Come allocare le spese funzionali alle organizzazioni no profit

Utilizzato esclusivamente da organizzazioni senza scopo di lucro, il rendiconto delle spese funzionali viene utilizzato per riportare correttamente le spese ed è richiesto negli Stati Uniti. Scopri come allocare correttamente le spese funzionali.

La rendicontazione non profit è diversa da quella di un'attività a scopo di lucro, con le organizzazioni non profit che pubblicano i seguenti rendiconti finanziari.

• Situazione patrimoniale-finanziaria: È simile a un bilancio, che riporta attività, passività e attività nette, che è simile al patrimonio netto.
• Rendiconto delle attività: Il rendiconto delle attività è simile a un conto economico standard, che esamina le entrate e le spese per l'organizzazione.
• Rendiconto finanziario: Come un normale rendiconto finanziario, il rendiconto finanziario di un'organizzazione no profit mostra le stesse informazioni in base alle attività dell'organizzazione.

Il rapporto finale che le organizzazioni senza scopo di lucro devono eseguire è il rendiconto delle spese funzionali, che riporta le spese in base alle classificazioni funzionali. Ogni organizzazione non profit ha aree funzionali su cui deve riferire, ma poiché i soldi per finanziare le organizzazioni non profit provengono spesso da sovvenzioni, campagne e attività di raccolta fondi, le organizzazioni non profit devono tenere traccia delle spese organizzative in modo diverso rispetto a un'azienda standard.

Panoramica:cosa sono le spese funzionali?

Prima di poter utilizzare uno qualsiasi dei metodi di allocazione descritti di seguito, è necessario comprendere le classificazioni funzionali. Nella contabilità senza scopo di lucro, tutte le spese devono essere registrate in una di queste tre categorie di spesa senza scopo di lucro.

Programmi: Tutte le organizzazioni senza scopo di lucro hanno una missione. Un programma è un'attività creata per compiere quella missione. A seconda dell'organizzazione, potresti avere un unico programma, come dare da mangiare agli affamati, oppure potresti offrire diversi programmi, come il supporto prenatale per le future mamme e le classi GED per migliorare la loro istruzione. Le spese per ogni programma devono essere registrate separatamente.

Spese di gestione e generali: Le spese di gestione e generali sono voci che non sono collegate a un particolare programma ma sono una parte richiesta del funzionamento dell'organizzazione. Ad esempio, lo stipendio del direttore esecutivo e di altri funzionari sarebbe considerato spese di gestione e generali, così come il contabile del personale che gestisce i libri contabili per tutti i programmi.

Spese di raccolta fondi: Sebbene possa sembrare strano inserire la raccolta fondi in una categoria di spesa, le organizzazioni senza scopo di lucro spendono molti soldi per la raccolta fondi. Ciò include le spese salariali per i dipendenti di sviluppo e raccolta fondi e le spese per la creazione e l'invio di lettere di ricorso annuali, inclusi i costi di stampa, carta e affrancatura.

In molti casi, le spese funzionali sono facilmente classificabili, ma in caso contrario, dovrai allocarle di conseguenza.

I 4 metodi di allocazione delle spese funzionali

Sebbene sia possibile allocare le spese in base alle esigenze, i seguenti metodi di allocazione sono quelli utilizzati più frequentemente dalle organizzazioni senza scopo di lucro. Il modo più semplice per allocare le tue spese è utilizzare un software di contabilità non profit o di fondi, sebbene sia possibile utilizzare anche un normale software di contabilità, se necessario.

1. Costo diretto

I costi più facili da allocare sono quelli che possono essere assegnati a una sola categoria. Ad esempio, una sovvenzione che Sam riceve gli consente di acquistare una varietà di cibi in scatola e non deperibili per la sua dispensa alimentare comunitaria. Questo costo può essere direttamente allocato ai programmi poiché la sovvenzione e le spese risultanti sono entrambe direttamente correlate al costo del programma di dispensa alimentare della comunità.

