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Contabilità 101:Nozioni di base che i proprietari di piccole imprese devono sapere

Il pensiero di apprendere e comprendere una serie di concetti contabili apparentemente complicati può incutere timore nei cuori dei proprietari di piccole imprese.

Tuttavia, se ti prendi un po' di tempo per familiarizzare con le basi della contabilità, probabilmente scoprirai che non è così difficile come avresti immaginato. Siamo qui per mostrarti alcune importanti nozioni di base sulla contabilità che ogni piccolo imprenditore dovrebbe conoscere e comprendere.

In sintesi:le basi della contabilità che i proprietari di piccole imprese dovrebbero conoscere

  • I contabili registrano le transazioni finanziarie, mentre i contabili forniscono analisi del significato di tali transazioni. Come imprenditore, probabilmente farai un po' di entrambe le cose.
  • La contabilità in partita doppia è il modo migliore per garantire che i tuoi conti rimangano in equilibrio.
  • Debiti e crediti sono il cuore della contabilità. Queste voci possono aumentare o diminuire il saldo del conto, a seconda del tipo di conto.
  • I rendiconti finanziari ti forniscono le informazioni necessarie per prendere decisioni sia a breve che a lungo termine sulla tua attività.

Definizione contabile e glossario

Sebbene la contabilità possa sembrare intimidatoria per gli imprenditori, chiunque può facilmente comprendere le basi della contabilità.

Familiarizzare con i termini contabili comuni può fare molto per renderti molto più a tuo agio con l'intero processo contabile.

1. Contabilità in partita doppia

Contabilità in partita doppia significa che ogni transazione inserita nel tuo sistema contabile o libro mastro influirà su almeno due conti. Per ogni registrazione di addebito che effettui, dovrai effettuare una registrazione di accredito corrispondente.

Allo stesso modo, se stai effettuando una registrazione di credito, dovrai effettuare una registrazione di addebito corrispondente. Ciò garantisce che i tuoi conti rimangano in equilibrio. Anche se i proprietari individuali e i liberi professionisti potrebbero non aver bisogno di utilizzare la contabilità in partita doppia, le piccole imprese e quelle in crescita saranno meglio servite in questo modo.

2. Addebiti e crediti

Addebiti e crediti vengono utilizzati per registrare tutte le transazioni contabili e contabili della tua piccola impresa. L'effetto di un addebito o di un credito su un determinato conto dipende in gran parte dal tipo di conto interessato.

Tipi di account Aumenta il saldo Diminuisce il saldo
Risorse Addebito Credito
Passività Credito Addebito
Entrate Credito Addebito
Spese Addebito Credito
Azionario Credito Addebito

Ad esempio, se registri una transazione di addebito su un conto patrimoniale, aumenterà il saldo di tale conto, mentre se registri un addebito su un conto passivo, il saldo di tale conto verrà diminuito.

Un addebito è sempre sul lato sinistro di qualsiasi transazione contabile, mentre un credito è sempre sul lato destro della transazione.

3. Piano dei conti

Il tuo piano dei conti è il cuore di qualsiasi sistema contabile ed elenca tutti i conti trovati nella tua contabilità generale, dove risiedono tutte le tue registrazioni contabili.

È necessario creare il piano dei conti prima di registrare qualsiasi transazione finanziaria. Fortunatamente, la maggior parte dei programmi di contabilità per le piccole imprese include un piano dei conti predefinito che la maggior parte delle piccole imprese può utilizzare, con la possibilità di aggiungere più conti se necessario.

4. Metodo di contabilità di cassa

Dopo aver impostato il piano dei conti, dovrai decidere quale tipo di metodo contabile utilizzerai. Molti liberi professionisti e ditte individuali utilizzano il metodo di contabilità di cassa, che registra il contante quando viene ricevuto e le spese quando vengono pagate, e non tiene traccia dei saldi dei conti attivi o passivi.

