Che cos'è un budget e perché la tua azienda ne ha bisogno?

Un budget è uno strumento di pianificazione essenziale per stimare le entrate future della tua attività, spese e profitti. Aiuta a controllare la spesa e identificare potenziali aree problematiche in cui le entrate potrebbero non coprire la spesa e potenziali opportunità di crescita quando potresti avere denaro extra che potrebbe essere investito in nuove opportunità. Un dettagliato, un budget realistico può anche aiutare l'azienda a ottenere finanziamenti da banche e investitori.

Che cos'è un bilancio?

Che cos'è un budget aziendale? È una visione d'insieme delle finanze della tua azienda. Elenca informazioni sullo stato attuale della tua situazione finanziaria, così come le stime per le spese e le entrate future. Include entrate regolari, spese, spese in conto capitale e impegni come i prestiti. Il tuo budget aiuta a guidare il processo decisionale della tua attività. I budget vengono generalmente stabiliti per un anno fiscale e monitorati su base regolare, almeno mensilmente.

Cosa rende un buon budget?

Confrontare le entrate e le spese stimate con quelle effettive ti aiuterà a sapere se hai abbastanza soldi per rimanere a galla, se hai bisogno di fare tagli e se stai realizzando un profitto. Un buon budget fornisce dettagli sufficienti e definisce un piano in modo da non spendere più soldi di quelli che prendi, ma allo stesso tempo spendi abbastanza per far crescere strategicamente la tua attività e mantenerla competitiva. Un budget aziendale dovrebbe includere i seguenti quattro componenti chiave:

• Reddito: Questo è di solito il fatturato. Alcune aziende possono anche avere entrate da altre fonti, come le sovvenzioni, investimenti e commissioni.
• Spese operative: Le spese correnti della tua azienda. Queste si dividono in spese fisse e variabili. Le spese fisse sono generalmente le stesse di mese in mese e vengono pagate regolarmente, come l'affitto o gli stipendi e gli stipendi dei dipendenti. Sono previste spese variabili ma possono variare a seconda dell'utilizzo, produzione e vendita, e altre influenze di mercato. Possono includere il prezzo delle materie prime, manodopera e il costo di distribuzione dei vostri beni e servizi.
• Spese una tantum: Questi includono le spese in conto capitale e le acquisizioni.
• Profitto: La misura del profitto più importante è solitamente il reddito netto, noto anche come la linea di fondo.

Punti chiave

• Un budget fissa obiettivi per le entrate della tua attività, spese e profitti.
• I budget in genere prevedono le prestazioni su un periodo di dodici mesi, ma possono anche essere prodotti semestralmente, trimestrale o mensile.
• Il monitoraggio della varianza tra le previsioni di budget e le prestazioni aziendali effettive può fornire approfondimenti sulle condizioni aziendali e sulla salute finanziaria complessiva della tua azienda, così come diversi dipartimenti e aree. La creazione di stime di budget per diversi scenari può aiutarti a prendere decisioni strategiche per la tua attività.
• L'utilizzo di un budget come strumento di gestione può contenere le spese e motivare il personale.
• Un budget ben gestito può aiutare la tua azienda a ottenere prestiti a tassi di interesse convenienti.

Spiegazione dei budget aziendali

Un budget aziendale traccia il tuo panorama finanziario e delinea il percorso che vuoi seguire. Per costruire un budget, inizia documentando la situazione finanziaria attuale della tua azienda. Elenca tutte le entrate, spese e profitto. Quindi utilizza il budget per prevedere scenari futuri con entrate e spese pianificate. Usa il budget per fissare obiettivi e capire meglio quali entrate dovrai generare per coprire i costi previsti. Monitora regolarmente i tuoi progressi e monitora la spesa e le entrate effettive rispetto alle proiezioni.

Tipicamente, i budget aziendali coprono un periodo contabile di 12 mesi. Può anche essere utile suddividere il budget in semestrali, segmenti trimestrali e mensili. La maggior parte dei budget corrisponde all'anno fiscale, o il periodo di tempo utilizzato a fini di rendicontazione finanziaria e fiscale.

Quali sono i tre tipi di budget?

