Caratteristiche indispensabili del sistema di gestione dell'inventario,

Questo articolo spiega le caratteristiche chiave da considerare quando si cerca un sistema di gestione dell'inventario. Copre anche gli ultimi progressi in questi sistemi e come determinare i tuoi requisiti e fornisce un elenco di controllo di riferimento rapido scaricabile da utilizzare durante la ricerca di soluzioni.

Che cos'è un sistema di gestione dell'inventario?

Un sistema di gestione dell'inventario aiuta le organizzazioni a tenere conto di tutte le scorte in entrata e in uscita per soddisfare meglio la domanda dei clienti ed evitare le spese di un eccesso di scorte o la perdita di affari in caso di esaurimento delle scorte. Il sistema ha un impatto su tutte le funzioni aziendali essenziali, inclusa la contabilità, produzione, gestione del magazzino, acquisto, vendite e servizio clienti.

Quali sono le principali specifiche dei sistemi di gestione dell'inventario?

Le specifiche chiave del sistema di gestione dell'inventario prevedono la fornitura di un modo per archiviare, organizzare, gestire e analizzare i dati di inventario. I requisiti di sistema includono:

• Un'interfaccia facile da usare che non richiede formazione avanzata, supporto o documentazione.
• Automazione per eliminare i processi manuali delle funzioni aziendali relativi alla gestione dell'inventario.
• Un affidabile, database sicuro che fornisce dati precisi, dati in tempo reale.
• Prestazioni che consentono veloci, monitoraggio e controllo dell'inventario attuabili.
• La possibilità per gli amministratori di aggiungere facilmente moduli software con una configurazione minima in modo che il sistema sia scalabile.
• Integrazioni software e funzionalità automatizzate che riducono al minimo gli aggiornamenti o gli input manuali dell'inventario.

Per ulteriori informazioni sulle funzionalità di gestione dell'inventario indispensabili, vedere "3 caratteristiche chiave da cercare quando si seleziona il software di gestione dell'inventario".

Principali funzionalità del sistema di gestione dell'inventario per categoria

I sistemi di gestione dell'inventario hanno funzionalità che aiutano a gestire, controllo, monitorare e pianificare l'inventario. Ecco cosa aspettarsi da queste funzionalità:

