Come preparare le voci di rettifica:passo dopo passo (2022)

Affinché il tuo bilancio sia accurato, devi preparare e registrare voci di rettifica. Spiegheremo cosa sono e perché sono così importanti.

Per creare rendiconti finanziari accurati, è necessario creare voci di rettifica per i conti spese, entrate e ammortamenti.

Le registrazioni di rettifica vengono effettuate alla fine di un periodo contabile per tenere adeguatamente conto delle entrate e delle spese non ancora registrate nella contabilità generale e devono essere completate prima della chiusura del periodo contabile.

Panoramica:cosa stanno modificando le voci?

Le voci di rettifica sono il passaggio 5 del ciclo contabile e una parte importante della contabilità per competenza. La modifica delle voci ti consente di regolare i totali delle entrate e delle spese per riflettere in modo più accurato la tua posizione finanziaria.

Dopo aver preparato il saldo di prova iniziale, è possibile preparare e registrare i movimenti di rettifica, per poi eseguire un saldo di prova rettificato dopo che le prime note sono state registrate nella contabilità generale. Lo scopo della rettifica delle voci è garantire che i tuoi rendiconti finanziari riflettano dati accurati.

Se non vengono effettuate registrazioni di rettifica, tali dichiarazioni, come lo stato patrimoniale, il conto profitti e perdite (conto economico) e il rendiconto finanziario non saranno accurati.

Perché la rettifica delle voci è importante per la contabilità delle piccole imprese?

1. Le entrate appariranno troppo basse

Se hai guadagnato entrate nel mese che non è stato ancora contabilizzato, i totali delle entrate del tuo bilancio saranno artificialmente bassi. Ad esempio, se Laura ha fornito servizi il 31 gennaio a tre clienti, è probabile che tali servizi non vengano fatturati a tali clienti fino a febbraio.

Se Laura non matura i ricavi conseguiti il ​​31 gennaio, non rispetterà il principio di riconoscimento dei ricavi, secondo il quale i ricavi devono essere rilevati quando vengono guadagnati.

2. Le spese possono essere sottovalutate

Per quanto sia importante riconoscere correttamente le entrate, è altrettanto importante tenere conto di tutte le spese sostenute durante il mese. Ciò è particolarmente importante quando si accumulano le spese per il personale e le spese sostenute durante il mese per le quali non sono ancora state fatturate.

Ad esempio, il tuo computer si arresta in modo anomalo a fine febbraio. Un tecnico riparatore di computer è in grado di salvare i tuoi dati, ma al 29 febbraio non hai ancora ricevuto una fattura per i suoi servizi.

Per tenere conto di tale spesa nel mese in cui è stata sostenuta, dovrai accumularla e successivamente stornare la prima nota quando riceverai la fattura dal tecnico.

3. I rendiconti finanziari non saranno accurati

Alla fine di ogni mese, dovresti eseguire i rendiconti finanziari:un bilancio, un conto economico o un conto economico e un rendiconto finanziario. Utilizzate per effettuare le registrazioni di chiusura, è importante che queste dichiarazioni riflettano la vera posizione finanziaria della tua azienda.

Tipi di voci di rettifica

Esistono cinque tipi principali di registrazioni che tu o il tuo contabile dovrete effettuare mensilmente. Tutte e cinque queste voci avranno un impatto diretto sia sulle entrate che sulle spese. Sono:

1. Ratei attivi

I ratei attivi sono ricavi che sono stati riconosciuti dall'azienda, ma al cliente non sono stati ancora fatturati. I ricavi maturati sono particolarmente comuni nelle attività legate ai servizi, poiché i servizi possono essere eseguiti fino a diversi mesi prima della fatturazione a un cliente.

I ricavi devono essere accantonati, altrimenti i totali dei ricavi sarebbero significativamente sottostimati, in particolare rispetto alle spese del periodo. Ad esempio, Justin possiede un'azienda CPA. La sua azienda si occupa di consulenza aziendale, con alcuni lavori di consulenza che richiedono mesi.

