Cloud ERP 101:tutto ciò che devi sapere su Cloud ERP + E-commerce

Come si dice una persona saggia (e sconosciuta), "Non sarò impressionato dalla tecnologia finché non sarò in grado di scaricare cibo da Internet".

Forse un giorno sarà possibile, ma per ora dobbiamo accontentarci di ordinare quasi tutto ciò di cui abbiamo bisogno online. L'e-commerce, l'acquisto e la vendita di beni (o servizi) su Internet, è diventata la scelta conveniente per lo shopping per milioni di persone in tutto il mondo, qualcosa che la maggior parte delle aziende di ogni settore ha subito notato e abbracciato.

Tuttavia, le aziende che non sono state costrette a rivalutare tale decisione quando è scoppiata la crisi del COVID-19. L'e-commerce non è più una proposta futura ma una necessità immediata per la sopravvivenza.

Secondo Statista, nel 2020 i ricavi dell'e-commerce al dettaglio hanno superato i 431 miliardi di dollari USA. Si prevede che i ricavi aumenteranno a oltre 563 miliardi di dollari USA entro il 2025. Come possono le aziende di e-commerce gestire l'incredibile crescita soddisfacendo anche le aspettative dei clienti più alte che mai?

IDC, una delle principali società di market intelligence a livello mondiale, ha pubblicato un nuovo white paper, Better Together:SaaS Digital Commerce Platforms and ERP Help Organizations Grow Past Legacy Limits, in cui si afferma che la risposta è una combinazione di lavoro di squadra e la giusta tecnologia.

Per quanto riguarda il lavoro di squadra, gli analisti di IDC scrivono:"Soddisfare le aspettative dei clienti è uno sforzo di squadra e dipende da ogni area di un'organizzazione (ad es. commercio, servizio clienti, risorse umane, dati finanziari, catena di approvvigionamento). "

Per quanto riguarda la tecnologia giusta, gli analisti affermano che le aziende devono investire in un ERP cloud integrato e in una soluzione di commercio digitale, come Acumatica per BigCommerce Connector, se vogliono maturare e crescere in un'impresa- organizzazioni di livello.

Prima di addentrarci nell'aspetto di questa soluzione senza interruzioni, discutiamo innanzitutto di cosa tratta il software ERP cloud.

Cos'è Cloud ERP?

Per comprendere le soluzioni ERP cloud, dobbiamo prima comprendere il cloud computing. Un articolo di Microsoft Azure fornisce una definizione chiara:

"In parole povere, il cloud computing è la fornitura di servizi informatici, inclusi server, storage, database, networking, software, analisi e intelligence, su Internet ("il cloud") per offrire un'innovazione più rapida , risorse flessibili ed economie di scala. In genere paghi solo per i servizi cloud che utilizzi, aiutandoti a ridurre i costi operativi, a gestire la tua infrastruttura in modo più efficiente e a scalare in base alle esigenze della tua azienda".

Il software Cloud ERP, quindi, è un software-as-a-service (SaaS) che consente agli utenti di accedere al software ERP (Enterprise Resource Planning) tramite una connessione Internet. Una soluzione ERP basata su cloud funge da sistema di registrazione per un'organizzazione. I dati dei sistemi finanziari, distributivi, CRM (ecc.) convergono all'interno dell'ERP in tempo reale. L'ERP funge da repository centralizzato per tutti i dati aziendali, integra i processi aziendali e fornisce una "fonte di verità unica" per ogni dipendente. Inoltre (e soprattutto), gli utenti possono accedere al sistema in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, utilizzando il proprio dispositivo abilitato al browser preferito.

Come regola generale, se un'azienda fa affidamento su una soluzione legacy o su più sistemi disconnessi e messi insieme per gestire il suo inventario complesso, più magazzini e requisiti finanziari estesi ed è frustrata dal risultati inefficienti e laboriosi, allora è il momento di investire in una soluzione ERP basata su cloud efficiente e automatizzata.

ERP cloud vs ERP cloud privato

Per comprendere appieno le soluzioni ERP cloud, dobbiamo comprendere l'altra opzione ERP disponibile:ERP cloud privato. Ecco uno sguardo alle due opzioni.

