Come correggere ed evitare errori di trasposizione

Quando inverti due cifre quando inserisci una transazione nei tuoi libri, hai commesso un errore di trasposizione. Ecco come rilevare e correggere un errore di contabilità comune.

Per quanto meticolosi siano la maggior parte degli imprenditori, gli errori sono destinati ad accadere. Hannah Montana non ha fatto esclusioni quando ha cantato notoriamente:"Tutti commettono errori. Tutti hanno quei giorni."

Uno degli errori contabili più comuni è il recepimento.

Panoramica:cos'è un errore di trasposizione?

Un errore di trasposizione si verifica quando confondi un numero mentre lo porti da una fonte all'altra. Ad esempio, supponiamo che tu riceva una fattura di $ 450 che inserisci accidentalmente come $ 540 nel tuo software di contabilità. Quell'errore tipografico sovrastima le tue spese di $ 90.

Immagina quanto fossero comuni gli errori di trasposizione prima che le aziende mantenessero i loro libri utilizzando il software. Nei giorni analogici, le persone registravano le transazioni in due libri separati:il giornale di registrazione e il libro mastro generale. Con un inserimento dati più manuale, la probabilità di un errore di trasposizione aumenta.

Errori di trasposizione possono ancora verificarsi nell'era digitale. Gli imprenditori dovrebbero scansionare regolarmente i loro registri contabili per loro. Anche piccoli errori di trasposizione possono causare errori più gravi, in particolare se non li cogli prima di presentare le tasse aziendali.

Come sapere se hai un errore di trasposizione

Nessun singolo indicatore catturerà ogni errore di trasposizione. Cerca questi segnali di pericolo quando cerchi errori di trasposizione nei tuoi libri.

La cosa più vicina a un "trucco della vita" in contabilità è la regola del nove:quando trasponi due cifre una accanto all'altra, la differenza è un multiplo di nove. So che sei seduto lì a pensare a esempi nella tua testa. Provalo:950 e 590, 295 e 259, 341 e 431 hanno tutti una differenza divisibile per nove.

Un bilancio di prova sbilanciato

Se qualcosa delle basi della contabilità ti rimane impresso, è che la contabilità riguarda esclusivamente debiti e crediti. Ogni transazione deve avere almeno un addebito e un accredito e la somma di addebiti e accrediti deve essere sempre uguale. Un saldo di prova elenca tutti i saldi del tuo account per dimostrare che i tuoi debiti sono uguali ai crediti.

Almeno mensilmente, apri il saldo di prova della tua azienda per assicurarti che non ci siano differenze tra i debiti e i crediti.

Quando i tuoi debiti e crediti non corrispondono, potresti avere un errore di trasposizione tra le mani. Gli errori di bilancio di prova causano imprecisioni nel tuo bilancio e conto economico.

Un documento di origine non corrisponde a una transazione registrata

Sai di aver identificato un errore di trasposizione quando c'è una discrepanza tra un documento di origine e una transazione nel tuo software di contabilità, soprattutto se la differenza è divisibile per nove.

Supponiamo che tu abbia registrato un assegno cliente per $ 560 nel tuo software di contabilità, ma l'importo effettivo dell'assegno è $ 650. Sia l'assegno che l'estratto conto indicheranno $ 650, ma i tuoi libri mostrano un saldo inferiore di $ 90.

Come correggere un errore di trasposizione

Prenota una voce di diario di correzione per correggere gli errori di trasposizione.

Le aziende utilizzano la contabilità in partita doppia per registrare le transazioni. Per correggere una transazione errata, dovrai registrare una transazione aggiuntiva che coinvolge gli stessi account. Vedrai una voce di diario di correzione nell'esempio seguente.

Un esempio di errore di trasposizione

Supponiamo che io sia un impiegato contabile presso la tua azienda. Dopo una settimana di ferie, torno a vedere sulla mia scrivania una pila di bollette che devo elaborare immediatamente. Nel mio affaticato stupore, apro il software di contabilità e inizio a caricare le bollette. Li passo il più velocemente possibile perché il mio collega ha detto che ci sono ciambelle in polvere in cucina. Tra le fatture c'è una bolletta energetica di $ 105.

La mia voce di diario originale mostra:

Account	Addebito	Credito
Spese per utenze	$ 150
Contabilità fornitori		$ 150

Dopo aver finito di elaborare tutte le fatture, produco un rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori per la tua revisione. Essendo il diligente imprenditore che sei, controlli il mio lavoro prima di pagare le bollette. Si nota che la bolletta energetica dice $ 105, ma il rapporto sull'invecchiamento riporta $ 150. Ho sopravvalutato la spesa di $ 45.

Trasmetti l'errore e mi chiedi di correggere i libri. Registro la seguente registrazione prima nota di correzione per ridurre sia le spese per le utenze che i conti da pagare di $ 45.

Account	Addebito	Credito
Contabilità fornitori	$ 45
Spese per le utenze		$ 45

In questo esempio, la mia registrazione prima nota di correzione ribalta i conti addebitati e accreditati. Se avessi sottovalutato la spesa, diciamo che ho registrato il conto per meno di $ 105, avrei invece aggiunto le spese per utenze e debiti.

2 modi per evitare errori di trasposizione

Segui questi suggerimenti per evitare di commettere errori di trasposizione.

1. Completa le riconciliazioni bancarie mensili

Le riconciliazioni bancarie ti aiutano a identificare gli errori di trasposizione prima che causino ulteriori problemi alla tua attività. Una riconciliazione bancaria confronta i tuoi record contabili con il tuo estratto conto. Durante il processo, abbina ogni transazione ai documenti di origine, come ricevute e fatture. Quando qualcosa non va, potresti avere un errore di trasposizione.

2. Sincronizza il tuo conto bancario con il tuo software di contabilità

Eliminare la registrazione manuale dalla contabilità può ridurre drasticamente la probabilità di errori di trasposizione. Un buon primo passo è lasciare che il tuo software di contabilità e il tuo conto bancario parlino tra loro.

Le aziende che utilizzano il metodo di contabilità di cassa potrebbero eliminare praticamente tutte le transazioni manuali facendo in modo che il loro software importi automaticamente le transazioni bancarie.

Nessuno è perfetto

Gli errori fanno parte della condizione umana. Implementa un sistema per rilevare e correggere tempestivamente gli errori per evitare di creare più problemi a te stesso.