Contabilità di base per una piccola impresa:una guida semplice

Come imprenditore, soprattutto quando si avvia una nuova attività, è necessario avere un quadro chiaro dei vari aspetti della gestione aziendale. La contabilità è una delle parti più critiche di un'azienda. Pertanto, ogni imprenditore deve avere familiarità con le sue basi, in quanto fornisce un quadro chiaro dello stato delle proprie finanze, consente loro di prendere decisioni aziendali informate e di reagire più rapidamente a eventuali cambiamenti negativi.

Diamo quindi un'occhiata a come eseguire la contabilità aziendale di base, capire cosa ti dicono i libri e gestirli in modo efficiente.

Che cos'è la contabilità

La contabilità è un concetto enorme. Ma per una piccola impresa, significa sostanzialmente registrare le transazioni finanziarie, riassumerle e analizzarle attraverso rapporti contabili e fornire tempestivamente dati a fini fiscali e dichiarazioni dei redditi.

Esistono tre report principali, chiamati anche rendiconti finanziari, che un'azienda deve creare per ogni periodo contabile, come bilancio, conto economico e rendiconto finanziario. Forniscono un riepilogo delle operazioni finanziarie, dei flussi di cassa e delle prestazioni finanziarie complessive di un'azienda in questo periodo. Un periodo contabile è un periodo di monitoraggio impostato per le prestazioni contabili all'interno del quale i record sono stati raccolti e analizzati. Può essere un anno civile o fiscale, ma anche una settimana, un mese o un trimestre, ecc.

Comprendendo come impostare un sistema di contabilità per piccole imprese, puoi farlo in modo più accurato all'inizio. Può quindi aiutare a prevenire molti problemi che le piccole imprese devono affrontare, come una cattiva gestione del flusso di cassa o un misto di finanze personali e aziendali, o la segnalazione di dati errati all'IRS (che può costarti molto).

Quindi analizziamolo.

1. Crea il tuo conto bancario commerciale

Il primo e uno dei passaggi chiave della gestione di una piccola impresa è la creazione di un conto bancario aziendale. Sorprendentemente, alcune PMI, soprattutto nelle fasi iniziali, così come molti auto-appaltatori, spesso ignorano questo passaggio, preferendo elaborare le transazioni commerciali tramite i propri conti bancari personali. Sebbene inizialmente possa ridurre le spese di elaborazione bancaria, in futuro può trasformarsi in perdite significative e pasticci, inclusa la classificazione errata della tua attività, la dichiarazione dei redditi errata, detrazioni mancate, ecc.

Quindi l'apertura di un conto aziendale separato è d'obbligo. Ed ecco una semplice guida passo passo che puoi utilizzare come lista di controllo.

2. Scegli il tuo metodo di contabilità

Il prossimo passo è decidere come tracciare le entrate e le spese della tua attività. In altre parole, devi scegliere il metodo di contabilità adatto alle tue esigenze aziendali. Fondamentalmente, puoi scegliere la contabilità in partita singola o in partita doppia.

Il metodo single-entry presuppone l'immissione di ogni transazione una sola volta. Ad esempio, al momento di una vendita, registri la somma dell'acquisto nel tuo account. È un metodo di contabilità piuttosto semplice che non prevede il tuo inventario, ad esempio, o forniture, ecc. Quindi può adattarsi solo ad aziende molto piccole con poche transazioni.

Il metodo della partita doppia è più sofisticato, ma ti dà una visione più chiara delle tue finanze. Implica la registrazione di due voci per una transazione:un debito e un credito, mantenendo così i tuoi libri in equilibrio. Il metodo consente un rilevamento più rapido di errori e frodi, una migliore identificazione di profitti e perdite e una più semplice creazione di rendiconti finanziari. Per le piccole imprese che mirano a una contabilità più accurata, un metodo a partita doppia è una scelta migliore.

3. Configura account per la registrazione delle transazioni

Ironia della sorte in contabilità, la parola "conto" non significa il tuo conto bancario ma sta per il tipo di determinate transazioni finanziarie, come vendite o buste paga, ecc. Scopri di più sulla gestione delle buste paga e su come può aiutare la tua azienda.

