3 funzioni più utili per la contabilità di piccole imprese di Excel

Microsoft Excel può semplificare le semplici attività di contabilità. Esplora le caratteristiche e i vantaggi dell'utilizzo di Excel per la contabilità delle piccole imprese.

I contabili sono noti per indossare protezioni per le tasche e passare le giornate lavorando in Microsoft Excel. Posso garantire quest'ultimo stereotipo.

Molte piccole imprese giurano su Excel per tutte le loro esigenze di contabilità. Sebbene il software di contabilità abbia il suo posto in ogni azienda, puoi trarre vantaggio dall'introduzione di Excel nella tua vita.

3 vantaggi dell'utilizzo di Excel per la contabilità

Excel è un potente strumento che può aiutare chiunque lavori con i numeri.

1. Inserimento semplificato dei dati

Non sto togliendo nulla alla facilità d'uso che è diventata uno standard nei software di contabilità per piccole imprese, ma sarebbe difficile trovare un programma più adatto all'immissione di dati di massa rispetto a Excel.

Gli utenti esperti di Excel sanno che le macro possono sfornare ore di lavoro di un essere umano in pochi istanti. I titolari di attività commerciali possono creare macro per automatizzare attività, come la formattazione, il filtraggio e l'esecuzione di analisi di base.

Non è necessario sapere come impostare le macro per beneficiare della funzionalità di Excel. Come esploreremo di seguito, Excel rimane uno dei modi migliori per importare set di dati di transazioni di grandi dimensioni nel tuo software di contabilità.

2. Analisi finanziaria visiva

L'analisi finanziaria non deve essere un elenco di rapporti contabili che valutano la redditività della tua azienda. Se sei uno studente visivo, usa Excel per creare grafici a torta che mostrano dove stanno andando i soldi della tua azienda.

I rapporti annuali senza scopo di lucro utilizzano spesso ausili visivi per comunicare dove spendono i loro soldi. Le società a scopo di lucro potrebbero preparare rapporti simili durante la presentazione degli investitori.

3. Condivisione facile

Excel è la valuta universale della contabilità. Quando devi condividere dati finanziari con un prestatore o un investitore, ti consigliamo di inviare loro un file PDF o Excel.

3 funzioni più utili per la contabilità delle piccole imprese di Excel

Potrei andare avanti per eoni sulle funzionalità di Excel che le piccole imprese possono sfruttare per la contabilità. Ecco i miei tre preferiti.

1. Modelli

Microsoft ha migliaia di modelli Excel gratuiti sul suo sito web. Invece di dover progettare le tue fatture e note spese da zero, puoi scaricare e modificare la creazione di qualcun altro.

I modelli sono utili per coloro che non si sentono a proprio agio nella navigazione in Excel o non hanno ancora aderito a Contabilità 101. La progettazione dei propri modelli di contabilità richiede una precisione del 100%; se una cella non funziona correttamente, potresti ritrovarti con errori nei tuoi registri contabili. I modelli sono plug-and-play con formule precompilate.

2. Formule

Le formule di Excel velocizzano notevolmente il monitoraggio e l'analisi delle spese aziendali.

Supponiamo che tu stia guardando l'estratto conto qui sotto e desideri sapere quanto l'azienda ha speso per gli acquisti di inventario. Invece di sommare un elenco delle spese applicabili utilizzando una calcolatrice, puoi utilizzare la formula "SOMMA.SE", indicandogli solo di aggiungere le spese contrassegnate come acquisti di inventario.

Puoi trovare la ricca libreria di funzioni di Excel facendo clic sul pulsante della formula nella parte superiore di qualsiasi pagina di Excel. Verrà visualizzato un pannello laterale in cui è possibile cercare e imparare a utilizzare la funzione.

3. Tabelle pivot

Ho messo da parte il meglio per ultimo. Le tabelle pivot, la funzionalità di Excel più potente, riorganizza i dati per presentarli in modo più logico. I contabili utilizzano lo strumento per elaborare estratti conto e altri dati finanziari.

Ad esempio, gli estratti conto in genere elencano le transazioni in ordine cronologico, il che non ti aiuta a capire dove sono finiti i tuoi soldi quel mese.

Ho creato una tabella pivot di seguito per classificare entrate e spese nell'estratto conto bancario adiacente. Ha compresso le transazioni dell'ordine e dell'inventario in una riga per delineare quanto l'azienda ha guadagnato in termini di entrate e speso per gli acquisti di inventario. La riga totale riflette l'utile netto mensile dell'azienda.

L'esempio mostra solo un mese di transazioni, ma immagina i tuoi elenchi di transazioni su fogli di calcolo per un anno intero. Puoi utilizzare una tabella pivot per separare le tue transazioni per mese per comprendere meglio il flusso di cassa della tua azienda. Ci vorrebbero ore a mano, ma sono solo momenti con le tabelle pivot.

Come utilizzare Excel per le esigenze di contabilità delle piccole imprese

Excel può aiutarti con innumerevoli aspetti della contabilità della tua piccola impresa. Ecco come ho usato Excel come contabile.

Budget

Sebbene molte piattaforme software di contabilità abbiano funzionalità di budgeting, sceglierei Excel ogni volta.

Avvia il tuo budget aziendale esportando un conto economico dal tuo software di contabilità in Excel. Cancella i numeri e aggiungi colonne per ogni mese del periodo per il quale stai pianificando il budget. Quindi inizia a inserire i numeri previsti e voilà! Hai un budget.

