Che cos'è una spesa aziendale? Tipi diversi,

Come registrarli e considerazioni fiscali

Le preoccupazioni per le spese aziendali sono al primo posto per le aziende che partecipano all'indagine sui problemi e le priorità delle piccole imprese del 2020 di NFIB. Gli intervistati riferiscono che la loro sfida numero 1 è il costo dell'assicurazione sanitaria, con locale, anche le tasse statali e federali e il prezzo delle forniture e delle scorte arrivano tra i primi 12.

Acquisendo una migliore comprensione delle sfumature delle varie spese, gli imprenditori possono decidere dove spendere di più, dove tagliare e come proiettare i debiti per mantenere concentrato il flusso di cassa.

Che cos'è una spesa?

Ai fini della contabilità fornitori (AP), tutte le spese sono costi, ma non tutti i costi sono spese.

UN costo è l'importo pagato per acquistare l'inventario, produrre e vendere un prodotto e acquisire attrezzature tramite spese in conto capitale. Spese sono ciò che l'azienda spende per generare ricavi durante un determinato periodo e sono registrati nel conto economico come contropartita di tali ricavi o proventi.

Essenzialmente, le spese sono le spese relative alla gestione quotidiana dell'attività, come buste paga, bollette, canoni di locazione e altro.

Le spese in conto capitale sono acquisti di beni, come veicoli, macchinari o licenze commerciali. Il costo per acquisire un bene è rilevato nel conto economico della società, così come il costo per mantenerlo. Beni stessi, capitale e liquido, fare non figurare sul conto economico, però. Appaiono in bilancio.

Ciò non significa che le risorse non comportino spese:ciò che mantiene in servizio una spesa in conto capitale - gas, Manutenzione, la persona che opera la macchina — sono spese di esercizio. Allo stesso modo, l'ammortamento del bene sono spese e sono incluse nel conto economico o economico come spese operative, tipicamente in vendita, generale e amministrativo (SG&A).

Si noti che l'ammortamento si basa sulla vita utile stimata di un bene, non il numero di anni che dovrebbe essere in uso. I beni sono spesso mantenuti in servizio per molto tempo dopo che sono stati completamente ammortizzati.

Spiegazione delle spese

Essenzialmente, se la tua azienda riceve e paga una fattura, questa è una spesa. Il processo di pagamento delle bollette è un sottoinsieme della funzione conti da pagare (AP). Dopo aver ricevuto una fattura originale o un ordine di acquisto, qualcuno nel dipartimento AP lo esamina per assicurarsi che tutti i dettagli siano accurati e conformi alle politiche.

Le spese sono addebitate ai ricavi sul conto economico mensile della società e possono generalmente essere classificate come spese operative o non operative.

Spese operative, a volte chiamato OpEx, sono i costi correnti per finanziare le operazioni commerciali quotidiane. Questi possono essere riparati, come le utenze, affitto, stipendi, tasse sugli immobili e contributi previdenziali, o periodico, come tasse trimestrali e viaggi d'affari, per dirne alcuni.

Spese non operative sono spese che sono indirettamente correlate alle operazioni e al risultato di attività di finanziamento o di investimento, come gli ammortamenti e il pagamento degli interessi su prestiti e carte di credito.

Come discusso, gli acquisti di capitale e le spese relative alla produzione di beni sono costi.

Spese in conto capitale sono oggetti di grandi dimensioni, come un edificio o un macchinario, che si svalutano nel tempo.

Costo del venduto (COGS) rappresenta i costi diretti di realizzazione o acquisizione dei prodotti che generano ricavi. Un'organizzazione di servizi può semplicemente chiamare questo "costo del venduto, ” poiché non vende “merce”.

Per esempio, diciamo che un negozio di imballaggio e spedizione decide di avviare un servizio di consegna. Finanzia l'acquisto di un $40, 000 furgone da carico, che è una spesa in conto capitale; avrà quel veicolo per molti anni e non dovrà pagare di nuovo l'intero prezzo di acquisto. Ma ciò volere devono continuare a pagare gli interessi sul prestito e i costi operativi ricorrenti per mantenere il furgone a generare entrate, compreso il carburante, assicurazione, Manutenzione, i pedaggi e lo stipendio del corriere:queste sono le spese.

Esempi di spesa

Le spese operative comuni includono l'affitto, utenze e assicurazioni. Da li, le spese tipiche variano in base al tipo di azienda:i ristoranti ordinano cibo da una varietà di fornitori. Uno studio medico può pagare un'impresa di pulizie specializzata. Il nostro pacco, il servizio di spedizione e consegna spende in forniture per ufficio e carburante.

