5 migliori pratiche per la tenuta dei registri delle piccole imprese

La tenuta dei registri è essenziale per una corretta preparazione delle tasse. Riporta questi cinque suggerimenti per la tenuta dei registri alla tua piccola impresa in modo da poter semplificare la tua contabilità.

Non credo che l'esperta dell'organizzazione Marie Kondo stesse parlando di record aziendali qui, ma sicuramente si applica:"Mettere in ordine le cose significa mettere in ordine anche il tuo passato".

I documenti aziendali dimostrano le transazioni e le attività commerciali. La crescita di un'attività di successo richiede organizzazione a tutti i livelli, compresi i record della tua attività.

Un efficace sistema di gestione dei documenti non richiede molto tempo per mantenere e semplificare la contabilità, la preparazione delle tasse e gli audit finanziari.

Segui questi suggerimenti per creare un sistema di registrazione che mantenga bassa la pressione sanguigna durante il periodo di dichiarazione dei redditi.

1. Implementare un sistema di gestione dei documenti

Tutte le transazioni commerciali devono essere documentate, su carta o elettronicamente. Man mano che la tua attività cresce, cresce anche la pila di carta e file che la tua azienda ha bisogno di archiviare.

Innanzitutto, elimina la carta in modo che tutti i tuoi record siano facilmente accessibili. Quindi, implementa un sistema di gestione dei documenti digitali che organizza i tuoi documenti aziendali. Quindi aggiungi un sistema di controllo dei documenti che indichi la frequenza con cui rivedere e aggiornare i documenti.

2. Verifica i mandati di conservazione dei record

La tenuta dei registri non significa solo mettere un sorriso sulla faccia del tuo redattore fiscale. È anche per rispettare i mandati di conservazione dei documenti.

I mandati di conservazione dei record dell'IRS e del Dipartimento del lavoro (DOL) variano da due a sei anni, a seconda del documento. In ogni caso, conserva tutti i documenti aziendali per almeno sette anni.

Alcuni documenti aziendali, come i certificati di esenzione fiscale di un'organizzazione no profit o un codice fiscale aziendale, non diventano mai irrilevanti, quindi tienili sempre a portata di mano.

Le regole di conservazione dei record IRS si applicano ai record che hanno aiutato a calcolare o giustificare il reddito d'impresa, le detrazioni fiscali o i crediti d'imposta. Il DOL richiede che tu conservi tutti i documenti che ti aiutano a gestire le buste paga.

L'IRS può controllare i documenti finanziari della tua azienda fino a sette anni fa e anche più indietro quando non presenti una dichiarazione dei redditi o sei sospettato di frode. La maggior parte dei CPA ti dice di conservare tutti i documenti aziendali per almeno sette anni dopo che non sono più pertinenti.

I record aziendali più comuni includono:

• Nomi, indirizzi e informazioni di contatto dei dipendenti
• Schede attività dei dipendenti
• Schede salari dei dipendenti
• Tutti i moduli fiscali inviati all'IRS
• Estratto conto bancario
• Documenti assicurativi
• Contratti, inclusi prestiti e mutui
• Ricevute di acquisto
• Fatture dei clienti
• Dichiarazione dei redditi
• Bilancio
• Programmi di ammortamento
• Documenti di registrazione dell'impresa
• Verbale della riunione del Consiglio di amministrazione
• Fascicoli legali
• E-mail

Gli stati possono specificare ulteriormente le regole di conservazione dei documenti, quindi controlla il sito Web del dipartimento del tesoro statale per informazioni più dettagliate.

3. Scegli un software di contabilità e buste paga che generi record

Consenti al software di guidare nella creazione di registrazioni contabili per piccole imprese, come fatture clienti e moduli per le imposte sui salari.

La maggior parte dei software di contabilità può generare fatture per i clienti. Il software dovrebbe anche aiutarti automaticamente con le nozioni di base sulla contabilità, come la registrazione dei conti attivi quando effettui la fatturazione a un cliente.

