Come scrivere una lettera di confutazione di chargeback

Ogni tanto, un'azienda o un commerciante sarà oggetto di una controversia per storno di addebito, che può essere molto complicato e richiedere molto tempo per navigare e risolvere. Una controversia per storno di addebito si verifica quando un cliente contesta la transazione precedente con un commerciante, e potrebbe essere per vari motivi, incluso ma non limitato a:

• Il cliente non riceve il prodotto per cui ha pagato.
• Il prodotto è significativamente diverso dall'articolo pubblicizzato, o quell'articolo che arriva difettoso.
• Il cliente non ha autorizzato la transazione.

La maggior parte delle volte, gli storni di addebito non vengono contestati dal commerciante, come per la maggior parte del tempo, l'importo rimborsato è così piccolo che non vale il tempo e lo sforzo del commerciante. Tuttavia, ci sono alcuni casi in cui vale la pena contestare una controversia, e questo può essere quando si tratta di transazioni di valore particolarmente elevato o si cerca di proteggere la propria reputazione.

La fase più critica del processo di chargeback, dal punto di vista degli affari, è la loro lettera di confutazione, poiché è solo questa lettera che può determinare se la tua controversia è ritirata o meno. Ecco come scrivere la lettera di confutazione perfetta per aiutare a cancellare il nome della tua attività da qualsiasi illecito.

Che cos'è una lettera di smentita?

Una lettera di confutazione è fondamentalmente la lettera di presentazione che viene inviata alla persona che esamina il tuo caso di chargeback. È usato per riassumere, la tua parte della controversia in modo conciso, convincente, e in modo convincente. Dovrebbe essere usato per evidenziare le tue prove critiche e per fornire una breve descrizione di tutti i documenti giustificativi che hai fornito in modo che il tuo caso sia facile da seguire e rivedere.

Perché è importante una lettera di smentita?

Queste lettere sono importanti perché costituiscono il fulcro del tuo caso, quindi è essenziale che tu gli dia tutta l'attenzione di cui ha bisogno e non abbia fretta di leggere questa lettera. Se scritto bene, nel senso che è persuasivo e succinto, ha il potenziale per influenzare l'emittente a tuo favore, che può aiutarti a recuperare centinaia e persino migliaia di entrate perse, a seconda delle dimensioni della controversia.

Le lettere di confutazione di chargeback possono essere difficili da realizzare e richiedono anche tempo; di fatto, gestire l'intero processo di addebito può essere un mal di testa con tutta la terminologia e il gergo coinvolti. Ecco perché molte aziende si rivolgono a soluzioni di terze parti per facilitare la gestione degli storni di addebito end-to-end, poiché queste aziende possono tenere tutto organizzato, e usa la loro esperienza per rendere questo un processo molto più semplice

Come dovrebbe essere formattato?

Una lettera di confutazione non dovrebbe essere più di una pagina, come vuoi che sia conciso e di facile lettura. Questo perché la persona che sta esaminando il caso probabilmente ha a che fare con altre centinaia, quindi potrebbero non avere abbastanza tempo per leggere un saggio di più pagine sul perché hai ragione. Una lettera di confutazione dovrebbe anche fare buon uso degli elenchi puntati, frasi brevi, e utilizza i verbi attivi per renderlo più persuasivo. Stai cercando di convincerli a schierarsi dalla tua parte.

Assicurati di includere tutte le informazioni essenziali necessarie, come la data, numero di commerciante, e i dettagli della transazione (la data in cui è avvenuta, prezzo totale, eccetera.), come senza di loro sarà impossibile vincere la tua causa, non importa quanto sia forte la tua argomentazione.