il cliente. E quando un'azienda aiuta il suo cliente, altri vantaggi in genere seguono. Alcuni vantaggi sono diretti e immediati, mentre altri forniscono valore indirettamente. Alcuni dei vantaggi della fatturazione dei progressi sono:

  1. Consente alla società fornitrice o all'appaltatore di ottenere fondi internamente per supportare le operazioni e le fasi successive del progetto. Gli esempi includono l'acquisto di materiali per le prossime fasi del progetto e il pagamento di subappaltatori quando il loro lavoro è completato.

  2. Fatturazione progressiva fattura un numero maggiore di importi minori, che può essere più facile da raccogliere dal cliente. Invece di inseguire un singolo pagamento forfettario da un cliente, il team di riscossione di un'azienda può avere più successo nel riscuotere pagamenti di importo inferiore. Gli importi più piccoli possono anche consentire una più ampia varietà di opzioni di pagamento da offrire ai clienti.

  3. Può motivare partner e subappaltatori che vengono pagati quando il lavoro è completato. Il collegamento diretto tra l'avanzamento del progetto e il pagamento può aiutare a mantenere terze parti come elettricisti, idraulici, sviluppatori web o liberi professionisti nei tempi previsti.

  4. Impone una comunicazione regolare con un cliente, aiutando a mantenere entrambe le parti sulla stessa pagina per quanto riguarda lo stato del progetto. Nei casi in cui vengono utilizzati SOV, molte parti interessate del progetto esaminano la percentuale di completamento di ciascuna attività.

  5. La fatturazione dei progressi può semplificare la definizione del budget e le previsioni. Poiché richiede un attento monitoraggio del completamento del progetto, può aiutare a fornire stime sulle entrate future, spese e profitto.

  6. Fornisce un potenziale vantaggio strategico per acquisire nuovi clienti riducendo i loro costi iniziali e riducendo il rischio di lavorare con un nuovo fornitore. I nuovi clienti potrebbero essere riluttanti a pagare i progetti in anticipo senza una relazione comprovata. L'alternativa, pagamento alla fine del progetto, spreme il flusso di cassa per il fornitore del progetto. La fatturazione dei progressi riduce il rischio da entrambe le parti.

  7. La fatturazione progressiva migliora la fidelizzazione dei clienti attraverso una fatturazione trasparente. La documentazione e il collegamento diretto ai risultati finali che fanno parte dell'avanzamento della fatturazione possono fornire un livello di comfort per i clienti che desiderano sapere per cosa stanno pagando. Gli studi dimostrano che l'attrito del cliente è ridotto quando c'è un livello di chiarezza e comfort nel processo di fatturazione.

4 fasi della fatturazione di avanzamento

Ad alto livello, ci sono quattro fasi coinvolte nella fatturazione in corso per un progetto. In pratica, ciascuno di questi passaggi può avere più componenti, può essere iterativo e può richiedere più attività. Il software di gestione finanziaria, in particolare quando è integrato con altre aree della tua azienda come le relazioni con i clienti e la gestione dei progetti utilizzando strumenti di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), può aiutarti a creare stime accurate, automatizzare la fatturazione e monitorare la ricezione del pagamento. Le quattro fasi in corso di fatturazione sono:

  1. Firma il contratto. All'interno dell'accordo di progetto complessivo che stabilisce le responsabilità sia per il fornitore che per il cliente, ci dovrebbe essere un accordo sull'uso di un metodo di fatturazione progressivo e sulla frequenza di fatturazione. I termini di fatturazione devono essere enunciati, come metodi di pagamento accettabili, termini di pagamento, sconti, sanzioni e contatti.

  2. Imposta il programma. Determinare il programma del progetto, perché ciò costituisce la base per la cronologia di fatturazione dello stato di avanzamento. Ciò richiederà la scomposizione del progetto in pezzi più piccoli, sia dal punto di vista dei risultati che dal punto di vista finanziario. Ciò può essere ottenuto tramite un SOV o tramite programmi e stime di supporto.