5. Metodo di contabilità per competenza

Se hai dipendenti o vendi prodotti, dovresti utilizzare il metodo della contabilità per competenza. Questo metodo registra tutte le entrate/entrate e le spese man mano che si verificano, non quando il tuo cliente paga o tu scrivi un assegno per una fattura.

La contabilità per competenza fornisce un quadro molto più chiaro sia delle entrate che delle spese per un determinato periodo di tempo, ma può rendere più difficile gestire correttamente il flusso di cassa.

6. Risorse

Una risorsa è qualsiasi cosa di valore posseduta dalla tua azienda. Le risorse possono includere i contanti nel tuo conto bancario, il saldo dei crediti, l'edificio che possiedi, l'inventario, le forniture, le apparecchiature informatiche e i mobili. Le risorse possono anche essere immateriali, come la proprietà intellettuale.

7. Responsabilità

Le passività sono tutto ciò che la tua azienda deve. I saldi dei tuoi conti fornitori sono considerati passività perché è ciò che devi attualmente ai tuoi fornitori. Anche i prestiti sono considerati una passività.

8. Entrate e entrate

Le entrate, o entrate, sono le somme ricevute durante lo svolgimento dell'attività, indipendentemente dal fatto che si tratti di vendere prodotti o servizi.

9. Spese

Tutto, dal pagamento dei dipendenti al pagamento della bolletta elettrica, è considerato una spesa. Ad esempio, quando inserisci una bolletta elettrica da pagare il mese prossimo, questa viene registrata come una spesa. Una nota spese ti aiuta a tenere traccia delle tue spese aziendali in modo da poter sapere dove stanno andando i tuoi soldi

10. Azioni

L'equità rappresenta il tuo attuale interesse finanziario nella tua attività e deriva dalla sottrazione delle tue passività totali dalle tue attività totali.

11. Contabilità fornitori (A/P)

Contabilità fornitori è una registrazione delle fatture che sono state inserite nel libro mastro o nel software di contabilità, ma non sono state ancora pagate. Una volta che un fornitore è stato pagato, il saldo del fornitore viene ridotto di tale importo.

Data Account Addebito Credito
25-10-19 Spese di utilità 200
25-10-19 Contabilità fornitori 200

Quando la bolletta elettrica viene pagata il mese successivo, la voce sarà:

Data Account Addebito Credito
25-10-19 Contabilità fornitori 200
25-10-19 Conto contanti 200

Puoi vedere che la voce iniziale in A/P è un credito, che aumenta il saldo di quel conto. Una volta che la fattura è stata pagata, l'A/P viene ridotto dell'importo del pagamento, mentre anche il tuo conto in contanti viene ridotto.

12. Contabilità clienti (A/R)

Contabilità clienti è il luogo in cui tutti i fondi attualmente dovuti alla tua attività vengono registrati fino al pagamento da parte dei tuoi clienti. Una volta che un cliente paga la fattura, il saldo A/R viene ridotto. Puoi utilizzare A/R per acquisire informazioni dettagliate sulle operazioni aziendali calcolando il rapporto di rotazione dei crediti.

13. Invecchiamento

Sia gli account A/P che A/R includono l'invecchiamento, che è semplicemente un modo per gestire i soldi in entrata o in uscita. A/P Aging mostra un elenco di tutte le fatture attualmente dovute a fornitori e fornitori, tracciando le date di scadenza e avvisandoti quando un pagamento è dovuto o quando è in ritardo.

A/R fornisce le stesse informazioni per i pagamenti dei clienti in sospeso, avvisandoti ancora una volta quando il pagamento di un cliente è in ritardo. Una volta che hai più clienti o fornitori, i rapporti obsoleti possono diventare preziosi per la tua attività.

14. Voci del diario

Sebbene il tuo software di contabilità gestirà probabilmente la maggior parte delle voci necessarie per la tua attività, potrebbero esserci occasioni in cui dovrai inserire una voce di diario.