I diversi tipi terminano con un'eccedenza, deficit o sono equilibrati. Sebbene questi termini siano più comunemente usati per descrivere i budget governativi rispetto ai budget aziendali. Al governo, i termini generalmente descrivono se ci sono entrate fiscali sufficienti per coprire i costi.

1. Eccedenza: Le entrate superano le spese, e l'azienda realizza un profitto.
2. Disavanzo: Le spese superano le entrate. L'azienda perde denaro, almeno temporaneamente. Qualche volta, è ragionevole che un budget sia in deficit alla fine del periodo. Per esempio, supponiamo che tu voglia investire in nuovi macchinari per aumentare la produzione e aumentare il potenziale di guadagno. Il costo di quel macchinario potrebbe superare le tue entrate per quel periodo, ma l'aumento della produzione dovrebbe tradursi in un reddito e profitti più elevati in futuro.
3. Equilibrato: Il reddito è uguale alla spesa. Gli affari vanno in pareggio.

Il tuo budget ti dice dove sono le tue finanze dovrebbe essere diretto. È anche importante monitorare le entrate e le spese effettive rispetto al budget. Qualche varianza è normale, ma se il reddito effettivo è costantemente al di sotto del budget o la spesa effettiva è costantemente al di sopra, può essere un avvertimento che la tua azienda sta affrontando difficoltà finanziarie impreviste.

Anche le variazioni delle entrate e delle spese effettive possono fornire informazioni sull'ambiente aziendale. Per esempio, potresti scoprire che il tuo reddito aumenta più del previsto nel periodo che precede il Natale o diminuisce più di quanto ti aspettassi ad agosto. Queste informazioni possono aiutarti a pianificare le forniture e gestire il flusso di cassa per portare l'azienda attraverso future fluttuazioni stagionali.

Perché un budget è importante negli affari?

Creare e monitorare un budget può sembrare un sacco di lavoro, soprattutto se la tua attività è semplice e non hai piani immediati di espansione o di apportare modifiche significative. Ma l'utilizzo di un budget per gestire la tua attività conferisce tre importanti vantaggi:

1. Può prevenire la spesa eccessiva. La spesa può facilmente impazzire, quindi misuralo regolarmente rispetto alle spese pianificate nel tuo budget. Confrontando pianificato ed effettivo nel tuo budget, puoi vedere quando la spesa aumenta o il reddito non tiene il passo con le spese. È possibile apportare modifiche e azioni correttive per prevenire un deficit.
2. Può aiutare a motivare i dipendenti. Usa il tuo budget per condividere gli obiettivi di business con il tuo personale. Può anche essere uno strumento intuitivo per fissare obiettivi di fatturato e riduzione dei costi. In alcuni casi, collegare bonus e commissioni alle prestazioni può aiutare a motivare i dipendenti. Se disponi di personale con autorità di spesa, incoraggiarli a monitorare collettivamente le spese rispetto al budget può favorire il lavoro di squadra e la cooperazione per aiutare l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
3. Può aiutarti a ottenere finanziamenti aziendali. Quando si cercano finanziamenti esterni, investitori e banche esamineranno vari aspetti della tua attività da diversi rendiconti finanziari. Un budget operativo dettagliato mostra loro quanto costerà gestire l'attività in termini di entrate e spese future previste. Un budget ben gestito e ponderato può dare a banche e investitori fiducia nella tua strategia e azienda.

Vantaggi di un piano aziendale: Un business plan definisce i tuoi obiettivi strategici, stabilisce le priorità, delinea obiettivi a breve e lungo termine, identifica le esigenze e le fonti di finanziamento ed elenca le principali parti interessate. I piani aziendali in genere comprendono una visione a lungo termine, di solito cinque anni o più. Sono essenziali per le nuove imprese, così come le società consolidate.

Budget e business plan: Un budget dettagliato è un elemento chiave in qualsiasi business plan. Il budget fissa i tuoi obiettivi finanziari a breve termine e alimenta gli obiettivi a lungo termine del tuo piano aziendale. Il ruolo dei contabili e il modo in cui la pianificazione e il budget sono incorporati in obiettivi aziendali più ampi sta crescendo. I contabili non si limitano a riportare informazioni, la contabilità gestionale analizza i dati per proiettare le tendenze e monitorare le prestazioni aziendali.

