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Principali tendenze del settore della gestione delle spese nel 2020

Pensi che inserire le ricevute a mano e poi inviare i file via e-mail per l'approvazione sia ancora il modo in cui viene eseguita la gestione delle spese? Non così, e se la tua azienda è bloccata in modalità manuale, stai facendo perdere tempo a tutti, per non parlare del potenziale rallentamento degli audit, violazioni delle norme e frodi mancanti e possibile violazione delle regole di deducibilità dell'IRS.

I lavoratori dei millennial e della Generazione Z, in particolare, non hanno pazienza per mischiare manualmente le ricevute. Vogliono app, e il settore della gestione dei viaggi e delle spese ha risposto. I progressi tecnologici hanno fornito nuove funzionalità. Soluzioni automatizzate, il cloud e l'apprendimento automatico possono accelerare il processo di gestione delle spese e ridurre la frustrazione sia per i dipendenti che per il team di contabilità, che deve gestire il processo di approvazione e pagamento in tutti i reparti e dipendenti.

Non che tutti ne stiano approfittando.

Sfide del settore

Il 46% delle aziende non tiene traccia dei costi per elaborare le note spese, secondo il report sulle tendenze di gestione dei viaggi e delle spese 2019 di Tallie, e il 43% continua a gestire manualmente la rendicontazione delle spese.

L'indagine ha riguardato quasi 600 professionisti della finanza provenienti da un mix di tipi e dimensioni aziendali. Maggior parte, 44%, degli intervistati è in prima linea nella finanza come controllori, dirigenti o contabili. Il rapporto fa luce su quanto le aziende spendono in T&E, nonché i tempi e i costi di gestione delle spese da un punto di vista contabile:

  • Per il 29%, costa $ 10 o meno per elaborare una nota spese; Il 14% spende $ 21 o più. Ma la maggioranza (46%) dice di non avere idea del costo.
  • I professionisti della finanza affermano di trovare il maggior valore nei sistemi che utilizzano app mobili per acquisire le ricevute (citato dal 48%) e consentire il deposito diretto da parte di ACH (36%). Entrambe le risposte hanno senso perché la ricerca della documentazione mancante e l'elaborazione dei pagamenti sono attività che richiedono tempo.
  • Solo il 27% dispone di sistemi che segnalano automaticamente le spese fuori polizza. Ciò significa che la contabilità sta rivedendo manualmente i rapporti, o gli elementi non consentiti stanno scivolando via:è una bomba a orologeria di audit, per non parlare di una perdita di denaro.

Nonostante che, Tallie riferisce che il 44% delle aziende non ha intenzione di aggiungere soluzioni di gestione delle spese dedicate che potrebbero segnalare automaticamente i problemi, dicendo che i loro processi attuali "funzionano abbastanza bene".

Forse, ma forse no. La gestione manuale delle spese è indiscutibilmente lunga e costosa e crea notevoli inefficienze sia per i dipendenti che per i team finanziari. Si tratta di un processo in più fasi che inizia con l'accettazione delle richieste di rimborso dei dipendenti e passa attraverso l'approvazione o il rifiuto di tali richieste, pianificazione delle relazioni per il rimborso, pagare i dipendenti e controllare continuamente frodi ed errori.

Oltre a sostenere costi elevati e a consumare molto tempo, l'inefficienza porta a dipendenti frustrati su e giù per l'organigramma. Quando viene introdotta l'automazione, il processo diventa molto più semplice, più conveniente e conforme alle norme fiscali dell'IRS e alle aspettative dei revisori.

Ricordare, l'IRS ha regole complicate su, Per esempio, tariffe giornaliere ammissibili, e i revisori vedono molti processi manuali come una bandiera rossa che un'azienda ha in atto controlli lassisti.

Spesso, quell'impressione è azzeccata.

Principali inefficienze nella gestione delle spese

Mastercard riporta che i costi di T&E sono solitamente la seconda spesa indiretta più elevata di un'organizzazione, dietro il lavoro. Tale relazione precisa inoltre che le funzioni contabili, come l'elaborazione delle spese, controllo, compliance e gestione del programma, in media, vanno dall'11% al 23% del costo totale del programma.