2. Tempo impiegato dai dipendenti

Se i dipendenti dividono il loro tempo tra diversi programmi o aree organizzative, il loro tempo deve essere monitorato e allocato correttamente. Ad esempio, Ann gestisce un'organizzazione no profit agricola chiamata Back to the Land che offre diversi programmi che vanno dalla formazione agricola in loco ai seminari di pianificazione finanziaria per proprietari di fattorie e ranch.

Poiché il suo personale è molto piccolo, i dipendenti non solo trascorrono le ore del programma formando gli agricoltori, ma svolgono anche lavori amministrativi, con la stessa Ann che spesso divide il suo tempo tra la formazione degli agricoltori e la gestione dell'organizzazione.

Attualmente, Ann trascorre il 25% del suo tempo ad allenarsi, dividendo equamente il suo tempo tra i due programmi. Spende anche il 25% per la scrittura di borse di studio e il 50% per la gestione dell'organizzazione. Sulla base di queste percentuali, assegniamo lo stipendio di Ann, che è di $ 4.000 al mese.

Dichiarazione delle spese funzionali
Ritorno alla terra
Luglio 2020

Spese	Programma A	Programma B	G&A	Raccolta fondi	Totale
Stipendi	$ 500	$ 500	$ 1.000	$ 2.000	$ 4.000

La dichiarazione parziale sopra mostra le tre categorie di spesa funzionale:Programmi, Generale e Amministrativa (G&A) e Raccolta fondi, con l'elemento pubblicitario che mostra esattamente come è stato allocato lo stipendio di $ 4.000 di Ann per luglio.

3. Organico dei dipendenti

Per le organizzazioni non profit molto piccole, potrebbe essere più facile basare i costi sull'organico totale dei dipendenti. Questo metodo utilizza gli stipendi totali di ciascun dipendente, combinandoli in un totale e quindi allocando il totale in base alla quantità di tempo trascorso in ciascuna area di spesa funzionale.

Sebbene questo metodo non funzioni per le organizzazioni con numerosi dipendenti che hanno aree di responsabilità ben definite, per le organizzazioni non profit i cui dipendenti lavorano in tutte le aree di spesa funzionali, lo stipendio totale può essere ripartito tra quelle aree.

Ad esempio, Jason gestisce Coats 4 Kidz, un'organizzazione no profit che raccoglie e distribuisce cappotti invernali ai bambini di famiglie a basso reddito. Ha solo due persone e tutti e tre lavorano regolarmente ovunque sia necessario. Insieme, i tre dipendenti trascorrono il 60% del loro tempo nei programmi, seguito dal 25% in G&A e dal 15% nella raccolta fondi. Con una spesa salariale totale di $ 6.000 tra i tre, allochiamo le loro spese salariali.

Dichiarazione delle spese funzionali
Cappotti 4 Kidz
Ottobre 2020

Spese	Programmi	G&A	Raccolta fondi	Totale
Stipendi	$ 3.600	$ 1.500	$ 900	$ 6.000

4. Piedi quadrati

Il metodo di assegnazione dei piedi quadrati è probabilmente il più dettagliato. Il metodo dei piedi quadrati può essere utilizzato per allocare correttamente le seguenti spese:

• Utilità
• Affitto
• Ammortamento di fabbricati
• Assicurazione

Se la tua organizzazione non profit è ospitata in un unico grande spazio senza uffici, questo metodo non funzionerà, ma per coloro che hanno aree definite nell'ufficio, come una reception o una sala pausa o uffici separati per il personale, puoi allocare le spese di cui sopra in base alla metratura.

Tornando a Coats 4 Kidz, diciamo che l'organizzazione no profit è attualmente ospitata in uno spazio ufficio di 1.000 piedi quadrati. Il 25% dello spazio è utilizzato allo stesso modo da tutti i dipendenti, mentre il 30% è occupato dal personale del programma, la raccolta fondi occupa il 25% e la gestione occupa il 20%.

