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Una guida per principianti alla contabilità clienti

Parte del processo di contabilità per competenza, i crediti ti aiutano a riconoscere i ricavi quando sono guadagnati, consentendoti al contempo di fornire i tuoi clienti con credito.

Se sei un nuovo imprenditore o hai recentemente cambiato i metodi di contabilità dalla contabilità in contanti alla contabilità per competenza, potresti non avere familiarità con la contabilità clienti.

La contabilità clienti svolge un ruolo attivo nel ciclo contabile. I totali dei crediti influiscono direttamente sul tuo reddito netto poiché sono considerati entrate, ma la successiva riscossione di eventuali saldi di crediti non influisce sui tuoi guadagni non distribuiti, poiché fanno già parte del totale dei tuoi ricavi. Inoltre, la contabilità clienti è un conto permanente e non è influenzato dalle registrazioni di chiusura.

Panoramica:cos'è la contabilità clienti?

Se vendi beni o servizi ai tuoi clienti a credito, la tua attività avrà sempre un saldo attivo nella tua contabilità generale. La contabilità clienti riflette l'importo di denaro dovuto alla tua attività per i beni e i servizi che hai fornito ai tuoi clienti a titolo di credito.

È importante che gli imprenditori gestiscano correttamente i propri crediti, dalla richiesta di credito iniziale alla riscossione del saldo dei crediti. Se sei preoccupato per la rapidità con cui pagano i tuoi clienti, il calcolo del rapporto di rotazione dei crediti può fornire alcune informazioni.

Contabilità clienti vs debitori:qual è la differenza?

Contabilità clienti riflette il denaro che è dovuto alla tua attività per la fornitura di beni e servizi. I crediti sono considerati un'attività e si riflettono nel tuo bilancio in quanto tali.

La contabilità fornitori è il denaro che devi ai fornitori per la fornitura di beni e servizi alla tua azienda. La contabilità fornitori è considerata una passività nel tuo bilancio poiché è denaro che devi attualmente.

Un modo semplice per ricordare la differenza è che il saldo della tua contabilità clienti è probabilmente registrato nei libri contabili del tuo cliente come voce della contabilità fornitori.

Benefici dei crediti

Uno dei segni di un business di successo è la capacità di aumentare le vendite. Fornire credito a un gruppo selezionato di clienti può fare proprio questo, a condizione che quei clienti possano anche aiutare a fidelizzare i clienti, permetterti di personalizzare gli eventi di vendita per i clienti di credito e far crescere la tua attività.

Il flusso e riflusso dei tuoi crediti può anche aiutarti a gestire meglio le proiezioni finanziarie, il che può essere utile quando crei un budget per la tua attività.

Come elaborare i crediti

L'elaborazione dei crediti è un processo semplice. Se stai cercando di offrire condizioni di credito ai tuoi clienti per la prima volta, ecco i passaggi che devi seguire:

Fase 1:sviluppa un processo di approvazione del credito per i tuoi clienti

Assicurati di sviluppare un processo di approvazione del credito per la tua azienda. Questa procedura deve essere utilizzata da te e dal tuo contabile durante la fatturazione dei clienti a credito.

Suggerimenti per lo sviluppo di un processo di approvazione del credito

Ci sono una serie di cose che dovresti fare prima di offrire credito ai tuoi clienti. Ecco le cose che devono essere completate:

  • Crea una richiesta di credito: Puoi creare una richiesta di credito da zero o utilizzare un modello che può essere acquistato da un negozio di forniture per ufficio o scaricato. L'applicazione deve includere tutti i termini e le condizioni applicabili all'offerta di credito e deve seguire le leggi federali sulle pratiche creditizie.
  • Crea condizioni di credito: Se il tuo flusso di cassa è buono, puoi estendere il credito per 30-45 giorni, ma coloro che operano con un flusso di cassa più ristretto potrebbero voler estendere il credito per 10-15 giorni. A ciascun cliente approvato per l'accredito devono essere assegnate le condizioni relative ai crediti, con tali informazioni comunicate al cliente prima di qualsiasi vendita a credito.

Fase 2:crea una fattura per i tuoi clienti

La fatturazione è importante. Assicurati di avere la possibilità di produrre immediatamente una fattura di contabilità clienti per i tuoi clienti.

Ad esempio, vendi penne per un valore di $ 200 al tuo cliente, addebitandogli $ 8 di imposta sulle vendite. Che tu stia registrando le fatture manualmente in un libro mastro o lasciando che il tuo software di contabilità gestisca la registrazione, ecco come sarebbe la registrazione prima nota per questo esempio di contabilità clienti:

Data Account Addebito Credito
4-5-2020 Contabilità clienti $ 208
4-5-2020 Vendite $ 200
4-5-20 Imposta sulle vendite $ 8

Suggerimenti per la creazione di una fattura

L'invio tempestivo di una fattura ai tuoi clienti aiuta a garantire che il pagamento venga effettuato tempestivamente.

