Contabilità clienti:come capire e gestire in modo efficiente

Quando le aziende consegnano beni e servizi immediatamente e aspettano che i clienti paghino in futuro, l'importo di tali pagamenti viene chiamato Contabilità clienti (AR).

Questo articolo spiegherà in dettaglio cos'è la contabilità clienti e la differenza tra questa e la contabilità fornitori.

Contenuti:

1. Che cos'è la contabilità clienti?
2. Contabilità clienti vs contabilità fornitori
3. Come registro i crediti?
4. E se i clienti non pagassero mai?
5. E se alla fine i clienti pagassero?
6. Perché hai bisogno di crediti
7. Rapporto di rotazione dei crediti
8. Programma di invecchiamento della contabilità clienti
9. Cosa fare per avere meno pagamenti scaduti
10. Come può aiutare Synder

Che cos'è la contabilità clienti?

Contabilità clienti è il denaro che un'azienda riceverà da un cliente per l'acquisto di un prodotto o servizio a credito. Il periodo di credito varia in media da pochi giorni a un anno. La parola "credito" significa che un'azienda non ha ancora ricevuto il pagamento ma lo farà in futuro e il denaro è considerato un'attività nel bilancio di un'azienda. Più precisamente, questi dati sono memorizzati nella scheda "Attività correnti" di un bilancio o piano dei conti.

Contabilità clienti vs contabilità fornitori

Come già accennato, Contabilità clienti è l'asset di una società che descrive il denaro che i clienti devono alla tua attività. Il software Contabilità clienti è uno strumento utile per gestire questo asset.

Contabilità fornitori funziona al contrario. È il denaro che la tua azienda deve ed è descritto come passività nel tuo bilancio.

Ad esempio, sei il proprietario dell'azienda A e hai acquistato beni dalla società B a credito. Per la tua azienda, il pagamento verrà registrato come conto corrente e per la società B come conto attivo.

Come registro i crediti?

Quando si tratta di registrare le vendite per le quali non hai ricevuto pagamenti, dovrai capire cos'è la contabilità per competenza.

Con il termine “accantonamento” si intende un'iscrizione effettuata nei libri contabili in caso di entrate o uscite ma senza l'effettivo trasferimento di denaro. Tali registrazioni vengono inserite in un sistema contabile in cui sono archiviati i conti attivi o passivi.

Quando vendi un articolo a credito, la vendita viene registrata nei libri in base alla ricevuta. È possibile che tu non riceva il denaro quando ti aspetti. Con la contabilità per competenza, registri una transazione indipendentemente dal fatto che il pagamento sia stato effettuato o meno. Quindi crei una fattura che accredita automaticamente questa vendita sul conto vendite e rende l'addebito sui conti attivi.

E se i clienti non pagassero mai?

Quando è ovvio che una fattura non verrà pagata, il record dovrebbe essere cancellato come una spesa per crediti inesigibili.

Quando un pagamento o un credito non è più esigibile a causa della mancata risposta del cliente per molto tempo o dell'impossibilità di pagare a causa del fallimento o per qualsiasi altro motivo, tale credito è considerato una spesa inesigibile.

Il monitoraggio di tali record è utile per fare stime di quanto denaro riceverà la tua azienda a causa di questo tipo di debiti.

E se i clienti alla fine pagassero?

Se dopo molto tempo alla fine hai ricevuto il pagamento dal tuo cliente, dovrai addebitare il conto di cassa e riaccreditare i crediti e chiuderlo.

Perché hai bisogno di conti attivi

I crediti devono essere monitorati da un'azienda di qualsiasi dimensione. Vendere beni o servizi è fantastico, ma se un cliente non ha pagato una volta, sicuramente non vorrai più trattare con questo cliente. I clienti inaffidabili che non pagano in tempo possono portare la tua azienda in debito e fallimento se non presti attenzione a ciò che accade con i tuoi crediti e se tutte le tue fatture sono state pagate.

Rapporto di rotazione dei crediti

I crediti sono una parte significativa dell'analisi della salute finanziaria di un'azienda. La contabilità clienti è un modo per stimare la liquidità o la capacità di un'organizzazione di coprire gli attuali obblighi finanziari senza la necessità di utilizzare finanziamenti aggiuntivi.

L'analisi dei crediti è importante nel contesto di una migliore comprensione del rapporto di rotazione dei crediti, che stima il numero di volte in cui un'azienda ha raccolto i crediti durante un periodo fiscale. Ulteriori analisi mostreranno le date e il tempo medio necessario a un'azienda per riscuotere i pagamenti in un determinato periodo di tempo.

Il rapporto di rotazione dei crediti è anche chiamato rapporto di efficienza e mostra l'efficienza con cui un'azienda gestisce i propri beni.

