Creare un team finanziario e contabile per una piccola impresa

Ogni piccola impresa ha bisogno di una funzione contabile e finanziaria. Quante persone fanno parte di quel team e cosa comporta il loro lavoro dipende dalle dimensioni dell'azienda e dalla complessità delle sue finanze.

Il rapporto sulle funzioni di contabilità e finanza di benchmarking 2019 della società di contabilità e finanza Robert Half descrive in dettaglio la dimensione media delle funzioni finanziarie nelle piccole imprese. Le aziende con meno di $ 25 milioni di entrate impiegavano una media di tre persone in un ruolo finanziario. Quelli con entrate comprese tra $ 25 e $ 99 milioni impiegavano una media di sei professionisti della finanza.

Un altro modo per valutare quanto investire in un team finanziario è pensare al costo come percentuale delle entrate. Per molte aziende, la funzione finanza dovrebbe consumare circa l'1% delle entrate.

Nelle aziende più piccole, molte funzioni finanziarie vengono inizialmente esternalizzate, magari a un contabile part-time o a uno specialista in tasse, oppure tramite una società terza in grado di ricoprire più ruoli.

Quali sono le responsabilità chiave dei dipartimenti finanziari e contabili in una piccola impresa?

Indipendentemente dal numero di persone che svolgono attività relative alla finanza, le responsabilità principali sono universali tra le aziende. Includono compiti contabili di base come:

• È possibile pagare per questi account
• Crediti
• Libro paga
• Reporting e rendiconti finanziari
• Controlli finanziari
• Fiscalità e conformità

Continua a leggere per una spiegazione più approfondita di ciascuno di questi doveri.

Spiegazione delle responsabilità finanziarie e contabili delle piccole imprese

A seconda del livello di esperienza e delle certificazioni professionali del dipendente e delle dimensioni dell'azienda, le responsabilità contabili qui elencate possono essere combinate in un unico ruolo o abbracciare più ruoli. Potrebbero anche essere affidati a terzi. Gli specialisti interni di AR e AR verranno pagati tra $ 60, 000-$80, 000 all'anno, e su.

• Contabilità fornitori (PA):

  Ciò implica tenere traccia di tutti i pagamenti e le spese, compresi gli ordini di acquisto e le fatture. La contabilità fornitori mantiene i registri, verifica le registrazioni a giornale e confronta i report dei sistemi con i saldi effettivi. La contabilità fornitori verifica anche le note spese e prepara i rimborsi ai dipendenti. La contabilità fornitori comunica con e paga i fornitori programmando i pagamenti e assicurando che tutto il credito in sospeso sia aggiornato.

• Contabilità clienti (AR):

  Questa funzione assicura che l'azienda riceva i pagamenti per i beni e i servizi che vende e registra queste entrate. La fatturazione, che include la generazione di fatture ed estratti conto, è spesso una responsabilità di contabilità clienti. Il reparto contabilità clienti esegue le riconciliazioni dei conti, mantiene tutti i file e le registrazioni e segue eventuali irregolarità.

• Libro paga:

  Robert Half afferma che il libro paga è la funzione più comune da esternalizzare, almeno in parte. Le aziende con meno di $ 499 milioni di entrate hanno maggiori probabilità di esternalizzare le buste paga rispetto a quelle più grandi. La funzione paghe elabora le buste paga, riconcilia la contabilità secondaria del libro paga con la contabilità generale, rimette le tasse sui salari, gestisce la rendicontazione governativa e il rispetto delle leggi fiscali, e redige le buste paga. Il libro paga risponde alle domande relative al libro paga e fornisce la documentazione fiscale ai dipendenti, anche.

• Relazioni e Bilancio:

  Il team di contabilità, idealmente con l'aiuto di un software di contabilità, è responsabile della generazione di rendiconti finanziari che indicano all'azienda se ha guadagnato un profitto, ciò che possiede e deve, e se dispone di liquidità sufficiente per coprire i propri obblighi. Questi rendiconti finanziari includono il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. Queste dichiarazioni aiutano l'azienda a monitorare i suoi progressi rispetto agli obiettivi, capire quali aggiustamenti apportare e costruire previsioni.