Come funzionano i budget aziendali

I budget aziendali guardano quanto denaro hai e quanto ti servirà. Un budget è uno strumento che ti consente di prevedere se avrai più fondi in entrata di quelli che paghi. Dovresti essere realistico con le tue proiezioni finanziarie. E potresti voler sottovalutare la tua performance finanziaria, o creare un conservatore separato, budget mediocri e ambiziosi. Il budget può essere particolarmente difficile se hai appena iniziato e non hai dati storici da esaminare. In quel caso, prova a creare previsioni finanziarie basate su dati di vendita e informazioni che puoi raccogliere da aziende simili. Il software di pianificazione finanziaria può aiutare in questo passaggio.

Ogni mese dovresti confrontare le tue previsioni con gli effettivi. Questo può aiutarti a prendere decisioni e scenari di previsione con budget allegati possono essere un esercizio utile.

Per esempio, se stai pensando di assumere personale aggiuntivo, puoi esaminare l'impatto sul budget dell'aggiunta di un dipendente a tempo indeterminato rispetto all'utilizzo di appaltatori temporanei o alla richiesta di lavoro straordinario al personale attuale. Se stai pensando di investire in più attrezzature per aumentare la produzione, puoi sperimentare diverse stime di reddito per vedere quanto dovresti aumentare la produzione per giustificare la spesa in conto capitale.

I budget ti aiutano a prendere decisioni aziendali più sagge. Rimuovendo l'emozione dalle decisioni di acquisto, e concentrandosi invece sul rimanere all'interno di un budget che rifletta le priorità strategiche, la tua azienda può raggiungere più facilmente gli obiettivi e realizzare un profitto.

Il tuo budget aziendale dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da darti un quadro chiaro delle entrate e delle spese. Ma troppi dettagli possono appesantire il tuo budget. Per esempio, puoi includere forniture per ufficio nel tuo budget. Ma non è necessario scrivere l'importo specifico per le graffette, evidenziatori e penne separatamente. Nella maggior parte dei casi è sufficiente una categoria generale.

Puoi utilizzare il tuo budget per impostare obiettivi di vendita e di profitto operativo per la tua attività. Il tuo budget può aiutarti a identificare sfide come costi elevati o scarso flusso di cassa. Un budget ben ponderato può aiutare la tua azienda a qualificarsi per un prestito bancario a tassi di interesse ragionevoli o ad attirare finanziamenti dagli investitori.

Tipi di budget aziendali

Circostanze diverse potrebbero giustificare approcci diversi ai processi di budget. A seconda di cose come le forze del mercato esterno, la maturità del tuo business e l'affidabilità dei tuoi dati storici, puoi scegliere un budget statico o flessibile.

Statico vs flessibile

Budget statico: Un budget statico è più semplice e più facile da gestire rispetto a un budget flessibile. Il budget viene creato all'inizio di un periodo contabile utilizzando le migliori informazioni disponibili in quel momento. Inizia considerando i dati storici e le entrate e le spese previste per creare un budget per l'anno fiscale o altro periodo contabile. Elenca le entrate e le spese previste per categoria. Poi con l'avanzare dell'anno, monitorare le prestazioni aziendali effettive rispetto al budget. Tipicamente, i budget statici sono stabiliti con un anno di anticipo e suddivisi in sezioni trimestrali o mensili a fini di monitoraggio.

Il vantaggio di un budget statico è che puoi vedere le variazioni tra il budget e le prestazioni aziendali effettive. Questo ti dice quanto sono accurate le tue stime, e fornisce informazioni sulle condizioni aziendali. Per esempio, se le tue stime di inizio anno non presupponevano condizioni meteorologiche avverse, ma ad agosto la tua attività ha subito un'interruzione improvvisa a causa di un uragano, l'effetto su ogni voce di reddito e di spesa si presenterebbe come scostamenti rispetto alle stime originali. Con un budget sufficientemente dettagliato, sapresti non solo l'impatto sui tuoi profitti, ma anche quali aspetti della tua attività sono stati maggiormente colpiti.

