Fogli di calcolo vs CRM:in che modo gli strumenti CRM aiutano i tuoi venditori a eccellere

Fogli di calcolo. Li ami o li detesti, sono un pilastro degli affari moderni. Eppure, troppo spesso, tutti, dalle PMI a enti pubblici usa fogli di lavoro come database – qualcosa per cui non sono stati creati .

Inoltre, c'è del vero nel detto banale "la tua rete è il tuo patrimonio netto". Mantenere i contatti con i potenziali clienti e la tua più ampia comunità imprenditoriale è fondamentale per qualsiasi azienda piccola o in crescita.

Allora perché così tante piccole imprese si affidano ai fogli di lavoro per la gestione delle relazioni con i clienti? Il tuo database dei contatti è una risorsa preziosa, quindi è sconcertante vedere così tante organizzazioni forzare il piolo quadrato che è la gestione dei contatti nel buco rotondo di un foglio di calcolo.

Esaminiamo la miriade di vantaggi offerti da una piattaforma CRM SaaS specifica rispetto all'utilizzo di un foglio di calcolo e in che modo i CRM aiutano davvero i venditori a dare il meglio di sé.

Efficienza e produttività

Una visione chiara di ogni potenziale cliente

Quando tutti i tuoi contatti sono conservati in un "database" di un foglio di calcolo, non hai altra scelta che visualizzare l'intero foglio di lavoro corrente. Non c'è modo di individuare e concentrarti su un record specifico, il che può distrarre molto quando ' re su una chiamata di vendita ad alta pressione.

Eppure i CRM mostrano ogni record in una vista individuale ordinata, così quando parli con ciascun potenziale cliente, puoi concentrarti su di loro e solo su di loro.

Integrazioni, integrazioni, integrazioni!

C'è molto di più nelle relazioni con i clienti oltre alla semplice conservazione dei dati di contatto statici. Devi interagire attivamente con i tuoi potenziali clienti e pianificare follow-up e appuntamenti tempestivi. Ma non puoi davvero farlo da un foglio di calcolo. Se volevi programmare una chiamata o inviare a qualcuno un'e-mail, dovresti aprire la tua e-mail o l'app del calendario ed eseguire l'azione separatamente.

Potrebbe non sembrare molto, ma il passaggio tra attività e Windows ha un enorme impatto sulla produttività. L'elemento manuale aggiunto significa anche che si verificheranno errori occasionali e inevitabili, che potrebbero risultare in follow-up programmati male, opportunità dimenticate e prospettive deluse.

La risposta qui è l'integrazione. I fogli di calcolo non si integrano davvero con nulla, ma i CRM sono progettati per funzionare bene con altri strumenti di produttività. La maggior parte si sincronizzerà con strumenti di calendario come Google o Microsoft 365, quindi è meno probabile che i follow-up e gli appuntamenti programmati sfuggano alla rete. Molti ti consentono di inviare e-mail ai potenziali clienti direttamente dalla schermata di registrazione di quel contatto. Alcuni CRM si integrano persino con software di contabilità e funzioni di chiamata per creare un ecosistema aziendale sincronizzato e completo.

Collaborazione, delega e strategia

La vendita è tutta una questione di strategia. Quando formuli un nuovo piano strategico di attacco, il tuo team di vendita deve essere totalmente coordinato, sincronizzato e sulla stessa pagina, lavorando a stretto contatto. Devi anche misurare i progressi e il successo di qualsiasi strategia, monitorando i KPI essenziali in modo da poter correggere il corso se necessario.

Quando si esegue una strategia chirurgicamente precisa, il coordinamento e la responsabilità sono essenziali. Ma su un foglio di calcolo, è facile perdere di vista chi sta facendo cosa, quando e perché. Con un CRM, invece, le azioni di ogni rappresentante sono legate al loro login, quindi puoi vedere facilmente quali prospect sono assegnati a quale membro del team; chi ha compiuto quali azioni e quando; vedere le cronologie di modifica del database; e persino delegare compiti.

Gestione delle condutture

Visualizza meglio il processo di vendita

Il tuo team di vendita deve comprendere fondamentalmente le fasi della tua pipeline di vendita. Molti di noi immaginano questo come un "imbuto" di vendita. Tuttavia, quando disponi di un sistema completamente testuale come un foglio di calcolo, puoi facilmente perdere di vista il percorso del tuo acquirente e, a sua volta, quanto sia vicino ogni potenziale cliente all'acquisto.