Le spese possono essere fisse, ovvero stabile nonostante i cambiamenti nel volume di produzione o nell'erogazione del servizio - o variabile, nel senso che fluttuano. Gli interessi sul furgone e lo stipendio del corriere sono spese fisse, mentre carburante e pedaggi sono variabili.

Le spese vengono consumate immediatamente, come carburante, o rappresentano la riduzione di valore di un'attività fisica o immateriale, come il deprezzamento del valore del furgone. Dal punto di vista dell'AP, a differenza dei beni fisici o immateriali, come un brevetto o un marchio, una volta che le spese sono "consumate, ” non hanno valore futuro.

5 categorie di spese deducibili che gli imprenditori potrebbero perdere

Formazione continua: Gli imprenditori possono detrarre il costo della formazione e dei seminari per migliorare le competenze della propria forza lavoro o rimanere aggiornati sulle tendenze del settore.

Quote e sottoscrizioni: Sulla stessa linea, riviste di settore o riviste relative alla tua attività possono essere detratte dalle tasse, così come le quote associative versate alla tua Camera di Commercio locale e ad associazioni professionali o di categoria che aiutano a promuovere la tua azienda.

Uso professionale della tua auto: Potresti essere in grado di ammortizzare i costi di manutenzione e gestione di un veicolo utilizzato esclusivamente per affari. Però, se è misto, puoi richiedere il chilometraggio relativo all'uso aziendale.

Spese di avviamento: Le aziende che hanno lanciato una nuova impresa, come il nostro servizio di consegna, potrebbero essere in grado di detrarre fino a $ 5, 000 in spese di avvio, come il marketing e la formazione dei dipendenti.

Software come servizio (SaaS): Applicazioni, come software di contabilità, o abbonamento ricorrente con società SaaS, utilizzati per scopi commerciali possono essere completamente deducibili dalle tasse.

Spese di registrazione

I passaggi del processo per registrare e pagare le spese includono la creazione di un nuovo fornitore nel software di contabilità, creazione e approvazione di una richiesta di acquisto, creazione e approvazione di un ordine di acquisto, l'approvazione della fattura, pagando l'oggetto, gestire eventuali resi o rettifiche, calcolare le tasse dovute e generare AP e altri rapporti necessari.

Per registrare correttamente e detrarre le spese aziendali, devi conservare la documentazione I documenti giustificativi delle spese richiesti dall'IRS dovrebbero mostrare la prova del pagamento e identificare il beneficiario, l'importo pagato, la data in cui è stata sostenuta la spesa e includere una descrizione dell'articolo acquistato o del servizio ricevuto che mostri che l'importo era per una spesa aziendale legittima.

L'IRS specifica anche per quanto tempo devono essere conservati i vari record.

La documentazione per le spese include:

• Assegni annullati o altre prove di pagamento/fondi elettronici trasferiti
• Ricevute su nastro registratore di cassa
• Estratti conto
• Ricevute ed estratti conto della carta di credito
• Fatture

Le aziende utilizzano il metodo di contabilità per competenza o per cassa per la registrazione delle spese.

Il metodo dell'accumulazione è il più comune. Nella contabilità per competenza, la società rileva la spesa quando è sostenuta, indipendentemente da quando si paga per il bene o il servizio. Il libro mastro della società riflette gli importi che l'azienda deve ma non ha ancora pagato.

Il metodo cash-base è più semplice. Le aziende che utilizzano la contabilità di cassa registrano le entrate quando vengono effettivamente ricevute, ad esempio quando viene depositato un assegno, cancella e incassa sul conto e le spese quando viene effettuato un pagamento.

Le spese sono registrate a conto economico. Un conto economico riporta le entrate di una società, spese e profitti o perdite durante un periodo contabile specifico. I conti economici sono noti anche come conti profitti e perdite, o semplicemente “P&L, ” tra gli altri nomi.

Tipi di spese

Le spese sono spese operative o spese non operative. I costi operativi si riferiscono alle attività quotidiane. Spese non operative, come il pagamento degli interessi, non sono sostenuti come parte delle operazioni principali di un'azienda. Dentro quei secchi, le spese sono fisse - generalmente non cambiano durante l'anno - o variabili, nel senso che fluttuano. L'affitto e gli stipendi sono spese operative fisse. Le commissioni sul carburante e sulle vendite sono variabili.

