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Che cos'è un modulo fiscale W-9 e cosa dovresti fare se ne ricevi uno?

Questo articolo è stato verificato dai nostri redattori e da Rachel Weatherly, specialista di prodotti fiscali con Credit Karma Tax®.

L'IRS vuole conoscere tutte le tue entrate, e non basta crederci sulla parola quando riporti il ​​tuo reddito totale nella dichiarazione dei redditi federale.

In genere, le organizzazioni che forniscono il tuo reddito, come un datore di lavoro, una società che contrae da te lavori freelance, o un amministratore dell'IRA - devono condividere anche queste informazioni con l'IRS. Per farlo, queste organizzazioni hanno bisogno di alcune informazioni fiscali di base da te, compreso il codice fiscale, nome o ragione sociale, e indirizzo.

Per ottenere tali informazioni, una società potrebbe chiederti di compilare un modulo fiscale W-9. Il modulo aiuta anche l'azienda a capire se deve o meno trattenere le tasse dagli importi che ti paga.

Diamo un'occhiata alle informazioni su un modulo W-9, quando potresti ricevere una richiesta per completarne uno e cosa dovresti fare se ciò accade.

  • Che cos'è un modulo fiscale W-9?
  • Quali informazioni ci sono su un W-9?
  • Chi potrebbe chiedermi un W-9?
  • Dovrò compilare più di un W-9?
  • Cosa devo fare con un modulo W-9 compilato?

Che cos'è un modulo fiscale W-9?

un W-9, Richiesta di Codice Fiscale e Certificazione, è un modulo fiscale che le aziende utilizzano per richiedere un codice fiscale, o TIN, da un contribuente con cui stanno facendo affari.

Ogni persona o azienda ha un TIN univoco che l'IRS utilizza per identificare quel contribuente. Per i privati, di solito è un numero di previdenza sociale, rilasciato dall'Amministrazione della sicurezza sociale. Le persone che devono pagare l'imposta federale sul reddito, ma non sono idonei per ottenere un numero di previdenza sociale, può richiedere un numero di identificazione fiscale individuale, o ITIN, dall'IRS. Per le aziende, il TIN è un numero di identificazione del datore di lavoro, che l'IRS emette.

Il tuo TIN univoco deve essere inviato con tutti i moduli fiscali in modo che l'IRS possa identificare facilmente le tue informazioni fiscali.

Quando sei un lavoratore dipendente, il tuo datore di lavoro può ottenere il tuo numero di previdenza sociale dal tuo W-4, un modulo fiscale che indica quante tasse trattenere dalla busta paga. Ma se sei un lavoratore autonomo o hai un reddito diverso dai salari dei dipendenti, la società o la persona che ti ha pagato potrebbe chiederti di completare un W-9. Le informazioni sul modulo possono aiutare a garantire che l'azienda utilizzi il TIN corretto quando segnala all'IRS gli importi pagati durante l'anno fiscale.

La società probabilmente segnalerà tali importi all'IRS su un qualche tipo di modulo 1099. Per esempio, una società potrebbe compilare e presentare un modulo 1099-MISC per un libero professionista che ha pagato $ 600 o più per i servizi durante l'anno fiscale.

Scopri i moduli 1099 e cosa farne

Quali informazioni ci sono su un W-9?

Un modulo fiscale W-9 contiene alcune informazioni fiscali di base, Compreso …

  • Il tuo nome come lo scrivi nella dichiarazione dei redditi
  • Il nome della tua attività, se è diverso dal tuo nome
  • In che modo tu o la tua attività siete classificati ai fini fiscali federali (impresa individuale/Srl individuale o unipersonale, società a responsabilità limitata, società, collaborazione, o trust o proprietà)
  • Il tuo indirizzo completo
  • Il tuo codice fiscale, con campi separati per un numero di previdenza sociale (per gli individui) o un numero di identificazione del datore di lavoro, o EIN, per le imprese.

Dovrai firmare il tuo modulo W-9. Facendo così, dichiari di aver fornito il tuo ID fiscale corretto, che sei un cittadino statunitense o uno straniero residente negli Stati Uniti, e che non sei soggetto a ritenuta d'acconto o obblighi di dichiarazione ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act, o FATCA.

Nel modulo possono essere incluse anche informazioni facoltative, compreso il nome della persona o della società che ne richiede il completamento.

Che cos'è la trattenuta di riserva?

In alcune situazioni, alle società che effettuano determinati tipi di pagamenti potrebbe essere richiesto di trattenere il 24% degli importi di pagamento e di versarli all'IRS. Questo è noto come "trattenuta di riserva, "e può entrare in gioco quando un contribuente...