Man mano che le finanze della tua azienda diventano più coinvolte, puoi creare sub-budget granulari che si accumulano nel budget principale della tua azienda. Excel può gestirlo.

Fatture

Se il tuo software di contabilità non ha una funzione di fatturazione, puoi facilmente creare fatture professionali tramite Excel.

Microsoft Word ha anche modelli di fattura, ma non consiglierei di usarli perché i modelli di Word non possono fare aritmetica per te. I modelli di fattura Excel sommano automaticamente le voci di fattura, riducendo il rischio di errore umano. Non vorresti essere responsabile della sottofatturazione di un cliente a causa di un errore aritmetico.

Report spese

Ogni volta che si rimborsa a un dipendente un chilometraggio o un'altra spesa aziendale, è necessario richiedere le ricevute e una nota spese che contenga tutti i costi in un unico documento. Ci sono centinaia di modelli di note spese tra cui scegliere online.

Contabilità attiva e passiva

Molte piccole imprese tengono traccia di chi deve loro e a chi devono con un foglio di calcolo Excel.

Le aziende con il metodo di contabilità di cassa registrano entrate e spese solo quando il denaro entra o esce. Excel è il repository perfetto per un elenco di fatture clienti in sospeso e fatture non pagate della tua azienda poiché non hanno posto nei tuoi registri contabili fino a quando i contanti non passano di mano.

Le aziende in base alla competenza registrano crediti e debiti nel loro software di contabilità quando guadagnano e sostengono rispettivamente delle spese. Non dovrebbero aver bisogno di tenere traccia dei loro crediti e debiti da nessun'altra parte.

Riconciliazioni bancarie

Le riconciliazioni bancarie, una delle basi della contabilità, confronta i registri contabili della tua azienda con i suoi estratti conto. Puoi mettere entrambi fianco a fianco in Excel ed esaminare rapidamente eventuali discrepanze.

Molte soluzioni software di contabilità dispongono di strumenti di riconciliazione bancaria, ma io preferisco utilizzare Excel per eseguire riconciliazioni mensili grazie alla sua interfaccia senza fronzoli. Avvia la riconciliazione bancaria scaricando le versioni Excel della contabilità generale e dell'estratto conto della tua azienda. Quindi, copia e incolla i dati in un foglio di lavoro e inizia la riconciliazione.

3 best practice quando si utilizza il software di contabilità Excel

Evita di creare più lavoro per te stesso seguendo queste best practice.

1. Lascia che le formule facciano il lavoro

Il miglior consiglio che ho ricevuto sull'utilizzo di Excel per la contabilità è di evitare i numeri "hardcoding" quando possibile.

Immagina di costruire il budget della tua azienda per il prossimo anno. Hai intenzione di pagare a tutti i dipendenti il ​​salario minimo statale di $ 12 l'ora. In seguito apprendi che il salario minimo salirà a $ 15 l'anno prossimo. Se hai creato il budget utilizzando le formule la prima volta, questa correzione non dovrebbe richiedere più di 30 secondi.

L'hardcoding di un numero significa inserire un numero effettivo, non una formula, in una cella. Gli unici numeri che ho codificato di seguito sono il salario minimo di $ 12 e le ore mensili per ciascun dipendente. Le formule calcolano la retribuzione lorda mensile dei dipendenti.

La paga mensile di Bridget viene calcolata moltiplicando le sue ore mensili per il salario minimo statale. Se avessi moltiplicato individualmente 12 e 30 in ogni cella, avrei dovuto rifare l'intero budget per le buste paga. Grazie alla formula, posso semplicemente cambiare il 12 in un 15 e tutti gli importi mensili delle buste paga si aggiorneranno automaticamente.

Un suggerimento bonus: Il simbolo del dollaro nella formula "blocca" la riga e la colonna a cui fai riferimento, quindi se copi e incolli la formula da una cella all'altra, continuerà a fare riferimento allo stesso punto invece di adattarsi alla posizione della nuova cella.

2. Salva i file di contabilità di Excel in modo sicuro

Ovunque memorizzi informazioni finanziarie dovrebbe essere protetto da una password che solo pochi privilegiati conoscono. Proteggi con password i file Excel con informazioni riservate, come i numeri di previdenza sociale dei dipendenti.

Non dimenticare di eseguire il backup dei file che non sono archiviati in un sistema di archiviazione cloud.

3. Crea file modello

Salva i modelli di fattura e nota spese come file modello. Quando apri un file modello, viene creato un nuovo documento che non sovrascriverà il modello originale.

Dopo aver scaricato e modificato il modello di nota spese, fai clic su "Salva come modello" e salvalo in un luogo accessibile per te e i tuoi dipendenti. Ogni volta che qualcuno fa clic sul file modello, puoi star certo che non rovinerà inavvertitamente tutto il tuo duro lavoro nella sua creazione.

Excel con Excel

Excel può intimidire all'inizio, ma la sensazione svanisce rapidamente. È come incontrare i suoceri per la prima volta (si spera).

Inizia a esplorare le funzionalità di Excel scaricando una nota spese o un modello di fattura e modificandolo per adattarlo alla tua attività. Presto acquisirai il know-how per implementarlo più ampiamente nella tua azienda.