Come utilizzare l'app mobile Freshbooks nel 2022

L'app mobile FreshBooks porta la fatturazione e il monitoraggio delle spese in viaggio. I titolari di attività commerciali possono tenere aggiornati i loro libri anche quando non sono in ufficio.

Ricordi il tuo primo smartphone? Il mio era un BlackBerry Bold. All'epoca, le persone si meravigliavano dell'idea di controllare le email e fare telefonate sullo stesso dispositivo.

Ci aspettiamo di più dai nostri smartphone in questi giorni. Ci lamentiamo quando i nostri iPhone si bloccano durante lo streaming sulla nostra TV, le videochiamate agli amici e l'invio di e-mail contemporaneamente.

Anche gli imprenditori dovrebbero aspettarsi di più dal loro software di contabilità. Accedi all'app mobile di FreshBooks:una soluzione per i lavoratori autonomi che desiderano tenere aggiornati i propri libri mentre sono fuori ufficio.

Panoramica:cos'è FreshBooks?

FreshBooks è un software di contabilità che aiuta le piccole imprese a emettere fatture ai clienti, tenere traccia delle spese aziendali e creare rendiconti finanziari. Pensato per attività individuali e startup, FreshBooks vanta un punteggio Ascent di 9,2 su 10 per la sua interfaccia facile da usare e l'assistenza clienti dal vivo.

Quando ti registri per un account FreshBooks, che ti farà funzionare tra $ 14,99 e $ 49,99 al mese, accedi alla sua app mobile disponibile su dispositivi Android e iOS. C'è anche una prova gratuita di 30 giorni che ti consente di testare il servizio prima di impegnarti.

5 funzioni dell'app mobile FreshBooks

L'app FreshBooks porta la contabilità in movimento, semplificando la registrazione delle transazioni commerciali prima di tornare in ufficio.

1. Fatturazione

L'app mobile FreshBooks non ti dà scuse per diventare pigro nell'inviare fatture in tempo. Come la versione basata sul Web di FreshBooks, puoi inserire le informazioni sui clienti mentre compili una fattura. Questa funzione è ideale per i liberi professionisti che lavorano spesso con nuovi clienti.

Come tutor di contabilità, dovevo spesso aspettare per inviare le fatture fino a quando non tornavo a casa dalle sessioni con gli studenti a causa del mio sistema di fatturazione goffo. Se avessi usato FreshBooks mobile in quel momento, probabilmente avrei fatturato più velocemente, riducendo così i miei giorni di vendita in sospeso.

Le aziende con servizi e tariffe standard possono salvarli nell'app per accelerare il processo di fatturazione.

L'app FreshBooks tiene traccia di quando un cliente ha visualizzato la fattura. I clienti possono pagare utilizzando FreshBooks Payments, anche se si applicano delle tariffe.

2. Monitoraggio delle spese

Per molti, il monitoraggio delle spese è un progetto domenicale in cui capovolgi le tasche della giacca e fai piovere sul tavolo da pranzo tutte le ricevute aziendali della settimana. Quindi, meticolosamente, inserisci ogni spesa nel tuo software di contabilità.

FreshBooks si integra con il tuo conto bancario o carta di credito aziendale per importare le tue spese aziendali, che è una caratteristica comune del software di contabilità. Per le spese pagate in contanti, puoi utilizzare l'app per inserire l'importo della spesa, il fornitore e la categoria. Non dimenticare di scattare una foto della ricevuta per tenerla al sicuro.

L'app include un'opzione per fatturare le spese al tuo cliente. Puoi includere una foto della ricevuta nella fattura del cliente o aggiungere un ricarico.

La registrazione immediata delle transazioni in contanti riduce la probabilità di perdere spese aziendali deducibili. Le spese che inserisci nell'app appariranno nel conto economico della tua azienda.

Una nota sul monitoraggio delle ricevute: Sia che importi gli addebiti della carta di credito o che inserisca manualmente le spese, salva sempre una versione digitale della ricevuta. L'IRS richiede che tu sia in grado di comprovare tutte le detrazioni e le ricevute sono il modo migliore per farlo. Anche numerose alternative di FreshBooks offrono questa funzione.

3. Monitoraggio del tempo

La funzione di monitoraggio del tempo di FreshBooks è l'ideale per le aziende che addebitano ai clienti il ​​tempo lavorato. L'app mobile consente agli utenti di registrare il tempo lavorato o di avviare un timer all'interno dell'app.

In ogni caso, FreshBooks memorizza il tempo lavorato, il cliente, il progetto, il servizio e le note. Puoi anche tenere traccia del tempo per il lavoro non del cliente.

Il monitoraggio del tempo e le fatture funzionano insieme. L'app può compilare una nuova fattura con le informazioni inserite nella funzione di monitoraggio del tempo.

4. Monitoraggio del chilometraggio

In altri articoli, ti ho consigliato di scattare foto del tuo contachilometri prima e dopo i viaggi di lavoro per monitorare il chilometraggio. Lo sostengo ancora come il modo più accurato per tenere traccia del chilometraggio. Ma per coloro che non avranno problemi, il monitoraggio del chilometraggio di FreshBooks potrebbe essere una buona opzione.

