Cos'è un Safe Harbor 401k?

Possiedi un'attività in cui le persone si affidano a te per i loro guadagni e benefici? Se è così, potresti determinare il pacchetto di vantaggi ideale per i tuoi dipendenti se non lo hai già fatto. Quando si tratta di fornire un piano pensionistico per i membri della tua azienda, sono disponibili un'ampia varietà di opzioni, con il 401 k essendo uno dei più conosciuti. Però, se decidi di fornire un piano 401k, è sempre un processo semplice non lo è poiché si applicano diverse linee guida e regole per le varie opzioni 401k disponibili. In questo articolo, discuteremo una di queste opzioni, il porto sicuro 401k. Un Safe Harbor 401k è un tipo di piano 401k che consente ai datori di lavoro di evitare determinati test di conformità annuali. Le disposizioni Safe Harbor 401k possono essere particolarmente vantaggiose per le piccole imprese.

Diamo un'occhiata al motivo per cui le aziende potrebbero scegliere di utilizzare un Safe Harbor 401k, e approfondire le sue linee guida e requisiti.

Che cos'è un piano Safe Harbor 401k?

Secondo l'IRS, Un piano Safe Harbor 401k è simile a un piano 401k tradizionale, ma, tra l'altro, un datore di lavoro deve versare contributi ai piani dei propri dipendenti pari alla stessa percentuale di stipendio per tutti. Anche i contributi devono essere interamente versati al momento del versamento. Questi contributi possono essere contributi corrispondenti al datore di lavoro, limitato ai dipendenti che differiscono, o contributi del datore di lavoro versati per conto di tutti i dipendenti idonei, indipendentemente dal fatto che facciano differimenti elettivi. Il piano Safe Harbor 401k non è soggetto ai complessi test annuali di non discriminazione che si applicano ai piani 401k tradizionali.

I piani Safe Harbor 401k garantiscono che i contributi del datore di lavoro vengano immediatamente versati al dipendente e aiutano i proprietari di piccole imprese a superare i test dell'IRS fornendo pari vantaggi e accesso a tutti i dipendenti, indipendentemente dal livello di retribuzione per ogni singolo dipendente.

I piani Safe Harbor 401k sono progettati per rendere più equa la partecipazione ai piani 401k, quindi tutti i dipendenti (non solo quelli altamente retribuiti) possono partecipare. Questo è il motivo per cui i piani Safe Harbor 401k non sono soggetti a molti dei test di non discriminazione dell'IRS.

Guida ai test di non discriminazione dell'IRS

Offrendo piani Safe Harbor 401k ai dipendenti, le imprese diventano esentate dall'obbligo di sottoporsi annualmente test IRS che valutano l'equità complessiva dell'offerta 401k di un'azienda per tutti i dipendenti, e non solo gli individui altamente retribuiti.

1. Il test della percentuale di differimento effettivo (ADP): Lo scopo di questo test è calcolare quanti soldi un dipendente altamente retribuito (ha ricevuto un compenso dall'attività superiore a $ 125, 000 se l'anno precedente è il 2019; e $ 130, 000 se l'anno precedente era il 2020, e, se il datore di lavoro lo sceglie, era nel primo 20% dei dipendenti quando classificato in base alla retribuzione) contribuisce a un piano aziendale 401k, rispetto ai suoi colleghi di lavoro meno retribuiti, sulla base dei contributi del datore di lavoro. Per trovare l'ADP, puoi semplicemente dividere l'importo che il dipendente differisce per il reddito totale sulla dichiarazione dei redditi W-2.
2. Il test della percentuale di contributo effettivo (ACP): Questo test ha lo scopo di verificare se i dipendenti altamente retribuiti stanno rinviando a un piano aziendale significativamente più attività finanziarie in termini di contributi complessivi rispetto ai dipendenti non altamente retribuiti. Questa percentuale può essere calcolata dividendo il contributo dell'azienda a un dipendente per il suo reddito W-2.
3. Il test più pesante: Questo test si concentra su “dipendenti chiave” che sono definiti dall'IRS come ufficiali che guadagnano oltre $ 185, 000 nel 2020, un 5% proprietario dell'attività, o un dipendente che possiede più dell'1% dell'attività e guadagna più di $ 150, 000. Un'azienda non supera il test Top-Heavy quando le risorse nei conti dei dipendenti chiave rappresentano oltre il 60% di tutte le risorse detenute nel piano 401 (k) di un datore di lavoro.
4. Il test di copertura: Mira a garantire un accesso e una partecipazione diffusi al piano 401 (k) di un'azienda, da parte di tutti i dipendenti. Lo fa misurando il rapporto tra personale con retribuzione inferiore e personale con retribuzione più elevata, utilizzando una formula preimpostata. Se un'azienda non ha un rapporto del 70% tra dipendenti con retribuzione inferiore e dipendenti con retribuzione più elevata, fallisce il test.