I CRM eccellono (scusate il gioco di parole) nella visualizzazione della pipeline di vendita. I widget e i rapporti visivi (come il nostro widget dashboard dell'imbuto di vendita e la prossima funzionalità della scheda Kanban) consentono ai tuoi rappresentanti di vendita di vedere, a colpo d'occhio, quanto sono vicini i loro potenziali clienti a una vendita in qualsiasi momento. Questo può aiutarli a individuare opportunità prossime alla chiusura e altre vincite rapide che vengono semplicemente soffocate in un foglio di calcolo.

Registrazione dettagliata e cronologica

Non c'è molto che puoi fare con un foglio di calcolo oltre alle semplici funzioni di "rubrica" ​​e forse un po' di sgranocchiare i numeri. I CRM, d'altra parte, ti consentono di tenere registrazioni cronologiche approfondite di tutte le tue interazioni con ciascun potenziale cliente.

Il record medio dei potenziali clienti CRM contiene tutti i loro dati di contatto; una sequenza temporale di e-mail e conversazioni; informazioni sui prossimi compiti e appuntamenti; files allegati; attuali opportunità di vendita; preventivi precedenti e storico ordini; e molto altro a seconda della piattaforma che utilizzi. Prova a fare tutto su un foglio di lavoro!

Con un database di contatti piatto di fogli di calcolo, perdi le sottigliezze di una conversazione o di una relazione. Tuttavia, quando i tuoi rappresentanti di vendita hanno una registrazione storica di tutte le interazioni tra entrambe le parti, sbloccano una comprensione più ricca e profonda di quella relazione, che può aiutarli a conquistare più affari.

Riflessione sul miglioramento della pipeline

Gli strumenti CRM ti offrono informazioni dettagliate sulla pipeline di vendita che sarebbe difficile ottenere su un foglio di lavoro. Quando puoi vedere esattamente come i potenziali clienti stanno fluendo attraverso la tua pipeline di vendita, puoi iniziare a vedere dove è possibile apportare miglioramenti.

C'è una fase particolare in cui un numero sproporzionato di potenziali clienti abbandona? O una fase in cui i potenziali clienti sembrano trascorrere molto tempo? I diversi membri del tuo team sono più bravi a gestire le diverse fasi del processo di vendita o i diversi tipi di clienti? Stabilire tendenze come queste può aiutarti a valutare criticamente la tua canalizzazione di vendita e ad implementare cambiamenti positivi.

Gestione dei dati

Inserimento dati e modifica in blocco:semplificati

L'inserimento dei dati può essere una vera fatica. È dispendioso in termini di tempo, monotono ed è facile commettere errori. A seconda del tipo di foglio di lavoro che stai utilizzando, è difficile automatizzare l'immissione di dati su un foglio di lavoro (sebbene non impossibile con fogli come Fogli Google e Zapier).

Molti CRM, tuttavia, dispongono di funzioni di immissione automatica dei dati – dalla funzionalità di scansione dei biglietti da visita alla sincronizzazione della rubrica (sebbene alcuni CRM avranno occasionalmente bisogno di strumenti come Zapier per realizzarla).

La modifica in blocco può anche essere una seccatura con i fogli di calcolo. Il riempimento Flash è ottimo, ma gli strumenti "trova e sostituisci" sono un po' ottusi:è facile commettere errori e la modifica di file di grandi dimensioni può mettere a dura prova le risorse di un dispositivo. La funzionalità di modifica di massa tende a essere molto più agevole negli strumenti di cloud CRM.

I CRM sono progettati per la sicurezza dei dati

Con il GDPR del Regno Unito ora in pieno svolgimento, le aziende devono prestare molta attenzione alla riservatezza e alla sicurezza tecnica dei dati in loro possesso.

I fogli di calcolo sono semplicemente file su un'unità o un server a cui è possibile accedere, modificare, eliminare o rubare facilmente. Un umile foglio di calcolo potrebbe essere completamente spazzato via in un singolo attacco informatico o guasto tecnico. Se un venditore lasciasse la tua organizzazione, sarebbe relativamente facile per lui portare una copia dell'intero foglio di calcolo del tuo potenziale cliente a un nuovo datore di lavoro concorrente. Questi scenari potrebbero renderti potenzialmente responsabile per danni alla protezione dei dati e con i dati dei tuoi potenziali clienti nelle mani sbagliate.

