Contabilità senza scopo di lucro:tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare

La contabilità senza scopo di lucro è simile alla contabilità per le attività a scopo di lucro, con alcune grandi differenze. Scopri cosa devi sapere per impostare correttamente il tuo sistema di contabilità senza scopo di lucro.

Mentre la contabilità stessa può presentare numerose sfide per l'imprenditore non contabile, la contabilità senza scopo di lucro può creare un livello di confusione ancora maggiore.

Naturalmente, tutte le aziende devono depositare fondi, tenere traccia delle spese e pagare fornitori e dipendenti, ma le organizzazioni senza scopo di lucro devono anche tenere traccia delle donazioni (sia monetarie che in natura), gestire le ricevute fiscali e le lettere di ringraziamento, gestire il personale volontario e tenere traccia fondi forniti tramite sovvenzioni o sponsorizzazioni.

È qui che entra in gioco la contabilità non profit o dei fondi. Sebbene la contabilità dei fondi possa sembrare complicata, significa semplicemente che invece di tracciare il denaro per una singola azienda o entità, stai monitorando entrate e spese utilizzando più fondi.

Ad esempio, quando un'organizzazione no profit organizza una raccolta fondi, il denaro ricevuto deve essere monitorato separatamente dagli altri fondi. Pertanto, se un'organizzazione no profit ha cinque programmi attivi per i quali ottiene regolarmente finanziamenti, dovrà tenere traccia di tutte le entrate e le spese per ciascuno di tali programmi o fondi separatamente.

Lo stesso principio si applica alle sovvenzioni o ai finanziamenti in dotazione.

Quando un'organizzazione no profit ottiene una sovvenzione da una fondazione, quel denaro deve essere contabilizzato in un fondo separato, con un rapporto fornito alla fondazione alla fine della durata della sovvenzione che fornisce informazioni dettagliate su come sono stati utilizzati i fondi della sovvenzione. Le dotazioni sono gestite allo stesso modo.

Sebbene la creazione di più conti fondi possa certamente essere eseguita manualmente o utilizzando un software di contabilità standard, è un processo più macchinoso che comporta l'immissione di dati aggiuntivi, la necessità di creare un piano dei conti specializzato, nonché la necessità di aggiungere sottoconti al tuo contabilità generale, rendendo l'intero processo più confuso.

D'altra parte, il software per la contabilità dei fondi o delle organizzazioni non profit offre una struttura del piano dei conti più flessibile, specificamente adattata alle organizzazioni senza scopo di lucro.

Come le aziende a scopo di lucro, esistono diversi tipi di organizzazioni non profit, ognuna con le proprie esigenze specifiche. Ad esempio, un'organizzazione no profit finanziata principalmente tramite donazioni private deve monitorare i fondi in modo molto diverso rispetto a un'organizzazione no profit che riceve sovvenzioni su base regolare.

Ecco alcune delle cose che le organizzazioni non profit devono gestire:

• Fondi: Se hai numerose fonti di reddito, hai bisogno di un modo per tenere adeguatamente conto di tutte quelle fonti di reddito.
• Gestione delle donazioni: Molte organizzazioni senza scopo di lucro sono finanziate principalmente da donazioni individuali. Non solo hai bisogno di un modo per tenere traccia degli importi delle donazioni, ma hai anche bisogno di un modo per gestire i donatori poiché devi fornire loro lettere di ringraziamento o, almeno, una ricevuta per la loro donazione.
• Gestione delle sovvenzioni: Sebbene non tutte le organizzazioni non profit abbiano bisogno della gestione delle sovvenzioni, se ricevi sovvenzioni dalle fondazioni, hai bisogno di un modo per gestire correttamente i fondi. In effetti, una corretta gestione dei fondi è solitamente una stipulazione di qualsiasi sovvenzione che un'organizzazione no profit riceve.
• Gestione del volontariato: Se la tua organizzazione non profit utilizza molti volontari, hai bisogno di un modo per gestirli correttamente.
• Campagne: Anche in questo caso, se esegui più campagne, hai bisogno di un modo per gestire sia la campagna stessa che i fondi ricevuti da tali campagne.

