Come gestire il libro paga per una piccola impresa

La tua piccola impresa è operativa, e sei pronto per iniziare ad assumere dipendenti. Con i dipendenti arriva il libro paga, un compito essenziale e complesso. Dal monitoraggio del tempo alla ritenuta alla fonte e al pagamento delle tasse, ogni aspetto della gestione del libro paga richiede la massima attenzione ai dettagli.

Perché la tua piccola impresa ha bisogno di buste paga

Il libro paga può richiedere molto tempo e complicato. Anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dal software di gestione delle paghe per aiutare a elaborare e registrare i benefici per i dipendenti, tasse e buste paga. La creazione di un piano per l'elaborazione delle buste paga avvantaggia datori di lavoro e dipendenti. Ecco come.

1. Un libro paga efficiente e accurato protegge i benefici dei dipendenti e svolge un ruolo chiave nella soddisfazione dei dipendenti. Benefici importanti come la salute, invalidità e disoccupazione, così come i contributi previdenziali sono calcolati e gestiti tramite libro paga. I contributi dei dipendenti vengono detratti dalla retribuzione lorda dei dipendenti e gli errori con i pagamenti assicurativi e i piani pensionistici possono essere costosi e problematici per datori di lavoro e dipendenti. E pagare i dipendenti in modo accurato e puntuale aiuta a mantenere i dipendenti soddisfatti. Gli errori del libro paga possono esaurire rapidamente il morale e spingere il personale a cercare lavoro altrove.

2. Le aziende devono rispettare le leggi sul lavoro e i requisiti fiscali sui salari. Questi requisiti complicati possono variare da stato a stato e sono soggetti a modifiche. Le sanzioni per il mancato rispetto da parte dell'IRS e di altre agenzie fiscali possono essere gravi, e le violazioni del diritto del lavoro possono portare a problemi con il Dipartimento del Lavoro (DOL) e persino a cause legali da parte dei dipendenti. Il software per la gestione delle paghe può aiutarti a rimanere aggiornato con le normative in evoluzione ed elaborare un libro paga accurato e conforme alla legge.

3. Una gestione efficiente del libro paga aiuta le aziende a ottimizzare il flusso di cassa e le prestazioni. Il libro paga è una delle maggiori spese ricorrenti di un'azienda. Hai bisogno di abbastanza capitale circolante, o soldi a portata di mano, ogni periodo di paga per soddisfare i tuoi obblighi. Comprendere i costi del personale ti aiuta anche a gestire la tua forza lavoro in modo più efficiente. Vuoi avere abbastanza dipendenti per portare a termine il lavoro correttamente senza sprecare denaro in lavoro non necessario. Ma hai anche bisogno di denaro sufficiente per assumere nuovi dipendenti o fare investimenti aggiuntivi se l'attività riprende.

Imposta un sistema di buste paga

Prima di poter iniziare a pagare i tuoi dipendenti, segui alcuni passaggi per impostare il tuo sistema di paghe. Piuttosto che tentare tutti questi passaggi con calcoli manuali e fogli di calcolo, prendere in considerazione una soluzione software per l'elaborazione delle buste paga per semplificare il processo.

• Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Un EIN è un numero di nove cifre che l'IRS assegna alla tua azienda per identificarlo sui documenti fiscali, simile al modo in cui viene utilizzato un numero di previdenza sociale per identificare un individuo. I titolari di attività commerciali potrebbero dover ottenere un codice EIN prima di poter richiedere licenze commerciali, aprire un conto bancario aziendale o archiviare le imposte sui salari. Richiedi un EIN online tramite il sito Web dell'IRS.
• Imposta un programma di buste paga. Determina la frequenza con cui pagherai i dipendenti. Molte aziende pagano i dipendenti ogni due settimane (bisettimanale). Alcuni stati hanno requisiti minimi di frequenza salariale, quindi prima di decidere su un programma di buste paga, assicurati di rispettare tutte le normative. Decidi come pagherai i dipendenti, sia tramite accredito diretto, assegno cartaceo o carta di pagamento ricaricabile. Poiché i dipendenti fanno affidamento sui loro stipendi, è importante pagare costantemente in tempo.