D'altra parte, il software di gestione delle relazioni con i clienti consente di distribuire diversi livelli di privilegio e di revocare l'accesso degli utenti se necessario.

Addio, addio, problemi di controllo della versione

Quando conservi tutti i dati dei tuoi clienti in un unico file, è essenziale mantenere backup efficaci di quel file. Ma la gestione di più versioni di un file così cruciale può creare confusione, specialmente quando hai a che fare con un file fisico che viene passato piuttosto che un foglio cloud.

Come puoi essere sicuro che tutti stiano modificando la versione più recente del file in un dato giorno? Cosa succede se il file viene infettato o parzialmente codificato? O se l'ultima versione è su una macchina che si guasta improvvisamente? E se un account cloud con accesso al file viene compromesso?

L'utilizzo di un CRM basato su cloud evita completamente questi problemi.

Più dati =buono, dati lenti =cattivo

Vogliamo tutti più potenziali clienti nel nostro database, ma man mano che i fogli di lavoro diventano più grandi, diventano dispendiosi in termini di tempo e scomodi da utilizzare. I file di grandi dimensioni richiedono un'eternità per essere caricati; l'elaborazione di semplici funzioni di "trova" può consumare tempo prezioso e produttivo; e l'esecuzione di rapporti su enormi quantità di dati può causare l'arresto del computer.

Ma non è solo il numero di bit e byte che entrano in un file che può essere un problema. Anche diversi formati di fogli di calcolo hanno dei limiti. È improbabile che tu raggiunga il limite massimo di 5 milioni di celle di Fogli Google o il limite di 32.767 caratteri di Excel, ma una volta che un database inizia a diventare abbastanza ingombrante, potrebbe essere il momento di cercare un sistema di gestione dei dati specifico.

I CRM sono incredibilmente scalabili e gestiscono 3.000.000 di record potenziali con la stessa facilità con cui ne gestiscono 30. Molti CRM cloud (e molti strumenti SaaS in generale) sono abbastanza modulari, con fasce di prezzo diverse e funzionalità a pagamento opzionali, che crescono insieme alla tua azienda in base alle esigenze.

Ancora sulla recinzione? Consulta la nostra guida “ Ho bisogno di un sistema CRM? ”.

Segnalazione

Rapporti di vendita senza fronzoli

Se hai mai dovuto estrarre dati specifici da un foglio di calcolo tentacolare e ingombrante, allora capisci i problemi di giocoleria VLOOKUP e tabelle pivot. Molti CRM, tuttavia, contengono strumenti di reporting completi che possono confrontare due o più campi che ti piacciono; spesso senza dover toccare una scheggia di codice o pasticciare faticosamente con le formule.

Inoltre, durante l'esecuzione di rapporti sui dati del foglio di calcolo, una mossa errata potrebbe alterare in modo permanente i dati di base contenuti all'interno. Tuttavia, gli strumenti di reporting CRM ti consentono di tagliare e tagliare i tuoi dati al volo per portare alla luce tendenze e correlazioni oscure, il tutto senza la preoccupazione di influenzare i dati sottostanti.

In effetti, Really Simple Systems fornisce immediatamente una serie di rapporti di uso comune, quindi potrebbe non essere necessario impostare alcun rapporto!

Mantieni sotto controllo il successo del team

Poiché le azioni di ciascun utente CRM vengono registrate, è facile tenere traccia delle prestazioni di ciascun rappresentante di vendita. Ciò consente revisioni ben informate delle prestazioni, la definizione di obiettivi individuali e fornisce responsabilità e approfondimenti cruciali a livello di team. Qualcosa che è quasi impossibile su un foglio di lavoro.

Il verdetto finale

È chiaro che i CRM aiutano davvero i tuoi rappresentanti di vendita a dare il meglio. Gli strumenti CRM consentono di risparmiare tempo, migliorare la concentrazione, aumentare la produttività, assistere nella strategia di vendita, proteggere i dati e consentire rapporti approfonditi.