• Controllo dell'inventario: Il controllo dell'inventario gestisce i prodotti già disponibili in magazzino e svolge un ruolo chiave nella gestione della catena di approvvigionamento. Gli strumenti di controllo dell'inventario possono classificare i prodotti per tipo, posizione e SKU (o numero di serie), dati di revisione, generare report in tempo reale e cercare, filtra e visualizza i prodotti. Per ulteriori informazioni sui metodi di controllo dell'inventario, compresa la consulenza di esperti, vedere la nostra "Guida essenziale al controllo dell'inventario".
• Gestione delle scorte: Le funzionalità di gestione dell'inventario regolano i dati provenienti da altre parti del sistema, come il controllo dell'inventario. Non è tutto; la gestione dell'inventario gestisce anche i processi aziendali che si verificano prima che lo stock arrivi a un magazzino e il modo in cui l'inventario raggiunge altre destinazioni. Queste funzionalità includono strumenti per la gestione del magazzino in più sedi e integrazioni con altri software o piattaforme di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) (ad esempio, generazione di fatture e ordini di acquisto senza carta). Scopri di più sulla gestione dell'inventario e su come si differenzia dal controllo dell'inventario.
• Monitoraggio dell'inventario: Per implementare i controlli di inventario, è necessario monitorare lo stato di prodotti e materiali nella catena di approvvigionamento. Le funzionalità di monitoraggio dell'inventario perpetuo aiutano ad automatizzare le attività manuali. Per esempio, il sistema genera automaticamente un numero di tracciamento quando crea una ricevuta o una fattura. Il monitoraggio delle integrazioni con fornitori di logistica di terze parti (3PL) combinato con una soluzione di posta elettronica consente alle aziende di gestire meglio le relazioni con i clienti condividendo ciò che è disponibile o i tempi di spedizione.
• Codice a barre dell'inventario: Il software di codici a barre aiuta a eliminare gli errori di immissione dei dati e ad automatizzare le funzioni aziendali che richiedono la comunicazione con altre parti del sistema. raccolta, l'archiviazione e l'organizzazione dei dati di inventario digitale rende le operazioni di inventario più rapide e accurate. Il software di codici a barre può integrarsi con la documentazione digitale e le funzionalità di reporting (ad esempio, firme touchscreen e fatturazione senza carta). I dispositivi mobili di scansione dei codici a barre migliorano la precisione dell'inventario, velocizzare i processi di back-office e il rifornimento delle scorte e abilitare la documentazione senza carta.
• Ottimizzazione dell'inventario: Porta la pianificazione dell'inventario a un livello superiore con l'ottimizzazione dell'inventario. Aggiungi raffinatezza a un piano di inventario di base. Invece di formule di ordinazione standard e un processo di ordinazione di base, puoi utilizzare strumenti che forniscono report automatici, tendenze dell'inventario e una visione dei cambiamenti lungo l'intera catena di approvvigionamento. Queste informazioni consentono una corrispondenza più stretta tra domanda e offerta in modo da poter ottimizzare l'inventario disponibile. Consulta la guida alla previsione dell'inventario per saperne di più.
• Avvisi di inventario: Vari moduli attivano avvisi di inventario che aiutano a ridurre gli sprechi, ottimizzare i dati finanziari dell'inventario e gestire le aspettative dei clienti. Queste funzionalità includono messaggi di posta elettronica o SMS automatici che ti avvisano di bassi livelli di inventario e di ritardi nella spedizione e nella catena di approvvigionamento. Gli avvisi di inventario offrono un ulteriore livello di controllo operativo per le previsioni di vendita, pianificazione dei materiali, logistica delle spedizioni e gestione dei fornitori.

Funzionalità di gestione dell'inventario da considerare

Progressi nell'informatica, applicazioni, i database e le operazioni IT hanno creato un mercato per i moderni sistemi di gestione dell'inventario. Il passaggio ai servizi web, lo sviluppo basato su applicazioni e le API hanno consentito integrazioni di applicazioni di terze parti che prima non erano possibili. Ora, i sistemi di gestione dell'inventario possono gestire una serie di operazioni essenziali, funzioni aziendali legate all'inventario.

Considera le seguenti caratteristiche del moderno sistema di gestione dell'inventario, che puoi adattare alle tue esigenze aziendali e fare di più che controllare l'inventario:

• Infrastruttura cloud: Il software basato su cloud è un software scalabile, soluzione conveniente. Il cloud computing significa che le organizzazioni non hanno bisogno di assumere personale dedicato per gestire e mantenere tali sistemi. L'infrastruttura cloud consente anche backup automatici, accesso sicuro e collaborazione in tempo reale su più sedi.
• Integrazioni Internet of Things (IoT): L'IoTmovement ha portato controlli e rapporti automatizzati dell'inventario, etichettatura digitale, Tracciamento GPS e tracciamento abilitato per Bluetooth e RFID. La tecnologia è stata utilizzata anche per migliorare la sicurezza contro furti e smarrimenti.
• Etichettatura digitale: Il passaggio all'etichettatura digitale ha creato funzionalità come i tag RFID abilitati per GPS e il codice a barre digitale. Con i dati di inventario digitale, le organizzazioni possono ora collegare in rete dispositivi palmari con database per il monitoraggio in tempo reale e la documentazione senza carta.
• Sistemi mobili: Le applicazioni mobili in esecuzione su dispositivi wireless comunicano con i sistemi di back-office e i database centrali per accelerare i processi di inventario multi-sede. L'utilizzo di dispositivi mobili (con iOS o Android) consente il monitoraggio in tempo reale e avvisi e notifiche di inventario istantanei.
• Apprendimento automatico e intelligenza artificiale: Gli agenti virtuali (o chatbot) potenziati dall'intelligenza artificiale stanno cambiando il modo in cui le aziende condividono la disponibilità dell'inventario con i clienti di e-commerce. Utilizzano algoritmi di apprendimento automatico e servizi basati sul Web per comunicare l'inventario esaurito, formulare raccomandazioni basate su un carrello degli acquisti attivo o sulla cronologia degli utenti e automatizzare l'evasione degli ordini arretrati. L'apprendimento automatico può anche segnalare le tendenze dei dati di vendita che sono fondamentali per ottimizzare le metriche di coinvolgimento dei clienti online. Altri vantaggi dell'apprendimento automatico includono la capacità di migliorare i controlli interni dell'inventario e prevenire carenze. La tecnologia può anche migliorare le previsioni con l'analisi dei dati in tempo reale e creare report sulle tendenze dell'inventario che sono difficili da tracciare e prevedere manualmente.