Justin vorrà accumulare le entrate guadagnate in quei mesi prima di poter fatturare ai suoi clienti, altrimenti le sue spese appariranno piuttosto alte sul suo conto economico, mentre le sue entrate saranno artificialmente basse.

2. Ratei passivi

Un rateo passivo è una spesa che è stata sostenuta prima di essere pagata. Ad esempio, Tim possiede un piccolo supermercato e paga i suoi datori di lavoro ogni due settimane. A marzo, le date di paga di Tim per i suoi dipendenti erano il 13 marzo e il 27 marzo.

Tuttavia, i suoi dipendenti lavoreranno due giorni aggiuntivi a marzo che non sono stati inclusi nel libro paga del 27 marzo. Tim dovrà accumulare quella spesa, dal momento che i suoi dipendenti non saranno pagati per quei due giorni fino ad aprile. Le spese per il personale vengono generalmente registrate come una voce di storno, in modo che l'accantonamento possa essere stornato quando vengono pagate le spese effettive.

3. Ricavi differiti

Le entrate differite vengono utilizzate quando la tua azienda riceve un pagamento in anticipo sui lavori che non sono stati completati. Questo può essere spesso il caso di studi professionali che lavorano in regime di fermo, come uno studio legale o uno studio CPA.

In molti casi, un cliente può pagare in anticipo per il lavoro che deve essere svolto in un determinato periodo di tempo. Quando le entrate vengono successivamente guadagnate, la registrazione prima nota viene stornata.

4. Spese anticipate

Anche le spese anticipate devono essere registrate come voce di rettifica. Ad esempio, se decidi di pagare anticipatamente l'affitto a gennaio per l'intero anno, dovrai registrare la spesa ogni mese per i prossimi 12 mesi per contabilizzare correttamente il pagamento dell'affitto.

In caso contrario, il tuo bilancio rifletterà una spesa di affitto anormalmente alta a gennaio, seguita da nessuna spesa di affitto per i mesi successivi.

5. Spese di ammortamento

Le spese di ammortamento e l'ammortamento accumulato dovranno essere contabilizzati al fine di addebitare correttamente la vita utile di qualsiasi cespite.

L'ammortamento è sempre un costo fisso e non influisce negativamente sul rendiconto finanziario, ma il tuo bilancio mostrerebbe l'ammortamento accumulato come conto di contropartita tra le immobilizzazioni.

Come preparare le voci di rettifica

Ciascuna voce di regolazione verrà preparata in modo leggermente diverso. Ecco degli esempi su come registrare ogni tipo di voce di rettifica.

Passaggio 1:registrazione delle entrate maturate

Ogni volta che esegui un servizio e non sei stato in grado di fatturare al tuo cliente, dovrai registrare l'importo dei ricavi guadagnati come ricavi maturati. Ad esempio, John possiede un servizio di pulizia. Fattura ai suoi clienti un mese di servizi all'inizio del mese successivo.

Il suo conto per gennaio è di $ 2.000, ma poiché non effettuerà la fatturazione fino al 1 febbraio, dovrà effettuare una registrazione per accumulare i $ 2.000 di entrate guadagnate per il mese di gennaio.

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Ratei attivi	$ 2.000
	Entrate		$ 2.000

Una volta che John avrà fatturato il suo cliente a febbraio, dovrà inserire la seguente voce:

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Contabilità clienti	$ 2.000
	Ratei attivi		$ 2.000

La registrazione prima nota viene completata in questo modo per stornare i ratei attivi, mentre la registrazione dei ricavi rimane la stessa, poiché i ricavi devono essere rilevati a gennaio, il mese in cui sono stati guadagnati.

Suggerimenti per accumulare entrate:

L'accumulo di entrate è fondamentale per le attività di servizi che in genere fatturano ai clienti dopo che il lavoro è stato eseguito e le entrate guadagnate.