1. ERP cloud.

Abbiamo già stabilito che le opzioni ERP cloud consentono agli utenti di accedere alle loro applicazioni aziendali eseguite su risorse di elaborazione condivise tramite Internet. Questo accesso a Internet consente agli utenti di integrarsi facilmente con applicazioni di terze parti fornendo allo stesso tempo l'agilità e la scalabilità necessarie alle aziende in un'economia dinamica. I fornitori di Cloud ERP si assumono la responsabilità di sicurezza, aggiornamenti e upgrade. In genere, le aziende pagano una quota di abbonamento in base agli utenti o alle risorse utilizzate (a seconda del fornitore di ERP cloud).

2. ERP su cloud privato.

La principale differenza tra i sistemi ERP cloud e i sistemi ERP cloud privati ​​è dove si trova fisicamente il software. Il software viene acquistato, installato e mantenuto nella struttura di un'azienda. Il reparto IT dell'organizzazione è l'unico responsabile della distribuzione del software applicativo e della manutenzione e della sicurezza continue del software e dell'hardware. I costi iniziali per le licenze software e hardware possono essere proibitivi. L'accesso remoto, sebbene possibile, di solito non è una funzione integrata. Potrebbe invece essere necessario l'aiuto di un'applicazione e di un dispositivo di terze parti.

Sfide dell'utilizzo di ERP Private Cloud

Tutte le opzioni ERP hanno le loro sfide uniche, ma le sfide ERP del cloud privato sono qualcosa a cui le aziende, in particolare le piccole e medie imprese (PMI), dovrebbero prestare attenzione.

Ad esempio, le soluzioni ERP cloud privato a volte possono costare di più da implementare e mantenere con una maggiore spesa in conto capitale anticipata. Le aziende sono costrette a tenere a disposizione uno staff IT a tempo pieno. Le soluzioni cloud private spesso richiedono tempi più lunghi per la distribuzione, richiedono più hardware per ospitare utenti aggiunti e potrebbero non essere accessibili tramite dispositivi mobili.

Inoltre, le soluzioni ERP private cloud sono spesso sistemi legacy privi di moderne capacità di integrazione. Il risultato sono team isolati (marketing, vendite, finanza e IT non sulla stessa pagina) e i clienti ne risentono.

Quando ha senso un ERP cloud per un negozio online?

Ora che abbiamo compreso le differenze tra le diverse soluzioni ERP disponibili (e le sfide), è tempo di riportare l'e-commerce in scena.

Le aziende di e-commerce richiedono una piattaforma di e-commerce per mettere i propri prodotti/servizi davanti ai propri clienti e nelle loro mani. Una piattaforma di e-commerce è un'applicazione software che consente alle aziende online di gestire il proprio sito Web, il marketing, le vendite e le operazioni.

Secondo il whitepaper di IDC, qualunque piattaforma di e-commerce scelga le aziende, deve combinarsi perfettamente e in modo nativo con una soluzione ERP, preferibilmente una soluzione ERP cloud.

"Le aziende digitali di maggior successo sono quelle che hanno una strategia globale di trasformazione digitale e selezionano sistemi ERP e di commercio digitale strettamente integrati o accoppiati", scrivono gli analisti di IDC. "È importante sottolineare che una piattaforma di business digitale a prova di futuro sfrutta i moderni sistemi SaaS costruiti per il cloud."

Una soluzione ERP cloud ha sempre senso per un negozio online e i vantaggi dei sistemi ERP cloud lo confermano.

Vantaggi dell'utilizzo di Cloud ERP per l'e-commerce

In molti casi, le soluzioni Cloud ERP possono fornire tempi di implementazione più rapidi, costi iniziali inferiori e comunicazione sincronizzata in tempo reale con le piattaforme di e-commerce. Le soluzioni Cloud ERP con un verticale di e-commerce, come la Retail-Commerce Edition di Acumatica, offrono alle aziende numerosi altri vantaggi, tra cui:

1. Flessibilità e adattabilità.

Uno dei maggiori indicatori del successo di un'azienda è il modo in cui possono adattarsi alle inevitabili fluttuazioni del mercato. Con la giusta soluzione ERP cloud, le aziende possono apportare le personalizzazioni necessarie senza l'ausilio di uno staff IT completo, adattando facilmente i processi e i flussi di lavoro aziendali di back-office, nonché le applicazioni rivolte ai clienti, alle mutevoli circostanze.

Inoltre, ogni commerciante opera in modi unici. Ognuno ha aspettative dei clienti uniche, dati di prodotto unici e procedure di elaborazione degli ordini talvolta complesse ma richieste. Ancora una volta, attraverso la configurazione e gli strumenti senza codice, la giusta soluzione ERP cloud si adatterà ai flussi di lavoro unici richiesti da un commerciante, anziché richiedere al commerciante di adattarsi al software dell'ERP.