Ente non profit e ente a scopo di lucro:qual è la differenza?

Ci sono molti modi in cui un'organizzazione no profit differisce da un'attività a scopo di lucro. Eccone solo alcuni:

1. Responsabilità: Sebbene le aziende a scopo di lucro siano responsabili nei confronti degli azionisti e degli investitori, hanno molta più autonomia di un'organizzazione no profit, che deve riferire regolarmente su come vengono utilizzati i fondi ricevuti e assicurarsi che siano utilizzati correttamente. In effetti, un'organizzazione no profit è responsabile nei confronti di chiunque fornisca fondi all'organizzazione, a partire da un donatore di $ 10 fino alla fondazione che ha assegnato alla tua organizzazione no profit una sovvenzione di $ 100.000.
2. Tasse: Le organizzazioni senza scopo di lucro sono in genere esentate dal pagamento delle tasse sulle donazioni e altri fondi ricevuti, sebbene siano ancora soggette alle tasse sui salari, come le tasse federali e statali, nonché le tasse sulla previdenza sociale e sull'assistenza sanitaria.
3. Missioni diverse: Lo scopo principale di un'organizzazione senza scopo di lucro è fornire beni o servizi necessari, mentre la missione di un'impresa a scopo di lucro è fare soldi per i proprietari e gli azionisti.
4. Distribuzione degli utili: Mentre un'organizzazione senza scopo di lucro può ottenere un profitto, tutti i profitti guadagnati devono essere reinvestiti nel lavoro dell'organizzazione. I profitti guadagnati da un'impresa a scopo di lucro vengono distribuiti ai proprietari e agli azionisti, nonché reinvestiti nell'impresa.
5. Bilancio: I rendiconti finanziari sono diversi per le organizzazioni a scopo di lucro e senza scopo di lucro.

Bilancio non profit	Bilanci a scopo di lucro
Stato patrimoniale	Bilancio
Dichiarazione delle attività	Conto economico
Prospetto delle spese funzionali	Rendiconto finanziario
Rendiconto finanziario

Come impostare la contabilità per la tua organizzazione non profit

Ecco come puoi impostare il tuo sistema contabile per la tua organizzazione non profit.

Passaggio 1:scegli il software non profit adatto alla tua organizzazione

Fare la contabilità manualmente è un lavoro difficile, ma è ancora più difficile se stai cercando di fare la contabilità per un'organizzazione senza scopo di lucro. Sebbene tu possa utilizzare i conti T per aiutarti con le tue transazioni, tenere traccia di più fondi, programmi o sovvenzioni su un foglio di calcolo è una ricetta per il disastro.

Dedica un po' di tempo a trovare un'applicazione software di contabilità senza scopo di lucro adatta alle tue esigenze e al tuo budget. Non te ne pentirai.

Passaggio 2:crea un piano dei conti senza scopo di lucro

Le organizzazioni non profit devono tenere traccia sia delle entrate che delle spese in tre aree distinte:programmi, costi amministrativi e raccolta fondi. Se richiedi e ricevi sovvenzioni o sponsorizzazioni, dovrai tenere conto anche di quelle aree.

Con aree come la raccolta fondi e le sovvenzioni, dovrai anche tenere conto dello stato dei fondi, ad esempio fondi limitati, illimitati e temporaneamente limitati.

Se utilizzi un software di contabilità senza scopo di lucro, il tuo piano dei conti includerà l'opzione di utilizzare più segmenti per gestire più fondi, che è una necessità per gestire adeguatamente fondi, programmi e sovvenzioni.

Ad esempio, in un piano dei conti standard, un conto spese apparirà come segue:

5000 - Spese salariali

Tuttavia, se desideri tenere traccia delle spese salariali per un particolare programma, la struttura del tuo piano dei conti sarebbe simile a questa:

01-02-5000

Il segmento 01 indica il fondo specifico coinvolto. Il segmento 02 indica il dipartimento, il programma o la sovvenzione specifici e 5000 è il numero di conto spese standard.

Fase 3:scegli la contabilità per cassa o per competenza

Tutte le aziende, organizzazioni senza scopo di lucro e società a scopo di lucro, devono utilizzare la contabilità in contanti o per competenza nella contabilità. Ecco la differenza.