• Comprendere le leggi sui salari. leggi salariali a livello federale e statale, come le regole sul salario minimo e sugli straordinari stabilite dal Federal Labor Standards Act (FLSA), contribuire a proteggere il benessere dei dipendenti. Sotto la FLSA, i datori di lavoro devono tenere traccia e tenere traccia di tutto il tempo lavorato dai dipendenti, pagare almeno il salario minimo e pagare gli straordinari se i dipendenti lavorano più di 40 ore settimanali e non sono esenti. Affinché i dipendenti siano esentati dall'FLSA, devono essere pagati uno stipendio, o una somma fissa ogni anno indipendentemente dal numero di ore lavorate, è più di $ 684 a settimana ($ 35, 568 all'anno) nella maggior parte degli stati. In alcuni stati, come la California, Washington e New York, quel requisito minimo è ancora più alto.

  Se la tua azienda assume liberi professionisti o appaltatori indipendenti, avranno anche le proprie serie di norme e regolamenti. Dal punto di vista dell'IRS, i liberi professionisti sono lavoratori autonomi, quindi non sono soggetti alle stesse leggi sul salario minimo o sugli straordinari dei dipendenti orari non esenti.

• Rispettare le normative fiscali. Come le leggi sui salari, le normative sull'imposta sui salari esistono a livello federale, livello statale e locale. Dopo aver determinato la retribuzione lorda del tuo dipendente, calcolare queste tasse e trattenere l'importo dalla busta paga da presentare all'agenzia competente. Pianifica e budget per le seguenti tasse.

  • Imposta federale sul reddito
  • Imposte della Legge federale sui contributi assicurativi (FICA)
  • Tasse della legge federale sulla disoccupazione (FUTA)
  • Qualsiasi altra tassa statale o locale pertinente

Le aziende non sono responsabili della ritenuta o del pagamento di tasse per gli appaltatori indipendenti. E di solito non si qualificano per altri benefici per i dipendenti, perché tecnicamente non sono dipendenti dell'azienda. Invece di compilare un modulo W-4 che dettaglia le ritenute, i liberi professionisti compilano un W-9.

• Stabilire un pacchetto di vantaggi. Decidi quali vantaggi offrirai. Considera l'assicurazione sanitaria, contributi previdenziali e permessi retribuiti. I contributi del piano vengono detratti dalle buste paga. E il tempo libero retribuito ha bisogno di un attento monitoraggio. Se hai un dipartimento delle risorse umane, collaborare con loro per creare e amministrare questi benefici.

Il software di gestione delle buste paga può aiutarti a essere più efficiente, comprendere meglio i costi associati alle buste paga, mantenere l'accuratezza e garantire il rispetto delle normative fiscali.

Cosa è incluso in un sistema di buste paga

Il sistema di buste paga che hai impostato dovrà tenere traccia del tempo dei dipendenti, calcolare le detrazioni, elaborare imposte e benefici sui salari, effettuare pagamenti ai dipendenti e presentare le imposte appropriate. Ogni sistema di libro paga ha alcuni componenti.

Tracciamento del tempo :Stabilisci un sistema di monitoraggio del tempo per i tuoi dipendenti orari e insegna loro come usarlo. Considera fattori come la retribuzione degli straordinari e le richieste di permessi. Il software per il controllo degli stipendi e dei tempi può aiutare ad automatizzare e semplificare questi processi

Salari :Il sistema paghe calcolerà la retribuzione o la retribuzione lorda utilizzando la tariffa oraria e il numero di ore lavorate. E per i lavoratori dipendenti, il loro stipendio annuo sarà diviso per il numero di periodi di paga.

