8 migliori pratiche di contabilità di costruzione chiave per gli appaltatori

La contabilità delle costruzioni può essere difficile a causa della natura complessa dell'attività, e perché il modo in cui vengono utilizzati alcuni metodi contabili differisce dalla norma in altri settori. Per esempio, gli appaltatori in genere si destreggiano tra molti progetti, distribuiti su più siti, e devono gestire i costi, ricavi e redditività per ciascuno. Anche i progetti a lungo termine aumentano la complessità della gestione delle entrate.

L'applicazione di queste migliori pratiche per la contabilità delle costruzioni può aiutare gli appaltatori a massimizzare la redditività e il flusso di cassa.

8 migliori pratiche chiave per la contabilità di costruzione

La contabilità delle costruzioni ha molte sfaccettature, dall'allocazione accurata dei costi di progetto diretti e indiretti all'ottimizzazione della rendicontazione fiscale. Le aziende devono decidere se utilizzare la contabilità per cassa o per competenza, e coloro che lavorano su progetti a lungo termine devono scegliere il giusto metodo di riconoscimento delle entrate. Per alcuni progetti, il modo in cui un appaltatore gestisce gli ordini di modifica può determinare se il progetto è redditizio o in perdita.

Ecco otto best practice per la contabilità delle costruzioni per gli appaltatori.

1. Costo del lavoro: Un'impresa edile può lavorare su più progetti contemporaneamente. L'attribuzione accurata delle spese a ciascun lavoro è fondamentale per controllare i costi e misurare la redditività dei progetti. Un costo del lavoro efficiente garantisce che tutte le spese dirette e indirette siano prontamente allocate al lavoro corretto, in modo che un'azienda possa monitorare se i suoi dati finanziari sono sulla buona strada.

   Costo del lavoro, quando fatto bene, richiede a tutti i soggetti coinvolti di registrare le spese durante il progetto, non dopo che è stato completato, e di presentare tali spese giornalmente. Il software di monitoraggio del tempo può aiutare a monitorare i costi del lavoro. Le spese dovrebbero essere classificate allo stesso modo della stima per consentire ai contabili e ai project manager di analizzare se il lavoro sta procedendo come pianificato. La società dovrebbe inoltre disporre di una formula standard per l'allocazione delle spese indirette, come spese amministrative, ad ogni progetto.

   Utilizzando moderno, il software di gestione dei progetti basato su cloud disponibile su dispositivi mobili dai cantieri aiuterà gli appaltatori a migliorare i loro record di completamento in tempo, tenere informati i clienti e ridurre al minimo il lavoro non fatturabile.

2. Contabilità di cassa: Quando si tratta di metodi contabili, ci sono due scelte principali:base di cassa e base di competenza. Le piccole imprese edili spesso optano per il più semplice sistema di contabilità di cassa:l'azienda registra semplicemente le entrate quando vengono ricevute e le spese quando vengono pagati i fornitori. La contabilità basata sulla liquidità semplifica la gestione finanziaria quotidiana e richiede meno competenze finanziarie. Un avvertimento:le società di costruzioni con ricavi medi superiori a $ 25 milioni non possono utilizzare la contabilità di cassa a fini fiscali, indipendentemente dalla percentuale di materiali di lavoro.

3. Contabilità per competenza: Il metodo alternativo, contabilità per competenza, è più complesso, ma è necessario per le aziende più grandi, comprese le società pubbliche che devono rispettare i Principi contabili generalmente accettati (GAAP) emessi dal Financial Accounting Standards Board (FASB). È inoltre alla base di approcci contabili specializzati per il riconoscimento dei ricavi, come il metodo della percentuale di completamento, descritto sotto.

   La contabilità per competenza rileva le entrate quando il lavoro è completato e le spese quando sono sostenute, il che potrebbe non essere quando il denaro passa effettivamente di mano. In genere fornisce una rappresentazione più accurata delle finanze di un'azienda, ma può oscurare i problemi di flusso di cassa a breve termine:un'azienda può sembrare redditizia sulla carta anche se i ritardi di pagamento dei clienti causano problemi di flusso di cassa.