2. Maggiore sicurezza.

Poiché il software ERP basato su cloud è ospitato da data center, come Amazon Web Services (AWS) e Microsoft Azure, hanno le risorse che le PMI potrebbero non avere per fornire una sicurezza di prim'ordine. I vantaggi dell'utilizzo di un servizio di cloud hosting includono:

• Controllo dell'accesso fisico alle apparecchiature.
• Protezione ambientale.
• Protezione contro disastri imprevisti.
• Strumenti di prevenzione, rilevamento e controllo delle intrusioni di rete.
• Manutenzione regolare del sistema.

3. Può sostenere la crescita del business.

Quando le aziende crescono, si aspettano che la loro soluzione di gestione aziendale di e-commerce cresca con loro, ma non è sempre possibile. Le soluzioni legacy hanno difficoltà a stare al passo con la costante innovazione tecnologica che vediamo accadere ogni giorno.

Le soluzioni basate su cloud, invece, ricevono aggiornamenti e upgrade coerenti. Questi miglioramenti consentono alle aziende di e-commerce di rimanere competitive e aprire le porte a una crescita continua.

4. Compatibile con molti strumenti.

Indipendentemente da ciò che un'azienda vende o dal servizio che fornisce, deve integrarsi con applicazioni aziendali critiche, come quelle fornite in Acumatica Marketplace. Se un'azienda ha bisogno di estendere la piattaforma Acumatica, molto probabilmente Acumatica ha un partner tecnologico che può aiutarla a farlo.

Ad esempio, BigCommerce per Acumatica consente alle aziende di ricevere ed elaborare ordini, gestire l'inventario, impostare i prezzi ed elaborare la logistica in entrata, tutto in Acumatica.

Fasi di implementazione di Cloud ERP

A questo punto, collegare una soluzione ERP cloud con una piattaforma di e-commerce per il successo aziendale di e-commerce può sembrare una decisione saggia. In tal caso, ci sono alcuni passaggi da compiere quando si sceglie e si implementa una soluzione ERP cloud. È importante notare che i provider di cloud ERP possono differire leggermente nel numero e nella denominazione dei passaggi, ma il risultato finale è lo stesso:successo nell'e-commerce.

1. Ricerca.

Nel passaggio uno, le aziende di e-commerce dovrebbero prendersi il tempo necessario per ricercare a fondo le proprie opzioni. Il confronto e il contrasto tra i numerosi sistemi ERP cloud presenti oggi sul mercato potrebbe richiedere del tempo, ma affrettarsi in questa parte del processo potrebbe portare a fare una scelta sbagliata.

Un modo semplice per ricercare e quindi valutare le opzioni è utilizzare una checklist di valutazione, come la Checklist di valutazione del sistema di gestione aziendale di Acumatica. Aiuta le aziende a confrontare le caratteristiche ei vantaggi di diversi fornitori in base a cinque categorie:produttività, funzionalità, tecnologia, valore e rischio.

L'utilizzo di questo elenco di controllo (o qualsiasi altro simile), il controllo di ciò che gli analisti tecnologici hanno da dire sulle varie opzioni ERP cloud e la lettura delle recensioni dei clienti contribuiranno notevolmente ad aiutare le aziende a trovare il sistema giusto per loro .

2. Installazione.

Il secondo passaggio è l'installazione del software. Ciò richiede innanzitutto l'assemblaggio di un team interno per aiutare con l'installazione. Questi team spesso includono uno sponsor esecutivo, un responsabile del progetto (o un responsabile del progetto), un responsabile tecnico ed esperti in materia (PMI).

All'interno di questo passaggio c'è la necessità di definire i tuoi requisiti. Per i clienti Acumatica, i requisiti sono classificati come essenziali, desiderabili, non immediati e piacevoli da avere. Il risultato è un elenco di caratteristiche e funzioni che sono convenienti e si adattano alla sequenza temporale del progetto.

