5 migliori software di contabilità fornitori per le piccole imprese

Se si utilizza la contabilità per competenza, è necessario disporre di un metodo per gestire correttamente la contabilità fornitori. Dai un'occhiata alle nostre cinque migliori selezioni di software per l'elaborazione dei conti da pagare.

Se sei in affari, probabilmente hai delle bollette da pagare. Il processo di contabilità fornitori fa parte di qualsiasi attività che utilizza il metodo di contabilità per competenza.

La contabilità fornitori non viene utilizzata nel metodo di contabilità di cassa, poiché le spese vengono rilevate quando il denaro passa di mano. Tuttavia, se utilizzi il metodo di contabilità per competenza e acquisti prodotti, forniture o servizi a credito, avrai dei conti passivi che dovranno essere gestiti.

Sebbene sul mercato siano presenti diverse app per la contabilità fornitori, il modo migliore per te o il tuo contabile di gestire la contabilità fornitori è utilizzare un software di contabilità.

L'utilizzo del software di contabilità fornisce i mezzi per gestire correttamente l'intero processo di contabilità fornitori, dalla ricezione della fattura al pagamento del fornitore.

Sebbene sembri un processo facile, e nella maggior parte dei casi lo è, una cattiva gestione dei conti da pagare può avere alcune gravi ripercussioni, inclusi termini di pagamento sfavorevoli da parte del tuo fornitore o fornitore, addebiti in ritardo valutati e persino un calo della solvibilità della tua attività.

Vale la pena disporre di un buon software di elaborazione della contabilità fornitori per gestire correttamente il processo.

Ecco le nostre scelte migliori per il miglior software di contabilità fornitori per le piccole imprese:

• AccountEdge Pro
• QuickBooks Desktop
• Xero

Fattori da considerare nella scelta del software di contabilità fornitori

Ci sono una varietà di cose da tenere a mente quando si confrontano i pacchetti software di contabilità fornitori. Aiuta a determinare prima come vuoi pagare le bollette. Ad esempio, ti senti a tuo agio pagandoli elettronicamente e poi semplicemente registrando il pagamento nel tuo software?

Preferiresti pagare le bollette alla vecchia maniera eseguendo assegni e inviando il pagamento per posta? Forse preferisci inserirli nel sistema e poi pagarli tramite bonifico ACH alla scadenza?

Nella contabilità fornitori, come in tutto, è sempre bello avere delle opzioni. Forse non hai idea di come vuoi pagare le bollette; vuoi solo assicurarti che siano pagati. In tal caso, ecco alcune cose da cercare.

1. Monitoraggio dei fornitori

Il monitoraggio dei fornitori è una parte importante del processo di contabilità fornitori. Ciò include dettagli come la gestione delle informazioni di contatto, come un indirizzo postale e un indirizzo e-mail validi.

Può anche includere informazioni bancarie per il pagamento elettronico, un elenco di pagamenti per l'anno e un codice fiscale o numero di previdenza sociale per l'elaborazione 1099. Un buon monitoraggio dei fornitori sarà in grado di gestire tutte queste informazioni e altro ancora.

2. 1099 elaborazione

Qualsiasi fornitore pagato che non è incorporato dovrebbe ricevere un 1099 alla fine dell'anno. Se paghi spesso un gran numero di appaltatori e consulenti, può essere estremamente utile disporre di un sistema per l'elaborazione dei 1099 a fine anno.

3. Molteplici modi per pagare i fornitori

Mentre alcune aziende sono riluttanti ad abbandonare il metodo tradizionale di pagamento dei fornitori tramite assegno, altre sono disposte ad abbracciare nuove opzioni di pagamento, come i pagamenti ACH o persino il pagamento con carta di credito.

Qualunque sia il metodo che scegli per pagare i tuoi fornitori, è sempre bello avere diverse alternative disponibili.

I cinque migliori software di contabilità fornitori per le piccole imprese

Le nostre prime cinque scelte per il miglior software di contabilità fornitori hanno un paio di cose in comune:capacità di contabilità in partita doppia e un modo semplice per gestire la contabilità fornitori. Ecco le nostre scelte.