4. Percentuale di completamento metodo: Il PCM è un approccio contabile ampiamente utilizzato che consente agli appaltatori di riconoscere i ricavi per ciascun progetto man mano che li guadagnano nel tempo. Durante ogni progetto, l'appaltatore fattura in più fasi il lavoro svolto fino a quel momento e registra le entrate e le spese guadagnate in ciascuna fase. È considerato il modo più accurato per registrare entrate e spese in modo che corrispondano al lavoro svolto, e le banche e gli istituti di credito spesso lo preferiscono.

   PCM funziona bene se sei in grado di generare stime accurate. Il PCM può anche aiutare a garantire che gli appaltatori vengano pagati per il loro lavoro anche se un progetto di costruzione non procede al completamento.

   Gli appaltatori possono misurare la percentuale di completamento in diversi modi:

   • Il metodo cost-to-cost: Con questo metodo, i costi di commessa sostenuti fino ad oggi sono divisi per il costo totale di commessa stimato. Questo rapporto rappresenta quindi la percentuale dei ricavi totali del contratto che è stata guadagnata. Se la maggior parte dei materiali necessari viene acquistata all'inizio del progetto, questo metodo può consentire agli appaltatori di riconoscere la maggior parte delle entrate del progetto nelle sue fasi iniziali.
   • Metodo basato sugli sforzi: Questo confronta la proporzione di sforzo effettivamente spesa fino ad oggi con lo sforzo totale stimato. Il calcolo può essere basato su ore di lavoro diretto, la quantità di materiali utilizzati o le ore macchina, se è appropriato.
   • Metodo delle unità di consegna: Calcola ricavi e costi in base al numero di unità consegnate al cliente rispetto al numero totale di unità specificato nei termini del contratto.

5. Metodo del contratto completato: Con CCM, il contraente riconosce tutti i ricavi del progetto, spese e profitto solo a progetto ultimato. Questo approccio dovrebbe essere utilizzato solo per progetti di durata inferiore a un anno. L'utilizzo di CCM può essere un vantaggio per gli appaltatori che desiderano rimandare le entrate a un periodo futuro.

6. Strategie di dichiarazione fiscale: Le imprese edili devono pianificare le proprie strategie fiscali tutto l'anno per ottenere il massimo vantaggio e garantire la conformità ai requisiti dell'IRS. Ecco alcune strategie di reporting che possono aiutare gli appaltatori a gestire la loro responsabilità fiscale.

   • Seleziona il metodo di contabilità appropriato: I grandi appaltatori dovrebbero assicurarsi di utilizzare il metodo di dichiarazione fiscale corretto per ciascun contratto determinando quali progetti sono definiti a lungo termine (più di un anno) ai sensi del codice IRS 460. Il PCM è richiesto per la maggior parte dei progetti a lungo termine. Però, ci sono eccezioni. Per esempio, gli appaltatori sono esenti se almeno l'80% dei costi di costruzione riguarda case o altre abitazioni con quattro o meno unità abitative.

     Anche gli appaltatori più piccoli con entrate pari o inferiori a $ 25 milioni negli ultimi tre anni fiscali sono esenti dal codice. Per i contratti a breve termine, CCM può offrire vantaggi se le aziende desiderano rinviare le entrate a un periodo futuro per ridurre il loro debito fiscale nel periodo corrente.

   • Qualificare per un credito d'imposta per ricerca e sviluppo (R&S): Progetti innovativi e tecnicamente sfidanti che prevedono la progettazione e lo sviluppo di nuove tipologie edilizie, sottosistemi o processi possono beneficiare di considerevoli crediti d'imposta R&S. Questi crediti forniscono un risparmio fiscale dollaro per dollaro sull'intero progetto qualificato o sulla parte del progetto che soddisfa i criteri dell'IRS.

     È importante documentare accuratamente gli aspetti innovativi del progetto, e le aziende possono trovare vantaggio nell'arruolare l'aiuto di un esperto esterno. I crediti d'imposta per ricerca e sviluppo non utilizzati completamente in un anno possono essere applicati all'anno precedente o riportati fino a 20 anni. Gli appaltatori con una media di meno di $ 50 milioni di entrate lorde possono utilizzare il credito d'imposta R&S per compensare l'imposta minima alternativa. Inoltre, le startup qualificate e le piccole imprese che potrebbero non avere un debito di imposta sul reddito possono compensare le imposte sui salari con il credito.

