Gestire i team remoti durante l'epidemia di Coronavirus

Il lavoro a distanza:trasforma il caos in ordine

Negli ultimi dieci anni, la tecnologia ci ha permesso di lavorare da casa in modo più efficiente. Connessioni Internet migliori, gestori di attività intuitivi e strumenti avanzati hanno creato infinite possibilità.

Ora è più facile che mai comunicare e gestire le attività con adeguati strumenti di gestione dei progetti. Secondo Global Workplace Analytics, il numero di persone che lavorano da casa è aumentato del 140% in un arco di 15 anni.

La situazione è ora cambiata a causa della pandemia di Coronavirus. Per tutelare la salute dei propri dipendenti, le aziende scelgono di creare team remoti in pochi giorni. I lavoratori devono adattarsi al lavoro da casa e per alcuni non è così difficile. Ma diventa caotico quando sei tu a gestire l'azienda e gestire un team.

Trasformare il caos in ordine può essere impegnativo per coloro che non hanno il lavoro a distanza già integrato nella loro cultura aziendale. In qualità di azienda con anni di esperienza di lavoro a distanza, vorremmo condividere con te un elenco di strategie utili per la gestione dei team remoti durante l'epidemia di Coronavirus.

1. Impara a scrivere messaggi concisi e chiari

Essere abili nella comunicazione scritta è una delle qualità essenziali di ogni buon lavoratore a distanza. È ancora più importante per i leader dei team remoti lavorare sulle proprie capacità di comunicazione.

Se i messaggi che invii ai tuoi colleghi sono concisi e ben filtrati, le persone nel tuo team non si sentiranno confuse o sopraffatte dalle informazioni. Nel mare di annunci, chat casuali e forse anche un po' di spam, le persone saranno meno efficienti e meno concentrate sul proprio lavoro. Ecco perché devi assicurarti che tutti i tuoi messaggi importanti siano visibili e precisi.

Diverse società di software offrono ottime versioni di soluzioni intranet. Questo tipo di software consente agli utenti di condividere e gestire i contenuti, creare documenti per i dipendenti, tenere traccia dei progressi e ricevere notifiche in tempo reale. È organizzato in categorie con manuali, documenti, calendari, politiche, procedure ecc. e, soprattutto, può centralizzare tutti i documenti vitali per i team remoti. Tutti quei documenti, cataloghi e manuali importanti sono sempre disponibili e facili da trovare con le opzioni di ricerca. In questo modo il team manager non deve spiegare ogni volta ogni processo e serie di regole. Possono semplicemente inviare il link e rimanere a disposizione per ulteriori domande.

Nel caso in cui il tuo budget in questo momento non ti permetta di utilizzare questo tipo di software, puoi sempre attenerti alle due regole base della comunicazione all'interno di un team remoto:frasi chiare e trasparenza. Fa molta strada.

2. Conosci i vantaggi della comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è il futuro della comunicazione per i team remoti e per i team in generale. Al contrario della sincrona, questo tipo di comunicazione non avviene in tempo reale e consente a ogni membro del team di prendersi del tempo e pensare alla propria risposta.

I membri dei team remoti di solito hanno dinamiche diverse ed è molto più utile lasciare note con domande e attendere il feedback dei colleghi. Ciò contribuisce a creare un ambiente di lavoro meno stressante e offre ai dipendenti il ​​tempo di trovare risposte e soluzioni approfondite e ben ponderate.

Esistono diverse forme di comunicazione asincrona e puoi utilizzare strumenti come Loom e Soapbox per creare e inviare video o presentazioni ben pianificate ai membri del tuo team. Potrebbe volerci più tempo per creare contenuti per la tua riunione, ma il messaggio che stai cercando di comunicare non verrà interrotto con domande in tempo reale o altre distrazioni in tempo reale.

Utilizzando gli strumenti video, hai infinite possibilità. Ad esempio, puoi aggiungere elementi visivi al tuo messaggio o schermo diviso per aiutare la tua dimostrazione. Nel caso in cui stai presentando una sorta di materiale didattico, i tuoi colleghi possono guardarlo o leggerlo più di una volta, il che sarà sicuramente utile per il loro apprendimento.

3. Come e quando utilizzare le videochiamate per il tuo team remoto

Anche se la tecnologia ci consente di tenere conferenze online, il nostro sincero consiglio è di ridurre al minimo la chat video dal vivo. Puoi utilizzare questa opzione una volta alla settimana o anche una volta al mese. Se non viene gestita correttamente, la live chat di gruppo può creare molta confusione e incomprensioni all'interno del team.

Claire Lew, CEO di Know Your Team, suggerisce di creare una "lista di cose da fare" per ogni riunione online. È importante annunciare questa videochiamata e far sapere a tutti cosa dovrebbero preparare per questa conversazione. Ciò accelererà l'intero processo e lo renderà più efficiente. Ricorda solo che una buona riunione online è una breve riunione online.

Il consiglio del nostro team è quello di creare un'e-mail di follow-up su tutto ciò che è stato menzionato e concordato durante le riunioni dal vivo. Ciò ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progressi e ti consentirà di avvisare le persone che non hanno potuto partecipare alla riunione. Ed è così che trarrai vantaggio dalla comunicazione sincrona e asincrona contemporaneamente.

4. Cambia l'atteggiamento verso la produttività

Per le persone che in questo momento stanno passando da un ambiente di lavoro offline a quello online, l'idea di produttività cambierà. Molti team leader e manager non saranno in grado di vedere quando le persone stanno lavorando, ma tieni presente che monitorare da vicino il processo non è importante. In questo momento l'unica cosa che conta è un lavoro ben fatto.