1. AccountEdge Pro

Una buona scelta sia per le piccole che per le aziende in crescita, AccountEdge Pro offre più piani che semplificano il passaggio a una versione più potente in caso di crescita della tua attività.

Tutti i piani AccountEdge Pro offrono una buona capacità di contabilità, inclusa l'elaborazione completa della contabilità fornitori. Il modulo Acquisti in AccountEdge Pro è il luogo in cui puoi gestire tutti i tuoi acquisti e le transazioni dei conti fornitori.

AccountEdge Pro semplifica la creazione di un ordine di acquisto, la conversione di una fattura in un ordine, l'immissione e la gestione di tutti i fornitori e include un'opzione per pagare fornitori e fornitori elettronicamente o tramite assegno.

Altre funzionalità di contabilità fornitori includono un'opzione di ritenzione del pagamento del fornitore, ottima per gli operatori del settore edile e delle costruzioni, che consente di trattenere una parte di qualsiasi pagamento dovuto fino al completamento di un lavoro.

Nell'applicazione è inclusa un'opzione di sconto per il pagamento anticipato e puoi anche creare un credito fornitore per eventuali pagamenti in eccesso effettuati.

Un'altra caratteristica utile è l'opzione di riconciliazione della contabilità fornitori, che assicura che il saldo della contabilità fornitori sia sempre in accordo con il saldo della contabilità fornitori nel vostro bilancio. AccountEdge Pro gestisce anche tutti i pagamenti dei fornitori durante tutto l'anno ed elabora i 1099 a fine anno.

Insieme ai rapporti standard, AccountEdge Pro include anche una buona selezione di rapporti di contabilità fornitori, tra cui un rapporto fornitore, un rapporto di invecchiamento, un rapporto di eccezioni, un elenco di conti fornitori e un rapporto di riconciliazione di conti fornitori.

AccountEdge offre due piani on-premise:Basic, che prevede una tariffa una tantum di $ 149; e Pro, che ha una tariffa una tantum di $ 399. Sono inoltre disponibili due piani cloud:Priority Zoom, che costa $ 50 al mese; e Priority ERP, con prezzi disponibili direttamente da AccountEdge.

Gli utenti del piano Pro possono anche acquistare un abbonamento ad AccountEdge Connect, che ti consente di eseguire una varietà di funzioni di sistema in remoto, con un abbonamento da $ 25 al mese.

Leggi l'intero The Ascent Revisione di AccountEdge Pro

2. QuickBooks Desktop

Che tu sia un unico proprietario o possieda un'attività in crescita, QuickBooks Desktop funzionerà per te. Sono disponibili tre diverse edizioni di QuickBooks Desktop, insieme a una versione Accountants progettata per CPA e altri professionisti della contabilità.

QuickBooks Desktop offre un'eccellente capacità di contabilità fornitori, con l'inclusione di Vendor Center, che ti consente di gestire facilmente tutte le informazioni sui tuoi fornitori da un'unica posizione centrale.

Il Centro fornitori ti consente di visualizzare tutte le transazioni dei fornitori, aggiungere contatti, creare un elenco di cose da fare, aggiungere note al file e persino inviare un'e-mail direttamente all'interno dell'applicazione.

QuickBooks Desktop include un tracker fatture che fornisce un riepilogo di tutti gli ordini di acquisto creati, fatture aperte e un elenco di fatture scadute (che non dovresti avere).

L'applicazione fornisce anche un elenco di tutte le bollette pagate di recente. La funzione Paga fattura ti consente di scegliere facilmente le fatture che desideri pagare e include diverse opzioni di pagamento tra cui un'opzione di stampa di assegni, pagamento con carta di credito o trasferimento ACH. L'applicazione include anche l'elaborazione di fine anno 1099.

QuickBooks Desktop offre eccellenti opzioni di reporting, inclusi rapporti sui conti da pagare come un rapporto dettagliato sull'invecchiamento dei conti fornitori, un rapporto sui pagamenti in contanti non applicato, un rapporto sui conti correnti da pagare e un rapporto sul fornitore, con anche modelli di rapporto disponibili.

