Comprendere i costi dietro il libro paga delle piccole imprese

Pagare dipendenti e appaltatori in modo accurato e puntuale è un compito fondamentale per qualsiasi piccola impresa. Ma è anche un lavoro dispendioso in termini di tempo e orientato ai dettagli, e gli errori possono avere gravi conseguenze, comprese le sanzioni fiscali. Infatti, la scarsa conformità fiscale è una delle principali sfide finanziarie per le piccole imprese che può finire per costare un sacco di soldi.

Anche se potresti non essere in grado di dedicare un team alla gestione del libro paga, questo non significa che sei da solo. Molte piccole imprese hanno riscontrato successo con i servizi online che gestiscono una varietà di compiti relativi al libro paga, come calcolare salari e tasse e pagare i dipendenti tramite deposito diretto o assegno, per un canone mensile.

Nel sondaggio sulla tassazione delle piccole imprese del 2018 della National Small Business Association, Il 45% delle piccole imprese utilizza servizi di buste paga, e il 42% spende tra $ 101 e $ 500 al mese. Il 23% spende più di $500.

Ecco una carrellata di questi servizi basati su software, alcuni fattori che influenzeranno ciò che paghi e suggerimenti per ottenere il massimo valore dal tuo fornitore.

Qual è il costo medio per esternalizzare il libro paga?

Il costo dell'utilizzo di un servizio paghe basato su software varia notevolmente, in parte perché questi fornitori spesso offrono diversi livelli di servizio.

Un pacchetto di buste paga per piccole imprese di livello iniziale può essere molto economico, a partire da circa $ 20 al mese più una commissione per dipendente. Questi pacchetti offrono funzioni di base, come calcolare gli stipendi e depositare i pagamenti direttamente sui conti bancari dei dipendenti. In genere calcolano anche locale, tasse statali e federali e presentare i moduli pertinenti. Alcuni servizi consentono ai dipendenti di accedere alle proprie informazioni finanziarie online da un browser o da un'app mobile.

I livelli più alti possono includere l'accesso a informazioni e specialisti sulle risorse umane, per una tariffa base che in genere è diverse volte il costo del servizio di livello base. Il supporto delle risorse umane può variare da una knowledge base con moduli e modelli standard, come per i manuali dei dipendenti, per accedere a consulenti HR per consulenze individuali. Ciò consente alle piccole imprese di risparmiare le spese di assumere uno specialista, e potenzialmente aggiungendo un sistema di gestione delle risorse umane, fornendo competenze in base alle necessità.

Fattori che influenzano il costo del libro paga

Altri fattori che possono influenzare i costi del personale delle piccole imprese includono la frequenza delle retribuzioni della tua azienda, numero totale di dipendenti, quanti utilizzano il deposito diretto, se hai team dispersi in più stati e la complessità del tuo locale, imposte statali e federali.

Frequenza del libro paga

Alcuni servizi di gestione stipendi vengono addebitati in base a ciascuna esecuzione della gestione stipendi, mentre altri includono un numero illimitato di buste paga mensili, comprese le corse fuori ciclo. Se viene eseguito un addebito di servizio per busta paga, tieni presente che mentre i dipendenti generalmente preferiscono uno stipendio settimanale, più frequentemente paghi i tuoi dipendenti, più può costare.

La frequenza delle buste paga può avere implicazioni di costo meno ovvie anche per la tua azienda e i suoi dipendenti. Per esempio, se il tuo fornitore di servizi di gestione delle paghe addebita in base alla corsa, pagare mensilmente potrebbe essere l'opzione meno costosa per l'azienda, ma potrebbe non essere legale nel tuo stato, o per alcune classi di lavoratori.

Pagamento semestrale—in una data fissa ogni mese, come il 15 e il 30, possono essere più complicati da amministrare perché ogni periodo di paga ha un numero diverso di giorni e spesso termina a metà di una settimana lavorativa.

Numero totale di dipendenti a libro paga

I servizi di elaborazione delle buste paga in genere addebitano una tariffa mensile per dipendente oltre al costo di abbonamento di base. La tariffa per dipendente può variare da $ 2 a $ 15 per dipendente per esecuzione del libro paga o al mese. Il costo per dipendente può essere maggiore per le aziende più piccole perché le aziende più grandi spesso si qualificano per sconti sul volume da parte dei fornitori.

Deposito diretto

Generalmente, i compensi per i servizi di buste paga includono il versamento diretto sui conti bancari dei dipendenti. Il deposito diretto elimina il costo potenziale di sostituzione degli assegni cartacei che si perdono nella posta e garantisce che la paga dei dipendenti raggiunga sempre i loro conti bancari in una data specifica, anche se viaggiano per lavoro o per vacanza.