• Sapere quando utilizzare un conto per competenza e quando utilizzare un conto clienti: Se utilizzi i giornali di registrazione manuali per registrare i ratei, puoi inserire una registrazione prima nota direttamente nel tuo conto clienti. Tuttavia, se utilizzi un software di contabilità, una volta che hai fatturato il tuo cliente, il saldo della fattura verrà registrato automaticamente nel saldo della contabilità clienti, sovrastimando il saldo.
• Non dimenticare di stornare i tuoi ratei: Se John non annullasse la sua voce originale, il suo conto delle entrate sarebbe sopravvalutato.

Fase 2:registrazione delle spese maturate

Il libro paga è la spesa più comune che richiede una registrazione alla fine del mese, in particolare se paghi i tuoi dipendenti ogni due settimane.

Eventuali ore lavorate nel mese in corso che non saranno retribuite fino al mese successivo devono essere maturate a titolo di spesa. Ecco la registrazione prima nota per la registrazione delle spese per il personale maturate:

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Spese salariali e salariali	$ 15.000
	Salari e stipendi pagabili		$ 15.000

Data	Account	Addebito	Credito
2-10-2020	Salari e stipendi pagabili	$ 15.000
	Spese salariali e salariali		$ 15.000

Suggerimenti per la maturazione delle spese:

Tieni presente che potrebbero essere necessarie altre spese, come qualsiasi prodotto o servizio ricevuto senza che sia stata fornita una fattura.

• Assicurati di includere tutte le spese: Sebbene il libro paga sia una delle spese più facili da ricordare di accumulare, è importante ricordarsi di accumulare tutte le spese che si sono verificate prima di ricevere una fattura.
• Ricordati di stornare le spese per il personale maturate: Puoi impostare l'accantonamento delle buste paga per lo storno automatico.

Fase 3:registrazione delle entrate differite

Se la tua azienda in genere riceve pagamenti anticipati dai clienti, dovrai posticipare le entrate fino a quando non vengono guadagnate. Ad esempio, la tua azienda offre servizi di sicurezza. Uno dei tuoi clienti ti paga $ 3.000 in anticipo per sei mesi di servizi.

Poiché il reddito non è stato ancora guadagnato, deve essere differito. Ecco la registrazione prima nota per la registrazione del pagamento iniziale:

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Contanti	$ 3.000
	Entrate differite		$ 3.000

Per i prossimi sei mesi, dovrai registrare $ 500 di entrate fino a quando il saldo delle entrate differite non sarà zero.

Data	Account	Addebito	Credito
2-10-2020	Entrate differite	$ 500
	Ricavi da servizi		$ 500

Suggerimenti per la registrazione delle entrate differite:

Se ricevi un pagamento anticipato per servizi che non sono stati ancora eseguiti, il pagamento deve essere registrato come ricavo differito, con una registrazione prima nota mensile necessaria fino al raggiungimento del ricavo anticipato.

• Il pagamento per più di un mese deve essere differito: Se ricevi un pagamento per due mesi, il pagamento del secondo mese deve essere differito.
• Crea una registrazione a giornale ricorrente: Crea una registrazione prima nota ricorrente per i pagamenti anticipati, in modo da non doverti ricordare di elaborare una registrazione prima nota ogni mese.

Fase 4:registrazione delle spese prepagate

Le spese anticipate sono gestite come entrate differite. Ad esempio, decidi di pagare in anticipo l'affitto per l'anno, scrivendo un assegno di $ 12.000 al tuo padrone di casa che copre l'affitto per l'intero anno.

Dal momento che non vuoi sostenere una spesa di $ 12.000 a gennaio, collocherai i $ 12.000 in un conto di affitto prepagato e li spenderai ogni mese per i prossimi 12 mesi. La tua voce di diario iniziale sarebbe simile a questa:

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Affitto Prepagato	$ 12.000
	Contanti		$ 12.000

Per i prossimi 12 mesi, dovrai registrare $ 1.000 di spese di affitto e ridurre di conseguenza il tuo account di affitto prepagato.