L'app rileva quando sei in macchina e stima la detrazione approssimativa dell'uso del veicolo IRS che puoi ottenere in base al tasso di rimborso del chilometraggio IRS.

Il trucco:non è eccezionale. Devi lasciare che l'applicazione ti segua in ogni momento e dovrai eliminare manualmente i viaggi in auto personali. Il "viaggio mancante" nello screenshot ti farebbe credere che sia per l'inserimento di corse che l'app ha perso, ma non puoi. Notifica semplicemente a FreshBooks che si è verificato un errore nel tracciamento della tua corsa.

Puoi facilmente disattivare la funzione di rilevamento del chilometraggio.

5. Preventivi e proposte

Puoi redigere preventivi e proposte di progetto in tempo reale utilizzando l'app mobile FreshBooks. L'esperienza di creazione di un preventivo o di una proposta imita la preparazione di una fattura. I tuoi clienti ricevono un'email che li invita ad accettare il preventivo o la proposta.

Le proposte forniscono più portata di una stima. Laddove le stime indicano ai clienti quanto dovrebbero aspettarsi di pagare per un servizio, una proposta espone anche il tuo piano per eseguire il progetto. Puoi creare entrambi i tipi di documenti aziendali all'interno dell'app.

Come le fatture, puoi vedere quando un cliente visualizza preventivi e proposte. Quando i clienti accettano un preventivo o una proposta, puoi convertirlo in fattura con pochi tocchi.

Come utilizzare l'app mobile FreshBooks

Ora che sai cosa stai ricevendo, iniziamo a configurarlo per la tua attività.

1. Aggiungi le informazioni sulla tua attività

L'app mobile FreshBooks si sincronizza con l'app web, quindi solo i nuovi arrivati ​​devono completare questo passaggio.

Hai bisogno di un profilo aziendale, che includa le seguenti informazioni:

• Nome dell'azienda
• Indirizzo stradale
• Numero di telefono
• Valuta di base per la fatturazione
• Tariffa oraria standard (se applicabile)

Quando crei la tua prima fattura, puoi aggiungere il logo della tua attività in alto scegliendolo dall'album fotografico del tuo telefono. FreshBooks salva il logo e lo aggiunge alle fatture successive.

2. Aggiungi i tuoi prodotti e servizi

Il modo più semplice per aggiungere prodotti e servizi dall'app mobile FreshBooks è redigere una fattura falsa. Aggiungi i prodotti e i servizi più comuni venduti dalla tua attività, così ogni volta che desideri inviare una fattura hai a disposizione un menu di opzioni precompilate.

In qualità di tutor, ho addebitato tariffe diverse per i candidati CPA e gli studenti di contabilità universitaria. Se usassi FreshBooks, creerei due servizi per candidati CPA e studenti universitari.

3. Imposta il monitoraggio del chilometraggio

I lavoratori autonomi che utilizzano la propria auto personale per motivi di lavoro potrebbero voler abilitare il monitoraggio del chilometraggio. Affinché funzioni, devi consentire all'app di monitorare la tua posizione in ogni momento, non solo quando l'app è aperta.

L'app utilizza il GPS del tuo telefono per rilevare quando sei in macchina. L'app mobile FreshBooks genera un elenco dei tuoi viaggi in auto e devi contrassegnarli manualmente come viaggio personale o di lavoro.

L'app sputa anche la detrazione stimata per i tuoi viaggi in auto in base alla tariffa del chilometraggio IRS, che è di $ 0,575 nel 2020.

Il rilevamento del chilometraggio può essere utilizzato solo per i viaggi in auto effettuati in un'auto di tua proprietà o della tua azienda. Non puoi detrarre le tue corse aziendali con Uber, Lyft o taxi utilizzando la tariffa IRS in miglia perché le deduci al costo effettivo.

4. Inserisci le informazioni sul cliente

L'app mobile FreshBooks ha una rubrica che si sincronizza con l'app web. Quando devi effettuare una chiamata veloce a un cliente, puoi trovare il cliente nell'app e toccare l'icona del telefono sulla sua scheda contatto.

5. Gestisci le notifiche e la sicurezza

L'app FreshBooks può tenerti dentro o fuori dal giro come desideri. Puoi ricevere una notifica ogni volta che un cliente visualizza una fattura o solo quando vieni pagato. Accedi alle impostazioni dell'app per capire cosa funziona meglio per te.

Mentre sei nelle impostazioni, prenditi un momento per aggiungere un livello di sicurezza all'app mobile di FreshBooks. Come utente iPhone, ho attivato Face ID in modo che l'app si apra solo quando siamo io o il mio doppelganger davanti allo schermo.

Puoi fare molto, ma non tutto

L'app mobile di FreshBooks non serve per fare bilanci, ma è comoda nei momenti in cui desideri inviare una fattura o inserire una spesa mentre sei fuori casa.