Però, un budget statico ha anche degli svantaggi. Quando le prospettive sono incerte o la tua attività sta cambiando, potresti riscontrare un'ampia variazione tra il reddito e la spesa stimati ed effettivi. Anche, con budget statico, stai facendo ipotesi basate su informazioni storiche e previste. Le tue stime potrebbero rivelarsi sbagliate.

Budget flessibile: Se hai un'attività dinamica o operi in condizioni di lavoro incerte, potresti optare per un budget flessibile che puoi aggiornare con nuove informazioni. A differenza di un budget statico, un budget flessibile è progettato per adattarsi in base alle attività dell'azienda. Un meccanismo per farlo consiste nell'esprimere i costi come rapporti anziché come valori fissi; Per esempio, un'azienda può stanziare il 40% delle entrate per gli stipendi del personale.

Le aziende in rapida crescita potrebbero optare per un budget flessibile. Puoi esaminare diversi scenari, come opportunità di investimento e monitorare più facilmente i loro effetti sul budget. Per esempio, se un'azienda manifatturiera deve utilizzare più ore macchina a marzo rispetto a febbraio, quindi il suo budget dovrebbe logicamente aumentare a marzo. Al contrario, se li usa per poche ore, il suo bilancio dovrebbe riflettere tale declino. Perciò, la maggior parte delle aziende che hanno costi aziendali variabili ogni mese o anche trimestralmente hanno budget flessibili.

I budget flessibili sono utili anche quando le prospettive di business sono incerte, poiché le entrate e le spese possono variare in modo significativo in queste circostanze. Per esempio, se le vendite inaspettatamente aumentano in modo significativo, dovrai ordinare più forniture di quelle originariamente preventivate. Con un budget flessibile, è possibile impostare una relazione tra il ricavo delle vendite e il costo delle forniture in modo che il denaro preventivato per le forniture si aggiusti automaticamente in linea con le entrate delle vendite.

Però, gestire un budget flessibile, avrai bisogno di una buona comprensione della relazione tra le tue entrate e le tue spese. E non dimenticare di dedicare del tempo per mantenere aggiornato il tuo budget, in quanto è più laborioso di un budget statico.

Come costruire un budget

Quando crei un budget per la tua attività, iniziare decidendo su un budget statico o flessibile. Se non ne hai mai preparato uno prima, un budget statico potrebbe essere un buon punto di partenza. Però, se sei un dirigente aziendale esperto che sta affrontando un periodo di incertezza, potresti prendere in considerazione la creazione di un budget flessibile. La decisione influenzerà il modo in cui sviluppi il tuo budget.

Prossimo, imposta il periodo contabile per il tuo budget. Le lunghezze comuni sono tre mesi e un anno. Imposta un programma regolare per rivedere e monitorare la spesa e le entrate. Questo di solito viene fatto almeno una volta al mese.

Componenti di un budget: Raccogliere informazioni e impostare aspettative per ciascuna delle componenti principali del budget:ricavi di vendita, spese di esercizio fisse e variabili e spese in conto capitale. Usalo per calcolare i profitti previsti o la differenza tra entrate e spese.

Esamina i rendiconti finanziari per raccogliere gran parte delle informazioni e per aiutarti a capire dove si trova finanziariamente la tua attività. Guardando indietro ai dati storici, indipendentemente dal fatto che tu abbia mantenuto un budget dettagliato o meno, puoi informare le tue previsioni.

Reddito: Il tuo reddito principale è molto probabilmente dalle vendite, e le vendite sono generalmente variabili. Dai un'occhiata ai modelli delle vendite precedenti e usa quelli per informare il tuo budget. Se hai appena iniziato, dai un'occhiata ad altre aziende simili nel tuo settore per stabilire aspettative realistiche e obiettivi ambiziosi ma ottenibili.

Costi operativi: I costi operativi comprendono i costi fissi e variabili. I costi fissi includono

• Affitto
• Stipendi regolari per i dipendenti
• Assicurazione
• Pagamento degli interessi e rimborso del capitale sui prestiti alle imprese

Queste informazioni dovrebbero essere trovate sul tuo conto economico, stato patrimoniale e altri rendiconti finanziari. Il software di contabilità aziendale per le piccole imprese e le startup può aiutarti a tenere sotto controllo la tua situazione finanziaria.