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Spese di affitto	$ 1.000
	Affitto Prepagato		$ 1.000

Suggerimenti per la registrazione delle spese prepagate:

Le spese anticipate comuni includono l'affitto e i pagamenti di servizi professionali effettuati a contabili e avvocati, nonché i contratti di servizio.

• Rendilo ricorrente: Se stai utilizzando un software di contabilità, assicurati di rendere la registrazione prima nota ricorrente per i prossimi 12 mesi.
• Assicurati di registrare tutti i pagamenti anticipati: Ogni volta che paghi per più di un mese di un servizio, la spesa dovrebbe essere suddivisa tra i mesi coperti dal pagamento.

Fase 5:registrazione delle spese di ammortamento

Ogni volta che acquisti un biglietto di grandi dimensioni, dovresti anche registrare l'ammortamento accumulato e la tua spesa di ammortamento mensile. La maggior parte dei proprietari di piccole imprese sceglie l'ammortamento a quote costanti per deprezzare i cespiti poiché è il metodo più semplice da monitorare.

Ad esempio, se acquisti un articolo per $ 5.000, con una vita utile di cinque anni e un valore di recupero di $ 1.000, puoi ammortizzare il bene per cinque anni. in base al numero di anni che durerà l'asset, per un totale di $ 66,67 di ammortamento mensile per cinque anni. Per registrare l'ammortamento, la tua voce di diario sarebbe:

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Spese di ammortamento	$ 66,67
	Fondo ammortamento		$ 66,67

Questa registrazione prima nota può essere ricorrente, poiché la tua spesa di ammortamento non cambierà per i prossimi 60 mesi, a meno che il bene non venga venduto.

Suggerimenti per la registrazione delle spese di ammortamento:

Ecco alcuni modi per semplificare la registrazione delle spese di ammortamento:

• Rendi ricorrenti le voci del diario: Se utilizzi un software di contabilità, puoi scegliere di rendere ricorrenti le registrazioni delle spese di ammortamento, eliminando la necessità di inserirle ogni mese.
• Crea un foglio di lavoro: A meno che tu non stia utilizzando un software di contabilità di fascia alta o il tuo software includa un modulo di immobilizzazioni, è probabile che l'applicazione non calcoli la tua spesa di ammortamento per te. Per semplificare il monitoraggio delle spese, soprattutto se utilizzi un metodo di ammortamento diverso da quello a quote costanti, crea un foglio di calcolo delle spese di ammortamento imminenti per l'anno.

Come preparare le voci di rettifica

Sia che tu stia registrando in libri mastri manuali, utilizzando un software per fogli di calcolo o disponi di un'applicazione software di contabilità, dovrai creare le tue registrazioni a giornale manualmente.

Naturalmente, il modo più semplice per farlo è utilizzare un software di contabilità, che rende molto più facile tenere traccia delle registrazioni, creare registrazioni automatiche di storno e registrazioni ricorrenti e contribuire a garantire rendiconti finanziari più accurati.

Una volta completate le registrazioni di diario di rettifica, ricordarsi di eseguire un bilancio di prova rettificato, che viene utilizzato per creare le registrazioni di chiusura.

Regolare le voci è fondamentale

Per avere un quadro accurato della salute finanziaria della tua attività, devi effettuare delle registrazioni. Come puoi convincere un potenziale investitore a investire nella tua attività se i tuoi rendiconti finanziari sono imprecisi?

Come puoi preparare le proiezioni finanziarie per i prossimi mesi se non hai un quadro preciso di quali sono le tue entrate mensili e le spese operative?

Se stai ancora registrando le tue registrazioni di rettifica in più giornali, perché non dare un'occhiata alle revisioni del software di contabilità di The Ascent e iniziare ad automatizzare i tuoi processi contabili oggi.