Forniture per ufficio:sono un bene o una spesa?

Le forniture per ufficio sono generalmente considerate una spesa. Ma le cose possono diventare complicate quando si tratta di forniture per ufficio, spese d'ufficio e attrezzature per ufficio. Scopri come classificarli correttamente.

Sebbene rientrino sicuramente nella categoria delle attività, che è qualsiasi cosa di valore che possiedi, le forniture per ufficio vengono acquistate per il consumo, il che le rende più una spesa aziendale che una risorsa corrente.

Ma poiché si tratta di contabilità, ci sono eccezioni a questa regola. Quando c'è un'eccezione, è probabile che rientri nella categoria delle spese d'ufficio o delle attrezzature per ufficio. Spiegheremo un po' di ciascuna di queste categorie e come classificare correttamente queste spese nei tuoi rendiconti finanziari.

Le forniture per ufficio sono un bene o una spesa?

Gestire un ufficio sembra un lavoro piuttosto semplice. Ma le cose possono creare confusione quando stai cercando di classificare correttamente le normali spese d'ufficio. Ad esempio, supponiamo che Sara acquisti cucitrici, punti metallici, carta per la fotocopiatrice e un computer portatile per uno dei suoi dipendenti. Sara dovrebbe registrare il costo delle graffette, dei punti metallici e della carta come spesa per le forniture per ufficio, mentre il laptop sarebbe considerato una risorsa.

L'introduzione delle spese d'ufficio rende questo processo ancora più confuso. Cosa rende una spesa d'ufficio diversa dalle forniture per ufficio? Una calcolatrice è considerata forniture per ufficio o apparecchiature per ufficio? Diamo un'occhiata a tutte e tre le categorie di spesa aziendale e a come classificarle correttamente.

1. Forniture per ufficio: Le forniture per ufficio sono piccoli acquisti necessari a te e ai tuoi dipendenti per poter svolgere il proprio lavoro. Le spese per le forniture per ufficio includono articoli come graffette, carta, inchiostro, penne e matite, graffette, raccoglitori, cartelle di file e pennarelli. Tutti questi articoli sono consumabili al 100%, il che significa che vengono acquistati per essere utilizzati. Sebbene siano un'attività perché detengono un valore, non sono registrati come un'attività ma sono registrati come un costo. È importante mantenere le forniture per ufficio separate dalle spese di inventario. L'inventario è sempre considerato un bene poiché non è consumabile.
2. Spese d'ufficio: Le spese d'ufficio, come le forniture per ufficio, sono in genere registrate come una spesa piuttosto che come un bene. Le spese di ufficio sono spesso intangibili e includono cose come servizi di pulizia, abbonamenti software, manutenzione dell'ufficio e persino manutenzione del sito web.
3. Attrezzature per ufficio :Le apparecchiature per ufficio, a differenza sia delle spese d'ufficio che delle forniture per ufficio, sono generalmente registrate come attività e spesate per un periodo prolungato anziché addebitate immediatamente. Le apparecchiature per ufficio includono computer desktop e laptop, altri dispositivi elettronici, macchinari per ufficio come una stampante o una fotocopiatrice e mobili e infissi utilizzati per arredare il tuo ufficio. Sebbene molte aziende utilizzino un importo in dollari come soglia per classificare questi acquisti come apparecchiature, l'IRS ha apportato una modifica nel 2016 che consente agli imprenditori di prelevare una detrazione immediata per l'intero costo di qualsiasi risorsa aziendale inferiore a $ 2.500, sebbene tu continui a hanno la possibilità di classificare queste spese come attività a lungo termine.

Se acquisti forniture per ufficio in blocco, puoi classificarle come una risorsa e spenderle man mano che vengono utilizzate. Ma, nella maggior parte dei casi, gli uffici acquistano forniture sufficienti per durare alcune settimane o un mese, quindi non è necessario classificarli come una risorsa.

Come classificare forniture per ufficio, spese d'ufficio e attrezzature per ufficio nei rendiconti finanziari

Quando classifichi le forniture, dovrai considerare la materialità dell'oggetto acquistato. In altre parole, se l'elemento non ha un grande impatto sul tuo bilancio, puoi scegliere di spenderlo semplicemente. Il principio di materialità afferma che se una spesa rappresenta più del 5% del totale delle tue attività, dovrebbe essere registrata come un'attività anziché come una spesa.

Il modo più semplice per classificare forniture per ufficio, spese e attrezzature è esaminare ogni acquisto separatamente e decidere come classificarlo.

Ad esempio, la società di Tim ha effettuato i seguenti acquisti nell'ottobre 2020:

• Una scatola di 12 penne a $ 5,99
• Tre risme di carta a $ 15,95
• Due scatole di graffette per $ 6,50
• Una scatola di cartelle di file per $ 4,25
• Un abbonamento per una nuova applicazione software di contabilità, che costa $ 25 al mese
• Un team di pulizie per pulire a fondo l'ufficio per $ 150
• Una nuova stampante laser a colori per $ 1.095
• Una nuova fotocopiatrice per $ 3.000

Ora classifichiamo ogni spesa nella categoria appropriata.