Forse sarà più comprensibile se spieghiamo i lavoratori a distanza come pescatori in un villaggio di pescatori. Ogni mattina tutti i pescatori si vedono prima di andare a pescare da soli e salpare. Quando il lavoro è finito, portano il pescato al villaggio e possono discutere di come è andato tutto. Fondamentalmente, i telelavoratori lavorano da soli, proprio come i pescatori, e l'unica cosa importante è portare più pesci entro la fine della giornata.

Il compito di un team leader, in questo caso, è assegnare loro obiettivi chiari, fornire loro una buona attrezzatura e lasciare che facciano il loro lavoro. Dopotutto, per quanto tu non voglia microgestire il tuo team mentre sono nei loro uffici, non vuoi nemmeno provare a microgestirli mentre lavorano in remoto. Il che ci porta alla prossima utile tattica di gestione remota.

5. Evita la microgestione e prova OKR

Un buon team manager remoto sa riconoscere la microgestione ed evitarla. È vero, la microgestione può essere utile per progetti più piccoli, ma di solito si traduce nell'avere un manager eccessivamente controllato che sta creando un'atmosfera che non è né produttiva né piacevole per i lavoratori.

Esiste una tecnica di gestione chiamata OKR (Obiettivi e risultati chiave) e può essere molto utile quando un team remoto ha bisogno di un obiettivo chiaro ed efficacia. Questa tecnica è collaborativa e può stabilire risultati misurabili e obiettivi sfidanti. Ecco come sostituire la microgestione con OKR:

• Imposta fino a 5 obiettivi rilevanti per il pubblico (una persona o un team)
• Rendi misurabili questi obiettivi e crea una scadenza
• Per ogni obiettivo dovrebbero esserci fino a 4 risultati chiave
• Tutti gli obiettivi dovrebbero essere difficili ma possibili da raggiungere

Tieni presente, tuttavia, che questo non dovrebbe riguardare solo la definizione di obiettivi difficili da raggiungere. Se decidi di utilizzare questa tecnica di gestione, non puoi aspettarti che tutti gli obiettivi vengano completati entro la scadenza. L'obiettivo è considerato raggiunto se c'è un tasso di completamento intorno al 70-75%.

Utilizzando questa tecnica o utilizzando un software di gestione delle attività, il tuo team imparerà cosa significa veramente responsabilità e come funziona. Infine, ricorda che evitare la microgestione è fattibile se un manager impara a spiegare al proprio team quali sono le aspettative e perché sono importanti.

6. Strumenti utili per i team remoti

Per i team che stanno iniziando la loro esperienza di lavoro in remoto, come un team di sviluppo dedicato in remoto, la cosa più importante è utilizzare un software che sia conveniente e facile da usare. Ecco solo alcuni di quelli che hanno un buon equilibrio in termini di prezzo e usabilità:

• Google Drive:servizio gratuito di archiviazione e sincronizzazione file
• Asana:noto strumento software di gestione dei progetti
• Trello:soluzione per la gestione dei progetti
• Click Up:software gratuito per la gestione dei progetti
• Slack:piattaforma di messaggistica istantanea con bot e opzioni intuitivi
• Sistemi davvero semplici:software di gestione delle relazioni con i clienti facile da usare
• Skype:applicazione di telecomunicazioni gratuita per chat video
• onWebChat:software di chat live gratuito e minimalista

Nota che molte società di software sono consapevoli che ci sono persone bisognose che stanno iniziando a lavorare da remoto in questi giorni e stanno fornendo i loro servizi gratuitamente. Vale la pena provare alcuni di questi servizi e possono aiutare il tuo team a superare questa crisi senza spese. Questi strumenti possono essere utilizzati per aiutare il tuo team a superare i momenti difficili e puoi utilizzare queste app per attività di team building.

7. Gestione del lavoro a distanza su sistemi davvero semplici

In questo preciso momento, tutto il team di Really Simple Systems sta lavorando da casa. Non era così prima della pandemia, ma per noi era facile passare completamente da remoto perché abbiamo già esperienza con i lavoratori a distanza in tutto il mondo. Siamo riusciti a mantenere alti livelli di produttività utilizzando alcuni degli strumenti noti e convenienti che abbiamo menzionato sopra.

Utilizziamo Slack e Gmail per la comunicazione interna e SnapEngage per la chat online. I nostri progetti sono gestiti con Clubhouse e le nostre attività di assistenza clienti, marketing e vendita sono tutte coperte dalle funzionalità del software Really Simple Systems CRM. Capiamo che ogni azienda è diversa, ma volevamo farti sapere come combinare gli strumenti per mantenere la produttività e soddisfare il tuo team.

"Credo che la comunicazione faccia a faccia sia estremamente importante per le aziende ed è ciò che ci rende umani. Trasmettiamo così tanto significato nelle nostre espressioni facciali e nella postura del corpo che non è possibile comunicare tramite la parola scritta o persino lo streaming video. Tuttavia, gli strumenti disponibili rendono la gestione dei team remoti un'opzione praticabile che può creare una nuova dinamica sia per l'azienda che per gli individui".

Concludi

Non possiamo prevedere cosa accadrà nei prossimi mesi, ma possiamo sottolineare che la gestione dei team remoti è il futuro della gestione aziendale. Può attirare professionisti migliori nella tua attività e può far risparmiare molti soldi precedentemente spesi per il pendolarismo, le spese d'ufficio, ecc.

Negli anni a venire, la tua azienda potrebbe assumere sempre più millennial, una generazione nota per la loro preferenza per il lavoro a distanza e per le aziende che offrono flessibilità. Quindi, possiamo affermare con sicurezza che questo cambiamento può prepararci per un futuro di maggior successo.