Ricordare, il costo del venduto (COGS) è una categoria separata. Se un esborso rappresenta un costo diretto per la realizzazione o l'acquisizione dei prodotti che hanno generato entrate durante il periodo piuttosto che il costo giornaliero dell'attività, è COGS.

Ai fini fiscali, le spese devono essere raggruppate in categorie, come vendere, spese generali e amministrative (SG&A). L'errata identificazione delle spese può comportare che le aziende perdano inutilmente le detrazioni o incorrono in sanzioni IRS.

SGAV: Include tutte le spese operative non di produzione, compresi i costi per promuovere, vendere e consegnare prodotti — affittare, stipendi, commissioni, pubblicità e Marketing.

Ammortamento: Ciò riflette la perdita di valore di un'immobilizzazione nel tempo e può essere elencato in diverse parti del conto economico, a seconda del bene. L'ammortamento si applica alle attività immateriali, come i brevetti.

Che cos'è una spesa non in contanti?

Una spesa non in contanti è registrata nel conto economico ma non richiede un pagamento in contanti. La spesa non in contanti più comune è l'ammortamento, ma svalutazioni di attività, come per l'inventario obsoleto, e azioni assegnate a titolo di compenso sono altri esempi.

Se la nostra società di spedizione ha pagato in contanti per il furgone, l'ammortamento non inciderebbe direttamente sul flusso di cassa, ma può avere un effetto indiretto. Ad esempio, molte aziende sono tenute a pagare le imposte stimate trimestralmente. L'ammortamento diminuisce il reddito imponibile complessivo e quindi diminuisce l'onere fiscale, consentendo all'azienda di trattenere più liquidità.

Tipi di spese deducibili dalle tasse

Per essere deducibile, una spesa deve essere quella che l'IRS considera "ordinaria e necessaria". L'agenzia definisce una spesa ordinaria come una spesa comune e accettata nel tuo settore, mentre una spesa necessaria è utile e appropriata per il tuo commercio o attività. Una spesa non deve essere indispensabile per essere considerata necessaria; Per esempio, decidere di eseguire una campagna pubblicitaria sui social media è discrezionale ma comunque deducibile.

Ma ci sono eccezioni:se una spesa è stata presa in considerazione nel costo delle merci fredde (COG), non può essere nuovamente detratto come spesa aziendale. Allo stesso modo non sono deducibili le spese in conto capitale e le spese personali, né lo sono i costi di lobbying o le donazioni politiche.

Retribuzione dei dipendenti, piani di pensionamento, veicoli usati per affari, affitto, l'assicurazione e gli interessi sono deducibili, come lo sono vari federali, stato, Locale, e le tasse estere direttamente attribuibili al tuo commercio o attività.

Si noti che il Tax Cuts and Jobs Act ha apportato modifiche a ciò che è deducibile, insieme alle regole sull'ammortamento, crediti d'imposta e altro ancora. Per esempio, le aziende non possono più detrarre i costi per intrattenere i clienti in occasione di eventi sportivi, anche se i pasti sono parzialmente deducibili.

La pubblicazione IRS 535 elenca tutte le spese aziendali deducibili.

Come automatizzare la rendicontazione delle spese

Automazione contabilità fornitori, o automazione AP, riunisce strumenti e una serie di best practice per automatizzare gli aspetti manuali dell'approvazione, classificazione, monitorare e pagare le spese aziendali valide. Libro paga, spesso una delle spese maggiori, può anche essere parte dell'automazione AP inviando le passività fiscali sui salari ad AP per il pagamento ogni periodo.

Piuttosto che un membro del team finanziario che inserisce i dati del fornitore, approvare ordini di acquisto e pagare le bollette manualmente, con software di contabilità, l'intero processo può avvenire digitalmente, con i team finanziari che vengono coinvolti solo quando il sistema segnala un'anomalia. Oltre a cercare imprecisioni, come numeri trasposti, un processo di revisione automatizzato cerca segni di frode, assicura che una fattura non sia un duplicato e controlla i termini del fornitore per le date di scadenza e gli eventuali sconti di pagamento anticipato. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro riducendo al minimo le frodi e gli errori.

Per automatizzare il processo di spesa, la maggior parte delle aziende ricorre a moderni software di contabilità e gestione finanziaria. Questi sistemi sono essenziali per tenere traccia delle entrate e delle spese, generare rapporti finanziari e aiutare la finanza a tenere d'occhio la salute finanziaria dell'azienda. Riduce gli errori inerenti all'immissione manuale dei dati e genera rendiconti finanziari e report accurati conformi agli standard contabili U.S. GAAP e IFRS.