Per saperne di più sulle ultime funzionalità indispensabili per la gestione dell'inventario, vedere "Tre elementi indispensabili per la lista della spesa per la gestione dell'inventario".

Quali sono i principali moduli software nei sistemi di gestione dell'inventario?

I moduli che compongono i sistemi di gestione dell'inventario variano in base al fornitore e al prezzo. Puoi iniziare con moduli di gestione dell'inventario di base (strumenti di gestione e amministrazione degli ordini) e creare sistemi che includano funzionalità e integrazioni software avanzate (come contabilità ed e-commerce).

I moduli di controllo e gestione dell'inventario più comuni includono quanto segue:

• Moduli e-commerce: Questi moduli sono utili per vendere beni online.
• Moduli Contabilità: Questi moduli automatizzano le attività finanziarie e contabili come debiti e crediti, appalti e pagamenti di terze parti, e classificano le entrate.
• Moduli di amministrazione dei dati: Questi moduli simili all'amministratore forniscono veloci, strumenti semplici per la gestione dei dati del sistema di inventario come la connessione degli utenti tramite password, aggiornamento dei registri di inventario ed esportazione dei dati.
• Moduli di gestione del magazzino: I moduli di magazzino forniscono funzioni di gestione dell'inventario indispensabili come la pianificazione degli appuntamenti, ricezione ordini, gestione dei resi, etichettatura e gestione di vettori terzi.
• Moduli di gestione degli ordini: Questi moduli aiutano a gestire gli ordini di acquisto, requisiti di parti e consolidamento degli ordini.

Caratteristiche principali del sistema di gestione dell'inventario per settore

I sistemi di gestione dell'inventario hanno funzionalità software che si rivolgono a mercati particolari, base di clienti e tipologie di prodotto. In questa sezione, troverai esempi delle principali funzionalità del sistema di gestione dell'inventario da considerare in base al settore.

Produzione

I sistemi di gestione dell'inventario per la produzione hanno funzionalità ibride per l'inventario basato sui materiali e la gestione del magazzino. Queste caratteristiche incorporano capacità avanzate di conversione delle unità per gestire lo stock di materiale sfuso, incorporare metodologie di produzione snella, pianificazione del fabbisogno di materiale e fatturazione della distinta base.

Le principali funzionalità del sistema di gestione dell'inventario per la produzione includono:

• Conversione unità di misura: Converti le quantità di inventario ricevute in un'unità di misura superiore o inferiore.
• Ordinazione automatizzata: Imposta limiti di stock ed effettua ordini quando l'inventario scende al di sotto di una determinata quantità.
• Pianificazione delle materie prime: Tracciare materie prime dirette o indirette per acquisti e cicli produttivi, creare una distinta base e determinare il ritorno sull'investimento (ROI) per una determinata materia prima.
• Gestione degli ordini di acquisto: Assegna fornitori, tenere traccia dei tempi di consegna dei prodotti e gestire i cicli di vita degli ordini di acquisto.
• Inventario serializzato: Eseguire il drill-down dei singoli articoli anziché degli SKU per tracciare il ciclo di vita del prodotto, identificare l'inventario difettoso e tenere traccia delle informazioni sulla garanzia.

