17 suggerimenti per la gestione dell'inventario delle piccole imprese

Sulla sua superficie, il concetto di gestione dell'inventario potrebbe sembrare piuttosto semplice:quante scorte abbiamo a disposizione per ciascuno dei prodotti che vendiamo? Ma è molto più complicato di così. La gestione dell'inventario comprende la contabilizzazione dei prodotti nel tuo magazzino, le materie prime necessarie per realizzare quei prodotti e altre forniture per far funzionare la tua attività.

La gestione dell'inventario non è semplicemente una contabilità di ciò che è; si tratta di prevedere cosa "sarà" in modo che l'organizzazione possa garantire di avere abbastanza prodotto, materie prime e forniture per soddisfare la domanda futura. Portare troppo inventario, e stai sprecando preziose risorse fiscali. Porta troppo poco, e rischi di perdere denaro dalle vendite perse.

Sistemi efficaci di gestione dell'inventario possono aiutare le aziende a risparmiare tempo e denaro e massimizzare le vendite. Il giusto sistema di gestione dell'inventario automatizza alcuni processi, tiene traccia con precisione di beni e servizi in entrata e in uscita e fornisce i dati in tempo reale necessari per prendere decisioni di acquisto e sviluppo del prodotto.

Che cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario controlla la quantità di scorte da ordinare e quando ordinarle. Il processo di gestione dell'inventario prevede il monitoraggio delle scorte dal punto di acquisto o creazione fino alla vendita.

Esistono molti modi per pianificare e gestire il tuo inventario, ciascuno guidato dal tuo prodotto e dalle esigenze aziendali. La strategia pull si basa sulla domanda del cliente, dove ordini piccole quantità di inventario secondo necessità. La strategia di spinta, d'altra parte, si basa sulla previsione e si basa sulla domanda prevista o prevista. La strategia just-in-time genera prodotti nel momento in cui vengono ordinati. La strategia utilizzata varia a seconda del settore, tipo di attività e la strategia di inventario dell'azienda.

Perché la gestione dell'inventario per le piccole imprese è così importante?

Le aziende di tutte le dimensioni devono tenere traccia dell'inventario per aiutarle a gestire i costi e assicurarsi di avere un'ampia offerta di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti. Una gestione efficace dell'inventario consente alle aziende di risparmiare denaro e migliorare il flusso di cassa.

Per esempio, l'acquisto di prodotti o materie prime che si trovano sugli scaffali significa che il beneficio o il valore dei dollari investiti in quei materiali non viene realizzato. D'altra parte, non disporre di scorte sufficienti per soddisfare la domanda dei clienti può comportare la perdita di vendite.

È fondamentale per le piccole imprese gestire il proprio inventario in modo affidabile ed economico.

17 suggerimenti per la gestione dell'inventario delle piccole imprese

Garantire un efficiente, un metodo accurato e affidabile di gestione dell'inventario è fondamentale per le piccole imprese. Qui esaminiamo 17 suggerimenti per la gestione dell'inventario delle piccole imprese.

1. Usa il metodo di inventario adatto alla tua attività

   Molto probabilmente esiste un metodo di inventario che funziona meglio per la tua attività. Per un'azienda con un prodotto deperibile, come fiori o cibo, ciò comporterebbe la vendita dell'inventario che hanno acquistato per primo, ovvero la strategia FIFO (first-in-first-out). Questa strategia significa che i prodotti e i materiali più vecchi si esauriscono per primi.

   FIFO è il metodo di inventario standard utilizzato dalla maggior parte delle aziende. L'utilizzo di FIFO è uno dei suggerimenti più comuni per la gestione dell'inventario per le aziende per un motivo:può avere un grande impatto sui tuoi profitti.

2. Comprendere e prevedere accuratamente la domanda

   Uno degli elementi chiave di una gestione efficace dell'inventario è la previsione accurata. I gestori dell'inventario si affidano ai dati per tenere traccia dell'utilizzo, incluso un registro delle vendite storiche, trend di mercato, stagionalità e tecnologia come l'analisi predittiva per aiutare i manager a prendere decisioni informate sui dati. Però, i gestori dell'inventario devono considerare anche altri fattori come il tempo, la salute dell'economia, variazioni della domanda e altro ancora.

   La capacità di prevedere con precisione la domanda può svolgere un ruolo significativo nella gestione dei costi di inventario e nell'ottimizzazione delle opportunità di vendita.

