Gestisci il tuo team con il software CRM

Gestire il tuo team con il software CRM non è una bacchetta magica, ma può aiutarti con una serie di problemi che creano molte seccature, come ad esempio:

• Comunicazione confusa tra i canali
• Flussi di lavoro caotici
• Mancanza di idee per i contenuti
• Mancanza di informazioni e feedback sui clienti
• Forti differenze e temperamenti selvaggiamente diversi nella squadra
• Base di conoscenza interna disordinata
• Disordine nella comunicazione verso l'esterno
• Scadenze mancanti
• Identificare i colpevoli per il mancato rispetto delle scadenze
• Scoprire che sei colpevole di non aver rispettato la scadenza.

E molto di più. È semplicemente troppo.

Ovviamente un CRM non può semplicemente risolvere tutti questi problemi. È una fonte inestimabile di dati preziosi sui clienti, velocizza i flussi di lavoro e li semplifica, e le sue grandi capacità di automazione aiutano i professionisti del marketing a concentrarsi sul lato creativo del lavoro invece di dedicare tempo a compiti ripetitivi e noiosi.

Inoltre, le squadre di solito sono composte da personaggi diversi e unici, il che significa molte parti mobili e porta a molte sorprese. Per massimizzare le loro prestazioni, dovrai farli funzionare come un insieme funzionale, il che non è mai facile.

Vediamo come funziona esattamente in modo più dettagliato.

Elaborazione di una strategia per i contenuti

Come è stato appena accennato, probabilmente il più grande vantaggio del software CRM è l'accesso a un enorme pool di dati dei clienti affidabili e precisi. Questi dati dovrebbero informare le tue decisioni sul tipo di messaggi che invierai ed è particolarmente importante per lo sviluppo di una strategia di contenuti più ampia.

Con CRM, sarai in grado di verificare che tipo di contenuto porta le persone sul sito Web del cliente o dell'azienda, chi sono queste persone, cosa le interessa, quali canali utilizzano e come reagiscono ai tuoi sforzi di marketing. Quindi puoi impostare lo stile e il tono che utilizzerai per affrontarli e interagire con loro.

In questo modo, saprai anche a chi rivolgerti per espandere la base di clienti. Inoltre, i dati CRM ti aiuteranno a trovare argomenti adatti e ottimizzare i tuoi contenuti in modo che risuonino fortemente con il pubblico di destinazione. Osservando quali canali o parole chiave hanno utilizzato per raggiungere il sito Web del cliente, sarai in grado di creare contenuti che troveranno intriganti e coinvolgenti. Infine, puoi utilizzare il CRM per individuare le tendenze periodiche in modo da poter creare calendari e produrre contenuti incentrati sul laser.

Ottimizzazione e personalizzazione dei tuoi contenuti

Grazie a dati così dettagliati sui clienti, puoi rendere il tuo targeting e la tua messaggistica davvero avanzati. Hai praticamente tutti i dati sul pubblico in un unico database centrale e un efficiente sistema di punteggio dei lead ti consente di seguire da vicino ciascuno dei tuoi lead durante il percorso del cliente.

Ciò ti consente di personalizzare le tue e-mail e annunci o qualsiasi altro tipo di messaggio a seconda della fase del viaggio e delle interazioni passate. Osservando la canalizzazione e individuando i lead al suo interno, puoi personalizzare i messaggi che invii a ciascuno di essi o a ciascun segmento del tuo pubblico. Ogni fase del percorso dell'acquirente richiede un approccio diverso al cliente o al potenziale cliente e avere accesso a questo tipo di informazioni può aumentare notevolmente i risultati del tuo team.

Questo è particolarmente importante per i team interni B2B perché lavorano con molti meno lead rispetto a B2C e il loro valore è molto più alto. Apprezzeranno il fatto che ci sia una panoramica dell'intera pipeline, che fornisce un input cruciale per il tuo team in termini di chi stanno scrivendo e quando reagire.

Inoltre, puoi creare tutti i tipi di segmenti grazie a queste informazioni sui clienti. Sarai in grado di dividere il tuo pubblico in gruppi in base alle loro informazioni personali, interessi specifici o comportamenti online passati, quindi indirizzare questi segmenti con messaggi specifici. Questi dati ti forniranno anche informazioni utili su dove raggiungere più persone e come ottenere maggiore visibilità.

Automazione delle attività lavorative

Ottimizzazione della tua organizzazione interna

Probabilmente non c'è nessun team e nessuna azienda al mondo che non farebbe uso di un po' di aiuto con l'organizzazione interna.

In primo luogo, il CRM aiuta con la delega delle attività, grazie alle sue capacità di automazione. Può assegnare e assegnare priorità alle attività in base a fattori oggettivi, come il valore del lead o le interazioni passate. Con CRM, non devi pensare a quale dei membri del tuo team gestisce quale cliente o quanto lavoro è già gravato da loro:lasci semplicemente che il software lo "memorizzi" e prenda oggettivamente le migliori decisioni possibili di delega.

Avrai anche un hub centrale per archiviare e accedere a tutti i tuoi documenti, alla tua knowledge base interna, alle comunicazioni del tuo team, nonché ai record su scadenze, responsabilità e attività completate. Vale a dire, l'organizzazione delle informazioni è la sfida principale per il 64% delle agenzie pubblicitarie e dei media e il software CRM è probabilmente il modo migliore per superarla.