QuickBooks offre attualmente tre piani:

1. Pro: Il piano Pro, più adatto per le piccole imprese, supporta fino a 3 utenti e attualmente costa $ 299,95 all'anno.
2. Premier: Più adatto per le aziende che cercano software di contabilità specifici del settore, il piano Premier offre soluzioni per le imprese generali, gli appaltatori generali, le aziende manifatturiere e all'ingrosso e le organizzazioni non profit. L'edizione Premier costa $ 499,95 all'anno e supporta fino a 5 utenti.
3. Impresa: Ideale per le aziende in crescita, QuickBooks Enterprise offre maggiori capacità di personalizzazione e supporta fino a 30 utenti. Il piano Enterprise costa attualmente $ 849,10 all'anno.

Leggi l'intero The Ascent Recensione QuickBooks Desktop

3. Sage 50Contabilità cloud

Una buona scelta per le aziende piccole e in crescita, Sage 50cloud Accounting offre tutte le funzionalità che si trovano in genere in un'applicazione desktop insieme a una facile accessibilità cloud alle funzionalità chiave del programma.

Sage 50cloud Accounting elabora i conti pagabili tramite il Centro fornitori e acquisti, dove vengono gestiti tutti gli acquisti aziendali e i dettagli dei fornitori. Puoi anche gestire 1099 dettagli anche nel centro, eliminando la necessità di affannarti a fine anno per ottenere le informazioni necessarie sul fornitore.

Se stai cercando modi diversi per pagare i tuoi fornitori, Sage 50cloud Accounting ti copre, offrendo fino a 10 metodi di pagamento tra cui PayPal, pagamenti elettronici, pagamenti con carta di credito e assegni tradizionali.

L'attività di contabilità fornitori di Sage 50cloud viene completata anche dal Centro fornitori e acquisti, inclusa l'immissione di fatture per il pagamento, il pagamento di fatture, l'immissione di crediti fornitore e l'esecuzione di assegni. Il centro mostra anche un elenco di debiti invecchiati sullo schermo che puoi rivedere.

Le opzioni di reporting in Sage 50cloud Accounting sono buone e sono ulteriormente migliorate grazie alla disponibilità di Sage Intelligence Reports, che fornisce uno sguardo più analitico alle finanze aziendali.

L'applicazione include report sui conti fornitori standard come debiti in scadenza, un riepilogo dei conti fornitori e un elenco fornitori, ma il miglior report è il report Analisi dei fornitori, che include un grafico Scadenza per età, un elenco dei primi cinque fornitori per acquisto e per importo dovuto e un riepilogo di scadenza per età.

Sage 50cloud Accounting offre attualmente tre piani:

1. Pro: Ideale per le piccole imprese, Pro è un sistema per utente singolo che attualmente costa $ 299,95 all'anno.
2. Premio: Ideale per le piccole imprese, Premium supporta fino a 5 utenti e ha attualmente un prezzo di $ 465,95 all'anno.
3. Quanto: Una buona scelta per le aziende in crescita, Quantum può supportare fino a 40 utenti, con prezzi personalizzati disponibili direttamente da Sage.

Leggi l'intero The Ascent Revisione di Sage 50cloud Accounting

4. Xero

Un'ottima scelta per ditte individuali, liberi professionisti e piccole imprese, Xero offre un'interfaccia utente facilmente navigabile e recentemente aggiornata con completa accessibilità al cloud.

Xero offre una buona capacità di contabilità fornitori, inclusa l'opzione di inviare le fatture via e-mail direttamente alla posta in arrivo dei file, mentre la funzionalità affiancata ti consente di visualizzare tutti i file di contabilità fornitori insieme al record del fornitore archiviato in Xero.

La schermata Fatture in Xero ti consente di visualizzare tutte le fatture che sono state inserite, visualizzando dettagli come la data della fattura, la data di scadenza, se la fattura è stata pagata e, in tal caso, la data di pagamento.

Puoi inserire le fatture e quindi programmarle per il pagamento immediatamente oppure scegliere una data di pagamento in un secondo momento. Xero include anche una dashboard Acquisti che ti consente di visualizzare tutti i pagamenti in uscita e tutte le fatture imminenti che potrebbero essere dovute.