Quindi se stai spendendo $ 100, 000 su T&E e sono al centro del pacchetto in termini di efficienza di back-end al 17%, sono $ 17, 000.

Suona accurato? In molti casi, i lead finanziari semplicemente non lo sanno, perché gestiscono manualmente la gestione delle spese e hanno poca o nessuna visibilità sulla loro spesa complessiva, non è in grado di produrre report accurati e non è in grado di identificare (e agire su) potenziali aree di interesse.

Per esempio, nel sondaggio Tallie, Il 26% degli intervistati afferma che le proprie aziende non sanno nemmeno se le note spese presentate sono conformi alle politiche aziendali, e solo uno su quattro può contrassegnare automaticamente le segnalazioni non conformi per il follow-up. Ancora, questo è un flag di verifica o una violazione fiscale in attesa di verificarsi.

Altri problemi:i processi manuali non sono scalabili, e le aziende con dati sparsi non riescono a capire le aree di risparmio, come reprimere i viaggi prenotati al di fuori dei fornitori approvati o, ultimamente, non consentiti acquisti correlati all'home office.

La tecnologia è dietro

IDC prevede che il mercato mondiale del software di gestione T&E raggiungerà i 2,7 miliardi di dollari entro il 2022, ovvero un tasso di crescita annuale composto dell'8,7%.

Questa è una crescita abbastanza sana, ma non quello che ci aspetteremmo dato il numero di aziende che svolgono questa funzione finanziaria manualmente. La nostra opinione:i sistemi di gestione delle spese in sede non hanno tenuto il passo con le esigenze delle aziende, quindi i team finanziari potrebbero non vedere il motivo di investire tempo e denaro.

La risposta, spesso, sta scavalcando quei sistemi T&E legacy e andando direttamente a soluzioni più avanzate. IDC lo conferma, affermando che la domanda di software di gestione delle spese basato su cloud sta crescendo a un CAGR dell'11,2%.

Ha perfettamente senso, soprattutto nell'età del lavoro da casa. Quando le persone non sono in ufficio, un processo di gestione manuale delle spese diventa ancora più macchinoso. Il software basato su cloud rende molto più semplice gestire efficacemente il processo da qualsiasi luogo.

ROI per il software T&E

Tallie afferma che le aree in cui gli investimenti nella gestione automatizzata delle spese ripagano includono un aumento della produttività di, Per esempio, ridurre l'inserimento manuale dei dati; incoraggiare i dipendenti a presentare le note spese più frequentemente e rapidamente; e i manager trascorrono meno tempo a esaminare i rapporti per i problemi.

Per la finanza, la grande vittoria è essere in grado di allocare denaro in modo efficiente perché il team sa in qualsiasi momento quanto costa T&E.

E interessante, le aziende più piccole hanno registrato rendimenti più rapidi delle imprese, secondo il sondaggio:

  • Per le imprese, Il 50% ha realizzato un ROI positivo in un anno o meno, mentre il 57% ha realizzato un ROI positivo in due anni o meno.
  • Tra le aziende di fascia media, Il 55% ha registrato un ROI positivo in un anno o meno, mentre il 76% ha realizzato un ROI positivo in due anni o meno.
  • Per le piccole imprese, Il 64% ha realizzato un ROI positivo in un anno o meno, mentre il 71% ha registrato un ROI positivo in due anni o meno.

L'analisi di Grand View Research conferma che il ROI si riduce all'automazione dei processi relativi a T&E, come l'invio di richieste di pre-approvazione degli acquisti, e integrazione con altri software aziendali, come ERP, CRM e sistemi di risorse umane. Anche l'abilitazione della mobilità, fondamentale per i lavoratori Millennial e Gen Z, è un fattore che contribuisce, così come l'automazione del processo di revisione e approvazione.

Analizziamo più tendenze da tenere d'occhio.