Il concetto alla base dei vari account aiuta a differenziare diversi tipi di transazioni per monitorare tutte le entrate e le spese in modo più efficiente. I principali tipi di conti comprendono attività, passività, entrate, spese e patrimonio netto.

• Il conto delle risorse include i dati su denaro e risorse che appartengono a un'azienda. Include contanti, crediti, attrezzature, inventario, forniture, immobili, ecc.

• Il conto delle passività comprende tutti gli obblighi o debiti che un'impresa potrebbe avere. Sono conti e interessi passivi, prestiti, ecc.

• Il conto delle entrate sta per guadagni aziendali:il denaro che un'azienda ottiene vendendo i suoi prodotti o servizi, inclusi reddito da vendita, reddito da locazione, reddito da interessi, ecc.

• Il conto spese raccoglie tutte le transazioni commerciali in uscita:il denaro che l'azienda paga per varie risorse e servizi, come utenze, spese di fornitura, assicurazioni, stipendi, interessi pagati, ecc.

• Conto azionario mostra ciò che rimane dopo che le passività sono state sottratte dalle attività. Rappresenta la partecipazione detenuta dal proprietario nell'attività, che può essere il capitale del proprietario, i dividendi, gli utili non distribuiti, ecc.

Pertanto, tutte le tue transazioni commerciali, a seconda del tipo, andranno a uno di questi account che dovrai monitorare.

4. Registra le transazioni in contabilità

Tutti i conti aziendali sono registrati nella contabilità generale:i libri contabili. Naturalmente, i libri contabili non sono veri e propri libri, come lo erano negli anni. Sono piuttosto un mezzo per tenere e tenere traccia dei tuoi registri contabili. In genere si tratta di documenti, fogli di calcolo e software di contabilità e ciascuno dei mezzi ha i suoi pro e contro che dovrai considerare quando fai la tua scelta.

• La contabilità cartacea è sorprendentemente molto popolare tra le piccole imprese. Nel 2018, un sondaggio di Clutch ha mostrato che il 25% delle PMI registrava ancora le proprie finanze su carta anziché su un computer. Questo metodo può adattarsi a un'azienda molto piccola con transazioni minime. Non c'è bisogno di dire che è soggetto a errori e il rischio di perdere i dati della transazione è molto alto.

• Il software per fogli di calcolo è un mezzo per conservare i dati contabili in tabelle elettroniche, come MS Excel o fogli di lavoro Google. Con loro, puoi registrare, correggere, conservare in modo sicuro i tuoi dati contabili sul tuo computer, nonché condividerli con un contabile quando ne hai bisogno (poiché entrambi forniscono opzioni di condivisione e multiutente). Uno dei maggiori svantaggi è che devi inserire i tuoi dati manualmente, il che richiede tempo e comporta comunque il rischio di errori.

• Il software di contabilità comprende vari strumenti progettati per tenere i libri contabili e facilitarne la gestione. Sul mercato è disponibile una vasta gamma di soluzioni:da quelle semplici a quelle sofisticate. Ma in generale, possono connettersi al tuo conto bancario, consentire l'importazione di dati da diverse fonti ed eseguire diverse operazioni aziendali, come l'invio e la gestione delle fatture, ad esempio. Possono variare in termini di costi e funzionalità, nonché funzionare online o richiedere l'installazione sul tuo computer. Le soluzioni più popolari per le piccole imprese sono QuickBooks Online, Xero e FreshBooks. Ma ci sono molto di più, quindi, a seconda della tua situazione e delle tue esigenze, puoi decidere quale si adatta alle tue esigenze.

Quindi, qualunque metodo tu scelga, è essenziale registrare tutte le tue transazioni commerciali e classificarle correttamente nei conti corrispondenti. In questo modo avrai una visione chiara dell'andirivieni delle tue finanze e sarai in grado di analizzare le tue prestazioni complessive.

Il software di contabilità migliora notevolmente la gestione dei tuoi libri grazie alla sua logica integrata (come il metodo di contabilità in partita doppia, ecc.) Che consente di comprendere e classificare le voci per te. Quindi, anche se non hai un commercialista o un contabile, sarai in grado di svolgere da solo semplici operazioni contabili.