Ritenute :Il software per le paghe calcolerà gli obblighi fiscali appropriati utilizzando le informazioni trovate sul W-4 di ciascun dipendente, così come altri federali, leggi statali e locali. Automatizzerà i pagamenti alle autorità fiscali e conserverà i registri ai fini della conformità. Può anche elaborare detrazioni per pignoramenti salariali, se necessario.

Benefici :Proprio come le tasse, il sistema software del libro paga detrarrà la quota dei benefici del dipendente prima che venga tagliato un assegno per garantire un pagamento tempestivo.

Altre funzioni utili :Il software per la gestione delle paghe di alto livello si integra con altri software aziendali come il software per le risorse umane e la contabilità per risolvere altre sfide comuni in materia di gestione degli stipendi e finanziarie.

Stabilire politiche e procedure sui salari

Dopo aver deciso un sistema di buste paga, stabilire politiche e procedure standard per gestire le attività del libro paga in modo efficiente e tempestivo. Ecco alcuni dettagli sul periodo di retribuzione e sui vantaggi che dovresti comunicare a tutti i dipendenti:

• Come funziona il tuo libro paga. Formare i dipendenti sulle procedure di monitoraggio del tempo, con chi parlare in caso di problemi con il libro paga e altre politiche aziendali, come le ferie pagate. Considera un sistema software per le paghe con un'interfaccia intuitiva che tutti i tuoi dipendenti, indipendentemente dalla capacità tecnica, può facilmente accedere e utilizzare per segnalare il tempo, richiedere permessi e visualizzare in modo sicuro altre importanti informazioni sul libro paga.
• Quando il periodo di paga è. La frequenza di pagamento dipende in gran parte da ciò che funziona meglio per la tua azienda e i dipendenti, sebbene alcuni stati abbiano anche leggi sul periodo di retribuzione minima. La maggior parte dei datori di lavoro opta per un periodo di paga bisettimanale, con venerdì il giorno di paga più popolare. I dipendenti fanno affidamento sui loro stipendi ed è importante che sappiano quando aspettarsi uno stipendio. E devi sapere quando elaborerai le buste paga in modo da assicurarti che la tua azienda disponga di fondi sufficienti per coprire i costi.
• Come funzionano i benefici. Che tipo di piano sanitario stai offrendo? Quanto verrà detratto da ogni assegno per coprire i premi? E i contributi pensionistici? Esiste un programma di corrispondenza del datore di lavoro se i dipendenti contribuiscono ai loro fondi pensione? Dopo che il piano di benefici è stabilito, comunicarlo durante i tuoi processi di onboarding.

Come gestire il libro paga

Ora che i tuoi processi di gestione degli stipendi sono stati stabiliti e sei pronto per iniziare, ci sono alcuni passaggi da tenere a mente. Il primo passo è scoprire quante ore hanno lavorato i tuoi dipendenti.

Utilizzo di un sistema di monitoraggio del tempo

Tieni traccia del tempo lavorato da ciascun dipendente. Un sistema di monitoraggio del tempo ti aiuterà a calcolare i salari per i dipendenti pagati su base oraria. Può essere utilizzato anche da dipendenti stipendiati se fatturano il tempo a progetti o clienti specifici. Utilizza una soluzione software per la gestione delle paghe con funzionalità di monitoraggio e reporting dei tempi.

Dopo aver ottenuto un registro completo delle ore lavorate e dello stipendio dei dipendenti, sei pronto per iniziare a elaborare il libro paga. Ecco i passaggi da seguire per un'elaborazione efficiente delle buste paga:

1. Calcola il salario. O orario o stipendio, trovare la retribuzione lorda per ogni dipendente. Non dimenticare di calcolare la retribuzione degli straordinari quando applicabile.
2. Calcola la retribuzione netta. Detrarre tutte le tasse sui salari richieste, benefici contributi e pignoramenti salariali dalla retribuzione lorda. Anche se questo può essere fatto manualmente, il software del libro paga può automatizzare questo passaggio.
3. Paga i dipendenti e distribuisci buste paga, se necessario. Alcuni stati non richiedono buste paga, ma anche se non richiesto, è una buona pratica aziendale comunemente accettata condividerli con i dipendenti dopo ogni periodo di paga. Questo può essere fatto elettronicamente o con copie cartacee.
4. Deposita tutte le tasse sui salari. Questo include il reddito federale, FICA, FUTA e tasse locali trattenute dalla retribuzione dei dipendenti e dalla quota del datore di lavoro. Ancora, Il software per le buste paga può automatizzare questo processo archiviando e depositando le tasse sui salari per te.
5. Tienine traccia. Rimani conforme all'IRS, DOL e normative locali.
6. Compila tutti i moduli fiscali richiesti. Questo viene fatto trimestralmente per le imposte sul reddito federali e FICA, e annualmente per FUTA. La frequenza di deposito locale e statale varierà.

Gestire le tasse sui salari

Tenere traccia e pagare correttamente tutte le tasse sui salari non è un'impresa da poco, perché potresti essere soggetto a più tasse a livello federale, livello statale e locale. Ecco una rapida panoramica delle imposte sui salari che le aziende devono monitorare:

• Imposte federali sul reddito: Ogni dipendente sarà tassato in modo diverso in base ai suoi redditi e alle sue ritenute dal modulo IRS W-4. I calcolatori online e il software per il libro paga possono aiutare con questo calcolo complesso.
• Tasse FICA: Questi finanziano la Social Security e Medicare e l'importo viene diviso equamente tra il datore di lavoro e il dipendente. Per la sicurezza sociale, datori di lavoro e dipendenti pagano ciascuno il 6,25% della retribuzione lorda ciascuno per un totale del 12,4% fino a $ 137, 700 di retribuzione dei dipendenti. L'importo versato alla previdenza sociale dei dipendenti durante la loro carriera determina la quantità di benefici che ricevono dopo il pensionamento. E le tasse Medicare sono dell'1,45% sia per il datore di lavoro che per il dipendente.
• Tasse FUTA: La FUTA è pagata dal datore di lavoro. L'aliquota fiscale FUTA è del 6% sui primi $7, 000 di salari pagati in un anno solare, a meno che il tuo stato non riceva un credito d'imposta che riduce il tuo pagamento FUTA totale.
• Altre considerazioni fiscali: Pagare le imposte sul reddito statali e locali pertinenti, più obblighi finanziari aggiuntivi come l'assicurazione invalidità, indennità di disoccupazione e assicurazione statale contro la disoccupazione.

Oltre a pagare queste tasse, le aziende devono segnalarli in conformità con gli orari dell'IRS. Tutte le aziende devono gestire le imposte sui salari con la massima precisione per evitare sanzioni IRS e problemi con i dipendenti. L'IRS richiede che le tasse sui salari siano pagate in date specifiche, bisettimanale o mensile, e puoi affrontare multe salate se manchi tali scadenze, fino al 10% di penalità. Se ti ritrovi a corto di fondi e non puoi coprire tutte le tue spese, ci sono modi migliori per risolvere i problemi di flusso di cassa che saltare le bollette fiscali. E nessun dipendente vuole essere colpito da una fattura fiscale imprevista perché il suo datore di lavoro ha utilizzato un calcolo della ritenuta d'acconto errato.

L'importanza di tenere registri delle buste paga

Le agenzie federali e statali hanno leggi che richiedono di tenere registri specifici del libro paga nel caso in cui le agenzie abbiano bisogno delle informazioni.

Sotto la FLSA, i datori di lavoro devono conservare determinati registri per tutti i lavoratori non esenti per tre anni, come il nome del dipendente, indirizzo e professione, così come i dettagli del libro paga come le ore lavorate e gli stipendi guadagnati.