Le 4 principali tendenze del settore della gestione delle spese nel 2020

1. Mobilità

I dipendenti vogliono utilizzare i propri dispositivi mobili per creare report e poi inserire, monitorare e inviare le loro spese. Infatti, le applicazioni mobili e l'integrazione dovrebbero essere un punto di decisione fondamentale quando si seleziona un software di rendicontazione delle spese.

I fornitori stanno rispondendo a questa situazione implementando sistemi che consentono l'invio e l'approvazione delle richieste tramite smartphone, incluso lo scatto di foto delle ricevute e il loro caricamento nel sistema. Ancora meglio:funzionalità OCR per "leggere" ricevute e campi di riempimento automatico.

Aspettati che questa tendenza continui. Quando i professionisti in movimento possono gestire al volo le attività di rendicontazione delle spese, per ora a casa, ma alla fine a pranzo, da una stanza d'albergo, sul retro di un Uber o sul volo di ritorno, che non solo fa risparmiare tempo al dipendente, accelera la fatturazione di back-office e la riconciliazione finanziaria.

Altre tre funzionalità da cercare nelle soluzioni di gestione delle spese abilitate per la mobilità:

  • Integrazione con app di prenotazione viaggi e itinerari.
  • Funzionalità GPS per compilare automaticamente le voci di spesa in base alla posizione, come un aeroporto o un ristorante.
  • Funzionalità specifiche del settore, come la conversione di valuta mobile per le aziende globali.

2. Viaggio

Mentre le aziende reinventano i viaggi d'affari nel mondo post-pandemia, la necessità di un buon monitoraggio delle spese continuerà. Con una soluzione automatizzata di gestione delle spese in atto, i team finanziari possono istituire nuove politiche e monitorare la conformità per garantire che i dipendenti non abusino del sistema di rimborso e, in caso affermativo, intraprendere azioni correttive rapide. Avvisare semplicemente i supervisori quasi in tempo reale in modo che possano avvisare i singoli dipendenti che stanno spendendo più del dovuto può stroncare i problemi sul nascere.

Dire, Per esempio, un venditore tenta di prenotare un volo che è al di fuori della politica. Un sistema intelligente di gestione delle spese integrato con il sistema di prenotazione del viaggio lo segnalerà e suggerirà un'opzione conforme alla politica. Forse il venditore sovrascriverà l'avviso; in quel caso, il suo manager riceverà una notifica e potrà consentire o negare la spesa.

O, diciamo che due dipendenti si incontrano a pranzo e si dividono il conto 50/50 invece che la persona anziana che paga. Dopo, entrambi spendono lo stesso pasto con scontrini che riportano lo stesso importo. In questo caso, non è fraudolento, ma è certamente qualcosa che dovrebbe essere segnalato; non è nemmeno una buona pratica che la contabilità gestisca un pasto due volte.

Senza un flusso di lavoro di approvazione basato su regole, tali inefficienze, le bandiere rosse e le violazioni relative ai viaggi possono essere difficili da individuare, in particolare per le aziende più grandi.

Lo stesso vale per le nuove politiche di lavoro da casa che molte aziende stanno attuando. Il rapporto Spend Insights pubblicato di recente da Oversight mostra un allarmante aumento delle frodi e dell'uso improprio del sistema di spesa. Infatti, anche se la spesa complessiva per T&E è diminuita del 64%, il tasso di violazione è aumentato di un sorprendente 207% rispetto ai tempi pre-COVID.

Cosa non va? Probabile, i "guard-rail" basati su regole che possono segnalare le violazioni non sono abilitati o non sono aggiornati per riflettere la realtà attuale, quindi la spesa viene approvata senza la corretta revisione. Quindi, quando i supervisori se ne accorgono, l'approvazione di rapporti legittimi può richiedere molto tempo. Ciò lascia i dipendenti a chiedersi dove siano i loro assegni, anche se stanno già accumulando nuove spese per il prossimo periodo di chiusura.

Ancora, i sistemi intelligenti possono aiutare le finanze a creare e aggiornare questi guardrail e a richiamare (intelligentemente) contributi che si allontanano dalle linee.