  • Non riesce a fornire all'azienda che effettua un pagamento il proprio TIN.
  • Fornisce alla società pagante un TIN errato che non corrisponde al numero registrato dall'IRS per quel contribuente.
  • Non riporta nella dichiarazione dei redditi tutti gli interessi e i dividendi che erano tenuti a dichiarare.
  • Non certifica alla società pagante che non sono soggetti a ritenuta alla fonte.

Ma se fai tutto ciò che dovresti fare, dai all'azienda il tuo TIN corretto, includi tutti i tuoi interessi e dividendi imponibili nella tua dichiarazione dei redditi, e certifica la tua esenzione dalla ritenuta alla fonte:non sarai soggetto alla ritenuta alla fonte.

Chi potrebbe chiedermi un W-9?

In genere, se una società è tenuta a presentare una dichiarazione di informazioni all'IRS per segnalare importi pari o superiori a $ 600 pagati durante un anno fiscale, potrebbe chiederti di completare un modulo fiscale W-9. Ciò significa che i liberi professionisti e gli appaltatori indipendenti possono ricevere una richiesta per un W-9 dalle aziende per cui lavorano, ma non sono gli unici contribuenti che potrebbero ricevere una richiesta per completare il modulo.

L'IRS richiede inoltre alle aziende di presentare dichiarazioni di informazioni per le transazioni immobiliari, interessi ipotecari che un contribuente paga a una società di mutui, debiti cancellati, Contributi IRA e altre situazioni. In quelle situazioni, le aziende possono anche chiedere a un contribuente un W-9.

Dovrò compilare più di un W-9?

Potresti ricevere una richiesta per più di un W-9.

Per esempio, se lavori con più di un'azienda che ti paga $ 600 o più, ognuno potrebbe chiederti di completare un W-9 perché avranno tutti bisogno del tuo TIN per completare e archiviare un 1099 per te. Le aziende possono anche compilare 1099 moduli anche se non hai raggiunto la soglia di $ 600, solo per assicurarsi che stiano segnalando correttamente i soldi che hanno pagato quando fanno affari.

Devi completare i moduli fiscali W-9 per ogni azienda che ha un motivo legittimo per richiederne uno, e devi completare il modulo in modo accurato o in futuro incorrere in una penale ed eventualmente trattenuta di riserva.

Dopo aver compilato un W-9 una volta, non dovresti aver bisogno di completarlo di nuovo per lo stesso richiedente. Ma se le tue informazioni cambiano, devi avvisare l'azienda che ha richiesto il W-9 che devi modificare le tue informazioni personali. Questo è importante in modo che il richiedente abbia l'indirizzo e il TIN corretti da includere nel tuo 1099.

Sii consapevole del furto di identità

Quando ricevi una richiesta per un W-9, probabilmente è una buona idea controllare il richiedente per assicurarsi che abbia davvero bisogno delle informazioni che sta chiedendo. Un W-9 contiene informazioni sensibili che potrebbero essere preziose per i ladri di identità.

7 consigli per ridurre il rischio di furto di identità fiscale

Cosa devo fare con un modulo W-9 compilato?

Quando completi un W-9, dovrai restituirlo all'azienda, organizzazione o individuo che lo ha richiesto da te. L'IRS consente ai richiedenti di utilizzare un sistema elettronico per ricevere W-9, ma assicurati di capire come l'azienda che richiede il modulo vuole che tu lo rispedisca.

È anche una buona idea conservare una copia di qualsiasi modulo fiscale che completi durante l'anno. Probabilmente non c'è una risposta giusta per quanto tempo dovresti conservare una copia di un W-9. Ma l'IRS generalmente consiglia ai contribuenti di conservare i documenti per tutto il tempo necessario per documentare il reddito o le detrazioni in una dichiarazione dei redditi.

Linea di fondo

Dovresti aspettarti di ricevere un modulo fiscale W-9 da qualsiasi azienda o individuo, diverso da un datore di lavoro, che ti ha pagato più di $ 600 all'anno. è una forma semplice, ma assicurati di compilarlo accuratamente e di fornire il numero di identificazione fiscale e l'indirizzo corretti. La società richiedente potrebbe aver bisogno delle informazioni per preparare e archiviare un 1099 che consentirà all'IRS di sapere quanto ti ha pagato durante l'anno fiscale. E non riuscire a completare correttamente un W-9 potrebbe significare che i tuoi pagamenti diventano soggetti a trattenuta di riserva.

Rachel Weatherly è uno specialista di prodotti fiscali con Credit Karma Tax®. Ha studiato contabilità e finanza alla Western Carolina University e ha anche lavorato come analista fiscale. La trovi su LinkedIn .

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