Ad ottobre, Coats 4 Kidz ha sostenuto le seguenti spese:

• Utilità: $ 350
• Affitto: $ 1.500
• Ammortamento di fabbricati: $ 400
• Assicurazione: $ 375

Partiamo dallo spazio comune, che occupa il 25% dei 100 metri quadrati dell'ufficio. Per calcolare il costo delle utenze di ottobre, dovremmo fare due calcoli:

$ 350 x 25% =$ 87,50

Questa è la dotazione totale per lo spazio aperto nell'ufficio. Successivamente, dobbiamo dividere tale importo per tutte e tre le categorie di spesa funzionale. Questo può essere fatto dall'area utilizzata da ciascuna categoria o dal numero di persone in ciascun dipartimento, a seconda di quale sia più facile.

$ 87,50 ÷ 3 =$ 29,16

Ciò significa che dovremo destinare ulteriori $ 29,16 in spese per utenze a ciascuna delle tre categorie di spesa funzionale.

Dichiarazione delle spese funzionali
Cappotti 4 Kidz
Ottobre 2020

Spese	Programmi	G&A	Raccolta fondi	Totale
Utilità	$ 134,16	$ 99,17	$ 116,67	$ 350
Affitto	$ 575	$ 500	$ 425	$ 1.500
Ammortamento edilizio	$ 153,33	$ 133,33	$ 113,34	$ 400
Assicurazione	$ 143,75	$ 125	$ 106,25	$ 375

Quindi, se calcoliamo la spesa per le utenze per i programmi di ottobre, faremo il seguente calcolo:

$ 350 x 30% =$ 105

Aggiungeremmo quindi ulteriori $ 29,16 a quel totale per avere l'allocazione completa per il mese.

$ 105 + $ 29,16 =$ 134,16

Dovresti semplicemente seguire la stessa procedura per allocare il resto delle spese.

Un esempio di rendiconto delle spese funzionali

Se prendiamo la parte salariale della dichiarazione delle spese funzionali di cui sopra e la combiniamo con le altre spese, avrai una contabilità completa delle spese per ottobre.

Dichiarazione delle spese funzionali
Cappotti 4 Kidz
Ottobre 2020

Spese	Programmi	G&A	Raccolta fondi	Totale
Stipendi	$ 3.600,00	$ 1.500,00	$   900,00	$ 6.000,00
Stipendi totali	$ 3.600,00	$ 1.500,00	$   900,00	$ 6.000,00
Utilità	$   134,16	$     99,17	$   116,67	$   350,00
Affitto	$   575,00	$   500,00	$   425,00	$ 1.500,00
Ammortamento edilizio	$   153,33	$   133,33	$   113,34	$   400,00
Assicurazione	$   143,75	$   125,00	$   106,25	$   375,00
Spese totali	$ 4.606,24	$ 2.357,50	$ 1.661,26	$ 8.625,00

Dovresti solo aggiungere i totali delle entrate per il mese per avere un resoconto completo delle spese funzionali.

La dichiarazione delle spese funzionali è un must per qualsiasi organizzazione no profit

Secondo i principi contabili generalmente accettati o le linee guida GAAP, le organizzazioni non profit sono tenute a classificare correttamente le spese funzionali. Dopotutto, i finanziatori vogliono sapere come hai speso i fondi delle sovvenzioni, mentre il pubblico in generale vuole essere rassicurato sul fatto che la loro donazione viene utilizzata in modo responsabile.

Comprendere la dichiarazione delle spese funzionali può richiedere un po' di tempo, ma è una parte importante della corretta gestione della tua organizzazione non profit. Il software di contabilità dei fondi può semplificare la gestione e l'allocazione delle spese, mentre può essere utile anche consultare un CPA specializzato in contabilità senza scopo di lucro.