Che cos'è un buono?

Un giustificativo è un documento interno all'azienda emesso dalla contabilità fornitori Contabilità fornitori è una passività sostenuta quando un'organizzazione riceve beni o servizi dai suoi fornitori a credito. I debiti sono reparto (AP). Può essere visto come un "memorandum" delle passività della società, ed è utilizzato per autorizzare un pagamento.

In ogni azienda, esiste un dipartimento di contabilità fornitori che è incaricato di effettuare i pagamenti dovuti ai suoi creditori e fornitori.

Un voucher è un documento di backup necessario per avviare la procedura di raccolta e archiviazione di tutti gli altri documenti necessari per estinguere una passività.

Una caratteristica importante della contabilità interna di un'azienda è il meccanismo di controllo. Il meccanismo garantisce che ogni pagamento effettuato dall'azienda sia preventivamente autorizzato e che sia appropriato per i beni o servizi Prodotti e servizi Un prodotto è un elemento tangibile che viene immesso sul mercato per l'acquisizione, Attenzione, o consumo mentre un servizio è un bene immateriale, che deriva da ricevuto in base agli accordi preesistenti.

In altre parole, un voucher è un documento giustificativo di una fattura ricevuta dall'azienda. Una volta emesso il buono, significa che la fattura è stata controllata, ed è stato confermato che deve essere pagato. Il voucher autorizza il pagamento della fattura in un'unica soluzione che verrà annotata a bilancio.

Come funzionano i voucher

Nelle transazioni tra imprese, spesso i pagamenti non sono dovuti immediatamente. Possono essere pagati con un ritardo consentito che può variare tra 30, 60, o 90 giorni. Quando l'azienda riceve le forniture con la fattura, invece di rilasciare immediatamente il pagamento, crea un buono come sollecito dei pagamenti dovuti o come estratto conto del pagamento già effettuato.

Un voucher può includere vari documenti giustificativi. I più comuni sono elencati di seguito:

• La fattura ricevuta dal fornitore
• I dati del fornitore da pagare (nome, indirizzo, numero di telefono)
• I dati per il pagamento (importo dovuto, comprensivo di eventuale sconto e scadenza del pagamento)
• L'ordine di acquisto inizialeOrdine di acquistoUn ordine di acquisto è un documento di origine commerciale emesso dall'ufficio acquisti di un'azienda quando si effettua un ordine con i fornitori dell'azienda o fatto dall'azienda
• La ricevuta che conferma che l'azienda ha ricevuto la merce o i servizi indicati in fattura
• I conti di contabilità generale Contabilità generaleIn contabilità, un libro mastro generale (GL) è un registro di tutte le transazioni passate di una società, organizzato per conti. Conti di contabilità generale (GL) - necessari per motivi contabili
• La firma di un rappresentante autorizzato presso l'azienda (come il capo dell'ufficio contabilità fornitori) che convalida l'acquisto e il pagamento
• La prova del pagamento, che è incluso nella documentazione del voucher

Il grafico seguente mostra il processo di preparazione di un voucher:

Principio contabile

Considerando le informazioni di cui sopra, puoi vedere che ci sono due tipi di voucher:

• Buoni che hanno un saldo dovuto; e
• Voucher che fanno riferimento ad una fattura già pagata.

Il primo tipo (pagamento dovuto) è registrato nel bilancio BilancioIl bilancio è uno dei tre rendiconti finanziari fondamentali. I rendiconti finanziari sono fondamentali sia per la modellazione finanziaria che per la contabilità. come debitori. Dopo che il buono è stato pagato, sarà registrato come buono pagato, e deve essere allegata la prova del pagamento.

L'importanza dei voucher

I voucher sono particolarmente importanti quando viene eseguito un audit. Per legge, le società pubbliche sono soggette a una procedura di revisione contabile che verifica la veridicità delle informazioni di bilancio. Grazie al buono, il revisore incaricato può facilmente verificare che tutti i beni acquistati, o i servizi pagati, sono stati effettivamente ricevuti dalla società. Così, i voucher sono utilizzati per giustificare e documentare i pagamenti in contanti dell'azienda.

D'altra parte, i voucher sono utilizzati internamente per ridurre il rischio di cattiva condotta da parte dei dipendenti e dissuaderli dal colludere per sottrarre beni aziendali. I voucher creano una traccia cartacea, che documenta tutte le persone coinvolte in quella particolare transazione, nonché i loro compiti associati a tale transazione. Così, è più facile valutare chi è responsabile di cosa.

Esempio di voucher

Un piccolo minimarket ordina ogni pochi giorni cibo fresco al suo fornitore. Il responsabile del reparto alimenti freschi ordina 50 libbre di carne e pesce, e il proprietario avvia l'ordine per approvare la consegna. Quando il minimarket riceve l'ordine, il contenuto della consegna viene confrontato con l'ordine per assicurarsi che tutto sia stato ricevuto.

A un tal punto, viene rilasciato un buono. Contiene l'ordine di acquisto, la ricevuta di spedizione, e la fattura. È compreso anche l'importo dovuto, e sarà registrato nella contabilità fornitori fino al pagamento.

Il voucher verrà inviato al proprietario, che rivede tutto per assicurarsi che tutte le informazioni siano accurate, e poi il pagamento sarà approvato. in seguito, la transazione è chiusa, e il buono sarà registrato come buono pagato nel bilancio.

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