Forniture per ufficio

Classificare le forniture per ufficio è facile. Osservando le transazioni di cui sopra, le seguenti sarebbero considerate forniture per ufficio:

• Penne per $ 5,99
• Carta per $ 15,95
• Graffette a $ 6,50
• Cartelle di file per $ 4,25

Il totale di questi acquisti è di $ 32,69 e verrebbe registrato nel tuo software di contabilità o manualmente nella tua contabilità generale in questo modo:

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2020	Forniture per ufficio	$ 32,69
31-10-2020	Contanti		$ 32,69

Se queste forniture sono state acquistate in conto corrente, dovresti prima registrare gli acquisti nella contabilità fornitori.

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2020	Forniture per ufficio	$ 32,69
31-10-2020	Contabilità fornitori		$ 32,69

Adeguerai quindi il tuo conto dei debiti quando pagherai la fattura.

Data	Account	Addebito	Credito
30-11-2020	Contabilità fornitori	$ 32,69
30-11-2020	Contanti		$ 32,69

Spese d'ufficio

Le transazioni di Tim che devono essere classificate come spese d'ufficio includono quanto segue:

• Abbonamento software per $ 25
• Pulizia profonda dell'ufficio per $ 150

Entrambe queste spese sono state pagate immediatamente e non hanno dovuto essere iscritte nei conti fornitori, quindi sarebbero state registrate come segue:

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2020	Spese d'ufficio	$ 175
31-10-2020	Contanti		$ 175

Attrezzature per ufficio

Tim ha effettuato due acquisti di attrezzature per ufficio.

1. Stampante laser a colori per $ 1.095
2. Una fotocopiatrice per $ 3.000

Tim può scegliere di registrare entrambi come risorse, oppure può scegliere di addebitare immediatamente le spese alla stampante poiché è inferiore a $ 2.500 e registrare solo la fotocopiatrice come risorsa. Sceglie di pagare la stampante. Ecco la registrazione prima nota da inserire per registrare l'acquisto della stampante.

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2020	Forniture per ufficio	$ 1.095
31-10-2020	Contanti		$ 1.095

Tuttavia, Tim deve ancora registrare l'acquisto della fotocopiatrice, che è un bene fisso.

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2020	Immobilizzazioni -- Fotocopiatrice	$ 3.000
31-10-2020	Contanti		$ 3.000

Poiché la fotocopiatrice è in fase di ammortamento, Tim dovrà registrare anche la spesa di ammortamento. Tim determina che il valore di recupero della fotocopiatrice sarà di $ 300 e verrà ammortizzato in tre anni utilizzando il metodo a quote costanti.

($ 3.000 - $ 300) ÷ 3 =$ 900 ammortamento annuo

$ 900 ÷ 12 =$ 75 al mese di ammortamento spese

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2020	Spese di ammortamento	$ 75
31-10-2020	Fondo ammortamento		$ 75

Quando registri un acquisto come un bene, assicurati di registrare sia l'acquisto che la spesa di ammortamento.

4 best practice per classificare correttamente le forniture per ufficio

Se sei ancora confuso su come classificare correttamente le forniture per ufficio, ci sono alcune best practice che puoi seguire.

1. Decidi se è consumabile

Carta, penne, matite e simili sono tutti articoli di consumo. A meno che non acquisti questi articoli per un anno, dovrebbero essere tutti spesati al momento dell'acquisto.

2. Determina quanto velocemente verrà utilizzato

In relazione alla domanda sui materiali di consumo, puoi guardare quanto velocemente consumerai un articolo prima di determinare come classificarlo. Ad esempio, se si contraggono servizi per un'impresa di pulizie pagati mensilmente, questo dovrebbe essere registrato come una spesa d'ufficio. Ma se acquisti servizi di pulizia e li paghi in anticipo con un anno di anticipo, dovrai registrarli come spesa anticipata e spenderli mensilmente.

3. Considera il costo

Le regole dell'IRS ti consentono di addebitare qualsiasi attrezzatura o macchinario nella sua interezza se costa meno di $ 2.500. Tuttavia, rimane la possibilità di spendere quell'articolo per un periodo prolungato, se lo desideri. In molti casi, le piccole imprese stabiliscono un punto di interruzione interno, che può essere utile quando si tenta di determinare se spendere immediatamente un articolo o meno.

4. Materialità

Se l'oggetto acquistato avrà un impatto significativo sul tuo bilancio, dovrà essere registrato come attività. Ad esempio, un'azienda con un numero ridotto di asset avrà una soglia di acquisto inferiore rispetto a un'azienda con un numero maggiore di asset.

Le forniture per ufficio sono preziose, ma probabilmente non sono una risorsa

A meno che non acquisti in blocco per il prossimo anno, le tue spese d'ufficio saranno semplicemente spese d'ufficio. Anche se le cose possono creare un po' di confusione quando si cerca di determinare esattamente come classificare un particolare articolo, come un laptop da $ 500 o una piccola stampante desktop, in definitiva spetta a te determinare se vuoi classificare l'acquisto come un bene o se è solo una spesa d'ufficio.

Ricorda che queste transazioni avranno un impatto sia sul tuo bilancio che sul tuo conto economico, quindi è importante registrarle correttamente.