• Controlli finanziari:

  Ogni attività, piccolo o grande, pubblico o privato, necessita di forti controlli finanziari. Per piccoli, imprese private, controlli finanziari come la suddivisione delle funzioni all'interno del dipartimento per garantire che una persona non approvi i pagamenti dei fornitori e tagli gli assegni ai fornitori, può proteggere dalle frodi. Più, istituendo solidi controlli finanziari e rendicontando fin dall'inizio, una piccola impresa è preparata per il maggiore controllo che verrà man mano che cresce. I controlli finanziari sono obbligatori per legge per le società quotate in borsa. Le sanzioni per il mancato rispetto dei processi, audit, i controlli e la segnalazione richiesti dal Sarbanes-Oxley Act possono includere multe e il carcere.

• Adempimenti fiscali:

  I team di contabilità e finanza si assicurano che l'azienda paghi le tasse. Questi includono l'imposta sul reddito delle società, tasse regionali, tasse comunali, imposta sui salari e sul patrimonio netto (se applicabile), imposta sul valore aggiunto e ritenuta d'acconto. A seconda della complessità dell'impresa, è una buona idea coinvolgere un Certified Public Accountant (CPA) nei processi di preparazione e archiviazione delle tasse.

6 posizioni chiave nei dipartimenti di contabilità e finanza delle piccole imprese

All'inizio, le tue assunzioni dovrebbero essere contabili e contabili, ma man mano che aumenti la tua base di entrate e le decisioni iniziano a ruotare intorno a finanziamenti e previsioni, come fai crescere il tuo team finanziario si sposta nella direzione della finanza.

1. Contabile: Nelle piccole imprese, un contabile è spesso il primo e più importante assunto. Le responsabilità di questa persona possono variare ampiamente a seconda della maturità dell'azienda, ma i contabili si concentrano sulle attività contabili quotidiane. Questa persona potrebbe essere responsabile della registrazione e del monitoraggio di tutte le transazioni finanziarie della società, compresi i debiti, crediti, flusso di cassa e buste paga. Riconciliano anche gli estratti conto bancari con la contabilità generale e aiutano a chiudere i libri ogni mese. Un contabile non ha le qualifiche per lavorare con l'IRS in caso di verifica fiscale. Un contabile a tempo parziale in questo ruolo costerà tra $ 30, 000–$60, 000 all'anno.
2. Specialista di fatturazione: Per le aziende con processi di fatturazione complessi, ore fatturabili o un grande volume di bollette, avere un dipendente dedicato alla funzione di fatturazione ha molto senso. In uno studio legale, ad esempio, uno specialista di fatturazione compila le ore fatturate dagli avvocati per i casi dei clienti e si assicura che tutti i clienti siano stati fatturati correttamente. Lo specialista della fatturazione è responsabile della creazione della fattura. Rispondono anche alle domande dei clienti sulle bollette.

3. Specialista del libro paga: Questa persona elabora il libro paga e prepara e conserva i record e i rapporti relativi al libro paga, compresa la rendicontazione di fine anno e i documenti fiscali per i dipendenti. Questo ruolo richiede la conoscenza delle normative in materia di buste paga e benefit. Le certificazioni aiutano a garantire che lo specialista del libro paga abbia queste competenze.

   L'American Payroll Association (APA) ha due tipi di certificazione:la Fundamental Payroll Certification (FPC) e la Certified Payroll Professional (CPP). L'FPC è per il personale di livello base. Il CPP è una certificazione avanzata che richiede una precedente esperienza nel settore e una conoscenza approfondita di concetti come le tasse sul lavoro, benefici per i dipendenti e il Fair Labor Standards Act (FLSA). La certificazione CPP garantisce una conoscenza approfondita del calcolo della busta paga, sistemi di libro paga e amministrazione del libro paga. Uno specialista del libro paga dovrebbe anche avere una conoscenza approfondita dei regolamenti e della legislazione recente in questo settore.

4. Preparatore fiscale: Un contabile può gestire le dichiarazioni fiscali e può riferire all'IRS se controlla l'attività. Ma una piccola impresa può anche contrattare con un preparatore fiscale se non ha qualcuno con questa competenza in casa. Un preparatore fiscale compila e archivia le dichiarazioni dei redditi aziendali, di cui 1120, Moduli 1120-S e 1065 e resi scaduti. Questa persona può revocare un prelievo dell'IRS o un pegno fiscale federale, impostare un piano di pagamento delle tasse o rimuovere il sequestro del salario.
5. Responsabili Contabili: Aziende con finanze più complesse che necessitano di una risorsa interna che si occupi della presentazione delle tasse, le dichiarazioni di fine anno e i documenti governativi dovrebbero assumere un responsabile della contabilità. Il responsabile della contabilità può gestire il contabile e utilizzare l'accurata contabilità giornaliera di quella persona per ottenere informazioni sulle finanze dell'azienda, comprese le opportunità di ridurre i costi e/o aumentare l'efficienza. Un responsabile della contabilità può essere un CPA, una licenza basata su esami per ragionieri che riflette una formazione rigorosa ed esperienza nel campo.
6. Controllore: Man mano che gli affari diventano più complessi e il team di contabilità cresce, le aziende potrebbero dover assumere un controller. I controllori hanno una visione più strategica della situazione finanziaria dell'azienda rispetto ai ruoli sopra descritti e sono responsabili della creazione e dell'istituzione di procedure finanziarie. I controllori hanno anche una visione lungimirante del business, costruire budget e previsioni. Possono anche negoziare accordi finanziari con banche, come prestiti e linee di credito.

