Calcolo delle scorte di sicurezza - 4 punti chiave da considerare

Le scorte di sicurezza sono importanti per tutte le attività commerciali, indipendentemente dal fatto che stiano seguendo una metodologia di calcolo dell'inventario Min/Max o che abbiano a che fare con modelli di domanda dei clienti ciclici e stagionali.

In effetti, il mantenimento delle scorte di sicurezza è una parte essenziale per acquisire vendite opportunistiche, mantenere gli affari e rendere felici i clienti.

Alcune aziende misurano la loro eccellenza nel servizio clienti dalla loro capacità di mantenere i livelli di scorta di sicurezza. L'obiettivo qui è quello di non incontrare mai vendite perse a causa dell'esaurimento delle scorte. I livelli del servizio clienti vengono quindi misurati in base al numero di ordini riusciti spediti ai clienti.

Per queste aziende, il mantenimento dei livelli delle scorte di sicurezza è fondamentale per questo successo e un aspetto vitale per mantenere la quota di mercato.

Come puoi determinare i livelli delle scorte di sicurezza per la tua attività?

Quando consideri le scorte di sicurezza della tua azienda, pensa a quanto prodotto deve essere conservato nel tuo inventario per non perdere mai una vendita. Se consenti al tuo inventario di esaurirsi prima di assicurare la spedizione successiva, la tua azienda perderà affari.

Per evitare di esaurire le scorte ove possibile, il livello delle scorte di sicurezza deve essere sufficientemente alto da coprire il tempo di transito del fornitore per le nuove spedizioni. Questo tempo di transito è la parte più importante del tempo di rifornimento dell'inventario ed è fondamentale, quindi assicurati di calcolare la sicurezza tenendo presente questo tempo di spedizione.

Determinazione dei livelli di calza di sicurezza

Le scorte di sicurezza non coprono solo il tempo di transito delle spedizioni del tuo fornitore. Significa anche tenere conto del consumo medio dei tuoi clienti durante quel periodo.

Per quanto importante sia coprire i tempi di consegna del tuo fornitore e tenere conto del consumo quotidiano dei clienti, devi anche riconoscere che tenere troppe scorte ridurrà il profitto lordo della tua azienda.

Pertanto, il livello delle scorte di sicurezza deve essere sufficientemente alto da coprire i tempi di consegna del tuo fornitore, sufficiente a coprire la domanda dei tuoi clienti, ma non così alto da far perdere denaro alla tua azienda a causa degli elevati costi di trasporto.

È qui che entra in gioco il calcolo del tuo inventario minimo massimo:determinare il livello che attiva un riordino e anche l'ordine massimo che dovresti effettuare.

È sicuramente un atto di equilibrio, ma funziona. Le aziende lo fanno funzionare tutto il tempo e anche il tuo può farlo.

Per farti risparmiare tempo, abbiamo creato per te un calcolatore delle scorte di sicurezza:

Prendete in considerazione:

1. Contabilità dei tempi di consegna del fornitore

L'inventario deve includere il tempo di consegna del fornitore in consegna. Supponiamo che la società A abbia un fornitore con un tempo di transito standard di 10 giorni lavorativi. Questi 10 giorni sarebbero il tempo necessario al venditore per consegnare il prodotto. In questo caso, la società A dovrebbe tenere conto dei 10 giorni lavorativi nel calcolo delle scorte di sicurezza.

2. Determinazione del consumo giornaliero dei clienti

Ad esempio, la società A attualmente vende in media 440 unità al mese. Tuttavia, è sbagliato presumere che siano 440 unità divise per 30 o 31 giorni. Invece, la società A deve definire il numero di giorni di acquisto effettivi nel mese per prevedere la domanda.

Sebbene la maggior parte dei programmi software tenga conto di questo, è possibile che alcune aziende debbano farlo manualmente. In questo caso, assumiamo che ci siano 4 settimane intere più 2 giorni rimanenti alla fine del mese. Quindi, il numero di giorni di acquisto è 22 e il consumo medio giornaliero è di 440 unità divise per 22 giorni di acquisto o 20 unità vendute ogni giorno.