  3. Misura i progressi. Utilizzando il SOV o le pietre miliari prestabilite, misurare lo stato di avanzamento del progetto. In base alla frequenza di fatturazione contrattata, determinare quando devono essere generate le fatture in considerazione del lavoro effettivamente svolto. Per esempio, un progetto può indicare che le fatture devono essere generate a intervalli di completamento del 5% (cioè, 5%, 10%, 15% e così via). Un altro progetto può dettare traguardi specifici di completamento che attivano una fattura di avanzamento, come il completamento di tutte le strutture edilizie.

  4. Emettere fatture. Generare la fattura di avanzamento, comprese le informazioni appropriate, invialo al cliente e inizia gli sforzi di raccolta.

Cosa è incluso in una fattura di avanzamento?

Le fatture devono essere sempre informative e chiare. Le fatture di avanzamento condividono molti degli stessi elementi di base di altre fatture, compresa la data della fattura, scadenza, metodi di pagamento accettabili, incentivi alla retribuzione anticipata e indennità di mora. Al di là delle basi, le fatture di avanzamento conterranno dettagli specifici, come:

  • L'importo del contratto originale e le eventuali modifiche, se applicabile.
  • Valore cumulativo delle fatture di avanzamento alla data della fattura.
  • Saldo pagato fino ad oggi.
  • Percentuale di completamento del progetto.
  • Saldo dell'importo del contratto ancora da pagare.

Esempio di fatturazione dello stato di avanzamento

Ecco un ipotetico esempio di fatturazione progressiva nel settore edile, che illustra come funziona il processo ed evidenzia i benefici in termini di flussi di cassa.

Un ipotetico cliente di nome SKSN Enterprises negozia e firma un contratto con Acme Construction per costruire un edificio per uffici per la loro attività in crescita. Un SOV è incluso nel contratto, mostrando i risultati dettagliati nel periodo di due anni previsto. Il contratto prevede le seguenti condizioni:

  • Prezzo totale del contratto:8 milioni di dollari
  • Durata del progetto — 2 anni
  • Frequenza di fatturazione — trimestrale (4x/anno)
  • Conservazione — 10% al completamento

Alla fine dei primi tre mesi, SKSN e Acme esaminano lo stato del progetto e concordano che gli elementi del SOV sono sulla buona strada e che il progetto è completato per circa il 12,5%. Acme invia la fattura di avanzamento n. 1 a SKSN per $ 900, 000, che è il 12,5% di $ 7,2 milioni (l'importo del contratto originale meno la ritenuta del 10% che entrambe le parti hanno concordato di "togliere la parte superiore"). SKSN effettua prontamente il pagamento dello stato di avanzamento. Ogni tre mesi viene effettuata una revisione simile, viene generata una fattura e SKSN paga. All'inizio del secondo anno, una tempesta di neve fa rallentare la costruzione, quindi il progresso di quel trimestre è solo dell'8%, riflessa nella fattura n. Grazie al buon rapporto che Acme ha con i suoi lavoratori e subappaltatori, recupera il tempo perso durante il trimestre successivo (fattura n. 6) e riporta il progetto nei tempi previsti. Al termine del progetto, SKSN è entusiasta dell'edificio, la punzonatura delle partite in sospeso viene compilata da Acme e viene saldata la fattura finale (per la trattenuta trattenuta in partenza).

La fatturazione di avanzamento di Acme per questo scenario durante la vita del progetto è la seguente:

anno 1 Anno 2 Fattura n. 1 Fattura #2 Fattura #3 Fattura #4 Fattura n. 5 Fattura #6 Fattura #7 Fattura n. 8 Fattura finale Importo del contratto originale $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 Ritenzione 10% $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 Importo pagato fino ad oggi $ - $900, 000 $, 800, 000 $ 2, 700, 000 $, 600, 000 $ 4, 176, 000 $ 5, 400, 000 $ 6, 300, 000 $ 7, 200, 000 Saldo del contratto $7, 200, 000 $ 6, 300, 000 $ 5, 400, 000 $ 4, 500, 000 $, 600, 000 $, 024, 000 $, 800, 000 $ 900, 000 $ - Percentuale completata per il periodo 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 8,0% 17,0% 12,5% 12,5% 100,0% Importo fatturato $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 576, 000 $, 224, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 800, 000

In totale, Acme ha fatturato $ 3,6 milioni nel primo anno del progetto e i restanti $ 4,4 milioni nel secondo anno, evidenziando l'impatto positivo che la fatturazione dei progressi ha avuto sul flusso di cassa libero di Acme (o l'importo rimasto dopo aver sottratto i costi operativi e le spese in conto capitale).

