10 vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Per garantire che i dipendenti non saltino passaggi nei flussi di lavoro, trascurare i dettagli, ripetere le attività inutilmente o abbandonare le attività prima del completamento, le imprese stabiliscono processi standardizzati. Questi processi aziendali garantiscono la conformità e la conformità nel modo in cui opera un'azienda. I processi aziendali devono quindi rimanere coerenti rispetto alle esecuzioni ripetitive. È qui che entra in gioco il software di automazione dei processi aziendali (BPA).

La maggior parte delle aziende utilizza oggi il BPA per gestire cose come progetti, portafogli, patrimonio di conoscenza, portali self-service, flussi di lavoro e flussi di dati. I settori che utilizzano maggiormente il BPA sono quelli bancari, assistenza sanitaria, telecomunicazioni, e commercio e produzione.

Che cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?

BPA si riferisce alla codifica e all'integrazione programmatica di un insieme connesso di applicazioni software per automatizzare i processi e i flussi di lavoro nei reparti di un'azienda affinché avvengano senza manuali, intervento umano. Più che concentrarsi sui singoli compiti, BPA si concentra sui processi complessivi.

Sebbene alcuni processi aziendali come la compilazione dei moduli e la tenuta dei registri siano automatizzati, BPA riguarda le funzioni più avanzate coinvolte nella gestione di un'impresa, come elaborare il libro paga o tenere traccia dell'inventario, Per esempio.

Come funziona l'automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi aziendali utilizza il software per automatizzare le attività ripetitive che richiedono sforzi manuali. Esistono vari metodi per automatizzare le attività, e gli utenti interagiranno con ciascun metodo in modo diverso.

Globale, BPA può essere definito come un software che esegue la stessa attività ripetutamente ed esattamente nello stesso modo fino a quando il suo utilizzo non viene modificato o cancellato.

Quali processi aziendali possono essere automatizzati?

Esistono due categorie di funzioni aziendali:core e supporto. Le funzioni principali sono le attività che portano al reddito per l'azienda. Queste sono le ragioni principali per cui l'azienda esiste e, si spera, prospera. Le funzioni di supporto sono attività secondarie che supportano le funzioni principali.

Le aziende utilizzano il BPA per automatizzare numerosi passaggi nelle funzioni principali e di supporto per aumentare l'efficienza e ridurre i costi.

Le funzioni di supporto sono le attività che le imprese hanno maggiori probabilità di esternalizzare, insource o vicino-source. Così, Il BPA può ridurre o eliminare questi costi di outsourcing. Molte aziende utilizzano il BPA per le funzioni di supporto in modo da poter incanalare gli sforzi dei dipendenti esclusivamente verso attività che producono entrate. Esempi di funzioni BPA includono il supporto automatizzato in:

1. Distribuzione/logistica – Gli esempi includono l'instradamento automatico delle spedizioni, etichettatura, e monitoraggio.
2. Marketing e vendite:gli esempi includono e-mail di marketing automatizzate, proposte di vendita, monitoraggio e report delle vendite.
3. Servizi IT e tecnici:ad esempio, manutenzione automatizzata e rapporti sullo stato, ticketing e risoluzione dei problemi, e report automatici self-service.
4. Compiti amministrativi – Esempi includono funzioni automatizzate delle risorse umane come l'iscrizione ai benefici per i dipendenti e il monitoraggio della distribuzione, e il libro paga automatizzato dal monitoraggio del tempo ai calcoli delle ritenute fiscali all'elaborazione dei pagamenti.

Automazione dei processi robotici (RPA), che è un tipo di BPA che si basa su "robot" software configurabili per eseguire attività ripetitive, costa un terzo dell'importo di un dipendente offshore e un quinto di quello di un dipendente onshore. RPA è un sottoinsieme di BPA che si concentra maggiormente su insiemi di attività umane che richiedono tempo, mentre il BPA è progettato per rivedere l'intero processo composto da tali attività.

I professionisti del settore finanziario utilizzano regolarmente il BPA per aumentare l'efficienza, conformità e produttività. Si stima che l'80% dei leader finanziari stia attualmente utilizzando o pianificando di utilizzare RPA, con la contabilità fornitori e la gestione dei contratti tra le prime applicazioni, per Gartner.

Le organizzazioni di assistenza clienti sono anche grandi utenti di BPA e RPA. Secondo la società di ricerche di mercato Forrester, il settore del servizio clienti utilizza comunemente entrambi come "approcci tattici e a breve termine per digitalizzare le attività comuni degli agenti". Le attività comuni degli agenti includono il recupero dei dati dei clienti e dei registri delle conversazioni dei clienti attraverso i canali, nonché le informazioni sui prodotti acquistati, risoluzioni dei problemi consigliate per quel prodotto e script di escalation (spostando un cliente irato su per la catena affinché il management se ne occupi).

I dipartimenti delle risorse umane in genere utilizzano l'automazione dei processi aziendali per semplificare e velocizzare l'onboarding e strumenti self-service rivolti ai dipendenti come opzioni di benefit per i dipendenti, informazione, formazione e iscrizioni.