Il tuo software per le buste paga dovrebbe occuparsi della creazione di record fiscali sui salari, come ad esempio:

• Moduli W-2
• Moduli W-3
• Moduli 1099-MISC
• Moduli 1099-NEC, nuovi nel 2020
• Moduli 941

Il software Payroll genera e archivia questi moduli con l'autorità appropriata, che si tratti dell'IRS, della Social Security Administration (SSA) o di entrambi. Puoi cercare facilmente questi moduli nel tuo software di gestione stipendi ogni volta che ne hai bisogno.

4. Abbina i record alle transazioni durante le riconciliazioni bancarie

Contabilità 101 ci insegna ad avere la documentazione per tutte le transazioni commerciali. Padroneggia le basi della contabilità rendendo la tenuta dei registri parte della contabilità della tua piccola impresa.

Le riconciliazioni bancarie aiutano le piccole imprese a cogliere gli errori e a comprendere la loro posizione finanziaria. È anche il momento ideale per assicurarti di avere i record di tutte le transazioni commerciali.

Durante la riconciliazione bancaria mensile, abbina ogni transazione nel tuo software di contabilità a un record. Mentre sfogli le tue transazioni commerciali, assicurati di avere una fattura, una ricevuta o un contratto corrispondenti.

Se il tuo software lo consente, archivia i tuoi record aziendali nel tuo software di contabilità. Intuit QuickBooks Online consente agli utenti di allegare documenti a ciascuna transazione, in modo che chiunque apra i tuoi libri possa visualizzare il record associato.

5. Effettua il backup e proteggi i tuoi record

Viviamo in un'epoca in cui le violazioni dei dati e i disastri naturali sono dilaganti. Prenditi del tempo per eseguire il backup e proteggere i tuoi record per evitare catastrofi.

È necessario eseguire il backup dei record archiviati su carta o su un disco rigido in almeno un'altra posizione. Digitalizza tutti i documenti per preservare le informazioni che potrebbero essere perse, rubate o distrutte.

L'archiviazione dei record su software basato su cloud riduce il rischio di perderli, ma aumenta il rischio di furto. I record della tua attività includono informazioni sensibili, come i numeri di previdenza sociale (SSN) dei dipendenti.

Quando archivi i documenti aziendali online, proteggi il tuo account con una password univoca e complessa e abilita l'autenticazione a due fattori.

Domande frequenti

• Se hai dei dubbi sul fatto che valga la pena conservare un record aziendale, salvalo. Chiedi a un professionista fiscale oa un avvocato quando non sei sicuro che un record sia importante.

  L'IRS di solito controlla meno dell'1% delle dichiarazioni individuali e aziendali presentate, quindi non vivere nel timore di un audit IRS. Ma se viene scelta la tua attività, richiederanno una prova per tutte le entrate, le detrazioni e i crediti che riporti sulle tue tasse.

  Senza la documentazione adeguata, potresti dover affrontare un aumento della responsabilità fiscale e una sanzione per negligenza pari al 20% del tuo pagamento insufficiente.

• Quando i documenti vengono persi o rubati, la prima reazione dovrebbe essere quella di informare chiunque le cui informazioni sensibili potrebbero essere a rischio. Ad esempio, se i registri delle retribuzioni sono scomparsi, informa i tuoi dipendenti che il loro SSN potrebbe essere stato esposto.

  Se i tuoi record non sono recuperabili, dovresti fare del tuo meglio per ricostruire tutti i record che giustificano le detrazioni fiscali per le imprese. Contatta i tuoi fornitori e istituti finanziari, che dovrebbero avere copie dei tuoi documenti aziendali.

  Se l'IRS controlla la tua azienda, sei comunque responsabile della prova delle spese aziendali dichiarate sulle tue tasse.

• Può sembrare logico conservare i record per tutto il tempo in cui hai spazio di archiviazione, ma potresti eliminare i record che non sono rilevanti per la tua attività da più di sette anni.

  Ridimensionando la tua pila di record, semplifichi la ricerca e la revisione dei documenti di cui hai effettivamente bisogno. Consulta un professionista legale prima di cancellare parti di documenti aziendali.

Metti l'ago sul sistema di registrazione

La contabilità può essere una sfida per una piccola impresa, ma un sistema organizzato di gestione dei record può renderlo più semplice. Se segui queste best practice, ti prepari per una stagione fiscale senza intoppi.