Automazione dei contenuti

Il CRM aiuta anche con l'automazione del lavoro creativo. Rende molto più semplice la pianificazione dei post su più canali poiché puoi pubblicare su molte piattaforme da un'unica dashboard. Consente inoltre al tuo team di utilizzare contenuti basati su trigger che vengono attivati ​​quando un utente esegue una determinata azione, come abbandonare il carrello o guardare un video esplicativo del prodotto.

L'automazione di questa parte del lavoro consentirà al tuo team di ottenere risultati migliori, sollevandolo allo stesso tempo da una serie di compiti noiosi e monotoni.

Facilitare la comunicazione tra i dipartimenti

Per le aziende più grandi, la cooperazione tra i team è estremamente importante. Questo vale per le vendite, il servizio clienti, i gestori degli account, il team di sviluppo aziendale e persino la tua gestione o i tuoi clienti. La comunicazione qui deve essere rapida, fluida ed efficiente. Soprattutto quando si tratta di qualsiasi tipo di comunicazione diretta da e verso il cliente:qui ogni parola e ogni minuto sono importanti.

La maggior parte delle piattaforme CRM dispone di funzionalità avanzate di collaborazione tra i team che riducono il rumore nelle comunicazioni tra i team, riducono la comunicazione su un canale e archiviano tutto in un unico posto. Il feedback di altri dipartimenti dovrebbe informare molte delle tue decisioni importanti, quindi non sottovalutare il valore di una comunicazione facile e diretta con gli altri team.

Analisi delle prestazioni e feedback

Individuare margini di miglioramento

I sistemi CRM offrono una chiara panoramica e analisi delle prestazioni e dell'efficienza di ogni membro del team. Naturalmente, quantificare l'abilità, lo sforzo e le prestazioni in una squadra può essere problematico. Ci sono innumerevoli modi in cui puoi contribuire agli sforzi del tuo team e, a volte, nessuno strumento può misurarlo.

Tuttavia, ciò non significa che dovresti trascurare questi rapporti poiché forniscono comunque informazioni preziose. Questo va oltre il semplice scoprire se qualcuno è pigro o incompetente. Dovresti andare più in profondità quando cerchi problemi nella tua squadra.

Risultati scadenti possono significare tante cose:ad esempio, forse hai semplicemente alcune persone in posizioni sbagliate o progetti sbagliati, e riorganizzarle e rimescolarle un po' potrebbe risolvere il problema. Se qualcuno non sembra adattarsi, forse non è il ruolo giusto per loro e prospererebbero se gli venissero assegnate responsabilità diverse.

Non tutti sono poliedrici. Alcuni hanno competenze limitate ma molto forti e per ottenere il massimo da esse, devi capire i membri del tuo team e identificare chiaramente i loro punti di forza e di debolezza. L'analisi del CRM può essere molto utile a questo scopo.

Risoluzione delle differenze

Inoltre, adottare un approccio basato sui risultati può aiutarti a gestire differenze inconciliabili. A volte, quando non sei sicuro di chi ha ragione e chi ha torto, lascia che siano i dati solidi a decidere. Non è sempre meglio scegliere la soluzione che aumenterà ulteriormente il tuo numero (se può danneggiare permanentemente il marchio, ad esempio), ma spesso lo è.

E ogni volta che il tuo team non riesce a smettere di litigare, solo guardare le analisi e il feedback potrebbe rendere le tue decisioni molto più semplici e la tua vita molto più facile.

Nuove reclute

L'aggiunta di un nuovo dipendente al tuo team può essere piuttosto stressante, soprattutto per il dipendente. Ma può diventare piuttosto noioso per gli altri membri del team se la tua base di conoscenza interna è in disordine e non hai una guida di inserimento o chiare SOP.

È probabile che i nuovi arrivati ​​debbano chiedere in giro, interrompere e infastidire le altre persone e generalmente faticano a capire cosa vuoi da loro. È estremamente importante che ogni nuovo assunto abbia accesso a un'unica fonte di verità, con file e collegamenti organizzati in modo ordinato e intuitivo.

CRM è un'ottima soluzione che puoi utilizzare per archiviare e ordinare questa documentazione in modo che possa essere trovata e compresa facilmente. Questo vale soprattutto per i team con molti clienti e progetti diversi in cui diventa davvero facile confondersi e sopraffarsi.

Osservazioni finali

Guidare una squadra non è una scienza esatta e non riuscirai mai a rendere il tuo lavoro completamente prevedibile. In questo senso, aspettarsi che il software risolva tutti i tuoi problemi è un po' irragionevole. Per gestire con successo un team, dovrai mostrare competenza e abilità delle persone al fine di guadagnare la fiducia del tuo team e mantenere viva la sua scintilla.

Tuttavia, un CRM può aiutarti a completare la tua buona gestione con una soluzione digitale che ottimizzerà gli sforzi del tuo team e aumenterà le loro prestazioni. Va bene affrontare alcuni aspetti di un lavoro come un ingegnere in quanto non ucciderà la creatività del tuo team e ci sono buone probabilità che lo renda più capace e produttivo.