  • Invia subito la fattura: Non aspettare una settimana prima di inviare una fattura. Una volta completato l'acquisto, anche la fattura deve essere completata.
  • Utilizza il software di contabilità se puoi: Una delle cose belle dell'utilizzo del software di contabilità è che, una volta elaborata la vendita, puoi fatturare immediatamente ai tuoi clienti.
  • Assicurati che i termini siano in primo piano e al centro della fattura: Se prevedi il pagamento in 30 giorni, assicurati che sia indicato in evidenza sulla fattura. Ricorda, i tuoi clienti non possono pagarti in tempo se non sanno quando è dovuto il pagamento.

Fase 3:tieni traccia dei saldi attivi della contabilità clienti

È fondamentale che tu sia sempre aggiornato sui saldi attivi dei tuoi conti correnti. In questo modo puoi assicurarti che i clienti ricevano un promemoria quando le date di scadenza dei pagamenti si avvicinano e un follow-up quando i pagamenti sono in ritardo.

Se utilizzi un software di contabilità, puoi eseguire un rapporto settimanale sui crediti per vedere quali conti sono scaduti e quali scaduti a breve. Questo può aiutarti a riscuotere i conti scaduti.

Suggerimenti per il monitoraggio dei saldi attivi dei conti

La corretta gestione dei saldi attivi dei tuoi conti correnti è importante. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di ricevere i pagamenti in modo tempestivo:

  • Sapere sempre quando sono dovuti i pagamenti: Sia che tu stia utilizzando un foglio di calcolo o un software di contabilità per tenere traccia dei tuoi conti attivi, dovresti sempre essere consapevole di quali pagamenti sono dovuti.
  • Invia un promemoria ai tuoi clienti: Un rapido promemoria via email ai tuoi clienti che il loro pagamento è scaduto a breve può essere utile.
  • Sii proattivo: Assicurati di contattare immediatamente i tuoi clienti una volta trascorsa la data di scadenza della fattura senza pagamento. Sebbene non garantisca il pagamento, invia un promemoria tempestivo ai tuoi clienti che il pagamento è dovuto.

Fase 4:registra i pagamenti

Il passaggio finale del processo di contabilità clienti è la registrazione dei pagamenti che hai ricevuto dai tuoi clienti.

Una volta ricevuto il pagamento dal cliente, la registrazione prima nota sarà:

Data Account Addebito Credito
4-5-2020 Contanti $ 208
4-5-2020 Contabilità clienti $ 208

Tieni presente che l'imposta sulle vendite non è inclusa in questa registrazione prima nota, poiché il riscatto dell'IVA viene gestito in una transazione separata.

Suggerimenti per la registrazione dei pagamenti

Il modo più semplice per registrare i pagamenti dei clienti è accettare pagamenti online. Tuttavia, molte persone hanno ancora i loro clienti che rimettono i pagamenti tramite posta. Qualunque sia il tuo metodo, ecco alcuni suggerimenti per gestire correttamente i pagamenti dei clienti:

  • Fornire più opzioni di pagamento: Il modo più rapido per ricevere il pagamento è fornire ai tuoi clienti numerose opzioni di pagamento. Sebbene i pagamenti online offrano una maggiore comodità, alcune aziende preferiscono ancora pagare le bollette con un assegno. Assicurati che i tuoi clienti abbiano la possibilità di fare entrambe le cose.
  • Controlla che i pagamenti online siano registrati correttamente: Se il tuo software di contabilità registra automaticamente i pagamenti dalla tua banca, assicurati che il pagamento sia registrato correttamente. Nella maggior parte dei casi, la registrazione automatica viene completata senza problemi, ma a volte i pagamenti vengono messi in un limbo o addirittura registrati sull'account sbagliato.

Mantenere i crediti fa bene agli affari

Quale azienda non vuole più clienti? Se stai cercando di espandere la tua base di clienti, vendere prodotti e servizi ai tuoi clienti a credito sarà di grande aiuto.

È importante che il processo sia gestito correttamente, compresa un'adeguata verifica dei clienti, l'offerta di condizioni di credito adatte al flusso di cassa della tua attività ed essere proattivi nella riscossione dei saldi attivi.

Il modo migliore per gestire i crediti è utilizzare un software di contabilità. Se sei alla ricerca di un software di contabilità adatto alla tua attività, assicurati di dare un'occhiata alle recensioni del software di contabilità di The Ascent.