Come scrivere una lettera per contestare una fattura

Come scrivere una lettera per contestare una fattura. Quando devi contestare una fattura, probabilmente è meglio inviare una lettera piuttosto che fare una telefonata. Con una lettera, hai la documentazione del problema e puoi spiegare chiaramente il motivo per cui stai contestando le accuse. Puoi anche inviare una lettera se hai provato a risolvere il problema tramite telefonate e non hai avuto successo.

Passo 1

Formatta la lettera in un modello formale. Se non conosci la formattazione corretta per una lettera commerciale, utilizzare uno dei modelli disponibili tramite i programmi di elaborazione testi. Invia la lettera all'attenzione di "Richieste sulla fatturazione".

Passo 2

Mantieni breve la tua lettera di contestazione. Raggiungi rapidamente il punto e cerca di mantenere la lettera non più lunga di una pagina. Dare la data della fattura, il tuo numero di conto e il motivo per cui non dovresti pagare l'addebito.

Passaggio 3

Dì alla società di fatturazione cosa vuoi che faccia per correggere la situazione. Per esempio, potresti voler scrivere qualcosa del tipo, "Mi aspetto che gli addebiti vengano rimossi dal mio account insieme a eventuali commissioni finanziarie correlate".

Passaggio 4

Fornisci le tue informazioni di contatto. Prima della tua chiusura, includi un numero di telefono diurno e numeri alternativi per consentire all'azienda di contattarti per discutere la controversia.

Passaggio 5

Fai una copia della lettera e del conto. Conserva una copia della lettera insieme ai documenti di fatturazione dell'azienda. Includere una copia della fattura con la lettera prima di spedire il documento.

Consiglio

Si consiglia di inviare la lettera tramite posta certificata con ricevuta di ritorno richiesta. Con questo tipo di servizio postale, puoi provare che la lettera è stata ricevuta dalla società.