Suggerimento da professionista

Uno dei maggiori vantaggi del software di contabilità è che può integrarsi con app di terze parti in grado di automatizzare la registrazione delle transazioni e quindi eliminare i rischi associati all'immissione manuale dei dati. Può anche risparmiare tempo altrimenti necessario per importare i dati dai fogli di calcolo nel software di contabilità. Con molte opzioni presentate sul mercato, prenderò Synder come esempio per mostrare quanto sia facile farlo.

Per sua natura, Synder è un'applicazione di gestione finanziaria multiforme che può integrarsi con i sistemi di pagamento online da un lato e il software di contabilità dall'altro. Quindi, al momento della configurazione iniziale, porterà automaticamente i dati delle transazioni da Stripe (ad esempio) a QuickBooks Online non appena una transazione appare sul tuo account Stripe. Inoltre, può inserire transazioni nei conti giusti nei tuoi libri. Inoltre, con Synder, puoi facilmente creare e inviare fatture, ricevere pagamenti con carta di credito online tramite un semplice link di pagamento e chiudere automaticamente le fatture nella contabilità al momento del pagamento.

5. Genera rendiconti finanziari

Quindi, poiché la tua attività è attiva e funzionante, dovrai assicurarti che stia andando nella giusta direzione. I rendiconti finanziari che farai per ogni periodo contabile ti aiuteranno a essere sempre aggiornato sulla tua performance finanziaria. Come accennato all'inizio di questa guida, ci sono tre dichiarazioni principali, come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno.

• Il bilancio è un riepilogo conciso delle attività, delle passività e del patrimonio netto della tua attività in un determinato periodo. Questo rapporto ti dà un'idea della salute finanziaria della tua attività e aiuta a capire i tuoi prossimi passi, come espandere o prenotare più contanti, ecc.

• Il conto economico, o conto economico, di questo report mostra i ricavi, i costi e le spese della tua attività in un determinato periodo. Sulla base delle vendite e delle spese, puoi prevedere le tue prestazioni future e apportare le modifiche necessarie alla gestione della tua attività.

• Il rendiconto finanziario fornisce dati informativi su tutti i flussi di cassa in entrata che la tua azienda riceve dalle sue operazioni o da fonti di investimento esterne (se esistono) e le uscite di cassa:il denaro che un'azienda paga per determinate risorse o servizi.

Questi rapporti devono essere eseguiti regolarmente, il che richiede un investimento significativo di tempo e fatica. L'utilizzo di software di contabilità può facilitare il processo di generazione dei rendiconti finanziari. Ma indipendentemente da come tieni i tuoi libri contabili, più accuratamente registri le tue transazioni lì, più facile sarà per te creare rendiconti finanziari.

6. Riconcilia e chiudi i tuoi libri

La fase finale del ciclo contabile consiste nel bilanciare i libri contabili e riconciliarli con il tuo conto bancario.

Il motivo principale per la riconciliazione è garantire l'accuratezza e la validità delle informazioni finanziarie. Quando si riconciliano le transazioni, vengono alla luce eventuali discrepanze, modifiche non autorizzate avvenute durante il periodo di rendicontazione, il che consente di reagire tempestivamente e correggerle. Semplificherà notevolmente la dichiarazione delle tasse, oltre a evitare sanzioni da parte dell'IRS per aver fornito dichiarazioni fiscali errate. Ecco una guida più dettagliata alla riconciliazione.

Conclusione

Naturalmente, questa guida non farà di te un contabile, ma può darti un'idea generale di come fare la contabilità per una piccola impresa. Avrai sicuramente, in una certa fase della tua gestione aziendale, bisogno di un contabile che ti aiuti con la riconciliazione, le tasse o per capire meglio le tue finanze. Tuttavia, sapendo come tenere i libri contabili, puoi eseguire tu stesso alcune delle semplici operazioni di contabilità, se dovessi affrontare un tale bisogno, e sentirti più a tuo agio con esso.

Di solito fai la contabilità da solo o preferisci delegarla a un professionista? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri nei commenti.