Distribuzione all'ingrosso

I grossisti con canali di distribuzione online necessitano di funzionalità di gestione dell'inventario che aiutino a controllare e tracciare l'inventario all'ingrosso, gestire più fornitori e clienti e automatizzare i processi.

Le caratteristiche principali per i distributori all'ingrosso includono:

• Evasione dell'ordine di vendita: Utilizza un'unica dashboard per visualizzare gli ordini di vendita, creare documenti di trasporto e automatizzare le conferme via e-mail ai clienti.
• Adempimento di più magazzini: Tieni traccia ed evadi gli ordini con l'inventario immagazzinato in più magazzini.
• Kitting: Controllo, trasferire e connettere gli articoli normalmente tracciati individualmente a un ordine di vendita in bundle per offerte come una casella di abbonamento.
• Monitoraggio del lotto: Traccia più quantità di deperibili, articoli time-sensitive per data di scadenza del produttore con numeri di lotto tracciabili.
• Gestione contenitori: La gestione dei contenitori consente di ricevere l'inventario in magazzino e riporlo in contenitori preferiti all'interno del sistema di scaffalature del magazzino per un facile prelievo in seguito durante il processo di evasione dell'ordine

Al dettaglio

I rivenditori dipendono dalle funzionalità di gestione dell'inventario che ottimizzano l'esperienza del cliente in negozio. Hanno bisogno di soluzioni che migliorino il monitoraggio dell'inventario, previsione della domanda e avvisi di inventario. preciso, le funzionalità di gestione multi-sede sono essenziali per le operazioni multicanale (ad es. ritiro in negozio). Le funzionalità di integrazione del punto vendita e della contabilità sono fondamentali per redditizie operazioni di vendita al dettaglio. Leggi la nostra guida sulla gestione dell'inventario al dettaglio per suggerimenti e best practice.

Le caratteristiche principali per la vendita al dettaglio includono:

• Ricezione parziale: Controlla e traccia l'inventario parzialmente ricevuto.
• Gestione ordini arretrati: Creare nuovi ordini di acquisto con ordini di vendita consolidati per fornitore e monitorare i prodotti per tipo, arrivo stimato o stagione.
• Previsione della domanda: Imposta i livelli di stock preferiti in base alla domanda stagionale, automatizzare il rifornimento in più sedi e generare report per identificare le tendenze future della domanda.
• Conteggio del ciclo: Classificare l'inventario per volume, valore o transazioni e ricevere richieste automatizzate per i conteggi di inventario per stabilire i livelli delle scorte di sicurezza. Leggi la nostra guida al conteggio dei cicli per saperne di più su questo processo.

E-commerce

I sistemi di inventario e-commerce devono supportare controlli accurati dell'inventario e processi automatizzati che consegnano i prodotti ai clienti senza interruzioni. Integrazioni contabili che incorporano l'elaborazione dei pagamenti online, la fatturazione e-mail e il monitoraggio dell'inventario sono funzionalità di e-commerce popolari.

Le principali funzionalità del sistema di gestione dell'inventario per l'e-commerce includono:

• Gestione dei resi: Invia aggiornamenti e-mail ai clienti, assegnare i magazzini per ricevere un articolo restituito e generare report sulle tendenze dei resi.
• Rifornimento automatico: Genera ordini di acquisto automatizzati quando lo stock scende al di sotto di un livello prestabilito.
• Spedizione con più vettori: Memorizza le informazioni di contatto e i dati sui corrieri di spedizione preferiti e gestisci più fornitori di servizi logistici.
• Controllo delle scorte virtuali: Crea un inventario virtuale e gestisci la logistica di spedizione diretta con l'inventario dei fornitori archiviato altrove.
• Visualizza la disponibilità dell'inventario sul sito web: Riflettono accuratamente la disponibilità di magazzino sulle piattaforme di e-commerce.