Questo può accadere per cose come le spese bancarie che potresti trovare quando riconcili il tuo conto bancario alla fine del mese. Oppure può essere per le voci di ammortamento se stai registrando l'ammortamento per articoli di grande valore (come acquisti di edifici, costosi sistemi informatici o l'acquisto di un veicolo aziendale).

Tutte queste transazioni dovranno essere inserite nel tuo software di contabilità effettuando una registrazione a giornale.

Come impostare un sistema di contabilità per la tua piccola impresa

Fortunatamente, le attuali applicazioni software di contabilità per piccole imprese come QuickBooks Online, Xero e FreshBooks sono progettate per semplificare la creazione della tua attività.

Sebbene i proprietari di piccole imprese possano utilizzare il software per fogli di calcolo, è davvero nel tuo interesse trovare un software di contabilità che ti senta a tuo agio e iniziare a creare la tua attività.

Passaggio 1:crea un piano dei conti

Ancora una volta, utilizzando un software di contabilità, questo processo è generalmente automatizzato e abbastanza indolore, con la maggior parte dei proprietari di piccole imprese in grado di utilizzare il piano dei conti predefinito fornito nel software.

Fase 2:determina il tuo metodo di contabilità

Prima di inserire le transazioni, sarà necessario determinare se si desidera utilizzare il metodo di contabilità di cassa semplificato o il metodo più completo per competenza. Ricorda, se hai dipendenti o gestisci molto inventario, la maturazione dovrebbe essere il tuo metodo preferito.

Fase 3:imposta i saldi iniziali, se presenti

Se sei un nuovo imprenditore, non avrai saldi iniziali, ma coloro che stanno effettuando la transizione dal software per fogli di calcolo o da un'altra applicazione di contabilità dovranno registrare i loro saldi iniziali nei conti di contabilità generale appropriati.

Fase 4:inizia a inserire le transazioni

Dopo aver creato il piano dei conti, scelto il metodo di contabilità e inserito i saldi iniziali nell'applicazione software corrente, puoi iniziare a inserire le transazioni finanziarie.

Come il software di contabilità può aiutarti con i tuoi dati finanziari

Anni fa, i proprietari di piccole imprese spesso si trovavano completamente persi quando si trattava di comprendere e navigare nel software di contabilità.

Oggi, queste applicazioni hanno reso l'intero processo molto più semplice, utilizzando schermate di immissione dati intuitive e sostituendo i termini obsoleti con un vocabolario familiare che la maggior parte di noi conosce già.

In effetti, l'utilizzo di un software di contabilità può comportare quanto segue:

  • Una riduzione degli errori: Il software di contabilità è progettato per acquisire con precisione le transazioni finanziarie, come spese e scrittura di fatture, e ridurre gli errori di input. Sebbene sia facile dimenticare di inserire la seconda parte di una transazione in un foglio di calcolo, utilizzando un software di contabilità, ti verrà immediatamente richiesto se lo dimentichi.
  • Più tempo libero: L'inserimento di tutte le tue transazioni in un foglio di calcolo può richiedere molto tempo. L'inserimento manuale di queste informazioni in registri separati può essere anche peggio. Quando utilizzi un software di contabilità, scoprirai di avere più tempo libero da dedicare alla tua attività, invece di occuparti di contabilità.
  • Accesso a rapporti finanziari completi: La creazione di rendiconti finanziari da fogli di calcolo è una ricetta per il disastro. Al contrario, sono necessari circa 30 secondi per creare una serie completa di rendiconti finanziari come un bilancio, un conto economico e un rendiconto finanziario utilizzando un software di contabilità.

Trovare la soluzione contabile giusta per te

Con l'aiuto del software di contabilità, puoi avere la tua attività su solide basi finanziarie in pochissimo tempo.

Se stai ancora lottando per trovare il software che fa per te o se decidi tra due opzioni, come FreshBooks e Quickbooks, assicurati di controllare le nostre recensioni sul software di contabilità.

Molte delle applicazioni offrono una demo gratuita che ti consente di provare il software prima dell'acquisto.