   • Ridurre il reddito imponibile: Appaltatori che sono proprietari o investitori in entità passanti, comprese le ditte individuali, partnership e la maggior parte delle LLC e delle società S, possono dedurre la loro quota di perdite assegnata nella misura della loro base (debito e patrimonio netto). Gli appaltatori possono anche ridurre al minimo la loro responsabilità fiscale massimizzando i contributi del piano pensionistico, riducendo così il reddito ante imposte.

7. Gestione ordini di modifica: Inevitabilmente, i progetti edilizi subiscono modifiche rispetto al progetto originario. A meno che gli appaltatori non li maneggiano con cura, gli ordini di modifica possono ridurre i profitti del progetto o addirittura provocare controversie con i clienti. Idealmente, il contratto originale dovrebbe indicare esattamente come gestire gli ordini di modifica, e gli appaltatori dovrebbero stabilire un processo standard di ordine di modifica con la documentazione completa del lavoro e dei costi richiesti per ogni modifica richiesta.

   È una buona pratica per gli appaltatori rimandare l'inizio dei lavori fino a quando non viene ricevuto un accordo firmato dal cliente, ma in realtà, I responsabili dei cantieri spesso accettano ordini di modifica senza passare attraverso un processo di approvazione formale. In entrambi i casi, è importante registrare con precisione l'ordine di modifica in un sistema contabile in modo da tenere traccia dei costi e della redditività del progetto. Esistono diversi approcci contabili conservativi per gestire questa situazione. Il migliore dipende dallo stato dell'ordine di modifica:

   • Ordini di modifica non approvati e che difficilmente saranno approvati: Se un appaltatore sta sostenendo costi per implementare le modifiche e non sa se il cliente approverà il pagamento per loro, un approccio conservativo consiste nell'aggiungere i costi associati all'ordine di modifica ai costi diretti del progetto.
   • Ordini di modifica non approvati ma che potrebbero essere approvati: Se un appaltatore sta implementando un ordine di modifica che non è attualmente approvato ma dovrebbe essere approvato, ci sono diverse opzioni. Uno consiste nell'aggiungere i costi a un conto cespite fino a quando non si ottiene l'approvazione per l'ordine di cambiamento. Un altro è aggiungere la spesa ai costi del progetto e aumentare le entrate previste del progetto dello stesso importo.
   • Ordini di modifica approvati: Aggiungere tutti i costi associati all'ordine di modifica ai costi del progetto, e aumentare il valore totale del contratto dell'importo addebitato per l'ordine di modifica.

8. Software di contabilità: L'utilizzo di un software di contabilità basato su cloud accessibile ovunque si trovino i dipendenti può semplificare notevolmente la gestione finanziaria e ridurre gli sforzi di contabilità manuale, consentendo agli appaltatori di monitorare meglio la redditività e dedicare più tempo a concentrarsi sul core business. Il software può aiutare a creare stime accurate, traccia un'ampia varietà di costi e assegnali con precisione ai progetti e gestisci il riconoscimento delle entrate utilizzando i metodi PCM e/o CCM. Il software di gestione finanziaria NetSuite automatizza i calcoli per le materie prime, ore di lavoro, costi, modifiche del budget e ricavi previsti. Gestisce i costi del lavoro, ordini di modifica e metodi di riconoscimento dei ricavi dell'industria delle costruzioni. Il supporto mobile fornisce agli appaltatori l'accesso in tempo reale ai dati correnti dai luoghi di lavoro e durante i viaggi.

   Chiaramente, la contabilità delle costruzioni è complessa e specializzata. In un settore che tipicamente opera con margini ristretti, l'applicazione delle migliori pratiche alla contabilità delle costruzioni può aiutare gli appaltatori a mantenere il controllo sulle spese ea massimizzare i profitti.