Come decidere quali funzionalità del sistema di gestione dell'inventario scegliere

Quando si seleziona un sistema di gestione dell'inventario, è fondamentale porre le domande giuste e definire prima le tue esigenze. Prima di valutare caratteristiche specifiche, porsi le seguenti domande:

È tempo di aggiornare il tuo sistema di gestione dell'inventario?

Hai bisogno di passare a un nuovo, sistema integrato? L'integrazione di applicazioni di gestione dell'inventario standalone utilizzando servizi Web o un'API nei sistemi esistenti sarebbe sufficiente? Per esempio, chiedi ai fornitori informazioni sulle integrazioni di terze parti per il tuo attuale software di contabilità prima di considerare di investire in una nuova piattaforma che richiede formazione e implementazione in più unità aziendali.

Chi implementerà le nuove funzionalità del sistema di inventario?

Come ogni nuovo lancio di software, è importante considerare l'impatto del cambiamento. Assicurati di pianificare l'installazione e la formazione del personale sulle nuove funzionalità. Con questo in testa, chiedi ai potenziali fornitori informazioni sui contratti di supporto di fornitori esterni e sulla formazione per il tuo team. Disponi dell'infrastruttura IT esistente e delle competenze per gestire un'implementazione interna, o dovrai esternalizzarlo? Molte delle popolari funzionalità di inventario automatizzano attività e processi aziendali, ma ti consigliamo di prepararti per la gestione delle modifiche quando rimuovi le attività di inventario manuale. Designa qualcuno che ti aiuti in questo.

Qual è il costo totale della proprietà del sistema di gestione dell'inventario?

Assicurati di chiedere informazioni sui costi nascosti che potresti non prevedere quando confronti i sistemi. Le domande da porre includono:

• Quanti ordini puoi elaborare in un periodo di fatturazione?
• Quanti SKU puoi gestire?
• Hai bisogno di hardware aggiuntivo specifico per il sistema di gestione dell'inventario?
• Ospiterete applicazioni e dati on-premise o nel cloud?
• Qual è il costo per licenza per il numero di utenti?
• Ci saranno costi futuri associati alla manutenzione o agli aggiornamenti del software?
• Che tipo di formazione iniziale e continua è inclusa, e cosa costa in più?

Foglio informativo sulle caratteristiche del sistema di gestione dell'inventario

Utilizza questo elenco di controllo PDF scaricabile per esaminare i requisiti per la tua attività. È progettato come un'unica fonte di funzionalità, così puoi porre le domande giuste prima di scrivere la tua richiesta di proposta.

Scarica il cheat sheet dei sistemi di gestione dell'inventario PDF

NetSuite fornisce servizi basati su cloud, Software di controllo e gestione dell'inventario ricco di funzionalità

Un sistema di gestione dell'inventario può automatizzare i processi, migliora le pratiche di inventario e aiuta a mantenere i clienti soddisfatti avendo sempre in magazzino la merce che desiderano. I decisori hanno molte opzioni, e scegliere la soluzione giusta richiede tempo, ricerca e porre domande intelligenti. NetSuite ha risposte e una varietà di strumenti che possono aiutare a semplificare il processo. NetSuite offre una suite di funzionalità di gestione e controllo dell'inventario, inclusa la gestione dell'inventario in più sedi, gestione del magazzino e degli adempimenti, rifornimento automatizzato delle scorte, monitoraggio di lotti e seriali e conteggio dei cicli. Scopri di più su come utilizzare NetSuite per gestire automaticamente l'inventario, ridurre i costi di gestione e aumentare il flusso di cassa.