L'utilizzo di un servizio di buste paga che include il deposito diretto può anche risparmiare denaro rispetto al costo della gestione del proprio libro paga e dell'impostazione del deposito diretto con la propria banca. Secondo la Federazione nazionale delle imprese indipendenti, le commissioni di installazione del deposito diretto vanno da $ 50 a $ 149, a seconda di fattori quali la dimensione del datore di lavoro e il tipo di conto bancario. Inoltre, le banche possono imporre una tariffa fissa per ogni periodo di paga più un addebito per ogni pagamento dei dipendenti.

Squadre disperse in tutti gli stati

L'elaborazione delle buste paga può costare di più se si hanno dipendenti in più stati semplicemente perché la contabilità è più complicata. Infatti, avere lavoratori in più giurisdizioni fiscali può avere importanti implicazioni oltre il semplice libro paga.

Se hai una forza lavoro geograficamente dispersa, chiedi al fornitore informazioni sull'assistenza prima di abbonarti perché alcuni pacchetti di base non saranno in grado di fornire le informazioni dettagliate necessarie quando i dipendenti sono residenti in stati diversi. In genere, le tasse locali e statali sono trattenute per lo stato in cui il dipendente ha svolto il lavoro, e la tua azienda deve registrarsi presso ciascuna agenzia delle entrate statale. Per esempio, diciamo che hai dipendenti che vivono nel Connecticut e lavorano a tempo pieno presso la tua azienda a New York. Tratterresti le tasse di New York. Ma se quel dipendente lavora a tempo pieno presso la tua struttura nel Connecticut, tratteresti le tasse del Connecticut.

Se un altro dipendente vive e lavora in remoto da uno stato esentasse, nessuna tassa sarebbe stata riscossa.

Eventuali servizi fiscali aggiuntivi

I datori di lavoro devono contribuire a livello locale, tasse statali e federali per i dipendenti sui loro libri paga. Per tutti i dipendenti a tempo indeterminato, le imprese devono pagare la quota del datore di lavoro delle tasse di Social Security e Medicare, che insieme ammontano al 7,65% del salario. I datori di lavoro sono anche responsabili del pagamento delle tasse di disoccupazione federali e statali, che variano a seconda dello stato.

Altre potenziali commissioni sui salari

A seconda del livello di servizio e del provider scelto, potrebbero esserci costi aggiuntivi per coprire funzioni come:

Benefici per i dipendenti: Alcuni fornitori di buste paga offrono vantaggi aggiuntivi per i dipendenti, sia in pacchetti di base che in livelli superiori. Per esempio, possono calcolare automaticamente, detrarre e pagare l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Alcune aziende collaborano anche con fornitori esterni per offrire servizi medici, assicurazione odontoiatrica e oculistica. Tieni presente che devi comunque prestare molta attenzione alla spesa per compensi del lavoratore e assistenza sanitaria perché queste sono due aree, secondo gli esperti, molte piccole imprese pagano più del dovuto.

Aggiungere o eliminare dipendenti : Poiché l'aggiunta al sistema dei dati fiscali relativi a dipendenti e aziende ha un costo, alcuni fornitori addebitano una commissione quando aggiungi o rimuovi dipendenti dal tuo libro paga.

Deposito diretto: Le commissioni di deposito diretto non sono sempre incluse nei fornitori di servizi di buste paga, che può aumentare i costi.

Sicurezza basata sull'utente: Un modello di sicurezza configurabile ti consentirà di concedere a utenti specifici l'accesso a funzioni e informazioni selezionate in base ai loro ruoli all'interno dell'azienda. Per esempio, un responsabile delle assunzioni dovrebbe essere in grado di rivedere le tariffe pagate per tutti i dipendenti. Alcuni provider addebitano un supplemento per questa funzionalità.

Self-service dei dipendenti: La funzionalità self-service dei dipendenti consente ai dipendenti di apportare modifiche alle detrazioni elettive, conti di deposito diretto e ritenute fiscali e recuperare copie delle dichiarazioni di guadagno senza l'assistenza delle risorse umane, ma alcuni fornitori addebitano un supplemento per questa funzione.

Stampa e invio assegni: Sebbene il deposito diretto sia il metodo preferito per la maggior parte dei servizi di buste paga, alcuni datori di lavoro e dipendenti preferiscono ancora gli assegni cartacei. I servizi di buste paga generalmente consentono alle aziende di stampare i propri assegni su modelli standard, ma se vuoi che il servizio stampi e spedisca assegni per te, potrebbero essere applicate le spese di spedizione.

Una terza opzione:le carte paga

I dipendenti che preferiscono gli assegni cartacei perché non hanno conti bancari ora hanno un'altra opzione:carte di debito ricaricabili che vengono finanziate automaticamente ogni periodo di paga.