3. Migrazione.

La migrazione dei dati dal vecchio sistema al nuovo è un processo complesso, ma una checklist può aiutare a renderlo ordinato e definito. La checklist per la migrazione dei dati di Acumatica è un buon esempio:

• Assicurati che tutte le informazioni di contatto dei clienti esistenti siano accurate e aggiornate
• Rimuovi dati errati o ridondanti (fornitori cessati, contatti cessati con l'azienda)
• Rimuovi i dati aziendali errati o non aggiornati (numeri di parte vecchi, prodotti fuori produzione).
• Configura il tuo database Acumatica
• Mappa i tuoi dati ERP legacy nei nuovi campi del database Acumatica
• Trasferisci i dati nel nuovo sistema
• Testa il nuovo sistema per verificare che tutti i dati legacy siano stati spostati e siano accessibili
• Verifica che è possibile aggiungere nuovi dati al sistema (informazioni sul nuovo prodotto, posizione dell'articolo in magazzino, informazioni sui nuovi clienti)

4. Test.

Prima che un nuovo prodotto o servizio venga messo nelle mani di un cliente, deve essere testato e approvato. I fornitori di Cloud ERP avranno i propri metodi e procedure per lo sviluppo di un piano di test, ma la maggior parte dei piani di test verificherà ogni requisito all'interno del sistema.

Il test può seguire queste linee guida generali: 

• Obiettivo:scopo del test
• Requisito:il requisito specifico in fase di verifica
• Setup:configurazioni di sistema richieste per eseguire il test
• Procedura:procedura passo passo per eseguire il test)
• Dati dei test:se necessario, una PMI può produrli e i dati dei test dovrebbero rappresentare situazioni del mondo reale
• Risultato atteso:i risultati che dovrebbero essere prodotti se il sistema funziona secondo i requisiti 
• Passato/Non superato:determina se il test ha avuto successo
• Commenti:aggiunte osservazioni, comportamento del sistema e successi parziali
• Formazione

La formazione è un passaggio incredibilmente importante. Se gli utenti e gli amministratori di sistema non vengono formati correttamente dall'inizio, potrebbero non integrarsi completamente e il nuovo sistema ERP cloud non verrà utilizzato al massimo delle sue potenzialità.

Il fornitore di ERP cloud dovrebbe fornire assistenza per la formazione, nonché i corsi di formazione e la documentazione necessari per un'esperienza di formazione completa.

5. Distribuzione.

La distribuzione è anche chiamata "go-live". Questo è il grande giorno (oi giorni) e il fornitore di ERP cloud sarà a disposizione per premere il pulsante go-live.

La prima decisione durante questo passaggio è decidere quando andare in diretta. Questo è in genere in un giorno o in giorni che avranno un impatto minimo sull'attività. Da lì, le aziende dovranno decidere se vogliono attivare il nuovo sistema e disattivare il vecchio sistema contemporaneamente, se vogliono andare avanti con un approccio graduale o se vogliono che i sistemi funzionino contemporaneamente.

Qualunque sia il metodo di attivazione scelto, il risultato finale è un'azienda in esecuzione su una soluzione ERP cloud mobile e flessibile... ma c'è un'altra cosa.

6. Supporto.

Dopo l'entusiasmo di un go-live di successo, ci sono sempre domande e ulteriore assistenza, come l'eventuale necessità di integrarsi con applicazioni di terze parti e personalizzate. Il provider ERP cloud dovrebbe essere presente mentre l'azienda continua a perfezionare i propri processi aziendali e per qualsiasi esigenza di supporto continua.

Conclusione

Le aziende di e-commerce stanno vivendo un'economia in forte espansione e si aspettano un'ulteriore crescita negli anni a venire. Tuttavia, per godere appieno dei vantaggi di tale economia, queste aziende devono essere efficienti, flessibili e adattabili, il che è possibile quando adottano la giusta soluzione ERP cloud che si integra in modo nativo con la giusta piattaforma di e-commerce.

"Già ai massimi storici, si prevede che il tasso di cambiamento nell'economia globale continuerà ad accelerare nel prossimo decennio", scrivono gli analisti di IDC. “Per adattarsi a questo cambiamento e rimanere competitivi, i commercianti B2B e B2C hanno bisogno di moderne applicazioni di front-office e back-office strettamente integrate. Tali applicazioni strettamente integrate forniscono resilienza in modo che i commercianti possano adattarsi agli ostacoli con agilità invece di aspettare che i loro sistemi recuperino il ritardo."

Le forze combinate di BigCommerce e Acumatica porteranno l'automazione tanto necessaria alle attività di e-commerce, aiutandole a semplificare i loro numerosi processi aziendali, a competere all'interno di un mercato nazionale e internazionale in crescita e, in definitiva, ad avere successo nel mercato di oggi.