Però, anche i costi fissi possono aumentare nel tempo, quindi lascia un po' di spazio nel tuo budget per tenere conto di cose come:

• L'affitto aumenta
• Aumenti del costo della vita e altri aumenti
• Incentivi alle prestazioni
• Personale aggiuntivo per l'espansione pianificata
• Interessi e rimborso del capitale sul nuovo debito pianificato

I costi variabili dipendono dall'attività della tua azienda. Alcuni esempi includono:

• Materiali grezzi
• Salari per i lavoratori pagati a ore o per pezzo di lavoro completato
• commissioni
• Confezione
• Pagamenti di interessi con carta di credito, commissioni bancarie e spese di scoperto

Stima dei costi per materie prime e imballaggi in base ai dati storici. Assicurati di tenere conto di qualsiasi espansione pianificata o crescita prevista delle vendite. Utilizzando stime di produzione e tendenze storiche, puoi anche calcolare preventivi per il tuo personale orario. Non dimenticare di includere eventuali aumenti del costo della vita, promozioni e commissioni.

Alcuni articoli hanno componenti sia fissi che variabili. Per esempio, puoi pagare un canone mensile fisso per il tuo servizio idrico, più un costo aggiuntivo per l'importo utilizzato.

Spese una tantum: Potresti anche pianificare alcune spese una tantum, come nuove attrezzature per ufficio o macchinari di produzione. Includere stime per questi costi.

Ora hai le tue stime di reddito e di spesa, puoi iniziare a capire la redditività della tua attività. Può aiutarti a rimanere in pista e a raggiungere nuovi obiettivi. Per esempio, se il tuo budget è in rosso, potrebbe essere necessario trovare nuove aree per tagliare le spese e nuovi modi per acquisire nuovi clienti o vendere più beni e servizi.

Quattro passaggi chiave per la creazione di un budget aziendale

Ecco un esempio di impostazione di un budget statico utilizzando un modello di budget standard, che puoi scaricare nella sezione successiva.

1. Elenca le tue fonti di reddito e le entrate stimate di ciascuna nella colonna del budget. Elencherai gli effettivi accanto ad esso man mano che il periodo finanziario avanza.
2. Sotto le spese di esercizio, elenca le tue spese variabili e un preventivo per ciascuna. Utilizza il reddito previsto e i dati storici per fare previsioni. Per esempio, se prevedi di vendere 50 unità ogni mese, contabilizzare il costo delle materie prime, il lavoro per produrre gli articoli, e il costo per venderli e distribuirli.
3. Anche tra le spese di esercizio, elenca tutte le tue spese fisse e un importo previsto nella colonna del budget. Non dimenticare di includere le stime per gli aumenti, nuove assunzioni e altre cose come il pagamento degli interessi sul debito.
4. Elenca le spese una tantum, come nuove apparecchiature per ufficio, con preventivi di spesa. Questi saranno elencati sotto le spese non operative nel tuo budget.

Questi passaggi possono essere eseguiti manualmente, ma la maggior parte delle aziende utilizza software per queste funzioni. Aiuta a produrre dati più accurati e completi per facilitare le tue previsioni, così come quando si confronta la spesa effettiva. E un solido software di pianificazione finanziaria include programmi di formazione e certificazione per aiutare te e il tuo team finanziario a sfruttare appieno le sue funzionalità.

Qual è un esempio di budget? Per un esempio di bilancio, useremo un'ipotetica piccola azienda chiamata Michigan Widgets. Ecco come si è occupato il budget statico di Michigan Widgets dopo aver completato i passaggi 1-4.

WIDGET DEL MICHIGAN

BILANCIO

Periodo:
Tutte le cifre in $000

da aprile 2019 a marzo 2020

Budget Effettivo Varianza

• Reddito
• Vendite - Widget 1
• Vendite - Widget 2
• Vendite - Widget 3
• Vendite - Widget 4
• Supporto tecnico
• Reddito totale
• Spese operative
• Materiali grezzi
• Salari
• Affitto
• Elettricità
• Acqua
• Telecomunicazioni
• Manutenzione e riparazioni
• Spedizione
• Assicurazione
• Interesse
• Ammortamento
• I costi operativi totali
• Spese non operative
• Acquisto di nuovi macchinari
• Spese non operative totali
• Spese totali
• Reddito netto

• 500
• 250
• 350
• 675
• 275
• 2, 050
• 500
• 750
• 200
• 50
• 10
• 20
• 5
• 20
• 15
• 5
• 7
• 1, 582
• 35
• 35
• 1, 617
• 433

Come potete vedere, Michigan Widgets aveva un budget piuttosto salutare per il 2019/20. Ora alimentiamo alcune cifre reali.