Professionisti

Contro

Sicurezza e convenienza: I dipendenti non devono più preoccuparsi che gli assegni vadano persi per posta o che arrivino in banca durante l'orario di lavoro. Le carte hanno PIN univoci per ogni dipendente. Le carte smarrite possono essere disattivate e sostituite con una telefonata.

Risparmio: I datori di lavoro evitano i costi di stampa e spedizione degli assegni, mentre i dipendenti non bancari evitano le commissioni per l'incasso degli assegni.

Ampia accettazione: Queste carte sono emesse da Visa e MasterCard, il che significa che sono utilizzabili ovunque siano accettate le carte di credito e hanno la stessa assicurazione FDIC e protezione antifrode. I dipendenti possono anche ritirare la loro paga da un bancomat.

Commissioni: I potenziali costi aggiuntivi che possono intaccare i salari includono l'inattività, Spese bancomat e scoperto. I datori di lavoro dovrebbero indagare sulla struttura delle commissioni dell'emittente della carta e istruire i dipendenti su come evitare gli addebiti.

Regolamenti: Alcuni stati regolano l'uso delle carte paga, compreso l'imposizione di limiti alle commissioni che possono essere imposte. Il Consiglio nazionale delle legislazioni statali ha una guida alle leggi statali e federali.

Buste paga: I datori di lavoro devono comunque garantire che i lavoratori abbiano accesso ai loro estratti conto, quindi collabora con il tuo fornitore di servizi per decidere il modo migliore per fornire stub, dopo tutto, la stampa e la spedizione della carta eliminano gran parte della comodità e della sicurezza della carta.

Elaborazione W-2 e 1099: Alcuni servizi addebitano un costo aggiuntivo per la compilazione e l'archiviazione dei moduli fiscali di fine anno per i tuoi dipendenti:moduli W-2 per i dipendenti e moduli 1099 per gli appaltatori indipendenti. Però, quella commissione potrebbe valere la pena per alcune aziende che non hanno contabili interni o contrattuali.

In che modo è diverso quando il libro paga viene effettuato in casa o tramite software?

È possibile che le piccole imprese gestiscano autonomamente le buste paga invece di utilizzare un servizio basato su software, soprattutto se hanno solo una manciata di dipendenti. Però, che richiede una notevole quantità di lavoro e conoscenza, sia per impostare il processo che per eseguirlo su base continuativa. Inoltre, qualcuno deve continuamente tenere traccia delle leggi fiscali che cambiano.

Le aziende che non dispongono di competenze finanziarie interne possono considerare di avvalersi dei servizi di un contabile o di un contabile pubblico certificato (CPA). Un contabile avrà le tariffe più convenienti; generalmente pagherai molto di più per un CPA che può offrire servizi di pianificazione fiscale, mantenere registri finanziari e fornire consulenza di consulenza aziendale.

Indipendentemente dal fatto che assumi un contabile, qualcuno all'interno dell'azienda avrà la responsabilità di gestire le funzioni di libro paga, quindi tieni conto del costo del tempo di quella persona quando decidi se gestire manualmente il libro paga o utilizzare un servizio. Le attività coinvolte nella gestione del libro paga includono il calcolo degli stipendi, detrazioni e ritenute fiscali; creazione federale, moduli fiscali statali e locali; costituzione di deposito diretto; e pagando la quota del datore di lavoro delle imposte sui salari.

Risparmiare tempo e denaro con il software di automazione del libro paga

Per molte piccole imprese, è più efficiente utilizzare un servizio software per automatizzare il libro paga piuttosto che affrontare il compito che richiede tempo di gestire i calcoli del libro paga internamente o pagare un contabile per farlo.

L'automazione delle buste paga consente a te e al tuo personale di concentrarvi sulla crescita del business. L'automazione riduce anche la probabilità di errori dovuti a input e calcoli manuali, che può avere implicazioni costose. Per esempio, l'automazione del libro paga può assicurarti di pagare correttamente le tasse federali e locali, che da solo può essere enormemente complesso, perché ci sono migliaia di giurisdizioni fiscali statunitensi. Per esempio, le piccole imprese con entrate lorde pari o inferiori a $ 5 milioni possono subire sanzioni superiori a $ 1 milione per mancata presentazione involontaria dei moduli W-2 o 1099.

Alcuni servizi di gestione delle paghe consentono inoltre di risparmiare denaro alle aziende includendo l'accesso alle informazioni sulle risorse umane e agli specialisti nel canone mensile.

Quando si tratta di software di gestione delle schede attività, è necessario rendere semplice e facile per i dipendenti inserire le ore lavorate e supportare le informazioni sulla scheda attività. Più il processo è gestibile, le schede attività più probabili saranno accurate e inserite in tempo.