3. Integrazione

L'integrazione della gestione delle spese con ERP e altri sistemi di contabilità avvantaggia sia i dipendenti che la finanza.

Per i lavoratori, cercare la capacità di seguire lo stato di avanzamento di una nota spese dall'inizio all'approvazione al pagamento, se deposito diretto o rimessa all'emittente della carta di credito. Solo questo ridurrà le e-mail alla contabilità.

Per quelli in contabilità incaricati di tenere traccia della spesa spesa, una visione finanziaria consolidata con integrazione in soluzioni di contabilità e/o ERP, ovvero la capacità di condividere i dati direttamente e continuamente senza la necessità di intervento umano, offre una visione unificata delle spese. Ciò è particolarmente critico per le aziende con poche piste di cassa o risorse finanziarie limitate.

Consolidando una serie di dati T&E e condividendoli automaticamente con l'ERP di un'azienda e altri sistemi, le soluzioni integrate di gestione delle spese eliminano la maggior parte degli attriti da operazioni tipicamente ingombranti, processo costoso.

Cerca integrazioni integrate con il tuo sistema di contabilità, la capacità di collegare le politiche e quei guardrail a qualsiasi strumento di prenotazione dei viaggi, la capacità di rendicontare in modo granulare la spesa per T&E e il supporto per il rispetto delle normative pertinenti.

4. IA, Automazione e apprendimento automatico nella gestione delle spese

I sistemi di apprendimento automatico esaminano molti dati e imparano da essi. Un'azienda può inserire un anno di note spese in un sistema T&E abilitato per il machine learning con l'obiettivo di insegnargli a segnalare anomalie che potrebbero indicare frode o errore umano. Più rapporti deve studiare il sistema, meglio individuerà potenziali problemi.

La differenza tra ML, che guarda gli esempi buoni e quelli cattivi e impara a riconoscere i cattivi, e l'intelligenza artificiale è che l'intelligenza artificiale alza la posta aggiungendo ulteriore contesto.

Per esempio, un vero sistema abilitato per l'intelligenza artificiale sarà in grado di attingere a fonti di dati esterne per sapere che quasi nessuno paga una certa tariffa per questo servizio, o che il volo che qualcuno ha addebitato è stato cancellato. Forse può collegarsi al tuo sistema di prenotazione dei viaggi e vederlo, quando a New York, il tuo team di vendita va sempre da Momofuko. È caro, quindi l'intelligenza artificiale può consigliare posti simili più in linea con la politica di diaria, quindi fornire informazioni su come effettuare una prenotazione e inserire l'indirizzo nel calendario del vicepresidente delle vendite?

Se un venditore inizia a proporti la sua "intelligenza artificiale avanzata, "Fai alcune domande difficili. È in realtà l'apprendimento automatico sotto il cofano con un po 'di marketing AI di fantasia per giustificare un premio di prezzo? In che modo fornirà un suggerimento veramente intelligente sul fatto che una spesa sia fuori linea o meno? Quale contesto può portare oltre la semplice osservazione dei propri dati?

Ciò che i CFO devono capire è il tipo di intuizioni che un determinato sistema emergerà e se tali risultati valgono per te in termini di costo del sistema. Per la maggior parte delle aziende, l'importante è individuare anomalie che indicano errori e frodi. Scovarli richiede tempo, noioso e critico, e quindi vale la pena automatizzare. Le soluzioni basate su cloud sono migliori in questo perché dispongono di set di dati molto più grandi e possono essere addestrate in modo più esteso per individuare le infrazioni alle regole.

In termini di automazione, l'obiettivo è ridurre il più possibile la necessità di interventi manuali e di monitoraggio. Ciò si ricollega ai guardrail basati su policy e alle funzionalità di machine learning di cui abbiamo discusso. Chiedi:cosa, Esattamente, i nostri dipendenti e il team finanziario dovranno eseguire manualmente il push di una nota spese dall'inizio al pagamento fino alla rendicontazione?

Linea di fondo: Se stai ancora inviando fogli di lavoro via email e raccogliendo ricevute cartacee, rendi il 2020 l'anno delle tendenze.