Secondo la normativa IRS, tutti i registri delle tasse di lavoro devono essere conservati per almeno quattro anni e dovrebbero essere disponibili su richiesta per la revisione dell'IRS. L'IRS richiede inoltre alle aziende di conservare le informazioni per ciascun dipendente, inclusi salari, trattenute certificati e date e importi dei depositi fiscali effettuati per loro conto. La violazione dei requisiti di tenuta dei libri paga può portare a multe costose con l'IRS e il DOL. E se sorgono controversie, chiaro, registrazioni accurate possono aiutare a proteggere la tua attività.

Al di là delle ragioni legali, buone pratiche di registrazione delle buste paga possono aiutarti a comprendere meglio le metriche aziendali chiave come i livelli di produttività, assenze dei dipendenti e costi del personale.

Usa una persona o un manager di Payroll Point

Stare al passo con le mutevoli pratiche e normative in materia di buste paga è una sfida comune in materia di buste paga. Una soluzione consiste nell'assegnare a qualcuno il ruolo di referente del libro paga o assumere un responsabile del libro paga. Se stai eseguendo il libro paga manualmente o stai utilizzando una soluzione software per il libro paga, il ruolo di responsabile del libro paga può essere un lavoro a tempo pieno. E anche se stai esternalizzando le buste paga, un addetto alla gestione delle paghe può aiutare a supervisionare il processo e lo scambio tempestivo di informazioni tra la tua azienda e il fornitore di servizi.

I responsabili delle buste paga in genere gestiscono le seguenti attività:

• Elaborazione buste paga
• Detrazione contributi prestazioni
• Garantire la conformità fiscale sui salari
• Comprendere e seguire le leggi sui salari
• Pagare tutte le tasse necessarie
• Invio di rapporti sui salari all'IRS e ad altri enti governativi
• Mantenere tutti i registri necessari e utili
• Rispondere alle richieste sui salari dei dipendenti

I responsabili delle buste paga migliorano le inefficienze nel processo delle buste paga. E lavorano a stretto contatto con la contabilità per sviluppare strategie sulla gestione della forza lavoro per migliorare la salute finanziaria della tua azienda.

A che punto una piccola impresa dovrebbe nominare una persona responsabile del libro paga o assumere un responsabile del libro paga dedicato? Quando il libro paga diventa un mal di testa e inizia a ostacolare altri progetti. Se inizi ad avere errori sul libro paga o fai fatica a tenere il passo con regole e regolamenti, considerare l'assunzione di un responsabile del libro paga. E mentre la tua attività continua a crescere, prendere in considerazione l'espansione del ruolo e la creazione di un team dedicato alle paghe.

10 consigli per il libro paga per le piccole imprese

I seguenti 10 suggerimenti possono aiutare la tua piccola impresa a gestire con successo le buste paga.

1. Metti in ordine le tue finanze. Imposta un budget per le buste paga e stima quanto costerà la busta paga. Assicurati di aggiungere almeno il 20% alla retribuzione base di un dipendente per tenere conto delle tasse, benefici e altri compensi per il personale. Comprendere i flussi di cassa della tua azienda ti aiuterà a mantenere le tue finanze sane e ad assicurarti di avere abbastanza denaro per pagare i dipendenti in tempo.

2. Acquisire familiarità con le leggi sul lavoro su base federale, livello statale e locale, e rimani sempre aggiornato sui cambiamenti. Il mancato rispetto può portare a sanzioni severe.

3. Informati sugli obblighi fiscali dell'IRS sui salari della tua azienda , più eventuali requisiti fiscali statali e locali. Come le leggi sul lavoro, questi sono soggetti a modifiche, e le sanzioni possono essere severe.

4. Tieni traccia attenta di tutte le scadenze di pagamento e rendicontazione dell'imposta sui salari. Le tasse sui salari devono essere presentate all'IRS entro determinate date, altrimenti incorrerai in sanzioni che aumentano a seconda del ritardo nel pagamento delle tasse.

5. Scopri quali registri delle buste paga devi mantenere per aderire ai requisiti IRS e DOL, e per quanto tempo devi conservarli.