3. Applicazione della regola del 50% delle scorte di sicurezza

Non esiste un proiettile d'argento quando si tratta di determinare lo stock di sicurezza, ma ci sono formule che puoi utilizzare per aiutarti a capire la giusta quantità da tenere a portata di mano. Per aiutarti a iniziare a determinare i livelli delle scorte di sicurezza, la regola del 50% è un punto di partenza generalmente accettato utilizzato dalle aziende. Per continuare il nostro esempio, i tempi di consegna del fornitore sono in media di 10 giorni lavorativi e le vendite giornaliere dell'azienda A sono in media di 20 unità.

Pertanto, se la società A dovesse coprire il suo intero tempo di transito, fisserebbe il suo stock di sicurezza a 200 unità. Tuttavia, la società A sa anche che i suoi costi di trasporto dell'inventario sarebbero alquanto elevati con questa quantità. Pertanto, l'applicazione della regola del 50% delle scorte di sicurezza significa che la società A potrebbe impostare le proprie scorte di sicurezza a 100 unità. Ciò dovrebbe consentirgli di soddisfare la domanda media dei clienti per 5 giorni lavorativi.

4. Determina i punti di riordino

Fino a questo punto abbiamo determinato solo il livello delle scorte di sicurezza dell'azienda A. Con questo passaggio finale determineremo il punto di riordino della società A. Tornando al tempo di consegna di 10 giorni del nostro fornitore, ha senso impostare il punto di riordino dell'azienda A per coprire questo tempo di consegna.

Pertanto, imposteremmo il punto di riordino a circa 200 unità. Una volta che il loro inventario si avvicina a 200 unità, la società A effettuerà un altro ordine con il suo fornitore. Quelle 200 unità rimaste dovrebbero coprire il consumo per la durata della spedizione successiva.

Scorte di sicurezza e punti di riordino

C'è una differenza tra il livello delle scorte di sicurezza e il punto di riordino. Alcune aziende commettono l'errore di attendere fino a quando l'inventario non viene ridotto al livello delle scorte di sicurezza prima di effettuare un nuovo ordine di acquisto.

In definitiva, le scorte di sicurezza servono a proteggere la tua azienda dalla variabilità della domanda e dei tempi di consegna. In caso contrario, la tua azienda potrebbe riscontrare una situazione a causa di un ritardo nei tempi di consegna o di un aumento della domanda, che causa l'indisponibilità dell'inventario per diversi giorni. Nel nostro esempio, ciò significherebbe non avere inventario per 5 o più giorni di acquisto dei clienti. Ciò non solo comporterebbe una perdita di vendite e una perdita di profitto lordo, ma potrebbe portare a perdere quote di mercato a favore della concorrenza se i clienti non possono acquistare ciò che stanno cercando.

Tradizionalmente, gamme di prodotti complesse, molteplici canali di vendita e fattori esterni come la stagionalità hanno reso difficile per le aziende prevedere con precisione la domanda senza dover aggiornare costantemente fogli di lavoro e sfogliare volumi di dati storici.

Con una capacità di previsione limitata, molte aziende ricorrono alle scorte di sicurezza come mezzo per mitigare il rischio di esaurimento delle scorte e, in definitiva, garantire che i clienti ricevano i loro prodotti in tempo. Ma con le scorte aggiuntive vengono aggiunti costi di mantenimento dell'inventario, e questo è un ulteriore onere sul flusso di cassa che la maggior parte delle aziende preferirebbe evitare.

La buona notizia è che, oggi, la previsione automatizzata della domanda in tempo reale è disponibile per le aziende di tutte le dimensioni grazie a sistemi intelligenti di gestione degli ordini. La funzionalità di previsione della domanda di QuickBooks Commerce, ad esempio, utilizza i dati chiave sulle vendite e sull'inventario per identificare i modelli ed estrarre informazioni sulla domanda futura per prodotto, variante, ubicazione del magazzino, ecc.

Grazie a queste informazioni, le aziende possono pianificare con maggiore sicurezza per il futuro, e ciò include sapere quando e dove tenere le scorte senza la necessità di un buffer, ad esempio scorte di sicurezza.

Naturalmente, fluttuazioni impreviste della domanda possono e si verificano, quindi le scorte di sicurezza avranno sempre un merito. Ma con le capacità di previsione avanzate ora offerte dai sistemi di gestione intelligente dell'inventario, è possibile mantenere pratiche di magazzino snelle senza la preoccupazione di esaurire le scorte.