Perché l'automazione è importante?

Il BPA migliora la conformità in modo che le aziende non entrino in conflitto con le normative e incorrano in sanzioni e commissioni elevate, inoltre applica controlli a un'azienda per mitigare le frodi e i furti all'interno di un'azienda. Può anche accelerare i processi in modo che il lavoro venga completato più velocemente e con meno ripetizioni. Pensare, Per esempio, di un software che tiene traccia dell'approvazione di un ordine di acquisto da parte di vari gestori, contro un dipendente che chiede ai suoi manager di firmare uno per uno.

BPA standardizza anche i processi aziendali, che può aiutare ad eliminare pregiudizi e pregiudizi che i dipendenti possono portare a un determinato compito (ad es. un dipendente delle risorse umane che sceglie quali candidati intervistare rispetto a un sistema automatizzato che effettua la scelta in base a requisiti prestabiliti). Riduce sostanzialmente gli errori (es. quel dipendente delle risorse umane che dimentica di inviare un'e-mail di invito al colloquio) e aumenta l'efficienza. Ulteriore, Il BPA solleva i lavoratori da compiti monotoni (come analizzare le domande di lavoro online dei candidati), migliorare sia l'esperienza dei dipendenti che quella dei clienti.

In definitiva, l'automazione rende un'azienda più competitiva e quindi più redditizia.

10 vantaggi dell'automazione dei processi aziendali (BPA)

Quasi tutti i processi aziendali possono essere automatizzati in una certa misura oggi. La maggior parte può essere pesantemente automatizzata. La società di ricerca Gartner indica che l'89% delle operazioni di contabilità generale e il 72% del controllo finanziario e dei rapporti esterni possono essere automatizzati.

Gli strumenti di automazione dei processi aziendali semplificano l'automazione delle attività. Spesso includono modelli che il tuo team può seguire per automatizzare i processi comuni all'interno e tra i settori, con vantaggi quali:

1. Efficienze operative – Il BPA può creare efficienze riducendo il lavoro coinvolto nei processi e/o tagliando i costi del personale limitando la necessità di personale aggiuntivo man mano che le operazioni crescono.
2. Produttività – Velocizzare i processi in modo che il lavoro venga completato più velocemente e con meno ripetizioni.
3. Morale – Allevia la monotonia per i lavoratori e migliora l'esperienza dei dipendenti, così come l'esperienza del cliente, che a sua volta migliora ulteriormente l'esperienza dei dipendenti. Secondo un rapporto del CIO, “Quando i dipendenti dedicano più tempo agli aspetti interessanti e gratificanti del loro lavoro, la produttività e la soddisfazione aumentano e, per estensione, aumenta anche la fidelizzazione dei dipendenti”.
4. Governance e controlli – Migliora la conformità in modo che le aziende non entrino in conflitto con le normative e incorrano in sanzioni e commissioni elevate.
5. Riduzione dei costi – L'uso efficiente del tempo offre alle aziende la possibilità di aumentare la produzione senza espandere la forza lavoro, o per tagliare i costi del personale e mantenere lo stesso livello di produzione.
6. Allocazione della forza lavoro – I dipendenti possono essere riassegnati a un lavoro che corrisponde meglio ai loro talenti. I dipendenti sono più soddisfatti del loro lavoro, e i datori di lavoro ottengono il massimo beneficio dal talento di ogni individuo.
7. Riduzione degli errori umani – Riduce sostanzialmente l'immissione di dati umani e gli errori di approfondimento e aumenta l'efficienza poiché il tempo dei dipendenti non viene più sprecato in ripetizioni, lavoro di basso livello.
8. Collaborazione – Tiene traccia del processo del progetto, aggiorna la squadra, invia promemoria ed esegue altre funzioni che rendono la collaborazione più semplice e organizzata. Ulteriore, BPA allevia le frustrazioni dei dipendenti e libera loro tempo per collaborare, che tende a velocizzare il lavoro, aumentare la risoluzione dei problemi e stimolare le innovazioni.
9. Approfondimenti migliorati – Aumenta la capacità della leadership di monitorare il completamento di un processo aziendale, oltre a comprendere i passaggi del processo. Ciò semplifica il perfezionamento dei processi per risultati aziendali migliori e più rapidi. Il BPA consente inoltre ai leader di scavare più a fondo per ottenere maggiori informazioni e analizzare dati sempre più nuovi. Ulteriore, standardizza i processi aziendali, che aiuta a garantire l'equità e ad eliminare i pregiudizi che possono distorcere le intuizioni.
10. Maggiore disponibilità – Consente ai servizi rivolti ai dipendenti e/o ai clienti di essere disponibili più spesso che se fossero anche responsabili di altri, compiti manuali.

Esiste chiaramente un gran numero di processi aziendali che possono essere automatizzati oggi, pesantemente in molti casi, per garantire la conformità e mitigare gli errori in modo coerente.