Modello di fatturazione di avanzamento gratuito

Per aiutare un'azienda nuova a far progredire la fatturazione, visualizzare tutti gli elementi richiesti in una fattura di avanzamento, un modello di fatturazione dello stato di avanzamento scaricabile gratuitamente è fornito in formato PDF. Naturalmente, l'aspetto di una fattura di avanzamento può essere qualsiasi cosa l'azienda desideri. Ma le buone fatture di avanzamento dovrebbero sempre includere tutti gli elementi nel modello, e il linguaggio dovrebbe essere chiaro e preciso in modo che non ci sia spazio per fraintendimenti.

Gestisci la fatturazione dei progressi con il software di contabilità

Occasionalmente, possono sorgere complicazioni di fatturazione che fanno sembrare che l'avanzamento della fatturazione sia più un problema che un problema, a meno che non si disponga di un software di fatturazione flessibile in grado di rendere più agevole l'avanzamento della fatturazione. Questi includono ordini di modifica, materiali immagazzinati, cambiamenti imprevisti dei costi e disaccordi sulle percentuali di completamento, tra gli altri potenziali problemi.

I due strumenti più utili per la fatturazione progressiva sono i moduli AIA G702/G703 e un sistema di contabilità che ha un flessibile, funzione di fatturazione integrata. La fatturazione dei progressi può diventare complessa e richiedere molto tempo anche per piccoli progetti. Non è raro per grandi, progetti pluriennali per richiedere centinaia di fatture. Sebbene utile, dati i vantaggi in termini di flusso di cassa della fatturazione progressiva, tenere traccia degli orari di fatturazione, saldi contrattuali, le modifiche al progetto e lo stato del progetto possono essere un'impresa enorme. Il software di gestione delle fatture e della fatturazione può aiutare la tua azienda a gestire il volume e la complessità in modo più accurato, modo più rapido ed efficiente. Inoltre, quando il software di contabilità è integrato con una soluzione ERP, viene eliminato il reinserimento manuale dei dati di fatturazione, e le fatture di avanzamento e il riconoscimento delle entrate possono essere riconciliate più facilmente.

Conclusione

La liquidità consente a un'azienda di pagare le proprie spese operative, mantenere i progetti in linea e finanziare opportunità di crescita. La fatturazione progressiva è uno strumento utile per mantenere il flusso di cassa in un'azienda durante un progetto a lungo termine. È un approccio utilizzato da molti settori, soprattutto quelli di alto valore, progetti lunghi, ma può diventare complicato e laborioso. Un software di contabilità affidabile può aiutare a mantenere i pro davanti ai contro.

Domande frequenti sulla fatturazione dei progressi

Che cos'è una fattura di avanzamento?

Una fattura di avanzamento richiede il pagamento parziale per un progetto in base alla sua percentuale di completamento o a traguardi finali più specifici. È un metodo comune di fatturazione per progetti a lungo termine in molti settori, soprattutto costruzione, aerospaziale e difesa.

Cosa significa fatturazione progressiva?

La fatturazione progressiva è un altro termine per la fatturazione progressiva, che è un approccio alla fatturazione di un cliente in fasi predeterminate, quando il lavoro su un progetto è completato. È un metodo alternativo alla fatturazione anticipata o alla fatturazione al completamento dei progetti.

Come si implementa la fatturazione dei progressi?

Un'azienda stabilisce una frequenza per la fatturazione dell'avanzamento come parte del contratto di progetto che negozia e firma con un cliente. Un programma di valore (SOV) può essere parte del contratto e utilizzato per dettagliare i dettagli delle attività da eseguire. Le fatture di avanzamento vengono inviate periodicamente al cliente alla frequenza contrattata per un importo correlato alla percentuale di lavoro completato, utilizzando il SOV, determinate pietre miliari o altri metodi di stima. Poiché questo processo può diventare complicato e laborioso, molte aziende utilizzano software di fatturazione flessibile e integrato con i sistemi di contabilità per facilitare la fatturazione dei progressi.