Se un datore di lavoro non supera uno dei test di cui sopra, l'impresa può essere soggetta a multe e sanzioni, e la pressione dell'IRS per assicurarsi che ciò non si ripeta. Le aziende che non superano uno dei test di non discriminazione possono intraprendere diverse azioni per conformarsi all'IRS:

1. Le aziende possono rimborsare i contributi dei dipendenti altamente retribuiti per ridurre le aliquote contributive medie.
2. Rendere Contributi del datore di lavoro non elettivi qualificati (QNEC) a tutti i dipendenti non altamente retribuiti di portare le loro aliquote contributive fino alla percentuale minima richiesta.
3. Una combinazione delle due soluzioni precedenti.

Opzioni di contributo Safe Harbor 401k

Per qualificarsi per un Safe Harbor 401k, i datori di lavoro devono offrire ai propri dipendenti una delle seguenti modalità contributive:

1. Safe Harbor non elettivo: I dipendenti ricevono un contributo annuo del datore di lavoro pari al 3% del loro stipendio che viene immediatamente maturato indipendentemente dal fatto che il dipendente contribuisca o meno al piano.
2. Partita Safe Harbor di base: Il datore di lavoro corrisponde il 100% del primo 3% del contributo del dipendente e il 50% del successivo 2%. I dipendenti sono tenuti a contribuire al loro 401k con questo particolare piano di contribuzione per ottenere la partita.
3. Partita Safe Harbor migliorata: Il datore di lavoro corrisponde il 100% del primo 4% del contributo di ciascun dipendente. Simile alla partita Safe Harbor di base, i dipendenti sono tenuti a contribuire in denaro ai loro 401k per qualificarsi per la partita.

In qualità di imprenditore, potrebbe essere necessario dare uno sguardo olistico alla tua attività dal numero di dipendenti, stipendi individuali, e numero di dipendenti interessati a contribuire al fine di determinare il miglior metodo di contribuzione per te e la tua attività.

Per esempio, il piano Safe Harbor non elettivo può essere il metodo più conveniente, ma se hai un numero maggiore di dipendenti che non contribuiscono ai loro piani, fornire automaticamente un contributo del 3% ai dipendenti può essere più costoso rispetto all'offerta delle partite Safe Harbor di base o avanzate.

Linee guida aggiuntive Safe Harbor 401k

Oltre a superare i test di non discriminazione dell'IRS e offrire uno dei metodi di contribuzione, le imprese sono tenute a fornire ai propri dipendenti una comunicazione scritta dei propri diritti e degli obblighi del piano almeno 30 giorni prima (non più di 90 giorni) dall'inizio dell'anno del piano. I datori di lavoro devono anche definire chiaramente il compenso e possono accedere all'IRS per un linguaggio approfondito sui requisiti.

Sono consentite modifiche di metà anno al tuo Safe Harbor 401k, ma va notato che prima di un cambio di piano, i dipendenti devono essere informati almeno 30 giorni prima, ma non più di 90 giorni, quanto alle modifiche in vigore. I dipendenti devono essere autorizzati a modificare la propria scelta di cassa o di differimento almeno 30 giorni prima che le modifiche entrino in vigore.

Scadenze per i piani Safe Harbor 401k del 2020

Per gli imprenditori, la scadenza per impostare il loro piano Safe Harbor 401k è il 23 agosto, 2020, fare il 1 settembre, 2020 il termine ultimo per l'invio delle comunicazioni ai dipendenti.

L'ultima data in cui i piani possono entrare in vigore ed essere esenti dai test di non discriminazione del 2019 è il 1 ottobre. 2020.

Un Safe Harbor 401k è adatto alla mia attività?

Ogni azienda è costruita in modo diverso, e prima di avviare programmi e vantaggi per i dipendenti, ti consigliamo di consultare un professionista.

Se hai intenzione di far corrispondere i contributi o di contribuire alla pensione dei tuoi dipendenti o sei preoccupato per uno dei test di non discriminazione dell'IRS perché hai una bassa partecipazione ai piani pensionistici dei tuoi dipendenti non altamente retribuiti, allora un Safe Harbor 401k potrebbe essere il piano giusto per te e la tua attività.

Può essere vero che l'offerta di piani come un Safe Harbor 401k può aumentare il tuo libro paga e le tue responsabilità complessive, ma offrire un Safe Harbor 401k può aumentare la felicità dei dipendenti, risparmio fiscale, e un'azienda che non supererà nessuno dei test annuali di non discriminazione.