Migliori pratiche di contabilità di costruzione per gli appaltatori

Costo del lavoro

L'accurata determinazione dei costi del lavoro consente agli appaltatori di tenere traccia dei costi e dei ricavi per ogni lavoro, abbattere i costi del lavoro, materiali e spese generali in dettaglio.

Contabilità di cassa

I piccoli appaltatori possono preferire questo metodo per semplificare la loro contabilità.

Metodo della percentuale di completamento

Buone stime dei costi totali e il tasso di completamento del progetto aiutano a garantire progetti redditizi a lungo termine e un solido flusso di cassa.

Metodo del contratto completato

In alcuni casi, ciò consente agli appaltatori di differire le entrate a un periodo successivo.

Gestione ordini di modifica

Cerca di documentare il processo dell'ordine di modifica prima di firmare il contratto per un progetto. Documenta ogni cambiamento, ottenere l'approvazione prima di procedere e registrare accuratamente tutti i costi.

Strategie di dichiarazione fiscale

Scegli il metodo contabile che meglio si adatta a ciascun progetto. Approfitta dei crediti d'imposta per ricerca e sviluppo ove applicabile. I proprietari di entità di passaggio possono essere in grado di applicare le perdite aziendali per ridurre la loro responsabilità fiscale personale.

Software di contabilità

Il software di gestione finanziaria e dei progetti basato sul cloud può semplificare tutto, dai costi dei lavori alla rendicontazione fiscale.

Domande frequenti sulla contabilità delle costruzioni

D:In che modo è diversa la contabilità delle costruzioni?

UN: La contabilità delle costruzioni differisce in diversi modi dalla contabilità in altre professioni. Una differenza è l'attenzione ai costi basati sul progetto e la necessità di tenere traccia di più lavori in esecuzione contemporaneamente. Un altro è che gli appaltatori devono gestire metodi specializzati per il riconoscimento delle entrate e la rendicontazione fiscale su progetti che possono durare mesi o anni. Inoltre, la contabilità di costruzione deve gestire gli ordini di modifica e la conservazione, o denaro trattenuto, tipiche di grandi progetti di costruzione.

D:Come funziona la contabilità delle costruzioni?

UN: La contabilità delle costruzioni spesso implica l'allocazione accurata dei costi e la gestione delle entrate per un portafoglio diversificato di progetti. Ogni progetto di costruzione è considerato un pezzo unico, centro di profitto a breve termine. Anche progetti simili hanno spesso condizioni o variabili del sito diverse, come la disponibilità di forza lavoro, costo dei materiali e zonizzazione locale, che incidono sui margini. A seconda della natura delle loro attività, gli appaltatori devono determinare se utilizzare la contabilità per cassa o per competenza, e se utilizzare il metodo della percentuale di completamento o il metodo del contratto completato su grandi progetti.

D:Qual è la migliore pratica nella contabilità delle costruzioni?

UN: La contabilità delle costruzioni è complessa, quindi gli appaltatori devono concentrarsi sulle migliori pratiche per vari aspetti dell'attività al fine di massimizzare la redditività. Un'accurata determinazione dei costi del lavoro è fondamentale per garantire che gli appaltatori assegnino con precisione tutti i costi rilevanti a ciascun progetto e per determinare la redditività del progetto. La scelta della contabilità di cassa rispetto alla contabilità di competenza può semplificare la gestione finanziaria per i piccoli appaltatori. Le aziende più grandi devono decidere se utilizzare la percentuale di completamento o il metodo del contratto completato per i grandi progetti. L'implementazione di software di contabilità può semplificare e automatizzare molti aspetti della contabilità edilizia e della preparazione fiscale.

D:Quali sono le buone pratiche di contabilità delle costruzioni?

UN: Le buone pratiche contabili dovrebbero allinearsi al modello di business di un'impresa di costruzioni. Le aziende più piccole possono utilizzare la contabilità di cassa, che è relativamente semplice, mentre le aziende più grandi dovranno utilizzare la contabilità per competenza per supportare la percentuale di completamento o i metodi di riconoscimento dei ricavi del contratto completato. Per la maggior parte degli appaltatori, il costo del lavoro e la gestione degli ordini di modifica sono fondamentali per gestire un'attività efficiente e redditizia.