3. Identificare le scorte a bassa rotazione

   Lungo tutta la filiera, la capacità di identificare le scorte a bassa rotazione aiuta i gestori dell'inventario con gli ordini per le materie prime regolando l'output di produzione e identificando i prodotti che potrebbero non essere più molto richiesti.

   Ad esempio, se il tuo sistema di gestione dell'inventario identifica una fornitura specifica che languisce sullo scaffale, questo potrebbe essere un segnale che la domanda per il prodotto è diminuita o che sono necessari ulteriori sforzi di promozione per aumentare la consapevolezza e la domanda. Identificando in anticipo le scorte a rotazione lenta, le aziende si danno le migliori possibilità di venderlo ed evitare che diventi obsoleto. Le tattiche includono l'esecuzione di una promozione speciale, trasferire lo stock in un'altra posizione in cui si vende più velocemente o vendere lo stock a terzi.

4. Tieni traccia dei livelli delle scorte

   Tracciare la quantità di articoli specifici a disposizione, sia che siano utilizzati nello sviluppo del prodotto o che rappresentino le merci in vendita ai clienti, può aiutare i gestori dell'inventario a mettere a punto i loro processi di ordinazione. Stabilire un processo di conteggio del ciclo di inventario ben documentato e coerente può aiutare a ridurre al minimo gli errori che possono influire sulla disponibilità e sull'accesso alle scorte. La creazione di promemoria automatici nel sistema di gestione dell'inventario della tua azienda può avvisare i gestori dell'inventario quando potrebbe essere necessario ordinare altri articoli. Il monitoraggio dei livelli delle scorte aiuta anche a gestire e monitorare la domanda di prodotti.

5. Controlla i livelli delle scorte

   Il tuo sistema di gestione dell'inventario deve essere accurato. Garantire la sua accuratezza richiede una combinazione del software giusto e delle politiche e pratiche corrette. I livelli mostrati nel tuo software di gestione dell'inventario potrebbero non corrispondere sempre perfettamente a ciò che è effettivamente a portata di mano. Ma più ti avvicini ai due livelli, più fiducia puoi avere nelle tue pratiche di gestione dell'inventario.

   I livelli di inventario possono essere influenzati da diversi fattori, dalla mancata ricezione delle scorte al danneggiamento e al furto. Il controllo dei livelli delle scorte attraverso il conteggio del ciclo regolare aiuta a trovare errori nell'immissione dei dati, potenziali rifiuti e altri problemi di gestione dell'inventario.

6. Usa Just-in-Time quando fattibile

   Per ridurre al minimo le scorte disponibili e controllare i costi operativi, alcune aziende utilizzano la gestione dell'inventario just-in-time (JIT). I gestori dell'inventario lavorano a stretto contatto con i fornitori in modo che le materie prime arrivino in tempo per la produzione, ma non prima del necessario. In definitiva, l'obiettivo è avere a disposizione il minor numero di scorte possibile, ma sufficiente per produrre ciò che è necessario quando è necessario.

   La gestione dell'inventario JIT richiede un sofisticato sistema di gestione dell'inventario in grado di elaborare rapidamente gli ordini e gestire i dettagli necessari in modo da poter evadere gli ordini dei clienti senza ritardi.

7. Focus sul controllo di qualità

   Durante tutto il processo di gestione dell'inventario, l'attenzione al controllo della qualità è fondamentale, motivo per cui le aziende dovrebbero implementare ispezioni di qualità durante tutto il ciclo di vita del prodotto per ridurre al minimo gli sprechi e garantire che soddisfi gli standard. Integrare il controllo di qualità in ogni aspetto della gestione dell'inventario, e documentazione precisa degli elementi critici del controllo qualità, come l'ordine accurato e l'abbinamento delle fatture, è vitale. È anche importante assicurarsi che ogni dipendente comprenda e aderisca ai processi in atto.