In che modo il software contabile e finanziario può aiutare

L'indagine di benchmarking di Robert Half ha rilevato che le aziende di ogni dimensione hanno aumentato il livello di automazione nei loro processi contabili nell'ultimo anno. Circa il 39% delle aziende con meno di 500 milioni di dollari di entrate utilizza software automatizzato, con le funzioni più suscettibili di essere automatizzate, compresa la fatturazione, generazione di report finanziari, raccolta dati e archiviazione e conformità della documentazione. Non sorprende, le piccole imprese erano il gruppo con meno probabilità di avere un processo decisionale finanziario automatizzato, funzionalità di reporting predittivo e modelli finanziari.

Più della metà degli intervistati ha affermato di utilizzare alcuni o solo software basati su cloud per la contabilità e la finanza, e la dipendenza delle aziende da Microsoft Excel continua a diminuire, anche tra le piccole imprese. Circa il 59% delle aziende con meno di $ 25 milioni di entrate ha affermato di utilizzare Excel per il budget e la pianificazione, ma sono 10 punti in meno rispetto al sondaggio del 2018 e quasi 20 punti in meno rispetto al sondaggio del 2017.

Il software di contabilità può migliorare la qualità e aumentare l'efficienza di un team di contabilità di piccole imprese. Il software finanziario può aiutare ad automatizzare i dati"> automatizzare l'inserimento dei dati e le attività di riconciliazione dei conti, risparmiando tempo al personale e riducendo gli errori. Il tempo risparmiato sull'inserimento manuale dei dati può essere utilizzato per lavori più strategici.

Automatizzare i debiti, Per esempio, può portare a pagamenti dei fornitori più veloci, che può qualificare l'azienda per un pagamento migliore. Per i crediti, le aziende possono utilizzare il software per inviare automaticamente promemoria ai clienti sulle fatture in sospeso e gli estratti conto mensili per ridurre i giorni di vendita in sospeso.

Il software di contabilità ha aiutato le piccole imprese a ridurre il tempo necessario per finalizzare i rapporti finanziari da 13 giorni a 10 giorni, secondo Robert Half. L'archiviazione di tutte le informazioni finanziarie su un'unica piattaforma non solo semplifica la preparazione di questi rapporti e la registrazione delle imposte, ma garantisce precisione e conformità.

Inoltre, Il software di contabilità e finanza può aiutare a migliorare i controlli finanziari con l'accesso basato sui ruoli e le autorizzazioni che garantiscono che solo i dipendenti approvati possano accedere a determinati dati finanziari.

Organigramma gratuito di contabilità e finanza per piccole imprese

Le piccole imprese in genere non hanno CFO. Se c'è un leader finanziario strategico, di solito è un controller, e quella persona dirige l'organizzazione finanziaria e contabile.

Una delle maggiori sfide che le piccole imprese possono affrontare è trovare persone qualificate che lavorino nel loro dipartimento finanziario poiché la domanda di persone con queste competenze aumenta. La guida allo stipendio 2020 di Robert Half per le note contabili e finanziarie La domanda è alta e l'offerta è bassa per i professionisti della contabilità e della finanza negli Stati Uniti. Le aziende stanno trattenendo i migliori risultati fornendo una retribuzione migliore, vantaggi e opportunità di avanzamento rispetto ai concorrenti. Il software di contabilità supporta questi sforzi, perché fornisce automazione che offre ai membri del team di contabilità e finanza più tempo per sviluppare ulteriormente altre competenze richieste, come il pensiero critico e la comunicazione.

E con un sistema di contabilità basato su cloud, questi dipendenti possono ulteriormente sviluppare una delle competenze tecnologiche più richieste per i contabili:competenza con soluzioni finanziarie basate su cloud.