• Contabilità in contanti: Se utilizzi la contabilità di cassa, registrerai le transazioni quando il denaro viene effettivamente scambiato, registrando le entrate quando paga il tuo cliente e registrando le spese quando vengono pagate.
• Contabilità per competenza: La contabilità per competenza rileva i ricavi e le spese quando sono sostenuti. Ad esempio, quando si fattura a un cliente, la fattura viene registrata come ricavo, indipendentemente dal fatto che il cliente abbia pagato la fattura. Lo stesso vale per le spese, che vengono registrate quando si verificano, non quando vengono pagate.

Fase 4:acquisisci familiarità con i rendiconti finanziari delle organizzazioni non profit

Di solito vengono utilizzati quattro rendiconti finanziari senza scopo di lucro.

1. Situazione patrimoniale-finanziaria: Lo stato patrimoniale è simile a un bilancio. Visualizza le attività, le passività e le attività nette, che descrivono in dettaglio le attività limitate, temporaneamente limitate e illimitate. Il patrimonio netto sostituisce il patrimonio netto di un'organizzazione non profit poiché un'organizzazione non profit non ha un proprietario o investitori.
2. Rendiconto delle attività: Il prospetto delle attività mostra eventuali variazioni del patrimonio netto in un determinato periodo di tempo. Il rendiconto delle attività è simile a un conto economico, ma include i totali dell'anno corrente e dell'anno precedente, nonché i totali previsti e gli scostamenti di budget. Una spiegazione di eventuali modifiche dovrebbe sempre accompagnare la dichiarazione delle attività.
3. Estratto delle spese funzionali: Il rendiconto delle spese funzionali riporta su ogni singolo programma offerto dall'organizzazione no profit, insieme alle spese generali/amministrative e alle spese di raccolta fondi. La dichiarazione delle spese funzionali può essere utilizzata anche durante la preparazione del modulo 990.
4. Rendiconto finanziario: Il rendiconto finanziario è l'unico report utilizzato sia nelle aziende a scopo di lucro che nelle organizzazioni senza scopo di lucro. Il rendiconto finanziario identifica e riporta i contanti ricevuti dalle attività operative e di investimento, nonché i contanti dalle attività di finanziamento.

Fase 5:acquisisci familiarità con il modulo 990

Sebbene molte organizzazioni senza scopo di lucro siano classificate come esenti dall'imposta federale sul reddito, devono comunque preparare i moduli fiscali alla fine dell'anno.

Il modulo 990 è dovuto entro il 15° giorno del quinto mese successivo alla fine del periodo contabile o dell'anno fiscale dell'organizzazione, quindi se l'anno fiscale termina il 31 dicembre, il modulo 990 dovrebbe essere dovuto entro il 15 maggio dell'anno successivo.

È importante notare che il modulo 990 è sempre disponibile per l'ispezione pubblica una volta archiviato e dovrà essere archiviato ogni anno affinché la tua organizzazione mantenga il suo status di non profit.

Fase 6:inizia a inserire le transazioni contabili

Con la maggior parte del lavoro di configurazione ora completato, sei pronto per iniziare a inserire le transazioni per la tua organizzazione non profit.

La cosa più importante da ricordare quando si inseriscono le transazioni è che se si è finanziati da donatori o sovvenzioni, è necessario tenere traccia di come vengono spesi quei soldi. I budget vengono utilizzati più ampiamente anche nelle organizzazioni non profit, con budget multipli generalmente preparati per ogni programma o sovvenzione.

Inoltre, se accetti donazioni in natura, dovrai anche sapere come registrarle correttamente.

Le organizzazioni senza scopo di lucro richiedono una contabilità senza scopo di lucro

Mentre le organizzazioni non profit più piccole possono certamente cavarsela con un software di contabilità standard, per tenere traccia correttamente più programmi, fondi e sovvenzioni, sarai meglio servito se utilizzi un software di contabilità non profit o di fondi.

Le nozioni di base sulla contabilità senza scopo di lucro sono più complesse della contabilità di un'attività a scopo di lucro, ma l'utilizzo di software specifici del settore renderà il processo molto più semplice.