   Nessun elenco di suggerimenti per la gestione dell'inventario per le piccole imprese sarebbe completo senza sottolineare la creazione e il mantenimento di una cultura incentrata sulla qualità per ogni fase del processo di inventario, dall'ordine alla ricezione, raccolta e confezionamento. È una cultura che parte dall'alto e dovrebbe essere incorporata in tutte le politiche, procedure e pratiche. Esamina i tuoi dipendenti su come vedono la cultura aziendale in relazione all'attenzione alla qualità. Dopo aver stabilito una linea di base per l'indagine, così come altri indicatori, come il feedback dei clienti, resi e altri indicatori chiave di prestazione della gestione dell'inventario, fissare obiettivi di miglioramento. Guarda le singole aree, oltre a metriche di successo a livello aziendale e condivisione dei progressi man mano che raggiungi traguardi.

8. Considera il Drop Shipping

   Con il drop shipping, i fornitori spediscono i prodotti direttamente dai loro magazzini al cliente, eliminando la necessità di tenere il prodotto a portata di mano e sostenere i relativi costi di magazzino. Invece di controllare ogni aspetto del ciclo di vita del prodotto, sei il principale responsabile del marketing e della vendita del prodotto.

   Eliminate i costi di magazzino e di adempimento, e il tuo profitto deriva dalla differenza tra il prezzo all'ingrosso del prodotto e il prezzo al dettaglio, meno i costi associati alla commercializzazione e alla vendita del prodotto. È essenziale avere una relazione stabile con un partner affidabile di dropshipping per garantire la qualità del prodotto e il giusto software di gestione dell'inventario per aiutare a gestire e monitorare queste transazioni.

9. Configura un POS

   La tecnologia del punto vendita (POS) può aiutare la tua piccola impresa a tenere traccia dell'inventario e delle scorte in tempo reale. Quando gli articoli vengono venduti, il tuo software si aggiorna automaticamente per mostrare i livelli di inventario e il costo delle merci a disposizione. Come suggerisce il nome, La tecnologia POS viene utilizzata nel punto in cui viene effettuata una vendita, e può essere utilizzato nel processo di produzione per tenere traccia delle forniture e delle materie prime man mano che vengono utilizzate. Il tuo software POS dovrebbe integrarsi perfettamente con il tuo sistema di gestione dell'inventario per aiutarti a tenere traccia facilmente dell'inventario in entrata e in uscita. Se fatto correttamente e con il software integrato, rimuovi gli errori di immissione dei dati dal conteggio dell'inventario e disponi di migliori capacità di reporting. Per esempio, puoi produrre dashboard con informazioni come margini di profitto per articoli specifici e rotazione delle scorte.

10. Usa un sistema di codici a barre

    Sebbene siano stati inventati più di 70 anni fa, i codici a barre aiutano nella gestione dell'inventario.

    Le barre nere e i caratteri alfanumerici che probabilmente conosci rappresentano informazioni codificate che lo rendono più semplice, più veloce e più accurato per le aziende nella gestione del proprio inventario. I codici a barre possono essere letti da scanner portatili che consentono ai gestori dell'inventario di tenere traccia facilmente dell'inventario in entrata e in uscita.

    Per gli articoli nel tuo magazzino, il codice a barre identifica informazioni come taglia, colore, Posizione, quando l'articolo è stato prodotto e la sua data di scadenza e altri dettagli. I codici a barre conferiscono inoltre maggiore visibilità ai tuoi prodotti e ti aiutano a utilizzare l'inventario in modo più efficiente, come l'utilizzo di articoli in scadenza per primi per evadere gli ordini. Ti aiuta anche a condurre un rapido conteggio dell'inventario e ad evadere gli ordini in modo più efficiente. In contesti di vendita al dettaglio, il codice a barre può includere nomi di prodotti e prezzi. I codici a barre possono convivere con i prodotti per tutto il loro ciclo di vita, da quando sono fabbricati fino all'assistenza.

11. Usa gli ordini di acquisto

    Le aziende utilizzano gli ordini di acquisto per tenere traccia degli ordini effettuati con fornitori o fornitori. Gli ordini di acquisto sono documenti con i dettagli di ciò che è stato acquistato, in che quantità e a che prezzo.

    Al ricevimento della merce, vengono esaminati e confrontati con l'ordine di acquisto per garantire che l'articolo giusto, nella giusta quantità, è stato ricevuto e che il prezzo addebitato in fattura è corretto. Gli ordini di acquisto svolgono un ruolo essenziale nella ricezione accurata dell'inventario.

12. Ricevi l'inventario in modo accurato

    Quando l'inventario viene ricevuto, deve essere rivisto e confrontato con l'ordine di acquisto per garantirne l'accuratezza. È essenziale verificare di aver ricevuto l'articolo corretto nelle quantità ordinate e che ti sia stato addebitato il prezzo concordato.