Puoi anche impostare fatture ricorrenti in Xero con la possibilità di modificare l'importo dovuto quando necessario.

Se fatturate ai clienti il ​​rimborso delle spese, apprezzerete la capacità di Xero di fatturare la spesa direttamente al vostro cliente. Ad esempio, se spendi $ 100 presso il negozio di forniture per ufficio per gli articoli acquistati per il tuo cliente, puoi fatturare l'acquisto di $ 100 direttamente al cliente dalla schermata di inserimento della contabilità fornitori.

Le opzioni di reporting di Xero continuano a migliorare con ogni nuova versione, con una varietà di rapporti di contabilità fornitori disponibili, tra cui un elenco fornitori, rapporto di contabilità fornitori obsoleti e un rapporto 1099 progettato per semplificare l'elaborazione 1099 di fine anno.

Xero offre attualmente tre piani:

1. In anticipo: Il piano Early è ideale per ditte individuali e liberi professionisti e attualmente costa $ 9 al mese.
2. Crescere: Ideale per le piccole imprese, il piano Growing costa $ 30 al mese.
3. Fondata: Una buona scelta per le aziende in crescita, il piano Established costa attualmente $ 60 al mese.

Leggi la recensione completa su Xero di The Ascent

5. QuickBooks in linea

QuickBooks Online ha fatto molta strada dal suo lancio nel 2001, con oltre 3,2 milioni di abbonati solo negli Stati Uniti.

È probabile che questa crescita costante possa contribuire a un sostanziale aumento di caratteristiche e funzionalità, trasformando un'applicazione di contabilità di base in una solida applicazione di contabilità adatta sia per i proprietari individuali, i liberi professionisti e le piccole imprese.

Per sfruttare le funzionalità di contabilità fornitori in QuickBooks Online, dovrai acquistare il piano Plus, uno dei cinque piani offerti da QuickBooks Online.

Nel piano Plus puoi inserire fatture per il pagamento, gestire le scadenze dei pagamenti, programmare i pagamenti per una data specifica e pagare le bollette elettronicamente o stampando assegni.

QuickBooks Online monitorerà anche i possibili sconti di pagamento anticipato offerti da un fornitore, quindi non perdere l'occasione di risparmiare un po' di denaro.

La funzione Spese in QuickBooks Online offre un modo semplice per gestire le spese, impostare le fatture da pagare e gestire i dettagli del fornitore.

Potrai creare pagamenti ricorrenti, stampare assegni fornitore o pagare i tuoi fornitori direttamente da questa schermata. QuickBooks Online include anche una buona app mobile che ti consente di inserire e pagare una fattura elettronicamente, se necessario.

L'applicazione include anche una buona selezione di rapporti di contabilità fornitori che includono dettagli sull'invecchiamento, un elenco di pagamenti di fatture, un elenco di fatture non pagate, un riepilogo sull'invecchiamento e un rapporto sui dettagli dell'assegno.

QuickBooks Online offre cinque piani:

1. Lavoro autonomo: Offre funzioni di base del programma e costa $ 7,50 al mese
2. Inizio semplice: Buono per i liberi professionisti, Simple Start costa $ 12,50 al mese
3. Indispensabili: Supporta fino a 3 utenti e costa $ 20 al mese
4. In più: Buono per chi ha inventario, Plus costa $ 35 al mese
5. Avanzate: Ideale per le aziende in crescita, Advanced supporta fino a 25 utenti e costa $ 75 al mese

Tutti i prezzi di QuickBooks Online riflettono il prezzo di lancio, che è buono per i primi tre mesi.

Leggi l'intero The Ascent Recensione di QuickBooks online

La contabilità fornitori è una parte importante del processo contabile

L'elaborazione della contabilità fornitori è parte integrante del ciclo contabile. In qualità di proprietario di una piccola impresa, è importante che tu o il tuo contabile abbiate gli strumenti per gestire correttamente i vostri conti da pagare fin dall'inizio.

La scelta del software giusto può fare molto per raggiungere questo obiettivo. Per semplificare il processo, dai un'occhiata ai sistemi di contabilità fornitori evidenziati, scarica alcune demo e trova il programma di contabilità fornitori che fa per te.