WIDGET DEL MICHIGAN

BILANCIO

Periodo:
Tutte le cifre in $000

da aprile 2019 a marzo 2020

Budget Effettivo Varianza

• Reddito
• Vendite - Widget 1
• Vendite - Widget 2
• Vendite - Widget 3
• Vendite - Widget 4
• Supporto tecnico
• Reddito totale
• Spese operative
• Materiali grezzi
• Salari
• Affitto
• Elettricità
• Acqua
• Telecomunicazioni
• Manutenzione e riparazioni
• Spedizione
• Assicurazione
• Interesse
• Ammortamento
• I costi operativi totali
• Spese non operative
• Acquisto di nuovi macchinari
• Spese non operative totali
• Spese totali
• Reddito netto

• 500
• 250
• 350
• 675
• 275
• 2, 050
• 500
• 750
• 200
• 50
• 10
• 20
• 5
• 20
• 15
• 5
• 7
• 1, 582
• 35
• 35
• 1, 617
• 433

• 451
• 260
• 347
• 556
• 200
• 1, 814
• 450
• 750
• 200
• 50
• 10
• 25
• 10
• 17
• 15
• 5
• 7
• 1, 539
• 35
• 35
• 1, 574
• 240

• -10%
• 4%
• -1%
• -18%
• -27%
• -12%
• -10%
• 0%
• 0%
• 0%
• 0%
• 25%
• 100%
• -15%
• 0%
• 0%
• 0%
• -3%
• 0%
• 0%
• -3%
• -45%

Sfortunatamente, L'attività di Michigan Widgets non è andata come previsto nel 2019/20 perché le entrate erano inferiori alle previsioni di budget. Anche le spese sono diminuite ma non così tanto. Di conseguenza, l'utile netto è stato di circa il 45% inferiore alle attese. Il proprietario non è molto contento, ma pensa che questa sia stata una recessione a breve termine e che l'attività si riprenderà nel 2021/20. Così, l'azienda ha proceduto all'acquisto di nuove attrezzature e non ha effettuato riduzioni di personale.

Modello di budget gratuito

Puoi creare un budget statico per la tua attività con questo modello scaricabile gratuitamente.

Gestire i budget con il software

Puoi impostare e mantenere un semplice budget aziendale statico come quello sopra utilizzando un foglio di calcolo standard. Però, il processo di raccolta e inserimento delle informazioni può essere complicato e dispendioso in termini di tempo. E se desideri funzionalità più avanzate, come la capacità di creare un budget flessibile, un foglio di calcolo potrebbe non soddisfare le tue esigenze.

Per un approccio più potente e veloce, utilizzare un software di pianificazione finanziaria per i tuoi libri mastri, fatture e ricevute. Il software può rendere il processo di budgeting e pianificazione meno laborioso e mantenere tutti i dati finanziari in un'unica posizione centrale. Tu e i tuoi team finanziari potete accedere facilmente a informazioni aggiornate per creare budget e previsioni per scenari ipotetici. Può essere un processo collaborativo e allo stesso tempo fornire report e dashboard di facile comprensione.

Un budget aziendale è uno strumento di gestione essenziale. I manager aziendali possono utilizzarlo per monitorare le prestazioni quotidiane, e può informare le decisioni sugli investimenti e lo sviluppo per il futuro. L'utilizzo di un budget per stabilire obiettivi aziendali e monitorare le prestazioni rispetto a tali obiettivi può motivare il personale e incoraggiare il lavoro di squadra, aiutando a mantenere la spesa sotto controllo. Il software di contabilità completo rende la creazione, monitorare e regolare il budget in modo più semplice e accurato.