    La ricezione dell'inventario è il primo passo per un conteggio accurato dell'inventario. Mentre il tuo sistema di gestione dell'inventario svolge un ruolo significativo qui, così sarà il tuo personale. Devono essere ben formati e comprendere i passaggi da eseguire quando si riceve l'inventario e perché si tratta di attività importanti di tutte le dimensioni. La precisione fin dall'inizio consente di avviare il processo di gestione dell'inventario su basi solide.

13. Formalizzare e standardizzare i processi

    La giusta tecnologia può migliorare i processi di gestione dell'inventario fornendo dati e informazioni per effettuare acquisti, decisioni di promozione della produzione e delle vendite. Ma c'è anche un "lato popolare". formalizzazione, standardizzare e rivedere regolarmente i processi può ridurre al minimo l'errore umano e garantire che i processi funzionino nel modo più efficiente possibile.

    Ad esempio, qualcosa di semplice come essere coerenti nel modo in cui ricevi le scorte può aiutarti a ridurre al minimo gli errori e controllare i costi. Un processo standard da seguire per tutti, nello stesso modo, ricevere, verificare, disimballare e contare i prodotti e un processo simile per il prelievo, imballaggio e spedizione dei prodotti — può ridurre al minimo le variazioni, ridurre gli sprechi e aumentare i profitti.

14. Organizzare il magazzino

    L'organizzazione del magazzino ha un impatto significativo sull'efficienza della gestione della catena di approvvigionamento. Il tempo è sprecato se l'inventario non può essere trovato o impiega troppo tempo per trovarlo. Oltre a considerare come viene ricevuto l'inventario, memorizzato e consultato, la gestione della catena di approvvigionamento deve considerare anche altre sfide di gestione dell'inventario, quali requisiti speciali per scorte deperibili o fragili.

    Lo spazio del magazzino è un elemento essenziale per una gestione efficiente dell'inventario e degli ordini. Gestire bene il tuo spazio significa che puoi immagazzinare più inventario e sfruttare appieno il tuo magazzino che ti aiuta a controllare i costi e aumentare le vendite.

15. Prendi decisioni basate sui dati

    Uno dei principali vantaggi di un solido sistema di gestione dell'inventario sono i dati che può fornire in tempo reale per aiutarti a prendere decisioni basate sui dati. Il tuo sistema di gestione dell'inventario dovrebbe fornire informazioni aggiornate sui livelli di fornitura e sui prodotti a disposizione, i costi di stoccaggio di tali prodotti, il tasso di rotazione dei prodotti e il momento ottimale per rifornire determinate forniture.

    I dati possono anche aiutare a prevedere i livelli di vendita futuri in base alla cronologia delle vendite e monitorare le prestazioni del fornitore. Prendere decisioni basate sui dati significa combinare l'arte della gestione dell'inventario con la scienza degli elementi di dati critici per aiutarti a ridurre al minimo i costi e massimizzare le entrate.

16. Analizza le prestazioni del fornitore

    Il giusto sistema di gestione dell'inventario può anche aiutarti a valutare e analizzare le prestazioni dei fornitori. Chiedilo a te stesso:

    • Quali fornitori consegnano costantemente le merci in tempo?
    • Quali fornitori hanno il livello più basso di errori di spedizione?
    • Quali fornitori offrono le migliori tariffe?

    Un fornitore con prestazioni instabili aggiunge costi ai processi di gestione dell'inventario. Il sistema giusto può aiutarti con l'analisi dell'inventario e identificare rapidamente e accuratamente i fornitori problematici, come i venditori abitualmente lenti o che inviano quantità inferiori a quelle ordinate.

17. Investi in un software di gestione dell'inventario

    Le aziende utilizzano software di gestione dell'inventario per gestire e ottimizzare le proprie catene di approvvigionamento. Il software di gestione dell'inventario aiuta le piccole imprese ad assicurarsi di avere scorte sufficienti a portata di mano e nelle posizioni corrette per soddisfare la domanda dei clienti e garantire l'efficienza nelle loro attività di produzione.

    Investire nel giusto software di gestione dell'inventario fornisce informazioni accurate, informazioni aggiornate per prendere decisioni di acquisto critiche, ad esempio quando rifornire le scorte e quali fornitori utilizzare.