6. Classificare sempre i lavoratori correttamente. I dipendenti compilano un modulo W-2, che viene utilizzato per determinare quanti soldi trattenere per le imposte sul reddito federali. Appaltatori indipendenti, d'altra parte, sono responsabili per la totalità delle tasse sul lavoro e nulla viene trattenuto dalla loro paga, quindi depositano un modulo W-9.

7. Non rimandare l'utilizzo di una soluzione software per il libro paga; la gestione delle buste paga è più veloce, più facile e preciso con un sistema in grado di semplificare i processi.

8. Assicurati che la tua soluzione per il libro paga soddisfi le tue esigenze. Identifica le funzionalità importanti e assicurati che siano incluse nel tuo software. Per esempio, se desideri integrare il tuo software di elaborazione paghe con il tuo software di contabilità aziendale o di gestione del capitale umano, assicurati che sia un'opzione. Richiedi un tour del prodotto e conosci il software prima di acquistarlo.

9. Integra la tua soluzione di gestione delle paghe con altri software aziendali, come sistemi contabili o sistemi HR. Ciò rende più facile per i proprietari di piccole imprese visualizzare il quadro generale, come il modo in cui il libro paga influisce sul flusso di cassa.

10. Controlla sempre l'inserimento dei dati, anche se utilizzi un software per la gestione delle paghe. Schede attività, calcoli salariali, calcolo dei benefici, detrazioni, richieste di ferie, I moduli IRS e qualsiasi altra documentazione sulle buste paga devono essere accurati e il doppio controllo del tuo lavoro può aiutarti a evitare errori costosi.

In che modo il software e l'automazione possono aiutare le piccole imprese con il libro paga

La gestione del libro paga può essere uno degli aspetti più noiosi e dispendiosi in termini di tempo della gestione di una piccola impresa, dati i dettagli ripetitivi e la necessità di tenersi aggiornati con le mutevoli leggi salariali e fiscali. Però, Il software per il libro paga può aumentare notevolmente l'efficienza e aiutare a ridurre i mal di testa attraverso l'automazione. Per esempio, il software per le paghe può:

• Calcola accuratamente gli stipendi, tenendo conto di tutti i fattori necessari, compreso il salario, ritenute fiscali, posizione e contributi benefici. Elimina i conteggi manuali.
• Calcola gli straordinari, ferie pagate e bonus fuori orario se applicabili. Che si tratti solo di seguire la politica aziendale o di rispettare le normative federali o statali, Il software per il libro paga rende molto più semplice il monitoraggio anche di pianificazioni complesse.
• Tieni traccia delle richieste di ferie o giorni di malattia. Il software per il libro paga può anche gestire benefici come l'accumulo di permessi retribuiti che potrebbero dover essere pagati se un dipendente lascia l'azienda.
• Rimani aggiornato con le leggi fiscali e salariali su federali, livello statale e locale. Risparmia tempo e assicurati la conformità.
• Paga automaticamente i dipendenti tramite deposito diretto o carte di pagamento.
• Ridurre l'errore umano. L'inserimento manuale delle informazioni sulle buste paga può richiedere molto tempo e può essere soggetto a errori, ma l'automazione può gestire i dettagli consentendo ai responsabili del libro paga e ai dipendenti di concentrarsi su attività più preziose.

Poiché la gestione del libro paga è un'attività amministrativa fondamentale che deve essere eseguita in modo accurato e puntuale ogni singolo periodo di paga, è importante impostare un sistema che funzioni per la tua piccola impresa. Il software e l'automazione per le buste paga possono migliorare notevolmente l'efficienza e la precisione, aiutando la tua azienda a rimanere conforme a normative federali dinamiche e impegnative, normativa fiscale statale e locale. Evita a te e ai tuoi responsabili del libro paga di rimanere coinvolti nelle minuzie di processi eccessivamente complessi. Il potente software per la gestione delle paghe si integra anche con le soluzioni di contabilità per portare la tua attività a un livello superiore.