Fatturazione dei crediti in giorni

La rotazione dei crediti in giorni aiuta le aziende a capire quanti giorni sono necessari per riscuotere un pagamento a credito. La formula è la seguente:

Fatturato dei crediti in giorni =365 / Rapporto di fatturato dei crediti

Il rapporto di rotazione dei crediti è una proporzione di produttività ed è un indicatore della performance finanziaria e operativa di un'impresa. Una percentuale elevata indica che i crediti che un'azienda raccoglie sono continui e competenti. Allo stesso modo, un elevato fatturato di crediti dimostra che un'azienda ha un'ottima base di clienti che può estinguere rapidamente il credito. Una percentuale elevata può anche mostrare che un'azienda segue un flusso tradizionale come 20 giorni netti o addirittura 10 giorni netti.

Al contrario, una bassa percentuale di fatturato record di crediti spiega che il modo in cui un'azienda raccoglie i pagamenti non è quello giusto. Ciò può essere dovuto all'estensione dei termini di credito a clienti non affidabili che si trovano già in situazioni finanziariamente difficili e non sono in grado di pagare.

È utile confrontare il rapporto di rotazione dei crediti tra i principali concorrenti o le stesse società all'interno di un settore. Fornirà una visione più significativa delle prestazioni di un'azienda invece di rivedere il numero di disimpegni. Ad esempio, se il rapporto della tua azienda è cinque, potrebbe non essere elevato in generale, ma sufficiente, e avere buoni risultati nel settore in cui lavori, dove il rapporto medio è tre.

Programma di invecchiamento della contabilità clienti

Un programma di invecchiamento è una tabella che mostra i crediti di un'azienda in base alle date di scadenza. Questo programma può essere creato nel software di contabilità e aiuta a tenere traccia dei pagamenti imminenti dai clienti in modo che un imprenditore sappia quando e cosa aspettarsi.

Il programma di invecchiamento ha le seguenti categorie:corrente (meno di 30 giorni), scaduto entro 1-30, 30-60, 60-90 e più di 90 giorni.

Questi programmi vengono spesso utilizzati per vedere quali clienti hanno bisogno di solleciti di pagamento perché l'azienda spesso dipende da questi soldi e deve anche effettuare i propri pagamenti. Se i clienti non pagano in tempo può causare difficoltà finanziarie.

Inoltre, il programma di invecchiamento può mostrare quali clienti non pagano sistematicamente e molto probabilmente un'azienda vorrebbe tagliare ulteriori accordi con questo cliente. Oppure può essere un modo semplice per tenere traccia di tutti i pagamenti scaduti di un cliente.

Cosa fare per avere meno pagamenti scaduti

Per avere meno fatture scadute o non pagate e incoraggiare i tuoi clienti a pagare in tempo, puoi procedere come segue:

Rendi più attraenti i pagamenti tempestivi – Offri ai tuoi clienti sconti per i pagamenti anticipati. Ad esempio, 2% DI SCONTO se pagano entro 72 ore dall'ordine.

Invia regolarmente promemoria – Puoi inviare promemoria ai clienti per farli pagare in tempo. Con Synder puoi impostare promemoria automatici e non devi preoccuparti di dimenticare qualcosa.

Taglia i legami con i clienti che pagano sempre in ritardo – I clienti inaffidabili rallentano sempre la crescita del tuo business. Non c'è bisogno di tenere questi clienti al tuo fianco perché non forniscono profitti.

Come può aiutare Synder

Ci sono alcune cose che puoi automatizzare facilmente per gestire al meglio la tua contabilità clienti.

In primo luogo, Synder può chiudere automaticamente le fatture aperte ogni volta che un cliente paga. Non dovrai più cercare manualmente una determinata fattura che hai creato per accreditare un particolare pagamento del tuo cliente. Tutto avverrà automaticamente. Guarda questo video di 40 secondi per vedere quanto è fluido il processo:

In secondo luogo, Synder può inviare e-mail di ringraziamento per le fatture pagate con l'aiuto della nuova funzione Smart Rules. Fai sentire i tuoi clienti importanti e apprezzati per sviluppare buoni rapporti commerciali con loro.

Le email di ringraziamento non sono l'unica cosa che puoi impostare in Smart Rules. Puoi inviare solleciti di pagamento automatici ai tuoi clienti per avere meno pagamenti scaduti nei tuoi conti attivi. Rendi i tuoi promemoria amichevoli ed educati in modo che le persone vogliano acquistare i tuoi prodotti o servizi la prossima volta.

Conclusione

La contabilità clienti è importante per la tua attività perché è uno dei parametri principali per stimare il reddito della tua impresa, anche se a volte puoi essere fuorviato dai tuoi clienti inaffidabili che non sono in grado di pagare in tempo. Ma è qui che è importante anche gestire i tuoi crediti. Puoi facilmente individuare i clienti che non pagano regolarmente in tempo e pensare a come stimolare i tuoi clienti a pagare puntualmente. Uno dei primi passi potrebbe essere provare Synder e vedere quanto diventerà più semplice la gestione dei crediti e individuare idee per miglioramenti futuri.

Se hai domande su come funziona Synder, sentiti libero di porre domande nei commenti, chattare o prenotare una demo dal vivo con qualcuno del nostro team di assistenza clienti. Se sei curioso di provare le cose da solo, registrati e attiva la tua prova gratuita (non è necessario il numero di carta).