    Una gestione efficace dell'inventario è essenziale per le aziende di qualsiasi dimensione. Per le piccole imprese in particolare, anche se, una gestione efficace dell'inventario può aiutare a gestire risorse limitate, garantire la precisione in ogni punto della catena di approvvigionamento e aiutare a prendere decisioni sullo sviluppo del prodotto e sul marketing per costruire e sostenere un'attività di successo.

    Le aziende possono risparmiare tempo e denaro e massimizzare le vendite con un sistema avanzato di gestione dell'inventario. Automatizza il processo per ridurre al minimo i costi, tracciare accuratamente beni e servizi in entrata e in uscita e fornire i dati in tempo reale necessari per prendere decisioni di acquisto e sviluppo del prodotto.

Domande frequenti sulla gestione dell'inventario per piccole imprese

In che modo le piccole imprese organizzano il loro inventario?

Le piccole imprese organizzano il loro inventario in base al suo utilizzo:inventario utilizzato nel processo di produzione, inventario acquistato dai consumatori e inventario utilizzato nelle operazioni quotidiane dell'azienda (forniture).

L'inventario deve essere immagazzinato in magazzini e organizzato per garantire facilità di accesso riducendo al minimo lo sforzo. Ad esempio, le forniture utilizzate nel processo di produzione dovrebbero essere vicine al luogo in cui vengono raccolte e utilizzate.

Come gestisci l'inventario in modo efficace?

Una gestione efficace dell'inventario richiede una combinazione della giusta tecnologia; le politiche giuste, procedure e processi; e personale ben addestrato che segue un processo coerente per la ricezione e la gestione delle materie prime e l'elaborazione degli ordini. Il processo di gestione dell'inventario inizia quando si ricevono gli articoli nell'inventario e garantisce un processo coerente per la rimozione degli articoli dall'inventario, gestione dei rifiuti e monitoraggio continuo dei livelli di stoccaggio.

Quali sono i 4 tipi di inventario?

Esistono quattro tipi di inventario gestiti dalle piccole imprese:materie prime e componenti, beni finiti, lavori in corso e MRO (manutenzione, riparazione e forniture operative) merci. Materie prime e componenti sono gli input necessari per realizzare i prodotti che l'azienda vende; i prodotti finiti sono disponibili per la vendita ai clienti, si producono beni in corso di lavorazione, Le merci MRO gestiscono le operazioni commerciali, ad es. forniture.

Quali sono le 3 principali tecniche di gestione dell'inventario?

Le tre principali tecniche di gestione dell'inventario sono la strategia pull, la strategia push e la strategia just-in-time (JIT). La strategia pull si basa sulla domanda del cliente. La strategia push si basa sulla domanda prevista o prevista. La strategia just-in-time produce i prodotti nel momento in cui vengono ordinati. La strategia utilizzata varia a seconda del settore, tipo di attività e strategia del titolare.

Che cos'è il turnover delle scorte?

Il fatturato dell'inventario è una misura del periodo di tempo tra quando l'inventario è stato ricevuto e utilizzato o venduto. Più breve è il tempo tra questi due punti, più efficiente ed economico è il processo di gestione dell'inventario. L'inventario che rimane a disposizione più a lungo del necessario rappresenta dei costi per la piccola impresa. Questi costi possono essere gestiti e ridotti al minimo con un efficace processo di gestione dell'inventario.

Che cos'è l'analisi dell'inventario?

L'analisi dell'inventario è il processo di revisione dei dati per determinare la giusta quantità di scorte (forniture e prodotti per i clienti) da tenere a portata di mano. L'obiettivo è ridurre al minimo il tempo a disposizione per ridurre i costi di inventario, garantendo al contempo la disponibilità di una quantità sufficiente di prodotto per soddisfare sia i requisiti di produzione che la domanda dei clienti.

Perché non sono fogli di calcolo per la gestione dell'inventario?

I fogli di calcolo sono terribilmente inadeguati per la gestione dell'inventario. Prima che si sviluppasse la tecnologia del software di gestione dell'inventario, fogli di calcolo erano comunemente usati. Però, sono soggetti a errori e non sufficientemente sofisticati da automatizzare aspetti del processo di inventario per consentire di garantire tempi di ordinazione ottimali e fornire report aggiornati.